Dosje javnega naročila 000831/2017
Naročnik: Slovenska turistična organizacija, Dimičeva ulica 13, 1000 Ljubljana
Storitve: Javno naročilo po odprtem postopku za izvedbo »Digitalnega medijskega zakupa 2017«
ZJN-3: Odprti postopek
Vrednost naročila (pogodbe in dodatki z DDV): 3.020.000,00 EUR

JN000831/2017-B01 - Obvestilo o naročilu (EU 2 - SL), objavljeno dne 03.02.2017
JN000831/2017-ODL01 - Odločitev o oddaji oz. neoddaji naročila, objavljeno dne 31.03.2017
JN000831/2017-C01 - Obvestilo o oddaji naročila (EU 3 - SL), objavljeno dne 10.05.2017
JN000831/2017-Pog01 - Pogodba, objavljeno dne 11.05.2017
JN000831/2017-K01 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 17.05.2017

    JN000831/2017-B01 Obvestilo o naročilu (EU 2 - SL) 2017/S 025-044077
   Dodatna pojasnila

Oddelek I: Javni naročnik

Direktiva 2014/24/EU
I.1 Ime in naslovi
Slovenska turistična organizacija
Dimičeva ulica 13
1000
SI
Ljubljana
Slovenija
Rudi Bernik
rudi.bernik@slovenia.info
+386 15898550
+386 15898560

Internetni naslovi
http://www.slovenia.info

I.2 Skupno javno naročanje
I.3 Sporočanje
Razpisna dokumentacija je na voljo brezplačno za neomejen in celovit neposredni dostop na:
URL: http://www.enarocanje.si/App/Datoteke/186330/Razpisna_dokumentacija.zip

Dodatne informacije lahko dobite na zgoraj navedenem naslovu.
Ponudbe ali prijave za sodelovanje je treba poslati na zgoraj navedeni naslov.
I.4 Vrsta javnega naročnika
Nacionalna ali zvezna agencija/urad
I.5 Glavna področja dejavnosti
javna agencija


Oddelek II: Predmet

II.1 Obseg naročila
II.1.1 Naslov
Naslov: Javno naročilo po odprtem postopku za izvedbo »Digitalnega medijskega zakupa 2017«
Referenčna številka dokumenta: JNV-0001/2017-S-POG-STO
II.1.2 Glavna koda CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
79341000
II.1.3 Vrsta naročila
Storitve
II.1.4 Kratek opis
Predmet naročila je izvedba vseh aktivnosti digitalnega medijskega zakupa.
II.1.5 Ocenjena skupna vrednost
Vrednost brez DDV: 2.491.803,28 EUR
II.1.6 Informacije o sklopih
Naročilo je razdeljeno na sklope: Ne
II.2 Opis
II.2.1 Naslov
II.2.2 Dodatna(-e) koda(-e) CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
79341000
II.2.3 Kraj izvedbe
SI - SLOVENIJA
Glavna lokacija ali kraj izvedbe:
II.2.4 Opis javnega naročila
Predmet naročila je izvedba vseh aktivnosti digitalnega medijskega zakupa.
II.2.5 Merila za izbiro ponudbe
Cena ni edino merilo za oddajo naročila in vsa merila so navedena le v razpisni dokumentaciji
II.2.6 Ocenjena vrednost
Vrednost brez DDV: 2.491.803,28 EUR
II.2.7 Trajanje naročila, okvirnega sporazuma ali dinamičnega nabavnega sistema
Trajanje v mesecih: 10
To naročilo je mogoče podaljšati: Ne
II.2.9 Informacije o omejitvah števila kandidatov, ki bodo povabljeni k sodelovanju
II.2.10 Informacije o variantah
Variante so dopustne: Ne
II.2.11 Informacije o variantah
Variante: Ne
II.2.12 Informacije o elektronskih katalogih
II.2.13 Informacije o sredstvih EU
Naročilo se nanaša na projekt in/ali program, ki se financira s sredstvi EU: Ne
II.2.14 Dodatne informacije


