Dosje javnega naročila 008341/2018
Naročnik: VRHOVNO SODIŠČE REPUBLIKE SLOVENIJE, Tavčarjeva ulica 9, 1000 Ljubljana
Storitve: Razvoj informacijskega sistema eHramba
ZJN-3: Odprti postopek
Vrednost naročila (pogodbe in dodatki z DDV): 2.900.672,00 EUR

JN008341/2018-B01 - Obvestilo o naročilu (EU 2 - SL), objavljeno dne 04.12.2018
JN008341/2018-K01 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 18.12.2018
JN008341/2018-ODL01 - Odločitev o oddaji oz. neoddaji naročila, objavljeno dne 21.03.2019
JN008341/2018-C01 - Obvestilo o oddaji naročila (EU 3 - SL), objavljeno dne 12.04.2019
JN008341/2018-Pog01 - Pogodba, objavljeno dne 15.04.2019
JN008341/2018-Pog02 - Pogodba, objavljeno dne 15.04.2019

    JN008341/2018-B01 Obvestilo o naročilu (EU 2 - SL) 2018/S 234-534965
   Dodatna pojasnila

Oddelek I: Javni naročnik

Direktiva 2014/24/EU
I.1 Ime in naslovi
VRHOVNO SODIŠČE REPUBLIKE SLOVENIJE
Tavčarjeva ulica 9
1000
SI
Ljubljana
Slovenija
Anita Mejač
anita.mejac@sodisce.si
+386 13664267
+386 13664300

Internetni naslovi
http://www.sodisce.si

I.2 Skupno javno naročanje
I.3 Sporočanje
Razpisna dokumentacija je na voljo brezplačno za neomejen in celovit neposredni dostop na:
URL: https://www.enarocanje.si/App/Datoteke/285371/RD_eHramba.zip

Dodatne informacije lahko dobite na zgoraj navedenem naslovu.
Ponudbe ali prijave za sodelovanje je treba poslati elektronsko na URL: https://ejn.gov.si/ponudba/pages/aktualno/aktualno_javno_narocilo_podrobno.xhtml?zadevaId=5573
na zgoraj navedeni naslov.
I.4 Vrsta javnega naročnika
Ministrstvo ali kateri koli drug nacionalni ali zvezni organ, vključno z regionalnimi ali lokalnimi pododdelki
I.5 Glavna področja dejavnosti
Javna uprava


Oddelek II: Predmet

II.1 Obseg naročila
II.1.1 Naslov
Naslov: Razvoj informacijskega sistema eHramba
Referenčna številka dokumenta: JN-EU-10/2018
II.1.2 Glavna koda CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
72260000
II.1.3 Vrsta naročila
Storitve
II.1.4 Kratek opis
Razvoj in implementacija sistema za hrambo gradiva v elektronski obliki, skladnega z ZVDAGA, UVDAGA, Enotnimi tehnološkimi zahtevami in Strategijo razvoja računalniške podpore v poslovanju sodišč.
II.1.6 Informacije o sklopih
Naročilo je razdeljeno na sklope: Ne
II.2 Opis
II.2.1 Naslov
II.2.2 Dodatna(-e) koda(-e) CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
72262000
72800000
II.2.3 Kraj izvedbe
SI - SLOVENIJA
Glavna lokacija ali kraj izvedbe: Ljuubljana
II.2.4 Opis javnega naročila
Naročilo se izvaja v treh fazah:
Prva faza predstavlja razvoj informacijskega sistema eHramba po principu rešitev na ključ (analiza in izdelava projekta za izvedbo, razvoj sistema in modulov, namestitev, testiranje, priprava dokumentacije,...).
Druga faza predstavlja certificiranje informacijskega sistema eHramba po principu rešitev na ključ (odprava morebitnih neskladnosti, pridobitev certifikacije sistema eHramba, izobraževanje,..).
Tretja faza predstavlja nadgradnjo informacijskega sistema eHramba na podlagi posamičnih Zahtevkov za dopolnitev (stabilizacija in optimizacija sistema, prilagoditve, dopolnitve specifikacij, migracije dokumentov,...).
II.2.5 Merila za izbiro ponudbe
Cena ni edino merilo za oddajo naročila in vsa merila so navedena le v razpisni dokumentaciji
II.2.6 Ocenjena vrednost
II.2.7 Trajanje naročila, okvirnega sporazuma ali dinamičnega nabavnega sistema
Trajanje v mesecih: 50
To naročilo je mogoče podaljšati: Da
Opis podaljšanj:
V kolikor se do izteka veljavnosti pogodbe ne bo doseglo pogodbene vrednosti oziroma predviden obseg storitev še ne bo izveden v celoti, se bosta stranki lahko dogovorili za ustrezno podaljšanje veljavnosti pogodbe, vendar najdlje do 30. 11. 2023 oziroma do dosega skupne vrednosti pogodbe.
II.2.9 Informacije o omejitvah števila kandidatov, ki bodo povabljeni k sodelovanju
II.2.10 Informacije o variantah
Variante so dopustne: Ne
II.2.11 Informacije o variantah
Variante: Ne
II.2.12 Informacije o elektronskih katalogih
II.2.13 Informacije o sredstvih EU
Naročilo se nanaša na projekt in/ali program, ki se financira s sredstvi EU: Da
Identifikacijska oznaka projekta:
Naročilo se financira v okviru operacije Učinkovito pravosodje, ki jo sofinancirata Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada in Republika Slovenija. Operacija je potrjena s strani Službe Vlade RS za razvoj in evropsko kohezijsko politiko z odločitvijo o podpori, št. 303-21/2016/21 z dne 21.9.2016.
II.2.14 Dodatne informacije


