Dosje javnega naročila 003175/2018
Naročnik: Javna agencija Republike Slovenije za trženje in promocijo turizma, Dimičeva ulica 13, 1000 Ljubljana
Storitve: Idejna zasnova komunikacijskih in kreativnih rešitev (»Velika ideja/Big Idea«) v podporo znamki I Feel Slovenia za Slovenijo kot turistično destinacijo
ZJN-3: postopek naročila male vrednosti
Vrednost naročila (pogodbe in dodatki z DDV): 195.078,00 EUR

JN003175/2018-W01 - Obvestilo o naročilu male vrednosti (NMV1), objavljeno dne 18.05.2018
JN003175/2018-K01 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 06.06.2018
JN003175/2018-ODL01 - Odločitev o oddaji oz. neoddaji naročila, objavljeno dne 23.07.2018
JN003175/2018-X01 - Obvestilo o oddaji naročila male vrednosti (NMV2), objavljeno dne 20.08.2018
JN003175/2018-Pog01 - Pogodba, objavljeno dne 04.09.2018

    JN003175/2018-W01 Obvestilo o naročilu male vrednosti (NMV1)
   Dodatna pojasnila

Oddelek I: Javni naročnik

Naročilo male vrednosti se oddaja na: splošnem področju
I.1 Ime in naslovi
Javna agencija Republike Slovenije za trženje in promocijo turizma
Dimičeva ulica 13
1000
SI
Ljubljana
Slovenija
Rudi Bernik
rudi.bernik@slovenia.info
+386 15898550
+386 15898560

Internetni naslovi
http://www.slovenia.info

I.2 Skupno javno naročanje
I.3 Sporočanje
Objava je hkrati razpisna dokumentacija: Ne
Razpisna dokumentacija je na voljo brezplačno za neomejen in celovit neposredni dostop na:
URL: https://www.enarocanje.si/App/Datoteke/257298/Razpisna_dokumentacija_-_Tender_Dossier.zip
Ponudbe ali prijave za sodelovanje je treba poslati elektronsko na URL: https://ejn.gov.si/ponudba/pages/aktualno/aktualno_javno_narocilo_podrobno.xhtml?zadevaId=806
I.4 Vrsta javnega naročnika
Nacionalna ali zvezna agencija/urad
I.5 Glavna področja dejavnosti
javna agencija


Oddelek II: Predmet

II.1 Obseg naročila
II.1.1 Naslov
Naslov: Idejna zasnova komunikacijskih in kreativnih rešitev (»Velika ideja/Big Idea«) v podporo znamki I Feel Slovenia za Slovenijo kot turistično destinacijo
Referenčna številka dokumenta: JN-0002/2018-S-POG-STO
II.1.2 Glavna koda CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
79341000
II.1.3 Vrsta naročila
Storitve
II.1.4 Kratek opis
Predmet naročila je oblikovanje idejne zasnove komunikacijskih in kreativnih rešitev (»Velika ideja/BIG IDEA«) v podporo znamki I feel Slovenia za Slovenijo kot turistično destinacijo.
II.1.6 Informacije o sklopih
Naročilo je razdeljeno na sklope: Ne
II.2 Opis
II.2.1 Naslov
II.2.2 Dodatna(-e) koda(-e) CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
79341000
II.2.3 Kraj izvedbe
SI - SLOVENIJA
Glavna lokacija ali kraj izvedbe:
II.2.4 Opis javnega naročila
Predmet naročila je oblikovanje idejne zasnove komunikacijskih in kreativnih rešitev (»Velika ideja/BIG IDEA«) v podporo znamki I feel Slovenia za Slovenijo kot turistično destinacijo.
II.2.5 Merila za izbiro ponudbe
Cena ni edino merilo za oddajo naročila in vsa merila so navedena le v razpisni dokumentaciji
II.2.7 Trajanje naročila ali okvirnega sporazuma
Trajanje v mesecih: 19
To naročilo je mogoče podaljšati: Ne
II.2.12 Informacije o elektronskih katalogih
II.2.13 Informacije o sredstvih EU
Naročilo se nanaša na projekt in/ali program, ki se financira s sredstvi EU: Ne