Oddelek III: Pravne, ekonomske, finančne in tehnične informacije

III.1 Pogoji za udeležbo
III.1.1 Ustreznost za opravljanje poklicne dejavnosti, vključno z zahtevami v zvezi z vpisom v register poklicev ali trgovski register
III.1.2 Poslovno in finančno stanje
III.1.3 Tehnična in strokovna sposobnost
III.1.5 Informacije o pridržanih naročilih
III.2 Pogoji, ki se nanašajo na javno naročilo
III.2.1 Informacije o določeni stroki
III.2.2 Pogoji za izvedbo javnega naročila


III.2.3 Informacije o osebju, odgovornem za izvedbo naročila


Oddelek IV: Postopek

IV.1 Opis
IV.1.1 Vrsta postopka
Odprti postopek
IV.1.3 Informacije o okvirnem sporazumu ali dinamičnem nabavnem sistemu
IV.1.4 Informacije o zmanjšanju števila rešitev ali ponudb med pogajanji ali dialogom
IV.1.5 Informacije o pogajanjih
IV.1.6 Informacije o elektronski dražbi
IV.1.8 Informacije o Sporazumu o vladnih naročilih
Naročilo ureja Sporazum o vladnih naročilih: Ne
IV.2 Upravne informacije
IV.2.1 Prejšnja objava v zvezi s tem postopkom
IV.2.2 Rok za prejem ponudb ali prijav za sodelovanje
09.03.2017   09:00
IV.2.3 Predvideni datum pošiljanja povabil k oddaji ponudbe ali sodelovanju izbranim kandidatom
IV.2.4 Jeziki, v katerih se predložijo ponudbe ali prijave za sodelovanje
Slovenščina (SL), Angleščina (EN)
IV.2.6 Minimalni časovni okvir, v katerem mora ponudnik zagotavljati veljavnost ponudbe
Ponudba mora biti veljavna do 20.11.2017
IV.2.7 Način odpiranja ponudb
Datum in ura: 09.03.2017   10:00
Kraj: Javno odpiranje ponudb bo v steklenjaku v drugem nadstropju na naslovu: Slovenska turistična organizacija, Dimičeva ulica 13, 1000 Ljubljana

Informacije o pooblaščenih osebah in postopku odpiranja ponudb:
Predstavniki ponudnikov morajo pred začetkom javnega odpiranja ponudb predložiti pisna pooblastila za sodelovanje na javnem odpiranju.



Oddelek VI: Dopolnilne informacije

VI.1 Informacije o ponovitvah naročila
Ponovitev naročila: Ne


VI.2 Informacije o elektronskem poteku dela
Sprejeto bo elektronsko izdajanje računov.
Uporabljeno bo elektronsko plačilo.
VI.3 Dodatne informacije
Rok za sprejemanje ponudnikovih vprašanj: 01.03.2017   12:00
VI.4 Postopki za revizijo
VI.4.1 Organ, pristojen za revizijo
DRŽAVNA REVIZIJSKA KOMISIJA
Slovenska cesta 54
1000
Ljubljana
Slovenija

VI.4.2 Organ, pristojen za postopek mediacije
VI.4.3 Postopek revizije
VI.4.4 Služba, pri kateri lahko dobite informacije o postopku revizije
Slovenska turistična organizacija
Dimičeva ulica 13
1000
Ljubljana
Slovenija

VI.5 Datum pošiljanja tega obvestila
01.02.2017

O odločitvi o javnem naročilu boste obveščeni, če odločitev ni bila objavljena pred vašo prijavo.


   Dodatna pojasnila
Datum objave: 02.03.2017   11:20
VPRAŠANJE
- V razpisni dokumentaciji se omenja oglede Linkedin oglasov, v obrazcih pa je potrebno vnesti prikaze sponzoriranih novic. Je potrebno podati ceno za prikaze sponzoriranih novic ali je mišljeno kaj drugega?
- V Italiji je na Repubblica.it predviden format 'Musthead', verjetno je mišljen 'Masthead'?
- Na Madžarskem je verjetno predviden format 970x250 (billboard), ne 790x250?
- Ali je potrebno v primerih, ko je edini možen zakup želene kreative terminski zakup, vseeno vključiti CPM cene?

ODGOVOR
1. V razpisni dokumentaciji se omenja oglede Linkedin oglasov, v obrazcih pa je potrebno vnesti prikaze sponzoriranih novic. Je potrebno podati ceno za prikaze sponzoriranih novic ali je mišljeno kaj drugega?
Odgovor:
Ponudnik mora za Linkedin oglase podati ceno za prikaze sponzoriranih novic, kot je opredeljeno v XLS Prilogi Obrazca št. 11: Ponudbeni predračun.

