Dosje javnega naročila 000079/2019
Naročnik: Javna agencija Republike Slovenije za trženje in promocijo turizma, Dimičeva ulica 13, 1000 Ljubljana
Storitve: Medijski zakup in PR aktivnosti v medijih letalskih prevoznikov, ki letijo v Slovenijo, in drugih promocijskih aktivnosti s ciljem pospeševanja prodaje Slovenije kot avio destinacije od 2019 do 2021
ZJN-3: Odprti postopek

JN000079/2019-B01 - Obvestilo o naročilu (EU 2 - SL), objavljeno dne 08.01.2019
JN000079/2019-K01 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 11.02.2019
JN000079/2019-K02 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 14.02.2019
JN000079/2019-K03 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 19.03.2019
JN000079/2019-K04 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 21.03.2019
JN000079/2019-K05 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 23.04.2019

    JN000079/2019-B01 Obvestilo o naročilu (EU 2 - SL) 2019/S 006-009560
   Dodatna pojasnila

Oddelek I: Javni naročnik

Direktiva 2014/24/EU
I.1 Ime in naslovi
Javna agencija Republike Slovenije za trženje in promocijo turizma
Dimičeva ulica 13
1000
SI
Ljubljana
Slovenija
Rudi Bernik
rudi.bernik@slovenia.info
+386 15898550
+386 15898560

Internetni naslovi
http://www.slovenia.info

I.2 Skupno javno naročanje
I.3 Sporočanje
Razpisna dokumentacija je na voljo brezplačno za neomejen in celovit neposredni dostop na:
URL: https://www.enarocanje.si/App/Datoteke/290273/dokumentacija.zip

Dodatne informacije lahko dobite na zgoraj navedenem naslovu.
Ponudbe ali prijave za sodelovanje je treba poslati elektronsko na URL: https://ejn.gov.si/ponudba/pages/aktualno/aktualno_javno_narocilo_podrobno.xhtml?zadevaId=6361
I.4 Vrsta javnega naročnika
Nacionalna ali zvezna agencija/urad
I.5 Glavna področja dejavnosti
javna agencija


Oddelek II: Predmet

II.1 Obseg naročila
II.1.1 Naslov
Naslov: Medijski zakup in PR aktivnosti v medijih letalskih prevoznikov, ki letijo v Slovenijo, in drugih promocijskih aktivnosti s ciljem pospeševanja prodaje Slovenije kot avio destinacije od 2019 do 2021
Referenčna številka dokumenta: JNV-0018/2018-S-POG-STO
II.1.2 Glavna koda CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
79340000
II.1.3 Vrsta naročila
Storitve
II.1.4 Kratek opis
Medijski zakup in PR aktivnosti v medijih letalskih prevoznikov, ki letijo v Slovenijo, in drugih promocijskih aktivnosti s ciljem pospeševanja prodaje Slovenije kot avio destinacije od 2019 do 2021
II.1.5 Ocenjena skupna vrednost
Vrednost brez DDV: 702.000,00 EUR
II.1.6 Informacije o sklopih
Naročilo je razdeljeno na sklope: Ne
II.2 Opis
II.2.1 Naslov
II.2.2 Dodatna(-e) koda(-e) CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
79340000
II.2.3 Kraj izvedbe
SI - SLOVENIJA
Glavna lokacija ali kraj izvedbe:
II.2.4 Opis javnega naročila
Medijski zakup in PR aktivnosti v medijih letalskih prevoznikov, ki letijo v Slovenijo, in drugih promocijskih aktivnosti s ciljem pospeševanja prodaje Slovenije kot avio destinacije od 2019 do 2021
II.2.5 Merila za izbiro ponudbe
Cena – Ponder:

