Dosje javnega naročila 003058/2018
Naročnik: MINISTRSTVO ZA PRAVOSODJE, Župančičeva ulica 3, 1000 Ljubljana
Storitve: Optimizacija poslovnih procesov Centra za izobraževanje v pravosodju
ZJN-3: postopek naročila male vrednosti
Vrednost naročila (pogodbe in dodatki z DDV): 139.749,05 EUR

JN003058/2018-W01 - Obvestilo o naročilu male vrednosti (NMV1), objavljeno dne 15.05.2018
JN003058/2018-K01 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 25.05.2018
JN003058/2018-K02 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 31.05.2018
JN003058/2018-ODL01 - Odločitev o oddaji oz. neoddaji naročila, objavljeno dne 05.07.2018
JN003058/2018-X01 - Obvestilo o oddaji naročila male vrednosti (NMV2), objavljeno dne 17.08.2018
JN003058/2018-Pog01 - Pogodba, objavljeno dne 17.08.2018

    JN003058/2018-W01 Obvestilo o naročilu male vrednosti (NMV1)
   Dodatna pojasnila

Oddelek I: Javni naročnik

Naročilo male vrednosti se oddaja na: splošnem področju
I.1 Ime in naslovi
MINISTRSTVO ZA PRAVOSODJE
Župančičeva ulica 3
1000
SI
Ljubljana
Slovenija
Služba za javna naročila, pravne in splošne zadeve
jn.mp@gov.si
+386 13695342
+386 13695783

Internetni naslovi
http://www.mp.gov.si/

I.2 Skupno javno naročanje
I.3 Sporočanje
Objava je hkrati razpisna dokumentacija: Ne
Razpisna dokumentacija je na voljo brezplačno za neomejen in celovit neposredni dostop na:
URL: https://www.enarocanje.si/App/Datoteke/256737/Razpisna_dokumentacija-CIP-objava.zip
Ponudbe ali prijave za sodelovanje je treba poslati elektronsko na URL: https://ejn.gov.si/ponudba/pages/aktualno/aktualno_javno_narocilo_podrobno.xhtml?zadevaId=658
na zgoraj navedeni naslov.
I.4 Vrsta javnega naročnika
Ministrstvo ali kateri koli drug nacionalni ali zvezni organ, vključno z regionalnimi ali lokalnimi pododdelki
I.5 Glavna področja dejavnosti
Javna uprava


Oddelek II: Predmet

II.1 Obseg naročila
II.1.1 Naslov
Naslov: Optimizacija poslovnih procesov Centra za izobraževanje v pravosodju
Referenčna številka dokumenta: 4300-10/2018
II.1.2 Glavna koda CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
72000000
II.1.3 Vrsta naročila
Storitve
II.1.4 Kratek opis
Predmet naročila je izgradnja in vzdrževanje informacijskega sistema CIP v okviru nadgradnje funkcionalnosti informacijskega sistema eUA.
II.1.6 Informacije o sklopih
Naročilo je razdeljeno na sklope: Ne
II.2 Opis
II.2.1 Naslov
II.2.2 Dodatna(-e) koda(-e) CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
72200000
72267100
II.2.3 Kraj izvedbe
SI - SLOVENIJA
Glavna lokacija ali kraj izvedbe:
II.2.4 Opis javnega naročila
Predmet naročila je izgradnja in vzdrževanje informacijskega sistema Centra za izobraževanje v pravosodju (v nadaljevanju: IS CIP) v okviru nadgradnje funkcionalnosti informacijskega sistema Upravne akademije Ministrstva za javno upravo (v nadaljevanju: eUA). Izgradnja IS CIP zajema izvedbo naslednjih aktivnosti:
1. Izdelava nove organizacije na obstoječemu sistemu in vizualne prilagoditve (v nadaljevanju: izdelava nove organizacije);
2. Izdelava analize in izdelava »GAP analize«;
3. Izdelava Projekta za izvedbo (v nadaljevanju: PZI);
4. Izgradnja IS CIP v okviru nadgradnje eUA na podlagi analize, »GAP analize« in izdelanega PZI;
5. Izdelava uporabniških navodil in izvedba ustreznega usposabljanja uporabnikov;
6. Osnovno vzdrževanje za obdobje 36 mesecev;
7. Dopolnilno vzdrževanje za obdobje 36 mesecev.
II.2.5 Merila za izbiro ponudbe
Cena ni edino merilo za oddajo naročila in vsa merila so navedena le v razpisni dokumentaciji
II.2.7 Trajanje naročila ali okvirnega sporazuma
Trajanje v mesecih: 42
To naročilo je mogoče podaljšati: Ne
II.2.12 Informacije o elektronskih katalogih
II.2.13 Informacije o sredstvih EU
Naročilo se nanaša na projekt in/ali program, ki se financira s sredstvi EU: Da
Identifikacijska oznaka projekta:
Naložbo sofinancirata Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada in Republika Slovenija.