2. V Italiji je na Repubblica.it predviden format 'Musthead', verjetno je mišljen 'Masthead'?
Odgovor:
Da, pravilno je Masthead. Gre za spremembo celice C3, v XLS Prilogi v zavihku Italija.

3. Na Madžarskem je verjetno predviden format 970x250 (billboard), ne 790x250?
Odgovor:
Da, pravilno je 970x250. Gre za spremembo celice C3 in D3, v XLS Prilogi v zavihku Madžarska.

4. Ali je potrebno v primerih, ko je edini možen zakup želene kreative terminski zakup, vseeno vključiti CPM cene?
Odgovor:
Da.
V primeru, da gre za vsebinske pakete je tu število minimalnih prikazov oz. količina končnih enot (npr. Kviz, infografika za trga ZDA&Kanda) in vrednost celotnega paketa vnaprej določena in fiksna.


QUESTION:
- The tender dossier mentions LinkedIn advertisement, but the number of impressions with sponsored content must be entered into the forms. Is it required to give the price for sponsored news displays or is something else meant?
- In Italy, the Repubblica.it envisages the 'Musthead’ format; 'Masthead’ was probably meant here?
- In Hungary, the 970x250 (billboard) format is probably envisaged and not 790x250?
- Is it still required to include CPM prices in the events when the only possible payment model for a desired creative feature is cost per time?

ANSWER:
1. The tender dossier mentions LinkedIn advertisement, but the number of impressions with sponsored content must be entered into the forms. Is it required to give the price for sponsored news displays or is something else meant?
Answer:
The tenderer must give the price for LinkedIn ads for the displays of Sponsored Contents, as defined in the XLS Appendix to Form No. 11: Pro Forma Invoice.

2. In Italy, the Repubblica.it envisages the 'Musthead’ format; 'Masthead’ was probably meant here?
Answer:
Yes, Masthead is correct. This means a change of cell C3, in the XLS Appendix, in the Italy Sheet.

3. In Hungary, the 970x250 (billboard) format is probably envisaged and not 790x250?
Answer:
Yes, 970x250 is correct. This means a change of cells C3 and D3, in the XLS Appendix, in the Hungary Sheet.

4. Is it still required to include CPM prices in the events when the only possible payment model for a desired creative feature is cost per time?
Answer:
Yes.
In the case of display (content) packages, the number of minimum impressions or the quantity of final units (e.g. quiz, infographics for the USA & Canada markets) and the value of the entire package are determined in advance and fixed.

Datum objave: 02.03.2017   11:31
VPRAŠANJE
Splošno vprašanje:
Kateri tečaj uporabi ponudnik za preračunavanje cen iz drugih valut v eure (saj je zahteva, da so vse navedene cene v eurih)?

Vprašanje za sklop: Povabilo k oddaji ponudbe
Ali so morda dodatne zahteve za obliko, v kateri mora biti oddana ponudba (primer iz lanskega razpisa: Priloženo v ponudbi tako, da je ni mogoče naknadno vložiti, odstraniti ali zamenjati brez vidnih sledi poškodbe listov; zahtevana dokazila vložena v ločenih ovitkih …)?

Vprašanje za sklop: 7. Podizvajalci
Kaj se zgodi, če se tekom izvajanja javnega naročila izkaže potreba po podizvajalcu, glavni izvajalec pa tega ni predvidel in navedel v ponudbi? Ali glavni izvajalec lahko naknadno sporoči spremembo naročniku o novem podizvajalcu z vso potrebno dokumentacijo novega podizvajalca (v predpisanih 5 dneh od spremembe)?

Vprašanje za sklop: 21.8 Minimalno število klikov za iskalno oglaševanje:
Kateri so še druge spletne strani poleg www.slovenia.info, na katere bodo vodili oglasi v okviru iskalnega oglaševanja (za vse državen)?

Vprašanje za sklop: 28. Zavarovanje za resnost ponudbe
Kot je napisano v razpisni dokumentaciji mora garancija za resnost ponudbe veljati do 30.06.2017 oz. do podpisa pogodbe? Ali obstaja možnost, da bo podpis pogodbe po 30.06.2017 in kaj se naredi v takem primeru, če bo veljavnost garancije le do 30.06.2017?