II.2.6 Ocenjena vrednost
II.2.7 Trajanje naročila, okvirnega sporazuma ali dinamičnega nabavnega sistema
Trajanje v mesecih: 34
To naročilo je mogoče podaljšati: Ne
II.2.9 Informacije o omejitvah števila kandidatov, ki bodo povabljeni k sodelovanju
II.2.10 Informacije o variantah
Variante so dopustne: Ne
II.2.11 Informacije o variantah
Variante: Ne
II.2.12 Informacije o elektronskih katalogih
II.2.13 Informacije o sredstvih EU
Naročilo se nanaša na projekt in/ali program, ki se financira s sredstvi EU: Ne
II.2.14 Dodatne informacije


Oddelek III: Pravne, ekonomske, finančne in tehnične informacije

III.1 Pogoji za udeležbo
III.1.1 Ustreznost za opravljanje poklicne dejavnosti, vključno z zahtevami v zvezi z vpisom v register poklicev ali trgovski register
III.1.2 Poslovno in finančno stanje
III.1.3 Tehnična in strokovna sposobnost
III.1.5 Informacije o pridržanih naročilih
III.2 Pogoji, ki se nanašajo na javno naročilo
III.2.1 Informacije o določeni stroki
III.2.2 Pogoji za izvedbo javnega naročila


III.2.3 Informacije o osebju, odgovornem za izvedbo naročila


Oddelek IV: Postopek

IV.1 Opis
IV.1.1 Vrsta postopka
Odprti postopek
IV.1.3 Informacije o okvirnem sporazumu ali dinamičnem nabavnem sistemu
Obvestilo vključuje sklenitev okvirnega sporazuma.
Okvirni sporazum z več gospodarskimi subjekti.
Predlagano največje število udeležencev v okvirnem sporazumu:
IV.1.4 Informacije o zmanjšanju števila rešitev ali ponudb med pogajanji ali dialogom
IV.1.5 Informacije o pogajanjih
IV.1.6 Informacije o elektronski dražbi
IV.1.8 Informacije o Sporazumu o vladnih naročilih
Naročilo ureja Sporazum o vladnih naročilih: Ne
IV.2 Upravne informacije
IV.2.1 Prejšnja objava v zvezi s tem postopkom
IV.2.2 Rok za prejem ponudb ali prijav za sodelovanje
20.02.2019   12:00
IV.2.3 Predvideni datum pošiljanja povabil k oddaji ponudbe ali sodelovanju izbranim kandidatom
IV.2.4 Jeziki, v katerih se predložijo ponudbe ali prijave za sodelovanje
Slovenščina (SL), Angleščina (EN)
IV.2.6 Minimalni časovni okvir, v katerem mora ponudnik zagotavljati veljavnost ponudbe
Ponudba mora biti veljavna do 31.12.2019
IV.2.7 Način odpiranja ponudb
Datum in ura: 20.02.2019   13:00
Kraj: Na spletnem naslovu https://ejn.gov.si/eJN2 .


Oddelek VI: Dopolnilne informacije

VI.1 Informacije o ponovitvah naročila
Ponovitev naročila: Ne


VI.2 Informacije o elektronskem poteku dela
Sprejeto bo elektronsko izdajanje računov.
Uporabljeno bo elektronsko plačilo.
VI.3 Dodatne informacije
Rok za sprejemanje ponudnikovih vprašanj: 07.02.2019   12:00
VI.4 Postopki za revizijo
VI.4.1 Organ, pristojen za revizijo
DRŽAVNA REVIZIJSKA KOMISIJA ZA REVIZIJO POSTOPKOV ODDDAJE JAVNIH NAROČIL
Slovenska cesta 54
1000
Ljubljana
Slovenija

VI.4.2 Organ, pristojen za postopek mediacije
VI.4.3 Postopek revizije
VI.4.4 Služba, pri kateri lahko dobite informacije o postopku revizije
Javna agencija Republike Slovenije za trženje in promocijo turizma
Dimičeva ulica 13
1000
Ljubljana
Slovenija

VI.5 Datum pošiljanja tega obvestila
07.01.2019

O odločitvi o javnem naročilu boste obveščeni, če odločitev ni bila objavljena pred vašo prijavo.


   Dodatna pojasnila
Datum objave: 18.01.2019   09:15
VPRAŠANJE 1:
Kakšne so zahteve glede načina razporeditve finančnega vložka? Notranja/zunanja uporaba, kanali, vrsta aktivnosti,...?

