Dosje javnega naročila 000427/2019
Naročnik: SLOVENSKE ŽELEZNICE, d.o.o., Kolodvorska ulica 11, 1000 Ljubljana
Storitve: Informacijski sistem za avtomatizacijo in optimizacijo planiranja in razporejanja vlečnih vozil, osebja vlečnih vozil in vlakospremnega osebja
ZJN-3: Odprti postopek

JN000427/2019-B01 - Obvestilo o naročilu (EU 2 - SL), objavljeno dne 28.01.2019
JN000427/2019-K01 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 08.02.2019
JN000427/2019-K02 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 18.02.2019
JN000427/2019-K03 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 22.02.2019
JN000427/2019-K04 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 18.03.2019
JN000427/2019-ODL01 - Odločitev o oddaji oz. neoddaji naročila, objavljeno dne 21.06.2019
JN000427/2019-C01 - Obvestilo o oddaji naročila (EU 3 - SL), objavljeno dne 12.09.2019

    JN000427/2019-B01 Obvestilo o naročilu (EU 2 - SL) 2019/S 020-043363
   Dodatna pojasnila

Oddelek I: Javni naročnik

Direktiva 2014/24/EU
I.1 Ime in naslovi
SLOVENSKE ŽELEZNICE, d.o.o.
Kolodvorska ulica 11
1000
SI
Ljubljana
Slovenija
Darko Zakrajšek
darko.zakrajsek@slo-zeleznice.si
+386 12914687
+386 12914833

Internetni naslovi
https://www.slo-zeleznice.si/

I.2 Skupno javno naročanje
I.3 Sporočanje
Razpisna dokumentacija je na voljo brezplačno za neomejen in celovit neposredni dostop na:
URL: https://www.enarocanje.si/App/Datoteke/293140/Razpisna_dokumentacija.zip

Dodatne informacije lahko dobite na zgoraj navedenem naslovu.
Ponudbe ali prijave za sodelovanje je treba poslati elektronsko na URL: https://ejn.gov.si/ponudba/pages/aktualno/aktualno_javno_narocilo_podrobno.xhtml?zadevaId=6666
I.4 Vrsta javnega naročnika
Oseba javnega prava
I.5 Glavna področja dejavnosti
Gospodarske in finančne zadeve


Oddelek II: Predmet

II.1 Obseg naročila
II.1.1 Naslov
Naslov: Informacijski sistem za avtomatizacijo in optimizacijo planiranja in razporejanja vlečnih vozil, osebja vlečnih vozil in vlakospremnega osebja
II.1.2 Glavna koda CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
48810000
II.1.3 Vrsta naročila
Storitve
II.1.4 Kratek opis
Informacijski sistem za avtomatizacijo in optimizacijo planiranja in razporejanja vlečnih vozil, osebja vlečnih vozil in vlakospremnega osebja
II.1.6 Informacije o sklopih
Naročilo je razdeljeno na sklope: Ne
II.2 Opis
II.2.1 Naslov
II.2.2 Dodatna(-e) koda(-e) CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
48810000
II.2.3 Kraj izvedbe
SI - SLOVENIJA
Glavna lokacija ali kraj izvedbe:
II.2.4 Opis javnega naročila
Informacijski sistem za avtomatizacijo in optimizacijo planiranja in razporejanja vlečnih vozil, osebja vlečnih vozil in vlakospremnega osebja
II.2.5 Merila za izbiro ponudbe
Cena – Ponder:

II.2.6 Ocenjena vrednost
II.2.7 Trajanje naročila, okvirnega sporazuma ali dinamičnega nabavnega sistema
Trajanje v mesecih: 60
To naročilo je mogoče podaljšati: Ne
II.2.9 Informacije o omejitvah števila kandidatov, ki bodo povabljeni k sodelovanju
II.2.10 Informacije o variantah
Variante so dopustne: Ne
II.2.11 Informacije o variantah
Variante: Ne
II.2.12 Informacije o elektronskih katalogih
II.2.13 Informacije o sredstvih EU
Naročilo se nanaša na projekt in/ali program, ki se financira s sredstvi EU: Ne
II.2.14 Dodatne informacije


Oddelek III: Pravne, ekonomske, finančne in tehnične informacije

III.1 Pogoji za udeležbo
III.1.1 Ustreznost za opravljanje poklicne dejavnosti, vključno z zahtevami v zvezi z vpisom v register poklicev ali trgovski register
III.1.2 Poslovno in finančno stanje
III.1.3 Tehnična in strokovna sposobnost
III.1.5 Informacije o pridržanih naročilih
III.2 Pogoji, ki se nanašajo na javno naročilo
III.2.1 Informacije o določeni stroki
III.2.2 Pogoji za izvedbo javnega naročila


III.2.3 Informacije o osebju, odgovornem za izvedbo naročila


Oddelek IV: Postopek

IV.1 Opis
IV.1.1 Vrsta postopka
Odprti postopek
IV.1.3 Informacije o okvirnem sporazumu ali dinamičnem nabavnem sistemu
IV.1.4 Informacije o zmanjšanju števila rešitev ali ponudb med pogajanji ali dialogom
IV.1.5 Informacije o pogajanjih
IV.1.6 Informacije o elektronski dražbi
IV.1.8 Informacije o Sporazumu o vladnih naročilih
Naročilo ureja Sporazum o vladnih naročilih: Ne
IV.2 Upravne informacije
IV.2.1 Prejšnja objava v zvezi s tem postopkom
IV.2.2 Rok za prejem ponudb ali prijav za sodelovanje
04.03.2019   12:00
IV.2.3 Predvideni datum pošiljanja povabil k oddaji ponudbe ali sodelovanju izbranim kandidatom
IV.2.4 Jeziki, v katerih se predložijo ponudbe ali prijave za sodelovanje
Slovenščina (SL)
IV.2.6 Minimalni časovni okvir, v katerem mora ponudnik zagotavljati veljavnost ponudbe
Trajanje v mesecih: 5 (od datuma za prejem ponudb)
IV.2.7 Način odpiranja ponudb
Datum in ura: 04.03.2019   13:00


Oddelek VI: Dopolnilne informacije

VI.1 Informacije o ponovitvah naročila
Ponovitev naročila: Ne


VI.2 Informacije o elektronskem poteku dela
VI.3 Dodatne informacije
Rok za sprejemanje ponudnikovih vprašanj: 18.02.2019   12:00
VI.4 Postopki za revizijo
VI.4.1 Organ, pristojen za revizijo
DRŽAVNA REVIZIJSKA KOMISIJA ZA REVIZIJO POSTOPKOV ODDDAJE JAVNIH NAROČIL
Slovenska cesta 54
1000
Ljubljana
Slovenija

VI.4.2 Organ, pristojen za postopek mediacije
VI.4.3 Postopek revizije
VI.4.4 Služba, pri kateri lahko dobite informacije o postopku revizije
SLOVENSKE ŽELEZNICE, d.o.o.
Kolodvorska ulica 11
1000
Ljubljana
Slovenija

VI.5 Datum pošiljanja tega obvestila
24.01.2019

O odločitvi o javnem naročilu boste obveščeni, če odločitev ni bila objavljena pred vašo prijavo.


   Dodatna pojasnila
Datum objave: 05.02.2019   14:22
VPRAŠANJE
Dragi gospodje,

V točki 8.5 obrazca 6b (VZOREC POGODBE O VZDRŽEVANJU IMPLEMENTIRANEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA ZA AVTOMATIZACIJO IN OPTIMIZACIJO PLANIRANJA IN RAZPOREJANJA VLEČNIH VOZIL, OSEBJA VLEČNIH VOZIL IN VLAKOSPREMNEGA OSEBJA) se navaja, da v času trajanja pogodbe vsi kadri izvajalca morajo znati slovenski jezik ali imeti zagotovljenega prevajalca. Angleščina ni sprejemljiva kot jezik komunikacije?
Ali vsi pisni materiali, ki nastanejo v času izvajanja pogodbe, morajo biti izdelani v slovenskem jeziku. Angleščina ni sprejemljiva?
Ali je glede na obsežnost projekta predviden proračun oz. vrednost razpisanih del (vklj. vseh drugih pogodb)?