Vprašanja za sklop: Ugotavljanje sposobnosti – izpolnjevanje ESPD obrazca
Ali gre za pridržano javno naročilo?
V ESPD obrazcu je vprašanje o vlogi gospodarskega subjekta v skupini, istočasno pa je v oklepaju napisano, da se navede vodje, odgovornega za posamezne naloge. Kaj je tukaj mišljeno?
V ESPD obrazcu je vprašanje, da se navede ime skupine (kadar je primerno). Kdaj je to primerno in kaj, če skupine nima registriranega skupnega imena?
V vprašanju ESPD obrazca piše: »Če je primerno, navedite sklop (sklope), za katerega (katere) gospodarski subjekt želi oddati ponudbo:«. Kakšno informacijo je potrebno vpisati?
V vprašanju ESPD obrazca piše: »Kadar je primerno, navedite imena in naslove oseb, ki so pooblaščene, da zastopajo gospodarski subjekt za namene tega postopka oddaje javnega naročila« Kaj pomeni zastopajo? Pravno-formalno zastopajo gospodarski subjekt ali zastopnika gospodarskega subjekta v primeru tega razpisa? In kaj se navede pri partnerjih in podizvajalcih? Pravno-formalnega zastopnika partnerja in podizvajalca?
V ESPD obrazcu je pri vsakem vprašanju povezanem z kazenskimi obsodbami podana tudi možnost, da se navede, ali informacije obstaja tudi v elektronski obliki. V primeru, da izvajalec ni seznanjen z vsemi javnimi bazami in navede, da slednja ne obstaja v elektronski obliki. Bo naročnik zahteval dokazilo od izvajalca, ali bo sam preveril v javni bazi (če ima naročnik informacijo, da javna baza obstaja)?
V ESPD obrazcu, kaj naj se vnese v vnosno polje »Oznaka« in kaj v vnosno polje »Issuer«?

Vprašanja za sklop: Navodila za izdelavo ponudbe
Iz razpisne dokumentacije je razbrati, da mora ponudnik 9.3. do 9.00 oddati v primerno opremljeni ponudbi sledeče dokumente:
- izpolnjen Obrazec št. 1: Ponudba
- izpolnjen obrazec št. 2: Seznam gospodarskih subjektov, ki sodelujejo v ponudbi
- izpolnjen Obrazec št. 3: ESPD - enotni evropski dokument v zvezi z oddajo javnega naročila (za vse gospodarske subjekte v ponudbi)
- Obrazec št. 11: Ponudbeni predračun s prilogo xls tabelami
- Zavarovanje za resnost ponudbe v skladu z Obrazcem št. 6: Obrazec za zavarovanje za resnost ponudbe
Vse nadaljnje dokumente do naročnik zahteval od ponudnika/kov po javnem odpiranju ponudb, pred oddajo javnega naročila in to le od ponudnika, za katerega se je odločil, da bo z njim sklenil javno naročilo?


ODGOVOR
1. Splošno vprašanje:
Kateri tečaj uporabi ponudnik za preračunavanje cen iz drugih valut v eure (saj je zahteva, da so vse navedene cene v eurih)?
Odgovor:
Izbira menjalniškega tečaja za pretvorbo valut je v domeni ponudnika. Naročnik zahteva ponudbo v evrih, vse stroške tečajnih razlik nosi ponudnik.

2. Vprašanje za sklop: Povabilo k oddaji ponudbe
Ali so morda dodatne zahteve za obliko, v kateri mora biti oddana ponudba (primer iz lanskega razpisa: Priloženo v ponudbi tako, da je ni mogoče naknadno vložiti, odstraniti ali zamenjati brez vidnih sledi poškodbe listov; zahtevana dokazila vložena v ločenih ovitkih …)?
Odgovor:
Navodila za pripravo in oddajo ponudb na letošnje javno naročilo so podana v razpisni dokumentaciji. Priporočljivo je, da oddate ponudbo na način, da je ni mogoče naknadno vložiti, odstraniti ali zamenjati brez vidnih sledi poškodbe listov; zahtevana dokazila vložena v ločenih ovitkih.