ODGOVOR 1:
Natančen obseg aktivnosti in zahtevani cilji posameznega povabila k oddaji ponudbe bodo definirani v 2. fazi javnega naročila. Aktivnosti so navedene v predmetu javnega naročila (poglavje 3, točka 4). Aktivnosti 2. faze bodo vezane na tržno-komunikacijske kanale letalskih prevoznikov, ki bodo na, za slovenski turizem, strateških avio trgih, vzpostavili nove linije na letališču Jožeta Pučnika Ljubljana ali povečali število frekvenc.

V 1. fazi predmetnega javnega naročila pa se išče usposobljene izvajalce, ki bodo v 2. fazi sposobni izvesti dvoletni medijski zakup in PR aktivnosti v medijih letalskih prevoznikov, ki bodo leteli v Slovenijo in drugih promocijskih aktivnosti za pospeševanje prodaje Slovenije kot avio destinacije od 2019 do 2021.
V tej fazi naročnik na podlagi prispelih prijav določi seznam ponudnikov, katerim se prizna sposobnost za opravljanje zapisanih storitev in bom z njimi sklenil okvirni sporazum. Šele po sklenjenem okvirnem sporazumu bo naročnik pozival ponudnike za oddajo ponudbe za izvedbo konkretnih aktivnosti za posamezno letalsko povezavo letalskega prevoznika. Ponudniki pred sklenitvijo okvirnega sporazuma na podajajo nobenih cen, te se oddajajo šele v ponudbi v okviru 2. faze tega postopka (po podpisu okvirnega sporazuma).


VPRAŠANJE 2:
V razpisu je omenjeno 150.000 za nove linije in 90.000 za dodatne frekvence ter skupna ponudbena vrednost 900.000. Ali to pomeni, da izberete niz linij, dokler proračuna za ta razpis ne bo počrpan? Oziroma kakšna je ideja za tem?

ODGOVOR 2:
Cilj javnega naročila je pospeševanje prodaje Slovenije kot avio destinacije, s tem namenom bo naročnik v obdobju 2019 in 2020 za vsako novo linijo ali za povečanje frekvence obstoječe linije, izvedel 2. fazo naročila (dvoletni medijski zakup in PR aktivnosti pri konkretnem letalskem prevozniku, ki bo vzpostavil novo letalsko linijo ali povečal število svojih frekvenc), znotraj katere bo opredelil konkretno letalsko povezavo in letalskega prevoznika:
a) Naročnik bo za posamezno novo linijo vložil v digitalni in off-line zakup ter PR aktivnosti:
- v prvem letu obratovanja posamezne linije okvirno 150.000 EUR z DDV/po liniji,
- v drugem letu obratovanja posamezne linije pa do največ 80% sredstev glede na vložek v prvem letu.
b) Naročnik bo za povečanje frekvence posamezne linije vložil v digitalni in off-line zakup ter PR aktivnosti:
- v prvem letu povečanja števila frekvenc okvirno 90.000 EUR z DDV/po liniji,
- v drugem letu povečanja števila frekvenc pa do največ 30% sredstev glede na vložek v prvem letu.
Prijava aktivnosti v 2. fazi je vezana na liniji in ne na letalskega prevoznika. V kolikor isti prevoznik vzpostavi več letalskih povezav oz. na več linijah poveča frekvence, lahko ponudnik sodeluje z več prijavami za medijski zakup in PR aktivnosti pri tem letalskem prevozniku.


QUESTION 1:
What are the requirements for the how the money should be invested? Internal / external use, channels, type of activities...?

ANSWER 1:
The exact scope of the activities and required objectives of the individual invitation to tender will be defined in the second phase of the public contract. The activities are listed in the Subject of the Public contract (Chapter 3, Article 4). Activities in the second phase will be connected to the marketing and communication channels of the air carriers, which establishes new flight connections at Ljubljana Jože Pučnik Airport on flight markets strategic for Slovenian tourism, or increase their frequency of flying.