Oddelek III: Pravne, ekonomske, finančne in tehnične informacije

III.3 Pogoji za udeležbo in pogoji ki se nanašajo na javno naročilo


Oddelek IV: Postopek

IV.1.3 Informacije o okvirnem sporazumu
IV.1.5 Informacije o pogajanjih
V postopek so vključena pogajanja: Ne
IV.1.6 Informacije o elektronski dražbi
IV.2.2 Rok za prejem ponudb ali prijav za sodelovanje
20.06.2018   12:00
IV.2.6 Minimalni časovni okvir, v katerem mora ponudnik zagotavljati veljavnost ponudbe
Ponudba mora biti veljavna do 31.12.2019
IV.2.7 Način odpiranja ponudb
Datum in ura: 20.06.2018   13:00
Kraj: Odpiranje ponudb bo na naslovu https://ejn.gov.si/eJN2.


Oddelek VI: Dopolnilne informacije

VI.2 Informacije o elektronskem poteku dela
Sprejeto bo elektronsko izdajanje računov.
Uporabljeno bo elektronsko plačilo.
VI.3 Dodatne informacije
Rok za sprejemanje ponudnikovih vprašanj: 11.06.2018   12:00
VI.5 Datum pošiljanja tega obvestila
18.05.2018

O odločitvi o javnem naročilu boste obveščeni, če odločitev ni bila objavljena pred vašo prijavo.


   Dodatna pojasnila
Datum objave: 01.06.2018   11:23
VPRAŠANJE
Pozdravljeni,
ali je v vrednosti javnega naročila (165.000 €) zajeta produkcija materialov (npr. snemanje videa, ipd.)?

Ali je končna prezentacija v SLO ali ENG jeziku? Vemo, da kreativne rešitve morajo biti v ENG jeziku in še preostalih, ki ste jih navedli.

ODGOVOR
V vrednosti naročila so vključene kreativne rešitve, kot so natančno opredeljene v okviru Aktivnosti 3 (Pretvorba krovne komunikacijske idejne rešitve (t.i. »Velika ideja/BIG IDEA«) v kreativne rešitve (za izbrana on-line in off-line komunikacijska orodja oziroma za opredeljene komunikacijske potrebe).
V okviru te aktivnosti je v pod-točki 3 (Pretvorba krovne komunikacijske idejne rešitve in zgodbe (t.i. »Velika ideja/BIG IDEA«) v kreativne rešitve za izbrana on-line in off-line orodja), navedeno, katera orodja se pripravijo na ravni kreativnih rešitev, z namenom, da izvajalec skozi njih nazorno prikaže, kako krovna komunikacijska deluje v konkretnih orodjih. Pod alinejo viii je navedeno, da se opredeli tudi »Story board za krovni video film Slovenije kot turistične destinacije (30 in 15 sekund)« – to pomeni na ravni story boarda in ne snemanja novega promocijskega spota(/videa.
Glede končnega poročila (katerega del je, kot je opredeljeno v Aktivnosti 5 - Priprava tekočih in zaključnega poročila, tudi zaključna prezentacija za naročnika), morajo biti vsa v pisni obliki in izdelana v slovenskem ali angleškem jeziku (torej ali v enem ali v drugem jeziku).


QUESTION
Is there in the total estimated value of the public procurement EUR 165,000.00 excluding VAT (165.000 €) also production of materials (e.g. – shooting the video and the like)?

Is to be the final presentation in Slovenian in Slovenian or English version? We know that the creative solutions must be prepared in English and as well as in other languages, as defined.


ANSWER
The total estimated value of the public procurement includes, as is clearly defined in Activity 3 (Conversion of the umbrella communication concept solution and the underlying story (the “BIG IDEA”) into creative solutions (for the selected offline communication tools or for the defined communication needs) also creative solutions.
The Sub-activity 3 (Conversion of the umbrella communication concept solution and story (the “BIG IDEA”) into creative solutions for the selected online and offline tools) defines that for the selected online and offline communication tools, the contractor shall prepare within the scope of the activity, specific creative proposals to graphically illustrate how the umbrella communication concept solution functions in specific tools: within the tools the bullet viii states that the story board for the umbrella video about Slovenia as a tourist destination (30 and 15 seconds) has to be prepared. This means only on the level of a story boarda and not shooting of a video (not video production).