3. Vprašanje za sklop: 7. Podizvajalci
Kaj se zgodi, če se tekom izvajanja javnega naročila izkaže potreba po podizvajalcu, glavni izvajalec pa tega ni predvidel in navedel v ponudbi? Ali glavni izvajalec lahko naknadno sporoči spremembo naročniku o novem podizvajalcu z vso potrebno dokumentacijo novega podizvajalca (v predpisanih 5 dneh od spremembe)?
Odgovor:
Glede podizvajalcev so pravila določena v 94. členu ZJN-3, ki določa, da mora v primeru, da bo ponudnik izvajal javno naročilo gradnje ali storitve s podizvajalci, v ponudbi:
- navesti vse podizvajalce ter vsak del javnega naročila, ki ga namerava oddati v podizvajanje,
- kontaktne podatke in zakonite zastopnike predlaganih podizvajalcev,
- izpolnjene ESPD teh podizvajalcev v skladu z 79. členom tega zakona ter
- priložiti zahtevo podizvajalca za neposredno plačilo, če podizvajalec to zahteva.

4. Vprašanje za sklop: 21.8 Minimalno število klikov za iskalno oglaševanje:
Kateri so še druge spletne strani poleg www.slovenia.info, na katere bodo vodili oglasi v okviru iskalnega oglaševanja (za vse državen)?
Odgovor:
Oglasi vodijo tudi na posamezne jezikovne različice slovenia.info, npr. nemško, italijansko itn.

5. Vprašanje za sklop: 28. Zavarovanje za resnost ponudbe
Kot je napisano v razpisni dokumentaciji mora garancija za resnost ponudbe veljati do 30.06.2017 oz. do podpisa pogodbe? Ali obstaja možnost, da bo podpis pogodbe po 30.06.2017 in kaj se naredi v takem primeru, če bo veljavnost garancije le do 30.06.2017?
Odgovor:
Naročnik je dolžan izvesti vse faze postopka v zakonskih rokih.

6. Vprašanja za sklop: Ugotavljanje sposobnosti – izpolnjevanje ESPD obrazca
Odgovor:
Naročnik pojasnjuje, da je ESPD, objavljen na spletni strani https://ec.europa.eu/tools/espd/welcome, izdala Evropska komisija. Naročnik ga je le dolžan sprejeti namesto potrdil, ki jih izdajajo javni organi ali tretje osebe, kot predhodni dokaz, zato njegove vsebine ne more razlagati. Za vprašanja, povezana z ESPD, se zato lahko obrnete na kontakt, ki je naveden na https://ec.europa.eu/tools/espd/contact. Obrazec ESPD se uporabi za vse vrste ponudb (skupna ponudba, ponudba s podizvajalci, ponudba z uporabo zmogljivosti drugih subjektov), ponudnik pa naj izpolni tiste rubrike, ki so relevantne za njegovo ponudbo.

7. Ali gre za pridržano javno naročilo?
Odgovor:
Ne gre za pridržano javno naročilo.

8. V ESPD obrazcu je vprašanje o vlogi gospodarskega subjekta v skupini, istočasno pa je v oklepaju napisano, da se navede vodje, odgovornega za posamezne naloge. Kaj je tukaj mišljeno?
Odgovor:
Glejte zgornje pojasnilo.

9. V ESPD obrazcu je vprašanje, da se navede ime skupine (kadar je primerno). Kdaj je to primerno in kaj, če skupine nima registriranega skupnega imena?
Odgovor:
Glejte zgornje pojasnilo.

10. V vprašanju ESPD obrazca piše: »Če je primerno, navedite sklop (sklope), za katerega (katere) gospodarski subjekt želi oddati ponudbo:«. Kakšno informacijo je potrebno vpisati?
Odgovor:
Javno naročilo ni razdeljeno na sklope, zato to rubriko pustite prazno.

11. V vprašanju ESPD obrazca piše: »Kadar je primerno, navedite imena in naslove oseb, ki so pooblaščene, da zastopajo gospodarski subjekt za namene tega postopka oddaje javnega naročila« Kaj pomeni zastopajo? Pravno-formalno zastopajo gospodarski subjekt ali zastopnika gospodarskega subjekta v primeru tega razpisa? In kaj se navede pri partnerjih in podizvajalcih? Pravno-formalnega zastopnika partnerja in podizvajalca?
Odgovor:
Glejte zgornje pojasnilo.