Lep pozdrav

ODGOVOR
1.
Slovenski in angleški jezik sta v času trajanja vseh štirih pogodb (izvedba pogodbenih del in storitev) enakovredna in sprejemljiva jezika komunikacije med kadri naročnika in izvajalca.
Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije na straneh 41, 42, 48, 49, 56 in 61, označeno z rumeno barvo.
2.
Vsi pisni materiali, ki nastanejo v času izvajanja vseh štirih pogodb (izvedba pogodbenih del in storitev), morajo biti izdelani v slovenskem ali angleškem jeziku. Izjema so le uporabniška navodila za končne uporabnike, ki morajo biti obvezno zapisana v slovenskem jeziku. Popravek je že upoštevan v prejšnji točki.
3.
Dodatno je naročnik v specifikaciji predmeta naročila definiral zahteve glede uporabe slovenskega jezika za ponujeno programsko platformo in informacijski sistem, in sicer morajo biti:
- uporabniški vmesnik ponujene programske platforme za končne uporabnike,
- spletni vmesnik ponujene programske platforme, prilagojen uporabi na mobilnih napravah za končne uporabnike,
obvezno v slovenskem jeziku.
Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije na straneh 75, 78 in80, označeno z rumeno barvo.
4.
Skladno z Zakonom o javnem naročanju je naročnik ocenil celotno vrednost javnega naročila.



Datum objave: 14.02.2019   06:44
VPRAŠANJE
1. Na obrazcu 4 za tehnično in strokovno usposobljenost je navedeno, da bi morali predložiti vsaj tri referenčne projekte. Ali mora vsak referenčni projekt ustrezati vsem vašim zahtevam (dolgoročno in kratkoročno planiranje vozil in osebja, optimizacija itd.) Ali pa je sprejemljivo, da se predložijo referenčni projekti, ki združeni ustrezajo vsem potrebnim zahtevam? Ali obstajajo razlogi za izključitev, če katera od naših referenc ustreza eni ali več zahtevam?

2. Z določenimi vidiki v pogodbah (obrazci 6a, b, c in d) se povsem ne strinjamo. Ali lahko s ponudbo pošljemo tudi svoje predloge in spremembe pogodb (vedite, da bo to vplivalo na našo odločitev za prijavo na razpis)? V tej točki prosimo za hiter odziv, saj so pred nami dolgi administrativni postopki za pridobitev bančne garancije, hkrati pa je treba izpolniti vaše roke.

3. Ali morajo biti materiali, izdelani in dostavljeni SŽ med izvajanjem pogodb implementacije in vzdrževanja, v slovenskem jeziku ali pa so lahko v angleščini? Enako velja za samo interakcijo in procese med izvajanjem projekta.

4. Ali pravilno razumemo točko 2.3, da vse, kar označimo kot zaupno, ne bo vzeto v analizo in obravnavo za namene javnega razpisa? Ali kar pravite je, da v skladu z ZJN-3 informacije, ki smo jih označili kot zaupne, ne boste nujno obravnavali kot takšne?

5. Glede točke A "Podatki o ponudniku", se sprašujemo, ali moramo izpolniti obrazca 3a in 3b in jima priložiti kakršnekoli dokumente, če nimamo sedeža v Republiki Sloveniji?

6. Ali razumemo pravilno, da je v obrazcu 9 potrebno poslati zgolj informacije o algoritmih, ki se uporabljajo v modulih programske opreme za optimizacijo in specifikacije (koliko podrobne naj bodo?) za strojno in programsko opremo, potrebne za delovanje informacijskega sistema? Torej ni treba opisati načina, na kateri izpolnjujemo tam opisane zahteve?

7. Na podlagi informacij, predloženih v javnem razpisu, ni jasno, ali je v ESPD treba izpolniti razdelke B, C in D v delu IV (4). Lahko prosim pojasnite?

8. Obveznosti iz obrazca 4, da osebe, ki so sodelovale v referenčnih projektih, sodelujejo tudi pri projektu s SŽ, morda ne bo mogoče izpolniti zaradi običajnih kadrovskih sprememb (odhodov in prihodov kadrov) in drugih razlogov (kot so zdravstveni razlogi). Prosimo, pojasnite, ali in kako bi to lahko bil razlog za izključitev?


ODGOVOR
1.
Skladno z razpisno dokumentacijo od vsakega ponudnika zahtevamo izpolnjevanje tehničnega pogoja, in sicer:
Zahtevamo vsaj tri referenčne projekte.
En referenčni projekt se obvezno nanaša na dolgoročno in kratkoročno planiranje in razporejanje s pomočjo optimizacijskih algoritmov za vsaj 300 vlečnih vozil in/ali garnitur.
En referenčni projekt se obvezno nanaša na dolgoročno in kratkoročno planiranje in razporejanje s pomočjo optimizacijskih algoritmov za vsaj 1000 oseb vlečnih vozil in/ali vlakospremnega osebja.
En referenčni projekt pa je kombinacija obeh prejšnjih dveh. Nanaša se na dolgoročno in kratkoročno planiranje in razporejanje s pomočjo optimizacijskih algoritmov vozil (vlečna vozila in/ali potniških garnitur) in osebja (osebje vlečnih vozil in/ali vlakospremnega osebja). Ta referenčni projekt ne pogojuje količin, pogojuje pa kombinacijo planiranja in razporejanja osebja in vozil.
Ponudnik ne sme navesti samo enega ali dveh referenčnih projektov, četudi bi ustrezala vsem zahtevam, ker zahtevamo vsaj tri uspešno končane referenčne projekte.
2.
Ne, s ponudbo ne smete poslati vaših predlogov in spremembe pogodb. Skladno z razpisno dokumentacijo ponudniku ni dovoljeno kakorkoli spreminjati in dopolnjevati razpisne dokumentacije. Ponudba mora biti oddana na originalnih obrazcih iz razpisne dokumentacije.
3.
Slovenski in angleški jezik sta v času trajanja vseh štirih pogodb (izvedba pogodbenih del in storitev) enakovredna in sprejemljiva jezika komunikacije med kadri naročnika in izvajalca.
Vsi pisni materiali, ki nastanejo v času izvajanja vseh štirih pogodb (izvedba pogodbenih del in storitev), morajo biti izdelani v slovenskem ali angleškem jeziku. Izjema so le uporabniška navodila za končne uporabnike, ki morajo biti obvezno zapisana v slovenskem jeziku.
Ravno tako morajo biti obvezno v slovenskem jeziku:
- uporabniški vmesnik ponujene programske platforme za končne uporabnike,
- spletni vmesnik ponujene programske platforme, prilagojen uporabi na mobilnih napravah za končne uporabnike.
4.
Naročnik bo izvedel popoln pregled ekonomsko najugodnejše ponudbe, torej tudi vse dokumente ali dele dokumentov ali podatke, ki so v ponudbi označeni kot zaupni ali poslovna skrivnost.
V vsakem primeru pa so na podlagi drugega odstavka 35. člena ZJN-3 javni podatki specifikacije ponujenega blaga, storitve ali gradnje in količina iz te specifikacije, cena na enoto, vrednost posamezne postavke in skupna vrednost iz ponudbe ter vsi tisti podatki, ki so vplivali na razvrstitev ponudbe v okviru drugih meril, ne glede na to, da so označeni kot zaupni ali poslovna skrivnost.
5.
Ponudniku, ki nima sedeža v Republiki Sloveniji, v ponudbi ni potrebno predložiti Razpisnega obrazca 3a in Razpisnega obrazca 3b. Mora pa v ponudbi predložiti pravilno izpolnjen ESPD obrazec (Razpisni obrazec 2), kot predhodni dokaz.
V vsakem primeru pa bo naročnik ekonomsko najugodnejšega ponudnika, ne glede na to, v kateri državi ima sedež, pozval k predložitvi ustreznih dokazil v zvezi z navedbami v ESPD.
6.
Skladno z razpisno dokumentacijo morajo ponudniki obvezno navesti uporabljene algoritme. Naročnik v razpisni dokumentaciji ne zahteva, da ponudniki uporabljene in navedene algoritme opišejo, je pa zaželeno, da jih opišejo oziroma opišejo njihovo delovanje. Vsaj osnovni opis, zaželen pa je čim boljši opis.
Ponudniki morajo v ponudbi obvezno predložiti natančne specifikacije potrebne strojne opreme, ki bo zadoščala za brezhibno delovanje implementiranega informacijskega sistema, z namenom, da naročnik zagotovi ustrezno strojno opremo za brezhibno delovanje implementiranega informacijskega sistema.
Ponudniki morajo v ponudbi obvezno predložiti natančne specifikacije potrebne programske opreme, vključno z nakupno ceno posameznih licenc, obsegu pravic za uporabo teh licenc in časovno dinamiko zaračunavanja vzdrževanja licenc (mesečno, polletno, letno ali četrtletno izstavljanje računov), ki jo izbrani ponudnik oziroma izvajalec zagotovi oziroma naročniku dobavi v okviru celotne ponudbene oziroma pogodbene vrednosti.
7.
Razdelkov B, C in D v delu IV ESPD obrazca ponudniki ne izpolnjujejo.
Obvezno pa ponudniki izpolnijo razdelek »a: Skupna navedba za vse pogoje za sodelovanje« v delu IV ESPD obrazca.
8.
Naročnik zahteva, da kadri izbranega ponudnika oziroma izvajalca, ki jih navede v okviru izpolnjevanja strokovne sposobnosti in so pri izvedbi referenčnih projektov sodelovali kot nosilci projektnih aktivnosti (referenčni kadri), obvezno sodelujejo pri implementaciji informacijskega sistema na Slovenskih železnicah v skupnem obsegu vsaj 25% vseh del.
Sodelovanje referenčnih kadrov vsaj v zahtevanem obsegu daje naročniku zagotovilo, da bo izvajalec pogodbene dobave, dela in storitve izvedel v pogodbenem roku in v pogodbenem roku informacijski sistem naročniku tudi predal v redno uporabo.
V kolikor v času implementacije, to je po podpisu pogodbe, katera od teh oseb zaradi upravičenih razlogov pri implementaciji ne more več sodelovati, jo mora izvajalec nadomestiti z drugo osebo z zahtevano stopnjo usposobljenosti, o tem naročnika pisno obvestiti v roku 5 delovnih dni in od naročnika pridobil soglasje.
Nikakor pa izbranemu ponudniku oziroma izvajalcu ni dovoljeno, da bi ekipo referenčnih kadrov kakorkoli spreminjal pred podpisom pogodbe in preden naročnik, tudi na osnovi opravljenega intervjuja, potrdi njihovo ustreznost.