This is the first phase of the public contract the competent providers are being sought, who, in the second phase, will be able to implement a two-year media buying and PR activities in the media of air carriers flying to Slovenia and other promotional activities in order to accelerate the sale of Slovenia as a flight destination between 2019 and 2021.
In the first phase the contracting authority shall determine a list of bidders with the acknowledged ability to perform the tendered services and shall conclude a framework agreement with them. Only after concluding the framework agreement, the Contracting Authority shall invite bidders to submit bids for the implementation of actual services for an actual airline connection of the airline. Prior to the conclusion of the framework agreement, bidders should not propose prices. Prices must be provided in the second phase of the procedure, following the framework agreement.


QUESTION 2:
In the tender it is mentioned 150.000 for new routes and 90.000 for added frequencies, and a total tender value of 900.000. Does it mean you are selecting a set of routes until you finish the budget? Or what is the idea behind?

ANSWER 2:
The goal of this public contract is to accelerate the sale of Slovenia as a flight destination and with this in mind, the contracting Authority will carry out the second phase of the public contract (two-year media buying and PR activities in the media of air carriers flying to Slovenia and other promotional activities) for each new airline connection in 2019 or increased frequency on the existing connection. Only in the second phase the actual airline connection and airline will be determined.
a) The contracting Authority will invest in digital and offline media buying and PR activities:
- approximately EUR 150,000 including VAT/per connection in the first year of operation of an individual new connection
- up to 80% of the planned annual value (in the first year) for the second year of operation of an individual connection.
b) The contracting Authority will invest in digital and offline media buying and PR activities:
- approximately EUR 90,000 including VAT/per connection in the first year of the increased frequency
- up to 30% of the planned annual value (in the first year) for the second year of the increased frequency of flying.
The bid in the second phase is connected to the connection and not to the airline. The bidder can submit more than one bid for media buying and PR activities in the media of air carrier, if this air carrier establishes more connections or increases the frequency on different connections.

Datum objave: 12.02.2019   07:21
Pojasnilo:
Naročnik je dne 12.2.2019 objavil prečiščeno besedilo razpisne dokumentacije, ki vključuje naslednje spremembe:

1. Spremeni se besedilo pod naslovom »POVABILO K ODDAJI PONUDBE«, in sicer se črta besedilo 4. odstavka »Za oddajo ponudb je zahtevano eno od s strani kvalificiranega overitelja izdano digitalno potrdilo: SIGEN-CA (www.sigen-ca.si), POŠTA®CA (postarca.posta.si), HALCOM-CA (www.halcom.si), AC NLB (www.nlb.si).«, ki se nadomesti z besedilom: »Uporabnik ponudnika, ki je v informacijskem sistemu e-JN pooblaščen za oddajanje ponudb, ponudbo odda s klikom na gumb »Oddaj«. Informacijski sistem e-JN ob oddaji ponudb zabeleži identiteto uporabnika in čas oddaje ponudbe. Uporabnik z dejanjem oddaje ponudbe izkaže in izjavi voljo v imenu ponudnika oddati zavezujočo ponudbo (18. člen Obligacijskega zakonika (Uradni list RS, št. 97/07 uradno prečiščeno besedilo, 64/16 odl. US in 20/18 OROZ631)). Z oddajo ponudbe je le-ta zavezujoča za čas, naveden v ponudbi, razen če jo uporabnik ponudnika umakne ali spremeni pred potekom roka za oddajo ponudb.«

2. Spremeni se rok za oddajo ponudbe, ki je naveden pod naslovom »POVABILO K ODDAJI PONUDBE«, in sicer se datum 20.2.2019 nadomesti z datumom 20.3.2019.

3. Spremeni se čas odpiranja ponudb, ki je naveden pod naslovom »POVABILO K ODDAJI PONUDBE«, in sicer se datum 20.2.2019 nadomesti z datumom 20.3.2019.

4. Spremeni se rok za postavitev vprašanj v zvezi s razpisom, ki je naveden v točki 1.10 prvega poglavja, in sicer se datum 7.2.2019 nadomesti z datumom 7.3.2019.