Oddelek III: Pravne, ekonomske, finančne in tehnične informacije

III.3 Pogoji za udeležbo in pogoji ki se nanašajo na javno naročilo
Vsi pogoji so navedeni v dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročila.


Oddelek IV: Postopek

IV.1.3 Informacije o okvirnem sporazumu
IV.1.5 Informacije o pogajanjih
V postopek so vključena pogajanja: Da
IV.1.6 Informacije o elektronski dražbi
IV.2.2 Rok za prejem ponudb ali prijav za sodelovanje
01.06.2018   10:00
IV.2.6 Minimalni časovni okvir, v katerem mora ponudnik zagotavljati veljavnost ponudbe
Trajanje v mesecih: 3 (od datuma za prejem ponudb)
IV.2.7 Način odpiranja ponudb
Datum in ura: 01.06.2018   10:30
Kraj: Elektronsko

Informacije o pooblaščenih osebah in postopku odpiranja ponudb:
Elektronsko



Oddelek VI: Dopolnilne informacije

VI.2 Informacije o elektronskem poteku dela
Sprejeto bo elektronsko izdajanje računov.
Uporabljeno bo elektronsko plačilo.
VI.3 Dodatne informacije
Rok za sprejemanje ponudnikovih vprašanj: 29.05.2018   15:30
VI.5 Datum pošiljanja tega obvestila
14.05.2018

O odločitvi o javnem naročilu boste obveščeni, če odločitev ni bila objavljena pred vašo prijavo.


   Dodatna pojasnila
Datum objave: 24.05.2018   14:19
VPRAŠANJE
Spoštovani,

Ministrstvo za pravosodje je dne 1.1.2018 pristopilo h krovni Pogodbi Microsoft Business in Services (MBSA), sklenjeni z Ministrstvom za javno upravo. Zadevna pogodba vsebuje določene klavzule, ki bi bile primerne in uporabljive v konkretnem postopku (npr. določbe o uporabi, lastništvu, pravicah in omejitvah, o zaupnosti, o jamstvih, o omejitvi odgovornosti itd.). Zanima nas, ali je naročnik pripravljen uskladiti vzorec pogodbe iz razpisne dokumentacije tako, da se določene pogodbene klavzule nadomestijo s klavzulami iz MBSA oz. da pogodba temelji na pomembnejših klavzulah iz MBSA. V kolikor da, bi hkrati prosili še za ustrezno podaljšanje roka za postavitev vprašanj in oddajo ponudb, zaradi uskladitve pogodbenih klavzul.

Lep pozdrav!


ODGOVOR

Spoštovani.

Javno naročilo za oddajo naročila storitev po postopku naročila male vrednosti za Optimizacijo poslovnih procesov Centra za izobraževanje v pravosodju je nov postopek, pri katerem je naročnik v skladu s 5. členom Zakona o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 91/15 in 14/18) upošteval načelo zagotavljanja konkurence med ponudniki, in ni vezan na kakršnokoli obstoječo pogodbo.

Lep pozdrav.

Datum objave: 31.05.2018   08:44
VPRAŠANJE
Pozdravljeni!