Datum objave: 14.02.2019   06:46
VPRAŠANJE
Ali nam lahko posredujete naslednje informacije:
število središč, iz katerih se razporeja osebje,
vozne rede potniškega in tovornega prometa pod okriljem SŽ,
mapo voznega omrežja,
število poti na dan,
povprečno trajanje vsake poti.

ODGOVOR
1.
Vlakospremno osebje družbe SŽ Potniški promet, d.o.o. se razporeja na 3 lokacijah: Ljubljana, Maribor in Postojna.
Nastopi dela vlakospremnega osebja družbe SŽ Potniški promet, d.o.o. so na 13 lokacijah: Ljubljana, Maribor, Novo mesto, Celje, Rogatec, Murska Sobota, Postojna, Sežana, Nova Gorica, Jesenice, Dobova, Zidani Most in Sevnica.
Osebje vlečnih vozil družbe SŽ VIT, d.o.o. se razporeja na 8 lokacijah: Ljubljana, Maribor, Divača, Zidani Most, Novo Mesto, Jesenice, Celje in Nova Gorica.
Nastopi dela osebja vlečnih vozil družbe SŽ VIT d.o.o. so na 14 lokacijah: Ljubljana, Zidani most, Dobova, Novo mesto, Jesenice, Divača, Sežana, Pivka, Koper, Maribor, Pragersko, Celje, Rogatec in Murska Sobota.
2.
Vozni redi potniškega prometa oziroma družbe SŽ Potniški promet, d.o.o. se nahaja na spletni povezavi: https://www.slo-zeleznice.si/sl/potniki/vozni-redi/osnutki-voznih-redov-po-relacijah-2016-2017
3.
Mapa slovenskega železniškega omrežja se nahaja na spletni povezavi:
https://www.slo-zeleznice.si/sl/potniki/vozni-redi/zemljevid-prog
4.
Povprečno število potniških vlakov na dan je 430 (520 med tednom, 200 v soboto in 220 v nedeljo).
Povprečno število tovornih vlakov na dan je 148 (164 med tednom, 121 v soboto in 95 v nedeljo).
5.
Povprečen čas trajanja vožnje potniških vlakov je 80 min (75 min med tednom in 95 min v soboto in nedeljo).



Datum objave: 14.02.2019   06:48
VPRAŠANJE
- Ali "redni popravki voznega reda na tri mesece" (kot navedeno v točki 4.1. obrazca 9) predstavljajo nove vozne rede, ki se spremenijo na določen datum in ostanejo nespremenjeni za naslednje tri mesece?

- V treh mesecih med vsako obdobno spremembo (kot navedeno v točki 4.1. obrazca 9) ima vsak teden (od ponedeljka do nedelje) enak vozni red?

- Ali so pregledi vozil (ali kakršna koli vzdrževanja vozil) načrtovani več kot 1 teden vnaprej?

ODGOVOR
1.
Z »rednimi popravki voznega reda« je mišljeno, da se lahko voznemu redu vlaka ukine veljavnost z določenim dnem in se lahko uvede nov vozni red z isto številko vlaka in veljavnostjo od naslednjega dneva dalje.
V spremembi voznega reda se lahko tudi samo ukine vozni red vlaka brez nove veljavnosti voznega reda za to številko vlaka, ali pa se doda vozni red čisto novega vlaka (nova številka vlaka).
Čeprav imajo vozni redi obdobje veljavnosti načeloma do konca voznorednega obdobja, se le ta lahko spremeni s popravki voznih redov. Sprememba voznega reda vlaka je lahko:
- časovna sprememba prihodov ali odhodov,
- nove postaje, na kateri vlak prej ni imel postanka,
- ukinitev postankov na postajah,
- sprememba koledarja voženj vlaka,
- itd.
2.
Koledarji voženj potniških vlakov so lahko različni in ni možno reči, da imajo enake vožnje od ponedeljka do nedelje. Vlaki lahko v določenem tednu vozijo še na dodatne dneve kot sicer ali pa ne vozijo določene dneve (prazniki, šolske počitnice, ). V voznorednih podatkih potniških vlakov je binarni koledar za obdobje, ki točno označuje dneve kdaj vlak vozi.
3.
Vzdrževanje vozil imamo sistemsko urejeno preko posebne programske platforme.
Ločimo revizijske preglede (na 6-8 let, glede na tip vozila), kontrolne preglede vozil in nepredvidene izredne preglede oziroma popravila.
Revizijski pregledi in kontrolni pregledi so periodični in je zato datum naslednjega pregleda vedno vnaprej znan.
Na potrebe po izrednih pregledih se odzivamo sproti.
V primeru potrebe po izrednem pregledu vozila pričakujemo, da nam bo platforma za planiranje olajšala preplaniranje obstoječega plana razporeda vozil.



Datum objave: 14.02.2019   06:51
VPRAŠANJE
Spoštovani, uradno zahtevamo podaljšanje roka za oddajo ponudbe za vsaj dva tedna (oz. do 21. marca), saj je rok 4. marec 2019 nemogoč iz vidika pravočasne izdaje in predložitve bančne garancije in njenega sodnega prevoda.