5. Spremeni se rok za pojasnila naročnika, navezujoča se na zastavljena vprašanja, ki je naveden v točki 1.10 prvega poglavja, in sicer se datum 13.2.2019 nadomesti z datumom 13.3.2019.

6. V prvem poglavju se spremeni besedilo pod naslovom »Obrazec ESPD za vse gospodarske subjekte« pod točko »NAVODILA ZA IZDELAVO ELEKTRONSKE PONUDBE«, in sicer se črta besedilo 5. odstavka »Ponudnik, ki v sistemu e-JN oddaja ponudbo, naloži svoj ESPD v razdelek »ESPD ponudnik«, ESPD ostalih sodelujočih pa naloži v razdelek »ESPD ostali sodelujoči«. Ponudnik, ki v sistemu e-JN oddaja ponudbo, lahko naloži podpisan ESPD v *.pdf. obliki ali pa ga zgolj naloži pri čemer bo podpisan hkrati s podpisom ponudbe. Tudi če ponudnik naloži že podpisan ESPD v *.pdf. obliki, bo ta hkrati s podpisom ponudbe podpisan še enkrat.«, ki se nadomesti z besedilom »Ponudnik, ki v sistemu e-JN oddaja ponudbo, naloži svoj ESPD v razdelek »ESPD ponudnik«, ESPD ostalih sodelujočih pa naloži v razdelek »ESPD ostali sodelujoči«. Ponudnik, ki v sistemu e-JN oddaja ponudbo, naloži elektronsko podpisan ESPD v xml. obliki ali nepodpisan ESPD v xml. obliki, pri čemer se v slednjem primeru v skladu Splošnimi pogoji uporabe informacijskega sistema e-JN šteje, da je oddan pravno zavezujoč dokument, ki ima enako veljavnost kot podpisan.«


Clarification:
The Contracting Authority published on 12 February 2019 a consolidated text of tender documents, which includes the following amendments:

1. The text under the title "INVITATION TO TENDER" has been amended, i.e. the text under paragraph four "To submit a bid, one of the following digital certificates issued by a qualified certification authority is required: SIGEN-CA (www.sigen-ca.si), POŠTA®CA (postarca.posta.si), HALCOM-CA (www.halcom.si), AC NLB (www.nlb.si).«." is deleted and replaced with the text: "The bidders user authorised in the eJN information system to submit bids shall submit the bid by clicking the "ODDAJ" (SUBMIT) button. Upon the submission of the bid, the eJN information system will record the users identity and the time the bid was submitted. When submitting the bid, the user declares and expresses the intention to submit a binding bid in the name of the bidder (Article 18 of the Code of Obligations (Official Gazette of the Republic of Slovenia [Uradni list RS], Nos. 97/07 official consolidated text, 64/16 Constitutional Court Decision and 20/18 OROZ631)). After the submission, the bid shall remain binding for the period determined in the bid unless the bidders user withdraws or changes it before the expiry of the bid submission deadline."

2. The bid submission deadline determined under the title "INVITATION TO TENDER" is amended, i.e. the date 20 February 2019 is replaced with 20 March 2019.

3. The time for opening bids determined under the title "INVITATION TO TENDER" is amended, i.e. the date 20 February 2019 is replaced with 20 March 2019.

4. The final deadline for submitting questions relating to the tender determined under point 1.10 of Chapter 1 is amended, i.e. the date 7 February 2019 is replaced with 7 March 2019.

5. The deadline by which the Contracting Authority will provide explanations in relation to questions determined under point 1.10 of Chapter 1 is amended, i.e. the date 13 February 2019 is replaced with 13 March 2019.