V 10. členu pogodbe je navedeno, da mora izvajalec v 90 dneh od potrditve PZI zaključiti izgradnjo IS CIP. To vključuje namestitev na testni sistem, testiranje, izobraževanje in namestitev na produkcijsko okolje.

To je sorazmerno kratek rok za izvedbo glede na zahtevane funkcionalnosti. Ali bo naročnik lahko ustrezno zagotovil testno in produkcijsko okolje, razpoložljivost ključnih oseb za testiranje in izobraževanje?
Predvidevamo, da če naročnik tega ne zagotovi v ustreznem roku, da se to ne šteje v izvajalčevo zamudo, namreč to so aktivnosti v domeni naročnika in ne izvajalca.

Hvala za odgovore

ODGOVOR

Da, naročnik bo zagotovil testno in produkcijsko okolje, razpoložljivost ključnih oseb za testiranje in izobraževanje.


Datum objave: 31.05.2018   08:58
VPRAŠANJE
Spoštovani!

V poglavju 3.4 izvedba aktivnosti, v specifikaciji sistema CIP, je omenjeno, da mora izvajalec za naročnika ustvariti novo organizacijo na obstoječemu sistemu

Ali bo izvajalec dobil vsa ustrezna navodila in dokumentacijo za izvedbo postopka izdelave nove organizacije na obstoječem sistemu?

Hvala za odgovore

ODGOVOR

Da, izvajalec bo dobil vsa ustrezna navodila in dokumentacijo za izvedbo postopka izdelave nove organizacije na obstoječem sistemu.


Datum objave: 31.05.2018   08:58
VPRAŠANJE
Spoštovani!

V poglavju 14, specifikaciji sistema CIP, je omenjeno, da se mora IS CIP povezati z evidencami MP. Te so potem tudi naštete.

Kakšen je namen teh evidenc, namreč iz vsebine sklepamo, da niso del izobraževalnega procesa?
Če so del procesa, bi prosili, da navedete v katerih procesih se dane evidence tudi uporablja.

Hvala za odgovore


ODGOVOR

Namen evidenc MP je vodenje imenikov različnih zunanjih deležnikov, kot so sodni izvedenci, sodni tolmači, izvršitelji,… Imeniki vključujejo redno posodobljene kontaktnih podatkov, ki jih sicer vodi Direktorat za organizacijsko zakonodajo in pravosodno upravo Ministrstva za pravosodje.
Center za izobraževanje v pravosodju občasno potrebuje seznam trenutno imenovanih deležnikov skupno in po področjih, podporočjih, jezikih ipd. ter njihove ažurne kontaktne podatke, da jih lahko povabi na izobraževanja in izpite, ki jih za njih organizira (podatki kot so, kdo so sodni izvedenci, njihov naslov, elektronski naslov). Hkrati mora biti omogočeno filtriranje glede na področja, podpodročja, jezike, leto imenovanja,…



Datum objave: 31.05.2018   08:59
VPRAŠANJE
Spoštovani!

V poglavju 13, specifikaciji sistema CIP, je omenjeno, da mora informacijski sistem vsebovati tudi izpise, ki so prilagojeni delu v finančni službi Ministrstva za pravosodje (Zahtevek za izplačilo po avtorski pogodbi, izjava ZPIZ, obrazec za potne stroške, Predlog za soglasje za porabo sredstev reprezentance na dogodku, ki ga organizira CIP, obrazec o stroških reprezentance).

Ali gre tukaj samo za predloge dokumentov ali je potrebno dejansko voditi tudi finančne podatke?

Če gre za predloge dokumentov ali so to shranjene predloge dokumentov, ki so vedno enake, ne glede na vsebino ali je potrebno določene podatke prenašati iz rešitve v predlogo (dinamične predloge dokumentov) - npr. ime in priimek osebe, kraj, lokacija poti...