12. V ESPD obrazcu je pri vsakem vprašanju povezanem z kazenskimi obsodbami podana tudi možnost, da se navede, ali informacije obstaja tudi v elektronski obliki. V primeru, da izvajalec ni seznanjen z vsemi javnimi bazami in navede, da slednja ne obstaja v elektronski obliki. Bo naročnik zahteval dokazilo od izvajalca, ali bo sam preveril v javni bazi (če ima naročnik informacijo, da javna baza obstaja)?
Odgovor:
Informacije, vezane na kazenske obsodbe, naročnik na podlagi soglasja ponudnika (obrazca 4 in 5 razpisne dokumentacije) pridobi sam.

13. V ESPD obrazcu, kaj naj se vnese v vnosno polje »Oznaka« in kaj v vnosno polje »Issuer«?
Odgovor:
Glejte zgornje pojasnilo.

14. Vprašanja za sklop: Navodila za izdelavo ponudbe
Iz razpisne dokumentacije je razbrati, da mora ponudnik 9.3. do 9.00 oddati v primerno opremljeni ponudbi sledeče dokumente:
- izpolnjen Obrazec št. 1: Ponudba
- izpolnjen obrazec št. 2: Seznam gospodarskih subjektov, ki sodelujejo v ponudbi
- izpolnjen Obrazec št. 3: ESPD - enotni evropski dokument v zvezi z oddajo javnega naročila (za vse gospodarske subjekte v ponudbi)
- Obrazec št. 11: Ponudbeni predračun s prilogo xls tabelami
- Zavarovanje za resnost ponudbe v skladu z Obrazcem št. 6: Obrazec za zavarovanje za resnost ponudbe
Vse nadaljnje dokumente bo naročnik zahteval od ponudnika/kov po javnem odpiranju ponudb, pred oddajo javnega naročila in to le od ponudnika, za katerega se je odločil, da bo z njim sklenil javno naročilo?
Odgovor:
Kot je navedeno v na 30. in 31. strani razpisne dokumentacije bo naročnik naknadno, pred oddajo javnega naročila od ponudnika, kateremu se je odločil oddati javno naročilo, zahteval, da predloži naslednje ustrezno izpolnjene obrazce in dokazila, ki dokazujejo izpolnjevanje vseh pogojev, ki so navedeni v razpisni dokumentaciji:
• Obrazec št. 4: Soglasje za pridobitev potrdila iz kazenske evidence - za pravne osebe
• Obrazec št. 5: Soglasje za pridobitev potrdila iz kazenske evidence - za fizične osebe
• Obrazec št. 9: Strokovna ekipa
• Obrazec št. 10: Potrdilo reference s strani posameznih naročnikov
• Obrazec št. 12: Zahteva podizvajalca za neposredno plačilo (če podizvajalec zahteva neposredno plačilo)
• Obrazec št. 13: Soglasje podizvajalca (če podizvajalec zahteva neposredno plačilo)
• Obrazec št. 14: Izjava o številu zaposlenih
• Obrazec št. 15: Vzorec pogodbe (na vsaki strani parafiran)
Naročnik bo izbranega izvajalca pozval k posredovanju izpolnjenega Obrazca št. 8: Izjava o lastniških razmerjih, ki ga mora posredovati v roku osmih dni od prejema naročnikovega poziva.



QUESTION:
General question:
Which conversion rate should be used by the tenderer to re-calculate prices from other currencies into euros (it is required that all prices are listed in euros)?

Question for the section: Invitation to tender
Have any requirements regarding the format, in which the tender should be submitted, been added (example from last year’s public procurement procedure: to be enclosed to the tender so that they cannot be subsequently inserted, removed or replaced without visible damage to the paper; required supporting documents must be inserted in separate sleeves, etc.)?

Question for the section: 7. Subcontractors
What happens if during the course of the performance of the public contract a need arises to hire a subcontractor, which the main contractor was unable to foresee and state in his bid? May the main contractor subsequently communicate the change regarding the new subcontractor to the contracting authority and submit all of the required documentation of the new subcontractor (within the prescribed 5 days following the change)?

Question for the section: 21.8 Minimum number of clicks for search advertising:
What are some of the other websites in addition to www.slovenia.info, to which your advertisements will lead within search advertising (for all countries)?