As far as the final report is concerned , the Activity 6 (Preparation of interim and the final report) defines that all written reports must be in Slovenian or English language (one or the other).

Datum objave: 01.06.2018   11:27
VPRAŠANJE
1. Ali mora biti v priloženi ponudbi-predračun vključena tudi kakšna produkcija materialov, če ja, katera vse?
2. Ali se prezentacija pripravlja v SLO ali ENG jeziku? Kar se kreativnih rešitev tiče ste napisali v katere vse jezike moramo pripravit, nas pa zanima, kar se predstavitve "big idea" tiče, analiz itd. v katerem jeziku pišemo?
3. Ali lahko pri prezentaciji dodamo še kakšne druge kreativne predloge, ki niso del obveznih materialov, ki ste jih napisali in, če se bodo ti tudi upoštevali pri točkovanju?
4. Ali lahko ima prezentacija (40 do max 60 strani) tudi prilogo? Priloga bi služila kot dodatek oz. pojasnilo kakšne kreativne rešitve/ideje/predloga/aktivacije.

ODGOVOR
1. Če se vprašanje nanaša na produkcijo materialov po pridobitvi naročila, je odgovor naslednji: V vrednosti naročila so vključene vse kreativne rešitve, kot so natančno opredeljene v posameznih Aktivnostih (1 do 4). Ne gre za produkcijo materialov, temveč za kreativne koncepte, ki jih mora pripraviti izvajalec za izbrana ključna on-line in off-line komunikacijska orodja, skozi katere nazorno prikaže, kako krovna komunikacijska deluje v konkretnih orodjih – te rešitve bo nato izvajalec uporabljal v različnih projektih in kampanjah.
Če pa se vprašanje nanaša na to, kaj mora ponudnik predložiti v ponudbi, je odgovor naslednji: V poglavju 1.22 (Priprava idejne zasnove komunikacijskih in kreativnih rešitev - kaj mora ponudnik predložiti k ponudbi) je v 5 točkah povzeto, kaj mora ponudnik pripraviti oziroma predložiti. Gre za konceptualne (in ne končne) rešitve, ki prikažejo koncepte tako na ravni »Velike ideje/BIG IDEA« kot tudi njene uporabnosti v posameznih rešitvah. Gre torej za koncept, kreativne rešitve – še na konceptualni oziroma delovni ravni in ne za produkcijo materialov.

2. Kreativne rešitve (slogani) morajo biti v predpisanih jezikih, razlaga je lahko v slovenskem ali angleškem jeziku (enako to poročila v Aktivnosti 5).

3. Lahko, če so pomembni za pojasnilo koncepta, vendar pa ne bodo pridobili dodatnih točk.

4. Lahko, če je to pomembno za pojasnilo koncepta, vendar pa ne bo prineslo dodatnih točk.


QUESTION
1. Does the proposal-bid have to include production o marketing materials/creative solutions? If so, which?
2. Is the presentation to be prepared in Slovenian or English language? As far as creative solutions are concerned, the languages are defined – but what about the presentation of Big idea, analysis, in what language?
3. Can we add to the presentation (when bidding) also some other creative solutions, that are not a part of compulsory materials – and will they be taken into consideration when applying the number of points?
4. Can the presentation (40 to max 60 pages) include an attachment that would serve as a addition/explanation of the solution/idea/proposal/activation?

ANSWER
1. If the question refers to the production of materials by the chosen company (when the contract is signed), the answer is as follows: the total estimated value of the public procurement includes all creative solution, which are clearly defined in Activities (1 to 4). The tender dossier states that the contractor shall for the selected online and offline communication tools prepare specific creative proposals to graphically illustrate how the umbrella communication concept solution functions in specific tools. Tit’s not about the production, but to provide creative solutions that will be implemented later on in individual projects and campaigns.
However, if the question refers to what the bidder has to attach to the offer, the chapter 1.22 (Preparation of the communication and creative solution concept - what bidders must attach to the bid) clearly states 5 bullets, what has to be provided, included. These solutions are on a concept-level, which show the concept of the bidder on the level of Big idea as well as how it functions in creative tools. To repeat – it is about solutions on a concept creative (still working) level and not about production of materials.

2. The creative (taglines) solutions must be in the languages stated, whereas the presentation itself can be either in Slovene or English – the same as the reports in Activity 5.