ODGOVOR
Trenutni rok za oddajo ponudbe 4.3.2019 podaljšujemo do 25.3.2019. Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.



Datum objave: 14.02.2019   06:56
VPRAŠANJE
Dear Sir or Madam,

May we please demand an explanation concerning the format in which the information required in the points 5.1 and 5.2 of the public procurement for Establishing and maintenance of an information system for the purposes of automatization and optimization of planning and allocating traction vehicles, traction vehicle workers, and railway maintenance staff (appendices to the bidding form) ought to be submitted. Shall the specifications and capabilities of the Bidder concerning the listed requirements be stated in a Statement or another document format?

Kind regards

ODGOVOR
Specifikacije in izpolnjevanje razpisnih zahtev se poda v obliki izjave. Vsebino navedb bomo preverili preko izkazanih referenčnih projektov.



Datum objave: 22.02.2019   12:53
VPRAŠANJE
Dear all,
1 Please provide the interface specifications for the information system components to be integrated, namely IDISSR, SAP module HCM, IBM MAXIMO, and ROMAN (see 5.2.6. Planning information system integration to the currently operational information system).

2 Please clarify the difference in programme platform as used in 5.1. Requirements regarding the programme platform offered and information system as used in 5.2. Requirements for an information system for traction vehicle, traction vehicle worker, and railway maintenance staff planning

3 Tender form 6a, No. 1.2 In Paragraph 1.2 is stated: Appendix 3: Tender form 9a: List of staff members to be engaged
In the requirements document, the list of staff members is ordered as number 10a. So is in paragraph 1.2 meant instead of tender form 9a the tender form 10a?
4 Tender form 6c
No. 1.3 The term rail maintenance worker is the same as rail maintenance staff used in the other part of the document?
5 Please describe the role of rail maintenance worker in detail.
6 1.6 All purchases, works and services under the present public procurement procedure shall be effectuated:
 on Purchaser's location,
 on Contractor's location,
 on distance i.e. remotely

Q: May we assume that the actual location is general on bidder´s discretion?
7 5.2.3 At the bid checking and evaluation stage, the Purchaser may, regarding enclosed statements, request the Bidder to provide appropriate evidence«
Q: How will these items be evaluates as the only given criterium is the price? What kind of evidence will be deemed as appropriate?
8 5.2.3 Staff Requirements: For each staff member mentioned in Tender form 10a, the Bidder shall state the planned number of days (man/day) of full participation in the carrying out of the implementation of the information system for automatization and optimization of traction vehicle, traction vehicle worker, and railway maintenance staff planning and allocating
Q: Are we supposed to give the average over the entire project or does the purchaser expect the key resources assigned to the different project phases?
9 5.2.3 The Purchaser shall reserve the right to conduct interviews with each of the experts listed and to reject any of the experts mentioned requesting that another individual be appointed instead.
Q: As key resources will be key to deliver the project and services, how, and the bidder is requested to ensure their sufficient participation in the project, may we kindly ask the purchaser to reconsider this requirement?
10 Tender Form 6a
8.6 The Purchaser hereby obliges itself that it shall, prior to the introductory meeting for information system implementation, appoint its own expert group, in particular its project council, project manager, and project team members.
Q1: Is the Purchaser expecting the bidder to include Purchaser´s project team members in its own project organization?
Q2: Which and how many subject matter experts is the Purchaser going to introduce into the project?
11 Tender Form 6a
9.1 The Contractor hereby obliges itself that it shall perform contracted Works by proper expertise and high quality, and in line with applicable Slovenian legislation, and relevant technical regulations and standards
Q: May we ask the Purchaser to provide the related quality criteria, referred standards and technical regulations?
12 Tender Form 6a
9.3 The Contractor hereby obliges itself that it shall adjust the expertise and number of available experts to meet the needs of the Purchaser
Q1: May we assume that the needs are solely referring to the agreed contract subject? In this case, would the Purchaser share its considerations regarding the appropriate number of experts to deliver the project?
If not, which needs is the Purchaser referring to?

13 Tender Form 6a
9.7 The Contractor hereby obliges itself that it shall, should there be Contractor's staff members confirmed by the Purchaser but not meeting Purchaser's expectations during the execution of contracted Works, it shall replace such staff members with appropriate staff members by observing the deadline set to it in this regard by the Purchaser. The Purchaser shall confirm the suitability of newly-appointed staff members prior to the commencement of execution of Works
Q1: May we ask the Purchaser to specify its expectations? We also like to understand what is deemed to be appropriate. Which deadline is the Purchaser going to apply«?
Q2: As the Bidder is expected to be fully responsible to the delivery of the project´s scope under the conditions set down, we´d like to understand this concept of transferring the Contractor´s obligations towards the Purchaser as soon the Purchaser is managing the Contractor´s ressources.
14 Tender Form 6a
9.11 The Contractor obliges itself that it shall obtain previous written consent from the Purchaser for each proposed modification in the execution of works
Q: Is this referring the changes in the subject of the contract or also any other (internal) change that will not be affecting the contractual obligations, such as assignment of tasks within the Contractor´s project?
15 Tender form 6a
16.1 If the Contractor's execution is so much delayed that contractual penalties exceed the maximum level of total contractual penalties, the Purchaser shall be entitled to withdraw from the Contract. »
Q: May we ask for confirmation that the only milestone is the 12 month term for the project delivery.
16 Tender form 6a
16.2 Should the Contract be so terminated, the Purchaser shall be entitled to request return of payments it has already effectuated .
Q: May we assume that the Purchaser will not ask to return payment for deliverables already handed over earlier that might we re-used later on, such as concepts or specifications or the like?
17 Tender Form 6b
6.1 The Contractor shall, in agreement with the Purchaser and in line with the contractual regime, perform works as per the present Contract on a Purchaser's site or on distance i.e. remotely.
Q: Kindly confirm our assumption that the Contractor is free to choose the appropriate site.
18 Lasz Tender Form 6b
8.2 The Contractor hereby obliges itself that it shall enable insight to the Purchaser to the status of contracted Works execution, and that it shall adhere to potential Purchaser's instructions
Q: May we assume that the Purchaser will adopt the Contractor´s obligations as soon the Purchaser instructs the Contractor in the way of executing the works?
19 L Tender Form 6b
9.8., The Contractor hereby obliges itself that it shall react to any reported incident within 2 (two) hours at most, and in the frames of contractual business hours
Q: May we assume that a reaction time of two hours does only apply for critical and major incidents but not for categories below?
20 Overall, any reports May we assume that the Purchaser expects the Contractor to adhere to the EU data privacy regulations for personal data and any reports requested by the Purchaser have to comply with these regulations?
21 Tender Form 6c
1.6 The Contractor shall, under the present Contract, provide for all programme equipment (database management systems, application servers etc.) that the information system operation requires.
Q: This requirement seems to be contradictory to the stipulation that the purchaser is going to procure underlying software and hardware on its own.
Please provide guidance which kind of items the Purchaser likes to procure outside of this bid.
22 Tender Form 9 Q: May we assume that the Purchaser´s staff will be doing the migration of the required data from the currently used means (such as spread sheets etc) into the new system?