Hvala za odgovore

ODGOVOR

Dokumenti navedeni v prvem odstavku vprašanja so predpisani obrazci Ministrstva za pravosodje. Zaželeno je, da bi se v predloge prenašali določeni podatki iz informacijskega sistema, kar bi uslužbencem bistveno pomagalo pri administraciji. Sicer pa ne gre za finančno poslovanje, saj le-to opravlja za center Služba za finance in proračun Ministrstva za pravosodje ter Ministrstvo za finance. Informacijska rešitev je podpora postopkom Centra, ki bi hkrati omogočala tudi pripravo in možnost izvoza tabel v Excel in PDF obliki.


Datum objave: 31.05.2018   09:01
VPRAŠANJE
Spoštovani!

V poglavju 12, specifikaciji sistema CIP, je omenjeno, da mora informacijska rešitev vsebovati administrativno podporo postopkom štipendiranja (določitev skupnega obsega sredstev, okvirno število štipendij za tekoče leto, navišji možni znesek, priprava pogodbe, zbiranje dokazil o opravljenih izpitih ali drgih študijskih obveznostih).

Celoten proces štipendiranja običajno ni enostaven in je obsežen ter posledično lahko glede na splošen opis v specifikaciji obsega velik del celotnega projekta. Prosili bi, če lahko podrobneje razložite kaj je potrebno podpreti v želeni rešitvi? Namreč na podlagi zelo splošnega opisa je težko opredeliti oceno dela, katero pa se potrebuje za pripravo ocene projekta.

Lep pozdrav.

ODGOVOR

Kot je navedeno v specifikaciji pri štipendiranju potrebujemo zgolj administrativno podporo, podobno kot pri kakšnem drugem procesu. Torej evidenco štipendistov, ki jo bomo vodili ročno in ki bo vsebovala podatke kot npr. kdaj poteče rok za dokončanje študija, ki je bil štipendiran, kdaj je štipendist predložil dokazila o rednem študiju (štipendisti morajo namreč enkrat letno predložiti dokazila o opravljenih študijskih obveznostih), št. pogodbe. Gre za na enak način kot do sedaj ko evidenco vodimo v Excelu z vpisom podatkov.
Glede na aktivnosti Centra je štipendiranje zelo majhen del aktivnosti. V zadnjih 12 letih sta bila 2 razpisa, trenutno imamo samo še 3 štipendiste.



Datum objave: 31.05.2018   09:02
VPRAŠANJE
Spoštovani!

V poglavju 8, specifikaciji sistema CIP, je omenjeno, da bo informacijski sistem moral med drugim zajemati tudi podporo naročanju in pregledu izvodov Pravosodnega biltena, naročanju arhivskih izvodov Pravosodnega biltena in spremljanju finančnega poslovanja v zvezi z izdajo publikacije.

Bi lahko to malo bolje pojasnili? Ali gre tukaj za spletna naročila biltena in posledično tudi arhivskih izvodov s strani javnosti? Ali so tukaj potrebna spletna plačila in dostava tiskanih izvodov? Kaj od spremljanja finančnega poslovanja v zvezi z izdajo publikacije je potrebno implementirati oz. kako je zamišljeno, da se bo to vodilo?

Lep pozdrav.