Oddelek III: Pravne, ekonomske, finančne in tehnične informacije

III.1 Pogoji za udeležbo
III.1.1 Ustreznost za opravljanje poklicne dejavnosti, vključno z zahtevami v zvezi z vpisom v register poklicev ali trgovski register
III.1.2 Poslovno in finančno stanje
Merila za izbor, kot so navedena v razpisni dokumentaciji
III.1.3 Tehnična in strokovna sposobnost
Merila za izbor, kot so navedena v razpisni dokumentaciji
III.1.5 Informacije o pridržanih naročilih
III.2 Pogoji, ki se nanašajo na javno naročilo
III.2.1 Informacije o določeni stroki
III.2.2 Pogoji za izvedbo javnega naročila


III.2.3 Informacije o osebju, odgovornem za izvedbo naročila
Obveznost navedbe imen in strokovne usposobljenosti osebja, odgovornega za izvedbo naročila.


Oddelek IV: Postopek

IV.1 Opis
IV.1.1 Vrsta postopka
Odprti postopek
IV.1.3 Informacije o okvirnem sporazumu ali dinamičnem nabavnem sistemu
IV.1.4 Informacije o zmanjšanju števila rešitev ali ponudb med pogajanji ali dialogom
IV.1.5 Informacije o pogajanjih
IV.1.6 Informacije o elektronski dražbi
IV.1.8 Informacije o Sporazumu o vladnih naročilih
Naročilo ureja Sporazum o vladnih naročilih: Ne
IV.2 Upravne informacije
IV.2.1 Prejšnja objava v zvezi s tem postopkom
IV.2.2 Rok za prejem ponudb ali prijav za sodelovanje
07.01.2019   12:00
IV.2.3 Predvideni datum pošiljanja povabil k oddaji ponudbe ali sodelovanju izbranim kandidatom
IV.2.4 Jeziki, v katerih se predložijo ponudbe ali prijave za sodelovanje
Slovenščina (SL)
IV.2.6 Minimalni časovni okvir, v katerem mora ponudnik zagotavljati veljavnost ponudbe
Ponudba mora biti veljavna do 28.02.2019
IV.2.7 Način odpiranja ponudb
Datum in ura: 07.01.2019   12:05
Kraj: Odpiranje ponudb bo potekalo avtomatično v informacijskem sistemu e-JN dne 7. 1. 2019 in se bo začelo ob 12:05 uri na spletnem naslovu https://ejn.gov.si/eJN2.