3. This is possible, if you consider it important for understanding of the concept – however, additional points will not be applied because of that.

4. This is possible, if you consider it important for understanding of the concept – however, additional points will not be applied because of that.

Datum objave: 06.06.2018   07:32
VPRAŠANJE
Pozdravljeni,
v primeru, da ne sodelujemo z nobenim gospodarskim subjektom, ali moramo obrazec št. 2 vseeno parafirati in oddati praznega,
ali ga pri oddaji izpustimo?
Že vnaprej hvala za vaš odgovor.

ODGOVOR
Ne, ni potrebno – lahko ga izpustite ali priložite praznega.


QUESTION:
In case that we do not cooperate with any business entities, do we still have to sign Form 2 and attach it empty, or do we leave it out?

ANSWER:
It's not necessary in this case – you can leave it out or attach an empty form.


Datum objave: 06.06.2018   10:13
VPRAŠANJE
Kljub temu, da je javno naročilo vodeno na podlagi NMV, vas prosim za podaljšanje roka za oddajo ponudb, saj je priprava iz oblikovalskega vidika relativno zahtevna in terja za pripravo kreativnih rešitev svoj čas.

ODGOVOR:
Podaljšujemo rok z 20. junija na 26. junij 2018: ponudba bo štela za pravočasno oddano, če jo naročnik prejme preko sistema e-JN https://ejn.gov.si/eJN2 najkasneje 26. 06. 2018 do 12.00 ure. Odpiranje bo 26.6.2018 ob 13.00 uri.


QUESTION:
Despite the fact that the tender is a public procurement for low-value contracts, we would like to ask the Contracting Authority to prolong the date for submitting bids, since preparation of the creative proposal is relatively demanding and it requires time.

ANSWER:
We are prolonging the date from June 20, 2018 to June 26, 2018: a bid shall be deemed submitted on time if the Contracting Authority receives it through the e-JN system at https://ejn.gov.si/eJN2 no later than 26 June 2018 at 12.00. The opening of bids shall be held on 26 June 2018 at 13.00.





Datum objave: 06.06.2018   10:34
VPRAŠANJE
Pozdravljeni,
kdaj je predviden podpis pogodbe?

ODGOVOR
Naročnik bo postopek izvedel skladno z zakonskimi roki in roki opredeljenimi v razpisni dokumentaciji. Pogodba bo sklenjena predvidoma v prvi tretjini julija 2018.


QUESTION
When will be the contract signed?

ANSWER:
The Contracting Authority will process the whole procedure in line with the deadlines as defined in the Public Procurement. The contract will be signed presumably in the first third of July 2018.




Datum objave: 11.06.2018   14:16
VPRAŠANJE
Pozdravljeni,
ali lahko besedilo garancije pri osnovnem poslu banka spremeni tako, kot je spodaj navedeno, saj se bo garancija izdala po podpisu pogodbe in se tako ne bo nanašala na ponudbo:

OSNOVNI POSEL: obveznost naročnika zavarovanja iz Pogodbe o izvedbi storitev video produkcije JNM-0002/2018-S-POG-STO z dne ……, katere predmet je izvedba vseh aktivnosti »Idejne zasnove komunikacijskih in kreativnih rešitev (»Velika ideja/BIG IDEA«) v podporo znamki I feel Slovenia za Slovenijo kot turistično destinacijo«.


ODGOVOR
Ponudba je sestavni del pogodbe, zato je obrazec ustrezen.


QUESTION
Can the text in guarantee of underlying transaction the bank change as defined beneath - since the guarantee will be issued after contract signing and will therefore not be applicable to the tender bid:
UNDERLYING TRANSACTION: the obligation of the principal from the contract No. JN-0002/2018-S-POG-STO, dated …., whose subject is implementation of all activities within project Communication and creative solution concept (“BIG IDEA”) in support of the I feel Slovenia brand for Slovenia as a tourist destination.

ANSWER
The bid is an integral part of the contract, therefore the form is appropriate.