ODGOVOR
1.
V tem trenutku naročnik še nima natančnih specifikacij vmesnikov, saj so te odvisne od zahtev ponujene programske platforme za planiranje. Specifikacije vmesnikov bomo definirali v dogovoru z izvajalcem (izbrani ponudnik). Z idejno shemo rešitve v poglavju 5.2.6 razpisne dokumentacije smo želeli predstaviti, da lahko zagotovimo vse potrebne podatke ter podati informacijo, v katerih komponentah obstoječega informacijskega sistema se podatki nahajajo.
2.
V poglavju 5.1 so navedene zahteve glede ponujene programske platforme za planiranje.
V poglavju 5.2 so navedene zahteve glede informacijskega sistema, ki predstavlja stanje, ko je ponujena programska platforma integrirana v obstoječe informacijsko okolje (povezana z ISSŽP, SAP ECC (modul HCM), IBM Maximo in ROMAN).
3.
V »Razpisnem obrazcu 6a: Vzorec pogodbe o implementaciji informacijskega sistema za avtomatizacijo in optimizacijo planiranja in razporejanja vlečnih vozil, osebja vlečnih vozil in vlakospremnega osebja« je v točki 1.2 napačno naveden naslov Priloge 3, in se glasi pravilno »Priloga 3: Razpisni obrazec 10a: Seznam prijavljenih kadrov«. Napaka v ničemer ne spreminja vsebine obrazca ali razpisne dokumentacije. Z izbranim ponudnikom bo podpisana pogodba, ki bo vsebovala pravilni zapis naslova Priloge 3.
4.
Potencialni ponudnik, ki je postavil vprašanje, je najverjetneje storil napako v prevajanju. Namreč, točka 1.3 »Razpisnega obrazca 6c: Vzorec pogodbe o nakupu pravic za uporabo ponujene programske platforme (licence)« ne govori o:
- številu vzdrževalcev železniškega omrežja (ang. rail maintenance workers),
ampak o:
- številu vlečnih vozil (ang. nr. of traction units),
- številu osebja vlečnih vozil (ang. nr. of train drivers),
- številu vlakospremnega osebja (ang. nr. of passenger train conductors),
- številu končnih uporabnikov z dostopom do spletne aplikacije (ang. nr. of end users that will be using web
platform).
5.
Napaka v prevodu, pojasnjeno v prejšnji točki.
6.
Da, dela se lahko opravijo na omenjene načine z namenom maksimalne učinkovitosti pri izvedbi projekta.
7.
Dokazila, ki jih naročnik v fazi analize ponudbe lahko zahteva od ponudnika, se v celoti nanašajo na izpolnjevanje naročnikovih zahtev glede ponujenega informacijskega sistema. Naročnik od ponudnika lahko zahteva in ponudnik mora v tem primeru naročniku predložiti dodatne listinske informacije oziroma specifikacije (v kolikor so v ponudbi priložene listinske informacije oziroma specifikacije nepopolne, ali nezadostne, ali nejasne, ali nerazumljive) o uporabljenih algoritmih in potrebni strojni in programski opremi.
8.
Ponudniki morajo v »Razpisni obrazec 10a: Seznam prijavljenih kadrov« za vsakega prijavljenega posameznika navesti celotno število človek/dni angažmaja (za vse faze implementacije skupaj).
9.
Naročnik si, glede na pretekle projektne izkušnje, pridržuje pravico, do odkloni sodelovanje s katerim od prijavljenih posameznikov izvajalca, če na podlagi izvedenega intervjuja izhaja, da njegova znanja, izkušnje in zmožnosti ne zadostujejo za izvedbo pogodbenih del in storitev. Gre za posameznike, ki so sodelovali pri implementaciji izkazanih referenčnih projektov kot nosilci projektnih aktivnosti in se od njih pričakuje izvedba najzahtevnejših del in storitev.
10.
Izvajalčeva projektna skupina je samostojni organ izvajalca, ki pri implementaciji tesno sodeluje z naročnikovo projektno skupino, ki je ravno tako samostojni organ naročnika.
Naročnik je v okviru projektne skupine že imenoval:
- 10 članov projektnega sveta,
- 1 IT vodja projekta za področje tovornega prometa,
- 1 IT vodja projekta za področje potniškega prometa,
- 2 IT strokovnjaka,
- 4 strokovnjake za področje vleke in tehnike,
- 4 strokovnjake za področje tovornega prometa, in
- 10 strokovnjakov za področje potniškega prometa,
med njimi svoje najboljše strokovnjake, kar po oceni naročnika zadostuje, da bo izvajalca pri implementaciji podprla z vsemi potrebnimi informacijami.
11.
Implementirani informacijski sistem mora v celoti upoštevati predpise, ki veljajo za področje železniškega prometa:
- Navodilo za določanje in izvajanje izmen osebja vlečnih vozil,
- Priročnik o razporejanju vlakospremnega osebja in izdelavi razporedov v potniškem prometu,
- Priročnik za strojevodjo 200.10,
- Priročnik za izvajanje vlakospremne službe SŽ-Potniški promet, d.o.o.
- Uredba o merilih za delo v izmenah izvršilnih železniških delavcev,
- Zakon o delovnih razmerjih,
- Zakon o varnosti v železniškem prometu.
Ena od nalog projektnih skupin naročnika in izvajalca je, da se pred izvedbo posameznih pogodbenih del in storitev medsebojno informirata in zagotovita zahtevano skladnost s slovensko zakonodajo, tehničnimi predpisi in standardi.
12.
Izvajalec mora zagotoviti zadostno število razpoložljivih strokovnjakov in njihovo raven znanja za izvedbo pogodbenih del in storitev (predmet pogodbe).
Naloga izvajalca je, da predvidi in zagotovi ustrezno število razpoložljivih strokovnjakov za tekoče delo na implementaciji informacijskega sistema.
13.
Naročnik od izvajalčevih strokovnjakov pričakuje poglobljeno poznavanje področja planiranja in razporejanja vlečnih vozil, osebja vlečnih vozil in vlakospremnega osebja v železniškem prometu in imajo izkušnje z njihovo avtomatizacijo in optimizacijo s podporo informacijskega sistema. Naročnik ne določa strogih časovnih rokov za zamenjavo neustreznih kadrov, zahteva pa, da delo na implementaciji informacijskega sistema poteka nemoteno.
Pogodbena obveznost izvajalca je, da izvede vse pogodbene dobave, dela in storitve po pogodbi o implementaciji informacijskega sistema in pogodbi o nakupu pravic za uporabo programske platforme. Obveznost naročnika je, da informacijski sistem po izvedbi vseh pogodbenih dobav, del in storitev (100% delujoč informacijski sistem) na osnovi prevzemnega zapisnika prevzame v redno obratovanje oziroma uporabo in poravna vse finančne obveznosti, ki izhajajo iz teh dveh pogodb.
Naročnik in izvajalec po izvedeni dobavi licenc in prevzemu informacijskega sistema v redno uporabo prevzameta vse obveznosti, ki izhajajo iz pogodb o nakupu pravic za nadgradnje programske platforme in vzdrževanju implementiranega informacijskega sistema, in sicer z dnem, ko pogodbi stopita v veljavo.
14.
Točka 9.11 »Razpisnega obrazca 6a: Vzorec pogodbe o implementaciji informacijskega sistema za avtomatizacijo in optimizacijo planiranja in razporejanja vlečnih vozil, osebja vlečnih vozil in vlakospremnega osebja« se nanaša le na spremembe pogodbenih dobav, del in storitev.
15.
Rok za izvedbo vseh pogodbenih dobav, del in storitev je 12 mesecev od dneva podpisa pogodbe.
Pogodbena kazen znaša 2 (dva promila) od celotne pogodbene vrednosti brez DDV za vsak začeti dan zamude pri izvedbi implementacije informacijskega sistema zaradi razlogov na strani izvajalca, vendar največ do 10% (deset odstotkov) celotne pogodbene vrednosti brez DDV. To pomeni, da lahko naročnik izvajalcu zaračuna pogodbeno kazen za največ 50 dni zamude pri implementaciji informacijskega sistema, po preteku času pa, v kolikor projekt ni zaključen, pa lahko naročnik od pogodbe odstopi.
Izvajalec pa je sicer upravičen do podaljšanja roka na podlagi vzrokov, ki nastanejo zaradi višje sile, ravnanja naročnika ali tretjih oseb, ki ga ni mogel predvideti in odkloniti. Za podaljšanje roka se sklene aneks k tej pogodbi.
16.
V skladu z določbo 16.2 ima naročnik v primeru razveljavitve pogodbe, sklenjene v tem postopku oddaje javnega naročila, pravico zahtevati vračilo že realiziranih plačil.
17.
Vsa dela, ki jih je mogoče in smiselno izvajati na daljavo, bo izvajalec izvajal na daljavo. Vsa dela, ki nujno zahtevajo fizično prisotnost izvajalčevega osebja na lokaciji naročnika, bo izvajalec izvajal na lokaciji naročnika.
18.
Točka 8.2 »Razpisnega obrazca 6b: Vzorec pogodbe o vzdrževanju implementiranega informacijskega sistema za avtomatizacijo in optimizacijo planiranja in razporejanja vlečnih vozil, osebja vlečnih vozil in vlakospremnega osebja« pomeni, da bo izvajalec, medtem, ko bo izvajal vzdrževalna dela, naročniku omogočil vpogled v način izvajanja oziroma kontrolo izvajanja vzdrževalnih del.
19.
Navedeni odzivni čas se nanaša na vsak prijavljeni incident v okviru pogodbenega delovnega časa, ki onemogoča delovanje informacijskega sistema kot celote ali ključnih funkcionalnih rešitev.
20.
Da.
21.
V zvezi z »Razpisnim obrazcem 6c: Vzorec pogodbe o nakupu pravic za uporabo ponujene programske platforme (licence)« in točko 1.6 vzorca pogodbe naročnik na tem mestu dodatno pojasnjuje, da je predmet nakupa vsa programska oprema, ki je potrebna za delovanje informacijskega sistema, razen:
- sistem za upravljanje z bazami podatkov,
- aplikacijski strežnik,
- strežniški operacijski sistem.
V zvezi z »Razpisnim obrazcem 6c: Vzorec pogodbe o nakupu pravic za uporabo ponujene programske platforme (licence)« in točko 1.7 vzorca pogodbe naročnik na tem mestu dodatno pojasnjuje, da so predmet nakupa vse pravice (licence) za programsko opremo, ki je potrebna za delovanje informacijskega sistema, razen:
- sistem za upravljanje z bazami podatkov,
- aplikacijski strežnik,
- strežniški operacijski sistem.
22.
Da, migracijo podatkov izvede naročnik z uporabo programskih vmesnikov (web servisov), ki jih pripravi izvajalec.