Oddelek VI: Dopolnilne informacije

VI.1 Informacije o ponovitvah naročila
Ponovitev naročila: Da

V predhodno izvedenem postopku JN003016/2018-B01 naročnik ni prejel nobene ponudbe.
VI.2 Informacije o elektronskem poteku dela
Sprejeto bo elektronsko izdajanje računov.
Uporabljeno bo elektronsko plačilo.
VI.3 Dodatne informacije
Rok za sprejemanje ponudnikovih vprašanj: 21.12.2018   10:00
VI.4 Postopki za revizijo
VI.4.1 Organ, pristojen za revizijo
DRŽAVNA REVIZIJSKA KOMISIJA ZA REVIZIJO POSTOPKOV ODDDAJE JAVNIH NAROČIL
Slovenska cesta 54
1000
Ljubljana
Slovenija

VI.4.2 Organ, pristojen za postopek mediacije
VI.4.3 Postopek revizije
VI.4.4 Služba, pri kateri lahko dobite informacije o postopku revizije
VRHOVNO SODIŠČE REPUBLIKE SLOVENIJE
Tavčarjeva ulica 9
1000
Ljubljana
Slovenija

VI.5 Datum pošiljanja tega obvestila
30.11.2018

O odločitvi o javnem naročilu boste obveščeni, če odločitev ni bila objavljena pred vašo prijavo.


   Dodatna pojasnila
Datum objave: 14.12.2018   09:54
VPRAŠANJE
Glede na kompleksnost zahtev za pripravo ponudbe, usklajevanje med potencialnimi partnerji in božično - novoletni čas, bi prosili za podaljšanje roka za oddajo ponudbe.

ODGOVOR
Naročnik podaljšuje rok za postavitev vprašanj na 8.1.2019 in rok za oddajo ponudb na 17.1.2019.

Datum objave: 21.12.2018   10:22
VPRAŠANJE
V točki 3.3.1 Reference ponudnika navajate zahteve za referenčne projekte.
1. Ali pravilno razumemo, da zahtevate 4 reference?
2. Kaj natančno zahtevate v prvi alineji kjer je zahteva " z izdelano rešitvijo, ki uporablja ponujeni odprtokodni produkt"?

ODGOVOR
1. Zahtevane so tri reference v obliki uspešno zaključenih in delujočih informacijskih rešitev s tri-nivojsko arhitekturo (SOA), zasnovane na JEE tehnologiji, ki jih je ponudnik izdelal za zunanjega naročnika v zadnjih 5 letih pred objavo tega naročila, ki izpolnjujeo zahteve iz štirih podalinej (vsaj ena izmed njih).

Izkušnje z izdelano rešitvijo, ki uporablja ponujeni odprtokodni produkt, se lahko izkažejo v obliki samostojne/dodatne/četrte reference, lahko pa tudi z eno od treh referenc iz druge alineje točke 3.3.1., pri kateri je bil uporabljen ponujen odprtokodni produkt.

2. Naročnik pričakuje, da ponudnik pozna ponujeni odrtokodni produkt, na katerem bo temeljila ponujena rešitev ter da je ta odprtokodni produkt v preteklosti že uporabil v rešitvi, ki jo je izdelal in je v produkcijski rabi.

Datum objave: 24.12.2018   12:27
VPRAŠANJE
Spoštovani, v specifikacijah navajate postavitev verzije Alfresco 5.0. Ali je za Naročnika sprejemljiva postavitev verzije Alfresco 201707 (Zadnja 5.2 stabilna GA različica), namesto specificirane 5.0 verzije?

ODGOVOR
Da, v kolikor gre za delujočo verzijo. Naročnik v specifikacijah zahteva odprtokodni sistem, Alfresco Comunity Edition, verzija 5.0 ALI VIŠJA, je naveden primeroma.




Datum objave: 24.12.2018   12:34
VPRAŠANJE
V zahtevah razpisne dokumentacije se termin »hramba« (sistem namenjen hranjenju elektronskih dokumentov in drugih tipov elektronskih zapisov) enači s terminom »dokumentni sistem« (sistem namenjen podpori celotnemu procesu dela z elektronskimi gradivi od zajema, procesne obdelave do same hrambe, arhiviranja).

V zahtevah je predvideno, da je v okviru certifikacije sistema pri Arhivu RS v drugi fazi projekta, potrebno zadostiti vsem zahtevam ETZ, ki so s strani Arhiva RS zahtevane za certifikacijo programske opreme, ki nudi »podporo celotnemu postopku upravljanja gradiva v digitalni obliki«. Torej gre v drugi fazi projekta za certifikacijo celotnega »dokumentnega sistema«.