Question for the section: 28. Tender bond
According to the tender dossier, the tender bond must be valid until 30 June 2017 or until the agreement is signed. Is there any chance that the agreement will be signed after 30 June 2017, and what should be done in such a case if the bond is only valid until 30 June 2017?

Questions for the section: Qualitative selection – completing the ESPD form
Is this a reserved public contract?
In the ESPD form, there is a question about the role of an economic operator in a group, but at the same time it says in parentheses that the managers responsible for individual tasks must be listed. What is meant here?
In the ESPD form, there is a question stating that the name of the group should be stated (if applicable). When is this applicable and what if the group does not have a registered group name?
There is a question in the ESPD form that states: “If applicable, state the lot (lots), for which the economic operator wishes to submit a tender:”. What information must be entered here?
There is a question in the ESPD form that states: “If applicable, state the names and addresses of persons authorised to represent the economic operator for the purposes of this public procurement procedure” What is meant by “represent”? That the economic operator is represented legally and formally, or is the representative of the economic operator in the case of this public procurement meant? Who must be listed under partners and subcontractors? The legal and formal representative of the partner and the subcontractor?
Every question in the ESPD form related to criminal convictions also gives the option to state whether the information is also available in electronic form. If the contractor is not familiar with all public databases and states that such information is not available in electronic form, will the contracting authority require supporting documentation from the contractor or will they check the public database themselves (if the contracting authority is aware that the public database exists)?
What should be entered into the “Code” entry field in the ESPD form and what should be entered under “Issuer”?

Questions for the section: Instructions on the preparation of a bid
It is evident from the tender dossier that the tenderer must submit the following documents in a properly drafter tender, namely on 9 March by 9:00:
- completed Form No 1: Bid
- completed Form No. 2: List of Economic Operators Participating in the Tender
- completed From No 3: ESPD – European Single Procurement Document – ESPD (for all economic operators in the tender)
- Form No. 11: Pro Forma Invoice with enclosed xls tables
- Tender Bond pursuant to Form No 6: Tender Bond
The contracting authority will request all subsequent documents from the contractor/-s after the public opening of bids, prior to awarding the public contract, and not only from the bidder that is selected to enter into a public contract?


ANSWER:

1. General question:
Which conversion rate should be used by the tenderer to re-calculate prices from other currencies into euros (it is required that all prices are listed in euros)?
Answer:
The choice of conversion rate for converting currencies is up to the tenderer. The contracting authority requires that the bid must be submitted in euros, and the costs of any exchange rate differences are borne by the tenderer.

2. Question for the section: Invitation to tender
Have any requirements regarding the format, in which the tender should be submitted, been added (example from last year’s public procurement procedure: to be enclosed to the tender so that they cannot be subsequently inserted, removed or replaced without visible damage to the paper; required supporting documents must be inserted in separate sleeves, etc.)?
Answer:
The instructions for the preparation and submission of tenders for this year's public contract are provided in the tender dossier. It is recommended to submit your tender so that it cannot be subsequently inserted, removed or replaced without visible damage to the paper; required supporting documents must be inserted in separate sleeves.

3. Question for the section: 7. Subcontractors
What happens if during the course of the performance of the public contract a need arises to hire a subcontractor, which the main contractor was unable to foresee and state in his bid? May the main contractor subsequently communicate the change regarding the new subcontractor to the contracting authority and submit all of the required documentation of the new subcontractor (within the prescribed 5 days following the change)?
Answer:
The rules concerning subcontractors are laid down in Article 94 of the Public Procurement Act (ZJN-3) which provides that, in the event that the tenderer carries out a public contract related to construction or services involving subcontractors, the tenderer shall in his tender:
- list all subcontractors and each part of the public contract that they intend to subcontract;
- list all contact information and legal representatives of the proposed subcontractors;
- enclose the completed ESPD forms for these subcontractors pursuant to Article 79 of this Act, and
- enclose a subcontractor's requirement for direct payment if requested by a subcontractor.

4. Question for the section: 21.8 Minimum number of clicks for search advertising:
What are some of the other websites in addition to www.slovenia.info, to which your advertisements will lead within search advertising (for all countries)?
Answer:
The advertisements also lead to individual language versions of the website slovenia.info, e.g. German, Italian, etc.