ODGOVOR

Pravosodni bilten je publikacija, ki izhaja v tiskani obliki, 3-4 številke letno. Tiskarna od l. 2013 posreduje tudi v PDF obliki, ki jih z enoletnim zamikom objavimo (brezplačno) na spletni strani Centra. Enkrat letno se vsem pravosodnim organom pošlje vabilo za oddajo naročil za naslednje leto, ostali naročniki pa imajo naročnino do preklica. Potrebujemo torej informacijsko rešitev, ki bo omogočala ročno vodenje evidence naročnikov z vsemi potrebnimi podatki za izstavitev računov ( ime, sedež, davčna številka, TRR,..) in pošiljanje izvodov biltena (naslov, št. naročenih izvodov,..). Gre za prenos tabele, ki jo sedaj vodimo v Excellu, da bo del IS.
Pravosodni bilten naročniki plačujejo preko e-računov direktno na proračun Ministrstva za pravosodje. Tudi račune ne izdaja Center, ampak Služba za finance in proračun Ministrstva za pravosodje. Center službi posreduje zgolj podatke, kdo so naročniki in koliko izvodov mora posamezni naročnik plačati ter zaznambe neplačanih računov. Evidenca iz prvega odstavka odgovora naj torej omogoča izpise po različnih kriterijih.
Informacijska rešitev naj vsebuje tudi evidenco oddanih člankov, ali so bili že pregledani s strani Uredniškega odbora, ali so bili odobreni za objavo, ali so bili poslani v lekturo, ali so bili že lektorirani, ali je avtor lekturo že potrdil, v kateri št. biltena bo članek objavljen, ali gre za znanstveni članek, št. strani, št. znakov članka, ipd. Tudi to evidenco ročno vodimo v Excellu in na enak način jo bi vodili v novem IS.
Evidenca mora biti povezana s predlogami pogodb za plačilo avtorskih honorarjev avtorjem člankom.



Datum objave: 31.05.2018   09:03
VPRAŠANJE
Prosimo za odgovore na naslednja vprašanja:
- ali za izpolnjevanje tehničnega pogoja usposobljenosti ponudnika velja referenca podizvajalca
- ali za izpolnjevanje kadrovskega pogoja usposobljenosti ponudnika velja referenca kadrov podizvajalca
- ali lahko podizvajalec prijavi svojega podizvajalca na razpis

ODGOVOR

- Da
- Da
- Ne

Datum objave: 31.05.2018   14:05
VPRAŠANJE
Spoštovani!

V 14. členu pogodbe zahtevate, da mora izvajalec garantirati odpravo napak v določenem času, kajti v nasprotnem primeru se že obračunava pogodbena kazen. Običajno so roki za odpravo napak vezani pri strojni opremi, pri programski opremi pa teh pogojev običajno ni, saj je lahko za izvedbo popravka lahko odvisnih veliko več faktorjev, ki so lahko vezani na vsebino in odvisni od povratnih informacij naročnika. Predvsem bi poudarili tudi to, da že sam osnovni cikel (javljanja napake, iskanja težave, reševanja težave, priprave verzije, namestitve nove verzije) lahko traja več ur in je težko vse to omejiti v neke zelo omejene časovne okvire. Prav tako se pojavi večji problem, če se prijavi več kot eno napako, kjer je potrebno tudi zelo aktivno sodelovanje naročnika v teh kratkih rokih.

Prosimo, da se čas za odpravo napake odstrani kot kriterij za obračun pogodbene kazni iz razpisne dokumentacije, saj je izvajalec pod velikim časovnim pritiskom in zelo odvisen od osebe na strani naročnika (oseba lahko vedno zavrne zahtevek za podaljšanje).


ODGOVOR
Naročnik je danes na portalu javnih naročil objavil obvestilo o popravku, s katerim med drugim spreminja tudi osnutek pogodbe.

VPRAŠANJE
Spoštovani!

V 14. členu osnutka pogodbe, je omenjeno da naročnik lahko napake izvajalcu sporoča po telefonu na številko ... ali elektronsko na ... vsak delovni dan od 08:00 do 16:00 ure. Rok za odpravo napake ne teče na praznike in dela proste dni, kot jih določa vsakokrat veljavni Zakon o praznikih in dela prostih dnevih v Republiki Sloveniji.

Predlagamo, da se vsebina navedenega odstavka spremeni tako:
Naročnik lahko napake izvajalcu sporoča po telefonu na številko ... ali elektronsko na ... vsak delovni dan od 08:00 do 16:00 ure. Odzivni čas in rok za odpravo napake ne tečeta izven delovnega dneva (od 16:00 do 8:00 naslednjega dne), vikende, na praznike in dela proste dni, kot jih določa vsakokrat veljavni Zakon o praznikih in dela prostih dnevih v Republiki Sloveniji.