Glede na ostale zahteve razpisne dokumentacije je mogoče takšno certifikacijo izpeljati le skupaj z izbranimi vpisniki, ki bodo glede na zahteve prevzemali dobršen del funkcionalnih zahtev celotnega »dokumentnega sistema« (npr. zajem, del procesa,). Razvoj ali dopolnitve teh vpisnikov niso predmet tega razpisa, hkrati v razpisni dokumentaciji ti vpisniki niti niso konkretizirani (naj bi bili izbrani in določeni šele v okviru izdelave PZI). Izvajalec projekta eHramba nad kasneje izbranimi vpisniki tudi ne bo imel nadzora oz. ne bo mogel obvladovati njihove funkcionalnosti, razvoja in delovanja. Kljub temu naj bi ti vpisniki obsegali kritičen del funkcionalnosti, ki je potrebna za uspešno certifikacijo pri Arhivu RS in s tem tudi uspešno izvedbo druge faze projekta.

Tako zastavljen razpis nam kot potencialnemu izvajalcu predstavlja nesprejemljivo tveganje. V času oddaje ponudbe namreč ne razpolagamo z zadostnimi informacijami o vpisnikih, ki naj bi postali del celotnega »dokumentnega sistema«, ki naj bi bil predmet certifikacije, hkrati pa tudi ne moremo prevzeti odgovornosti za izvedbo projekta (predvsem druge faze), saj v okviru projekta ne bomo imeli možnosti obvladovanja pomembnega dela funkcionalnosti celotnega sistema.

Naročniku zato predlagamo, da spremeni svoje zahteve tako, da sistem eHramba, ki je predmet tega razpisa v drugi fazi projekta pri Arhivu RS certificira kot »programsko opremo, ki zagotavlja samo določene funkcionalnosti varstva dokumentarnega gradiva v digitalni obliki« (konkretneje kot: B.d. Podporo trajni hrambi za gradivo, ki se ne spreminja in B.e. Podporo e-hrambi), ob tem pa tudi iz seznama funkcionalnih zahtev ETZ izloči vse zahteve, ki se nanašajo na funkcionalnosti, ki jih bodo pokrivali vpisniki in se v okviru projekta eHramba omeji le na zahteve, ki se nanašajo na sisteme za trajno hrambo gradiva, ki se ne spreminja in sisteme podpore e-hrambe.

ODGOVOR
Naročnikov cilj je certificiran sistem za e-hrambo gradiva. Naročnik ne zahteva, da bi bili v okviru tega naročila certificirani tudi vpisniki.

Naročnik spreminja razpisno dokumentacijo v delu, kjer se za sistem eHramba zahteva, da mora ustrezati funkcionalnemu tipu programske opreme "podpora celotnemu postopku upravljanja gradiva v digitalni obliki", v zahtevo, da mora sistem eHramba ustrezati funkcionalnemu tipu "podpora e-hrambi", vse v skladu z ETZ. Skladno s tem iz seznama zahtev umika naslednje zahteve iz III. dela Enotnih tehnoloških zahtev, različica 2.1, z dne 10. 7. 2013:
- točka 3.6.3 Upravljanje elektronske pošte

Nekatere zahteve, ki jim mora ustrezati le funkcionalni tip programske opreme "podpora celotnemu postopku upravljanja gradiva v digitalni obliki", naročnik ohranja, ne glede na to, da ne bodo predmet certificiranja. Te zahteve so (III. del Enotnih tehnoloških zahtev, različica 2.1, z dne 10. 7. 2013):
- točka 3.3 Načrt razvrščanja gradiva (klasifikacijski načrt)
- točka 3.7. Označevanje
- točka 3.8.2 Tiskanje




Datum objave: 28.12.2018   08:11
VPRAŠANJE
V I. fazi projekta, poglavje 2.3.1, je predvideno: »Ob vsaki predaji različice programske opreme izvajalec preda tudi poročilo revizorja informacijskega sistema o stanju skladnosti podprtih funkcionalnosti programske opreme z zahtevami predpisov. Ob predaji vsake različice programske opreme, ki bo nameščena v produkcijskem okolju, mora poročilo revizorja informacijskih sistemov potrjevati skladnost programske opreme z zahtevami predpisov«.
V III. fazi, ki bo potekala po načelu izpolnjevanja zahtevkov in bo tudi za nadgradnje pridobljen certifikat pri Arhivu RS, poročilo/mnenje revizorja sicer ni izrecno predvideno. A je tudi med izdelki projekta v poglavju 2.5 je v točki g) Ostala dokumentacija navedeno:
- poročilo revizorja informacijskih sistemov o stanju skladnosti podprtih funkcionalnosti programske opreme z zahtevami predpisov ob predaji vsake različice programske opreme v času njenega razvoja,
- poročilo revizorja informacijskih sistemov o skladnosti sistema eHramba z zahtevami predpisov ob predaji vsake različice programske opreme, ki bo nameščena v produkcijskem okolju,
Ali je torej mnenje revizorja IS predvideno tudi ob predaji različic programske opreme v III. fazi projekta?