Datum objave: 25.02.2019   12:16
VPRAŠANJE
1. V točki 1.19 Ostali pogoji, opozorila in pravice je navedeno, da ponudnik ne bo mogel uveljavljati naknadnih podražitev iz naslova nepopolne ali neustrezne razpisne dokumentacije Ali lahko omenjeno klavzulo umaknete, saj nobena ponudba ne more biti predmet prihodnjih neplačanih del iz naslova nepopolne informacije o obsegu projekta?

2. Ali pravilno razumemo, da je v skladu s točko 2.2 Jezik ponudbe potrebno predložiti sodni slovenski prevod samo za obrazec 5a (VZOREC BANČNE GARANCIJE ZA RESNOST PONUDBE)? Če ne, prosimo, navedite, kateri drugi obrazci zahtevajo prevod s strani sodnega prevajalca.

3. Ali je treba prevesti priloge k obrazcu 9 (in ali ta prevod mora biti sodni)? Iz našega razumevanja te priloge, v skladu s točko 2.2 Jezik ponudbe, pojasnjujejo ponudbo in se kot takšne lahko predložijo v angleškem jeziku. Ali to drži?

4. Prosimo opise vmesnikov za naslednje sisteme:
- ISSŽP, ki je osrednji informacijski sistem za spremljanje železniškega prometa;
- Platforma SAP ECC, modul HCM (kadrovski informacijski sistem), ki razpolaga s podatki voznikov, vlakospremnega osebja in podatki o usposobljenosti osebja;
- IBM MAXIMO platforma za upravljanje s sredstvi tirnih vozil, ki razpolaga s podatki vlečnih vozil in podatki o rednem vzdrževanju le teh;
- ROMAN, ki zagotavlja voznoredne podatke.

5. Navajate, da bo Informacijski sistem integriran z drugimi komponentami informacijskega sistema, in sicer: ISSŽP, SAP ECC platformo, HCM modulom (kadrovski informacijski sistem), IBM MAXIMO, ROMAN. Ali so še kakšni sistemi, s katerimi bo informacijski sistem integriran?

6. Ali so kratkoročne voznoredne spremembe, predvidene po pogodbi, podane v sistem v elektronski obliki? Ali te prihajajo iz ROMAN-a? Kakšna je oblika voznorednih sprememb? Ali se izpišejo samo novi vozni redi ali celoten sklop urnikov?

7. Koliko ljudi je vključenih v kratkoročno planiranje vlečnih vozil (lokomotive) in osebja vlečnih vozil (voznikov)?

8. Koliko ljudi je vključenih v kratkoročno planiranje vlakospremnega osebja?


ODGOVOR
1.
Ne, naročnik ne bo umaknil opozorila v točki »1.19 Ostali pogoji, opozorila in pravice«.
2.
V skladu s točko »2.2. Jezik ponudbe« razpisne dokumentacije je potrebno ponudbo in ostalo dokumentacijo, ki se nanaša na ponudbo, napisati v slovenskem jeziku. V primeru, da so predložena dokazila v tujem jeziku, morajo biti temu predloženi tudi uradni prevodi v slovenski jezik, to so prevodi pripravljeni s strani zapriseženega stalnega sodnega prevajalca.
V skladu s točko »E. Finančna zavarovanja« razpisne dokumentacije, mora ponudnik predložiti originalno bančno garancijo ali kavcijsko zavarovanje za resnost ponudbe. V primeru, da bo originalna bančna garancija sestavljena v tujem jeziku, mora ponudnik predložiti tudi uradni prevod v slovenskem jeziku.
3.
Priloge k »Razpisnemu obrazcu 9: Specifikacija predmeta naročila«, ki pojasnjujejo ponudbo, so lahko v slovenskem ali angleškem jeziku.
4.
V tem trenutku naročnik še nima natančnih specifikacij vmesnikov, saj so te odvisne od zahtev ponujene programske platforme za planiranje. Specifikacije vmesnikov bomo definirali v dogovoru z izvajalcem (izbrani ponudnik). Z idejno shemo rešitve v poglavju 5.2.6 razpisne dokumentacije smo želeli predstaviti, da lahko zagotovimo vse potrebne podatke ter podati informacijo, v katerih komponentah obstoječega informacijskega sistema se podatki nahajajo.
5.
V poglavju 5.2.6 »Razpisnega obrazca 9:Specifikacija predmeta naročila« so naveden vse zahteve naročnika glede integracij informacijskega sistema za planiranje z obstoječim informacijskim sistemom.
Naročnik na tem mestu opozarja na poglavje 5.2.7 »Razpisnega obrazca 9:Specifikacija predmeta naročila«, kjer je navedena povezava informacijskega sistema z »MS Active Directory« platformo.
6.
Vir voznorednih podatkov je informacijski sistem ROMAN. Za komunikacijo z zunanjimi programskimi orodji uporabljamo SQL podatkovno bazo, kamor ROMAN prenaša/sinhronizira voznoredne podatke/spremembe. V SQL bazi se nahaja celoten vozni red vlakov (dolgoročni in kratkoročni). Vsak vlak vsebuje datum veljavnosti vlaka. Ponujena programska platforma za planiranje mora kratkoročne spremembe v SQL bazi stalno sinhronizirati.
7.
Kratkoročno planiranje osebja vlečnih vozil trenutno izvaja 10 nadzornikov za razpored osebja na 8 lokacijah (Ljubljana, Maribor, Divača, Zidani Most, Novo Mesto, Jesenice, Celje in Nova Gorica).
Za kratkoročno planiranje vlečnih vozil skrbi 14 oseb na izmeno (14 delovnih mest), za pokritje vseh izmen potrebujemo 70 oseb. V kvoti 70 oseb je štetih tudi 19 strojevodij, ki predstavljajo rezervo.
8.
Za kratkoročno planiranje vlakospremnega osebja skrbi 10 planerjev (7 planerjev in 3 rezerve) in 10 določevalcev.