6. In the Chapter 1 the text under the title "The ESPD form for all economic operators" under point "INSTRUCTIONS ON DRAWING UP AN ELECTRONIC BID" is amended as follows: the text under paragraph five "A bidder who is submitting a bid in the eJN system must upload their ESPD under the "ESPD bidder" section, and the ESPD forms of other participants must be uploaded under the "ESPD other participants" section. A bidder who is submitting the bid in the eJN system may upload a signed ESPD form in the pdf. format, or may merely upload it, whereby it will be signed simultaneously with the signing of the bid. If the bidder uploads a signed ESPD form in the pdf. format, the ESPD form must be signed again simultaneously with the signing of the bid." is replaced with the text: "A bidder who is submitting a bid in the eJN system must upload their ESPD under the "ESPD bidder" section, and the ESPD forms of other participants must be uploaded under the "ESPD other participants" section. A bidder submitting a bid in the eJN system may upload an electronically signed ESPD form in the xml. format or an unsigned ESPD in xml. format, whereby it is considered in the latter case as per the General terms and conditions of use of the eJN information system that a legally binding document has been submitted, which has the same validity as the signed document."

Datum objave: 22.03.2019   12:55
Pojasnilo:
Naročnik je dopolnil razpisno dokumentacijo tako, da je v 1. odstavku 4. točke »Predmet naročila« 3. poglavja dodal nove strateške avio trge Slovenije, in sicer: Danska, Litva, Latvija, Estonija.

Glede na navedeno se 1. odstavek 4. točke 3. poglavja razpisne dokumentacije po novem glasi:
»Predmet javnega naročila je dvoletni medijski zakup in PR aktivnosti v medijih letalskih prevoznikov v Sloveniji s ciljem pospeševanja prodaje Slovenije kot avio destinacije za obdobje od 2019 do 2021, ki bodo na ljubljansko letališče letele iz držav, ki predstavljajo strateške avio trge Slovenije, in sicer:
- Nemčija
- Finska
- Združeno kraljestvo
- Države Sveta za sodelovanje arabskih zalivskih držav (GCC)
- Rusija
- Italija
- Švedska
- Norveška
- Španija
- Izrael
- Ukrajina
- Francija
- Benelux
- Japonska
- ZDA
- Danska
- Litva
- Latvija
- Estonija«

Poleg tega je naročnik objavil čistopis razpisne dokumentacije, ki vključuje vse dosedanje spremembe in dopolnitve.


Clarification:
The contracting authority has supplemented the tender documentation in paragraph 1 of item 4 »Subject of the public contract« in chapter 3 by adding new strategic flight markets for Slovenia, namely: Denmark, Lithuania, Latvia, Estonia.

Considering this, paragraph 1 of item 4 in the chapter 3 of tender documentation is suplemented as follows:
»The subject of the public contract is a two-year media buying and PR activities in the media of air carriers flying to Slovenia and other promotional activities in order to accelerate the sale of Slovenia as a flight destination between 2019 and 2021, which will be flying to Ljubljana Airport from countries representing strategic flight markets for Slovenia, i.e.:
- Germany
- Finland
- United Kingdom
- The Cooperation Council for the Arab States of the Gulf (GCC)
- Russia
- Italy
- Sweden
- Norway
- Spain
- Israel
- Ukraine
- France
- Benelux
- Japan
- USA
- Denmark
- Lithuania
- Latvia
- Estonia«

In addition, the contracting authority has published consolidated text of tender documents, which includes all the amendments and supplements to date.

Datum objave: 07.05.2019   13:03
Naročnik pojasnjuje, da se je zaradi objektivnih okoliščin spremenil spletni naslov za uvoz obrazca ESPD (datoteka XML). Ponudnik mora uvoziti obrazec ESPD na spletni strani: https://espd.eop.bg/espd-web/ in vanj neposredno vnesti zahtevane podatke.

Ponudnikom, ki so že oddali ponudbo in ustrezno izpolnjen ESPD obrazec, ponudbe ali obrazca ni potrebno ponovno posredovati.


Clarification:
The Contracting Authority clarifies that due to objective circumstances, the web address which serves to import the ESPD form (XML file) has been changed. The Bidder must import the ESPD form on the following web site: https://espd.eop.bg/espd-web/ and enter the required information directly into it.

The tenderers who have already submitted the bid and duly completed ESPD form don't need to re-submit the offer or the form.