ODGOVOR
Da. Vsaka različica programske opreme eHramba mora biti skladna s predpisi. Naročnik pričakuje poročilo revizorja ob predaji vsake različice programske opreme.

Datum objave: 28.12.2018   08:12
VPRAŠANJE
Kaj pri zahtevanih posebnih znanjih in veščinah revizorja informacijskih sistemov pomeni »aktivni preizkušen revizor informacijskih sistemov z veljavnim certifikatom CISA ali CISM«? Pravico uporabe nazivov CISA in CISM imajo samo člani ISACA, ki z zadostnim obsegom ur nenehnega izobraževanja izkazujejo aktivnost, so torej aktivni. Ali torej zadošča veljaven naziv CISA/CISM?

ODGOVOR
Aktivni preizkušen revizor informacijskih sistemov je revizor z veljavnim dovoljenjem za opravljanje nalog (42. člen Statuta Slovenskega inštituta za revizijo). Naročnik pričakuje sodelovanje aktivnega revizorja informacijskih sistemov, pri čemer ni pomembno katerega izmed navedenih certifikatov CISA ali CISM je ta revizor pridobil.

Datum objave: 07.01.2019   09:18
VPRAŠANJE
Izbira sistemov, iz katerih bo izvedena migracija v okviru 1. faze, bistveno vpliva na ponudbeno ceno, zato naročniku predlagamo, da spremeni razpisno zahtevo, vezano na I. fazo razvoja »razvoj povezave sistema eHramba z dvema obstoječima informacijskima podporama, ki bosta določeni v okviru izdelave dokumenta PZI,« tako, da natančneje določi izbrana sistema. Predlagamo izbiro sistemov, ki že uporabljajo Alfresco kot dokumentno hrambo.

ODGOVOR
Naročnik spreminja razpisno zahtevo, vezano na I. fazo razvoja »razvoj povezave sistema eHramba z dvema obstoječima informacijskima podporama, ki bosta določeni v okviru izdelave dokumenta PZI«, v zahtevo, da se sistem eHramba v I. fazi projekta poveže z naslednjima informacijskima podporama: Su vpisnik in EVIP. Obe navedeni informacijski podpori shranjujeta dokumente v sistem Alfresco.

Datum objave: 07.01.2019   09:18
VPRAŠANJE
Ali bo naročnik za izbrana sistema, iz katerih bo izvedena migracija v okviru 1. faze, zagotovil testno okolje, ki bo primerljivo produkcijskemu? Pod to smatramo anonimizirane produkcijske podatke v celotnem obsegu.

ODGOVOR
Naročnik je pripravljen zagotoviti testno okolje, primerljivo produkcijskemu.

Datum objave: 07.01.2019   09:20
VPRAŠANJE
Naročnik v razpisnih zahtevah, točka 2.5. Izdelki projekta, definira izdelke projekta, ki naj se predajo ob vsaki različici programske opreme.
1. Ali naročnik pričakuje, da izvajalec preda tudi izvorno kodo izdelkov, ki bodo vključeni v končni izdelek in niso predmet razvoja v okviru tega JN (npr. Alfresco Community Edition)?
2. Ali naročnik pričakuje, da izvajalec izdela samodejne teste tudi za vse funkcionalnosti, ki bodo vključene v končni izdelek in niso predmet razvoja v okviru tega JN (npr. funkcionalnosti Alfresco Community Edition)?


ODGOVOR
1. Da.
2. Ne. Izvajalec bo moral izdelati samodejne teste le za funkcionalnosti, ki so predmet razvoja in za dele kode, ki bodo tekom razvoja obravnavani oziroma spremenjeni.