Datum objave: 06.03.2019   15:30
VPRAŠANJE
1. Clause 3.4 of tender form 6a cant be accepted since we cannot be held responsible for any omissions that the contracting authority may have forgotten to place on the tender documents or for any other aspects that may arise during the project that were not contemplated in the tender. Can you withdraw it?

2. Clause 18.3 on forms 6a and 6b and 16.2 on forms 6c and 6d would only be acceptable with absolutely clear acceptance conditions that do not exist in the document. Can you withdraw this clause or clarify and limit the conditions in which this situation would take place?

3. In contract form 6b the Service Level Agreement (SLA) conditions are unrealistic and not acceptable. Will you negotiate and revise them with the chosen bidder to a reasonable standard?

4. Can you revise clause 17 on forms 6a and 6b, and clause 14 on forms 6c and 6d, regarding dispute settlement so that the competent court might be in a neutral territory as usual in international public tenders?

5. Regarding clause 10.4 of form 6a, please inform what are the general rules of damage liability (original wording is in this phrase: Pogodbeni stranki se dogovorita, da ima v primeru nastanka škode naročnik pravico zahtevati povrnitev nastale škode po splošnih pravilih o odškodninski odgovornosti, istočasno pa ima pravico do unovčitve zavarovanja za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti.)?

6. Regarding clause 10.4 of form 6a, please inform on how, when and to what extent the general rules of damage liability entitle the contracting authority the right to claim compensation and simultaneously have a right to cash a good performance insurance (original wording is in this phrase: Pogodbeni stranki se dogovorita, da ima v primeru nastanka škode naročnik pravico zahtevati povrnitev nastale škode po splošnih pravilih o odškodninski odgovornosti, istočasno pa ima pravico do unovčitve zavarovanja za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti.)?

7. In form 6a, clause 8.2, form 6c clause 6.1, and form 6d clause 6.1, we request the phrase is changed to include not only data but also knowledge, as follows: Prior to the commencement of contractual work, the contracting authority undertakes to provide the contractor with all the necessary data and knowledge for performing the works that are the subject of the contract (the original phrase is Naročnik se obvezuje, da bo pred pričetkom pogodbenih del izvajalcu predložil vse potrebne podatke za izvedbo del, ki so predmet pogodbe. To which must be added and knowledge).

8. In clause 1.2. in form 6a, please confirm that for Annex 1 you mean tender form 8a (not 7a), for annex 2 you mean tender form 9 (not 8) and for annex 3 you mean tender form 10b (not 9a).

9. In clause 1.2. in form 6b:
(1) please confirm that for Annex 1 you mean tender form 8b (not 7b), and for annex 2 you mean tender form 9 (not 8).
(2) please clarify what is annex 3 referring to

10. In clause 1.2. in form 6c:
(1) please confirm that for Annex 1 you mean tender form 8c (not 7c), and for annex 2 you mean tender form 9 (not 8).
(2) please clarify what is annex 3 referring to.

11. In clause 1.2. in form 6d:
(1) please confirm that for Annex 1 you mean tender form 8d (not 7d), and for annex 2 you mean tender form 9 (not 8).
(2) please clarify what is annex 3 and 4 referring to.

12. In clause 5.3. in form 6a, please add that the contractor is entitled to extend the deadline with the agreement of the contractor.

13. Regarding what is mentioned in clause 9.1., clause 9.20, clause 9.24 and clause 9.25 in form 6b (maintenance contract), please confirm that you are requesting a support from 8.00 am to 4.00 pm for 5 days a week, and not a 24/7 support.

14. In clause 4.1 of form 6d, what is annex 4 and what does it have to do with invoicing?

15. In clause 6.1 of form 6d, what is annex 3 and 4?

16. Regarding form 4, do each of the three different references have to comply with all the requisites described in the form or is it enough that the sum of the three references complies with all requisites?

17. Based on the information provided by the public tender we believe there is no significant advantage in having automatic and semi-automatic modes in all planning stages (long-term, short term and dispatching). Is it possible to propose a solution workflow that automatically solves the different planning stages problems without dedicated automatic modes embedded in each of them?

18. In form 5a (bank guarantee), on the Place of submission, it is not clear if you accept a bank guarantee issued by a bank from our home country (a EU country different from Slovenia) or if it is necessary to be issued by a bank in Slovenia. Please clarify.

19. In section 1.10 of the tender document, when you say Tenderers submit a bid by post via registered parcel or in person (the original phrase is Ponudniki oddajo ponudbe po pošti s priporočeno pošiljko ali osebno.) are you referring to all the bid documents or just the tender bank guarantee?