5. Question for the section: 28. Tender bond
According to the tender dossier, the tender bond must be valid until 30 June 2017 or until the agreement is signed. Is there any chance that the agreement will be signed after 30 June 2017, and what should be done in such a case if the bond is only valid until 30 June 2017?
Answer:
The contracting authority is obliged to carry out all of the procedure phases within statutory deadlines.

6. Questions for the section: Qualitative selection – completing the ESPD form
Answer:
The contracting authority clarifies that the ESPD form posted on https://ec.europa.eu/tools/espd/welcome was issued by the European Commission. The contracting authority is obliged to accept it instead of the certificates issued by public authorities or third persons as preliminary evidence, so it cannot interpret its content. Therefore, regarding any questions related to ESPD, you can turn to the contact person listed on https://ec.europa.eu/tools/espd/contact. The ESPD form is used for all types of tenders (joint tender, tender with subcontractors, tender with the use of the capacities of other entities) and the tenderer should complete the sections relevant to its tender.

7. Is this a reserved public contract?
Answer:
No, this is not a reserved public contract.

8. In the ESPD form, there is a question about the role of an economic operator in a group, but at the same time it says in parentheses that the managers responsible for individual tasks must be listed. What is meant here?
Answer:
See clarification above.

9. In the ESPD form, there is a question stating that the name of the group should be stated (if applicable). When is this applicable and what if the group does not have a registered group name?
Answer:
See clarification above.

10. There is a question in the ESPD form that states: “If applicable, state the lot (lots), for which the economic operator wishes to submit a tender:”. What information must be entered here?
Answer:
The public contract is not divided into lots, so leave this blank.

11. There is a question in the ESPD form that states: “If applicable, state the names and addresses of persons authorised to represent the economic operator for the purposes of this public procurement procedure” What is meant by “represent”? That the economic operator is represented legally and formally, or is the representative of the economic operator in the case of this public procurement meant? Who must be listed under partners and subcontractors? The legal and formal representative of the partner and the subcontractor?
Answer:
See clarification above.

12. Every question in the ESPD form related to criminal convictions also gives the option to state whether the information is also available in electronic form. If the contractor is not familiar with all public databases and states that such information is not available in electronic form, will the contracting authority require supporting documentation from the contractor or will they check the public database themselves (if the contracting authority is aware that the public database exists)?
Answer:
Any information related to criminal convictions is obtained by the contracting authority itself based on the consent of the contractor (Forms 4 and 5 of the tender dossier).

13. What should be entered into the “Code” entry field in the ESPD form and what should be entered under “Issuer”?
Answer:
See clarification above.

14. Questions for the section: Instructions on the preparation of a bid
It is evident from the tender dossier that the tenderer must submit the following documents in a properly drafter tender, namely on 9 March by 9:00:
- completed Form No 1: Bid
- completed Form No. 2: List of Economic Operators Participating in the Tender
- completed From No 3: ESPD – European Single Procurement Document – ESPD (for all economic operators in the tender)
- Form No. 11: Pro Forma Invoice with enclosed xls tables
- Tender Bond pursuant to Form No 6: Tender Bond
The contracting authority will request all subsequent documents from the contractor/-s after the public opening of bids, prior to awarding the public contract, and not only from the bidder that is selected to enter into a public contract?
Answer:
As stated on pages 30 and 31 of the tender dossier, the contracting authority will, prior to awarding the public contract, require that the tenderer to whom it has decided to award the public contract submit the following suitably completed forms and supporting documentation serving as evidence that they meet all the conditions stated in the Tender Dossier:
- Form No 4: Authorisation for Acquiring a Certificate from Criminal Records – Legal Entities
- Form No 5: Authorisation for Acquiring a Certificate from Criminal Records – Natural Persons
- Form No 9: Expert Team
- Form No 10: Reference Confirmation from Individual Contracting Authorities
- Form No 12: A Request by a Subcontractor to Receive Direct Payment (if a subcontractor requests direct payment)
- Form No 13: Subcontractor’s Consent (if a subcontractor requests direct payment)
- Form No 14: Statement Concerning the Number of Employees
- Form No 15: Sample Contract (initialled on every page)
The Contracting Authority shall request that the selected contractor submit the completed Form No 8: Statement on Ownership Relations, which must be submitted within eight days of receiving the request from the Contracting Authority.