Datum objave: 11.06.2018   14:20
VPRAŠANJE
Pozdravljeni!
1) Ali je uporaba obstoječega krovnega slogana "Slovenija. Zelena. Aktivna. Zdrava." nujna pri pripravi novih kreativnih rešitev oz. velike ideje?
2) V primeru, da nimamo predpisane tipografije (primarne črkovne družine), ali lahko za potrebe razpisa uporabimo katero drugo, ki je sorodna, ali jo moramo kupiti?

ODGOVOR
1) Ne, kot navaja razpisna dokumentacija in kot je opredeljeno v komunikacijskih izzivih v Prilogi 1 k razpisni dokumentaciji – Poglavje 1, točka 7: »Obstoječi krovni slogan Slovenije kot turistične destinacije »Slovenija. Zelena. Aktivna. Zdrava./ Slovenia. Green, Active. Healthy.«, ki je pravzaprav temeljna obljuba slovenskega turizma, deluje preveč na funkcionalni ravni. Opisuje značilnosti Slovenije, ne komunicira čustveno oziroma izkustveno in ne dovolj razlikovalno (tudi druge države so zelene, aktivne, zdrave).
Hkrati je v isti točki opredeljeno: »Skozi krovni akcijski slogan oziroma »Veliko idejo/BIG IDEA« okrepiti čustveno in izkustveno komponento in ga/jo oblikovati na način, da bolj spodbuja interakcijo, motivira k »akciji«, predvsem pa na temeljih obstoječe identitete znamke I feel Slovenia poiskati t.i. »Veliko idejo/BIG IDEA«. POZOR: Naročnik (STO) ne predpisuje, da je ob znamki I feel Slovenia potrebno ponuditi (nov) krovni akcijski turistični slogan – ponudnik lahko ponudi rešitev, kjer že sporočilo krovne znamke deluje kot slogan, ki se nato razdela navzdol na produktni (nosilni produkti, kot so opredeljeni v Poglavju 8 Priloga 1) in regijski ravni (4 makro destinacije, kot so opredeljene v Poglavju 8 Priloga 1).«
Torej, obstoječi slogan se z novo rešitvijo ne bo več uporabljal – novo rešitev (ki ni nujno nov slogan, ampak cel koncept »Velike ideje/BIG IDEA«) podaja prav pričujoči razpis.

2) Primarna črkovna vrsta, ki jo opredeljuje Priročnik celostne grafične podobe znamke I feel Slovenia, (družina Chaparral, v skladu s Priročnikom), mora biti uporabljena v novih rešitvah, sekundarne v domeni STO pa se spremenijo oziroma ponudnik predlaga nove.


QUESTION
1) Is the use of the existing tagline Slovenia. Green, Active. Healthy." compulsory when preparing the new creative solutions or so called »BIG IDEA«?
2) In case that we do not have the primary typography, is it possible to use for the purpose of the tender another solution which is similar, or do we have to purchase it?

ANSWER
1) No, as the tender dossier states in the communication challenges in the Appendix 1 (Chapter 1, bullet 7): The existing umbrella slogan of Slovenia as a tourist destination “Slovenia. Green. Active. Healthy.”, which is actually the basic promise of Slovenian tourism, operates only at the functional level. It describes the characteristics of Slovenia, does not communicate in an emotional or experiential way, and does not make sufficient distinction (other countries are green, active, healthy too).
Furthermore, the same bullet states that: »Through the umbrella action slogan or the “BIG IDEA” strengthen the emotional or experiential component of the promise, and design it in a way that will promote interaction and motivate for “action” more intensely, but particularly seek the “BIG IDEA” on the basis of the existing identity of the I feel Slovenia brand. ATTENTION: The Contracting Authority (STB) does not prescribe that along with the I feel Slovenia brand, a (new) umbrella action tourist slogan must be provided – the bidder may provide a solution in which the message of the umbrella brand functions as a slogan which is then elaborated at the product (key products as defined in Chapter 8 in Annex 1) and regional level (four macro destinations as defined in Chapter 8 in Annex 1).”
To sum it up, the existing tagline will not be in use with the new solution anymore – the new solution will be provided by the tender (which is not necessarily a tagline in the first place, but a whole concept of BIG IDEA).

2) The primary typography as defined in the Overall Slovenia brand design handbook must be used (Chaparral – in line with guidelines in the Overall Slovenia brand design handbook), whereas the secondary topographies as defined and used by Slovenian Tourist Board are subject to change and are suggested by the bidder.