V nasprotnem primeru pričakujemo, da bo tudi naročnik odziven vsak delovni dan 24 ur na dan, tudi vikende, razen praznikov in dela prostih dni ter da bo v ustreznem času potestiral in potrdil odpravo napake, kajti čas odprave napake se šteje v urah.

Hvala za odgovore

ODGOVOR
Naročnik je danes na portalu javnih naročil objavil obvestilo o popravku, s katerim med drugim spreminja tudi osnutek pogodbe.

VPRAŠANJE
Spoštovani!

V 14. členu osnutka pogodbe, je omenjeno da naročnik izvajalcu za vsako uro zamude pri odpravi napake zaračuna 0,01% skupne vrednosti pogodbe z DDV.

Kakor je tukaj zapisano, je pogodbena kazen v fazi vzdrževanja na zgoraj neomejena in lahko preseže celotno vrednost projekta. Seveda se bo izvajalec vedno trudil napako odpraviti v najkrajšem možnem času, vendar lahko naročnik izvajalcu vedno zavrne obrazložitev za daljšo odpravo napake (če je seveda tehnični razlog za to) in je tako izvajalec s tako klavzulo v nesorazmerno podrejenem položaju.

Prosimo, da spremenite obračun kazni v tem primeru in da se ga zgoraj omeji in da je maksimalna kazen sorazmerna glede na obseg garancije (tako kot je sorazmerno omejeno pri izvedbi).

Hvala za odgovore

ODGOVOR
Naročnik je danes na portalu javnih naročil objavil obvestilo o popravku, s katerim med drugim spreminja tudi osnutek pogodbe.



Datum objave: 31.05.2018   14:08
VPRAŠANJE
Pozdravljeni

V zahtevah za vlogo vodje projekta navajate tudi pogoj, da je kader v zadnjih treh (3) letih, šteto od dneva objave obvestila o naročilu na portalu javnih naročil, v vlogi vodje projekta sodeloval pri vsaj enem (1) projektu vpeljave sistema podobnega predmetu naročila* in definirate kaj ta rešitev pomeni: *Rešitev mora biti zasnovana za vsaj 5.000 uporabnikov in vključevati vsaj naslednje funkcionalnosti: funkcionalnost za upravljanje načrtov in programov izobraževanja, funkcionalnost za e-učenje, funkcionalnost za organizacijo in izvedbo preizkusov znanja, funkcionalnost za elektronsko preizkušanje znanja ter funkcionalnost za analitiko in pripravo poročil.

Glede na to, da mora vodja projekta obvladovati splošno projektno metodologijo, ni smiselno, da zahtevate vodenje projekta vpeljave sistema podobnega predmetu naročila, kot je zapisano v zgornji točki. Prosimo, da zahtevo, da je kader v vlogi vodje projekta sodeloval pri vsaj enem (1) projektu vpeljave sistema podobnega predmetu naročila* spremenite v: »je v zadnjih treh (3) letih, šteto od dneva objave obvestila o naročilu na portalu javnih naročil, v vlogi vodje projekta sodeloval pri vsaj enem (1) projektu vpeljave sistema podobne velikosti« brez opisa podrobnosti rešitve.

Tudi v drugih javnih razpisih so naročniki umaknili takšne zahteve za projektne vodje, če ne skozi vprašanja pa skozi revizijski postopek.


ODGOVOR
Naročnik je danes na portalu javnih naročil objavil obvestilo o popravku, s katerim med drugim spreminja tudi Navodila ponudnikom za pripravo ponudbe (podpoglavje "Kadrovska usposobljenost") in obrazec Kader.



Datum objave: 31.05.2018   14:09
VPRAŠANJE
Naročnika prosimo, da še enkrat podaljša rok za oddajo ponudbe, ker smo v zadnjih nekaj dneh poslali kar nekaj vprašanj, na katera naročnik še ni odgovoril.

Da bomo lahko ponudbo pripravili na podlagi vseh potrebnih informacij, vas prosimo, da nam rok podaljšate še za nekaj dni.

ODGOVOR

Naročnik je rok za prejem ponudb podaljšal. Popravek je objavljen na portalu javnih naročil.