ODGOVOR
1.
Naročnik umika člen 3.4 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6a.
Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.
2.
Naročnik umika:
- člen 18.3 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6a,
- člen 18.3 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6b,
- člen 16.2 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6c,
- člen 16.2 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6d.
Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.
3.
Na tem mestu naročnik poudarja, da je razpisani informacijski sistem za naročnika poslovno kritični informacijski sistem. Naročnik se z izbranim ponudnikom ne bo pogajal o vsebini pogodbe o vzdrževanju iz Razpisnega obrazca 6b.
Gre za običajno SLA pogodbo, prilagojeno predmetu vzdrževanja in potrebni razpoložljivosti informacijskega sistema, kakršno sklepamo z vsemi izbranimi ponudniki (izvajalci) v postopkih oddaje javnega naročila. Naročnik ocenjuje, da je usposobljen izvajalec, ki je izvedel vsaj tri primerljive oziroma referenčne projekte, in jih tudi vzdržuje, zmožen izvajati vzdrževanje skladno z zahtevanim nivojem storitve.
Dodatno je naročnik v členu 9.13 definiral pogodbeni čas odprave incidentov, ki onemogočajo delovanje informacijskega sistema kot celote ali ključnih funkcionalosti, ki znaša največ 6 ur, in sicer ta pogodbeni čas velja za odpravo incidenta na daljavo. V kolikor je potrebna prisotnost izvajalca na lokaciji naročnika, se ta čas v dogovru z naročnikom ustrezno podaljša.
Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.
4.
Slovenija je polnopravna članica EU, posledično so za reševanje pravnih sporov na teritoriju Slovenije pristojna sodišča v Sloveniji.
5.
Naročnik umika 2. stavek člena 10.4 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6a.
Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.
6.
Iz člena 10.4 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6a izhaja, da ima naročnik izvajalcu pravico zaračunati pogodbeno kazen za primer zamudej izvajalca pri izvedbi implementacije informacijskega sitema iz razlogov na njegovi strani, v višini in na način, kot je to določeno v členih 10.1, 10.2 in 10.3.
Naročnik umika 2. stavek člena 10.4 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6a.
Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.
7.
Naročnik bo spremenil:
- člen 8.2 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6a, in
- člen 6.1 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6c in 6d,
in sicer tako, da se glasi:
»Naročnik se obvezuje, da bo pred pričetkom pogodbenih del izvajalcu predložil vse potrebne podatke in vsa potrebna znanja za izvedbo del.«
Objavljen bo popravek razpisne dokumentacje.
8.
V vzorcu pogodbe iz Razpisnega obrazca 6a se je v členu 1.2 pripetila tipkarska napaka. Pravilno se glasi:
- Priloga 1 = Razpisni obrazec 8a
- Priloga 2 = Razpisni obrazec 9
- Priloga 3 = Razpisni obrazec 10a
Napaka v ničemer ne spreminja vsebine obrazca ali razpisne dokumentacije. Z izbranim ponudnikom bo podpisana pogodba, ki bo vsebovala pravilni zapis naslovov prilog.
9.
V vzorcu pogodbe iz Razpisnega obrazca 6b se je v členu 1.2 pripetila tipkarska napaka. Pravilno se glasi:
- Priloga 1 = Razpisni obrazec 8b
- Priloga 2 = Razpisni obrazec 9
Napaka v ničemer ne spreminja vsebine obrazca ali razpisne dokumentacije. Z izbranim ponudnikom bo podpisana pogodba, ki bo vsebovala pravilni zapis naslovov prilog.
Priloga 3 v členu 1.2 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6b je kompletna dokumentacija o implementiranem informacijskem sistemu. Za izvajalca to pomeni vso tehnično dokumentacijo, ki jo bo v času implementacije informacijskega sistema izvajalec pripravil in izročil naročniku.
10.
V vzorcu pogodbe iz Razpisnega obrazca 6c se je v členu 1.2 pripetila tipkarska napaka. Pravilno se glasi:
- Priloga 1 = Razpisni obrazec 8c
- Priloga 2 = Razpisni obrazec 9
Napaka v ničemer ne spreminja vsebine obrazca ali razpisne dokumentacije. Z izbranim ponudnikom bo podpisana pogodba, ki bo vsebovala pravilni zapis naslovov prilog.
Priloga 3 v členu 1.2 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6c so specifikacije potrebne programske opreme, vključno z nakupno ceno posameznih licenc in obsegu pravic za uporabo teh licenc, ki jih mora ponudnik predložiti že v ponudbi.
11.
V vzorcu pogodbe iz Razpisnega obrazca 6d se je v členu 1.2 pripetila tipkarska napaka. Pravilno se glasi:
- Priloga 1 = Razpisni obrazec 8d
- Priloga 2 = Razpisni obrazec 9
Napaka v ničemer ne spreminja vsebine obrazca ali razpisne dokumentacije. Z izbranim ponudnikom bo podpisana pogodba, ki bo vsebovala pravilni zapis naslovov prilog.
Priloga 3 v členu 1.2 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6d so specifikacije potrebne programske opreme, vključno z nakupno ceno posameznih licenc in obsegu pravic za uporabo teh licenc, ki jih mora ponudnik predložiti že v ponudbi.
Priloga 4 v členu 1.2 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6d je časovna dinamika zaračunavanja vzdrževanja licenc (mesečno, polletno, letno ali četrtletno izstavljanje računov), ki jo mora ponudnik predložiti že v ponudbi in tudi vsa morebitna druga dokumentacija glede vzdrževanja licenc, ki jo naročnik mora poznati, sicer je ne bo upošteval, krivda neupoštevanja pa bo na strani izvajalca.
12.
V razpisni dokumentaciji je dovolj natančno opisano, v katerih primerih se rok podaljša, zato naročnik ne bo spreminjal vsebine člena 5.3 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6a.
13.
Člen 9.1 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6b pojasnjuje, da se dejavnost naročnika izvaja 365 dni v letu.
V členu 9.24 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6b je navedeno, v katerih primerih pričakujemo podporo v režimu 8/5.
V členu 9.25 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6b je navedeno, v katerih primerih pričakujemo podporo v režimu 24/7. Dodatno je naročnik v členu 9.25 definiral najvišje število izjemnih primerov, vključenih v mesečni pavšal, in sicer največ 5 letno.
Na tem mestu naročnik dodatno pojasnjuje, da za razpoložljivost strojne opreme informacijskega sistema v režimu 24/7 skrbi naročnik sam.
Objavljen bo popravek razpisne dokumentacje.
14.
Člen 4.1 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6d omogoča izvajalcu, da naročniku za nakup pravic za nadgradnje ponujene programske platforme (vzdrževanje licenc) izstavi enega ali več računov letno, skladno z licenčno politiko za ponujeno programsko platformo, in sicer mesečno, četrtletno, polletno ali letno. Dinamika izstavljanja računov bo razvidna iz Priloge 4 pogodbe.
15.
Člen 6.1 v vzorcu pogodbe iz Razpisnega obrazca 6d zavezuje naročnika, da pred pričetkom pogodbenih dobav, to je pred nakupom pravic za nadgradnjo ponujene programske platforme (vzdrževanje licenc), izvajalcu predloži vse potrebne podatke za izvedbo pogodbenih dobav. V vsakem primeru pa izvajalec že razpolaga s Prilogo 3 in Prilogo 4 pogodbe, oziroma:
- specifikacija kupljene programske opreme (licence),
- nakupna cena posameznih licenc,
- obseg pravic za uporabo licenc,
- časovna dinamika zaračunavanja vzdrževanja licenc (mesečno, polletno, letno ali četrtletno izstavljanje računov),
- morebitna druga dokumentacija glede vzdrževanja licenc.
16.
Zahtevani so vsaj trije referenčni projekti, iz katerih bo razvidna uporaba ponujene programske platforme za planiranje v vseh treh vrstah planiranja (dolgoročno planiranje, kratkoročno planiranje in razporejanje):
En referenčni projekt se obvezno nanaša na planiranje (dolgoročno ali kratkoročno planiranje ali razporejanje) s pomočjo optimizacijskih algoritmov za vsaj 300 vlečnih vozil in/ali garnitur.
En referenčni projekt se obvezno nanaša na planiranje (dolgoročno planiranje ali kratkoročno planiranje ali razporejanje) s pomočjo optimizacijskih algoritmov za vsaj 1000 oseb vlečnih vozil in/ali vlakospremnega osebja.
En referenčni projekt pa obvezno nanaša na planiranje(dolgoročno planiranje ali kratkoročno planiranje ali razporejanje) s pomočjo optimizacijskih algoritmov v kombinaciji vozil (vlečna vozila in/ali potniške garniture) in oseb (osebje vlečnih vozil in/ali vlakospremnega osebja).
Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.
17.
Naročnik je v razpisni dokumentaciji opredelil funkcionalne zahteve, ki jih mora ponujena programska platforma za planiranje omogočati. Ponujena programska platforma lahko zahtevane funkcionalne zahteve izpolnjuje na različne načine, obvezno pa jih mora izpolnjevati!
Delovanje zahtevanih funkcionalnih zahtev bo naročnik preveril preko referenčnih projektov.
18.
Bančna garancija je lahko izdana s strani banke s sedežem v EU v skladu z vzorcem iz Razpisnega obrazca 5a.
19.
Skladno s točko 1.10 razpisne dokumentacije mora ponudnik po pošti s priporočeno pošiljko ali osebno, na naslov naveden v tej točki, naročniku predložiti samo bančno garancijo za resnost ponudbe.
Vso ostalo ponudbeno dokumentacijo mora ponudnik oddati elektronsko preko informacijskega sistema e-JN.



Datum objave: 14.03.2019   14:31
VPRAŠANJE
(1) Tender Forms 6a, 6b, 6c, 6d, 7. Is there any limitation to liabilities? Is there a possibility to limit them to contractual net value? This will reduce the tender volume (by minimising financial risk) and will serve to significantly reduce the volume tender.
(2) In all given templates of contracts a right to claim penalties and damages is triggered by exceeding value of maximal penalties. In the event SZ would like to exercise this right, the value of maximal penalties is treated as a sum of all possible penalties (e.g. from all 5 contracts Tender Forms 6a, 6b, 6c, 6d, 7) or per each contract independently?
(3) Some of Train Operating Companies (TOC) have very strict rules on who, when and how may sign and stamp documents. Is it possible to deliver reference project descriptions, which include contact to TOCs representative, TOCs registration details, but are not equipped with signature and stamp of such entity?
(4) Some of Train Operating Companies (TOC), which are our customers, have no stamps. Is it possible to deliver reference project descriptions, which include contact to TOCs representative, TOCs registration details, but are not equipped with signature and stamp of such entity?
(5) Could you specify the number of vehicles (rail units) that will be planned/dispatched using the new system?
(6) Could you specify the total number of personnel that will be planned/dispatched using the new system?
(7) Could you please confirm the number of total users that will be performing each of the following tasks, in total?
a. Working in maps
b. Trip building tasks
c. Vehicle scheduling tasks
d. Vehicle scheduling optimization tasks
e. Duty scheduling tasks
f. Duty scheduling optimization tasks
g. Crew rostering tasks (optimized and manual)
h. Crew management/dispatching tasks
i. Vehicle dispatching tasks
j. Reporting tasks
(8) Could you please confirm the number of total users that will be performing each of the following tasks simultaneously (max)?
a. Working in maps
b. Trip building tasks
c. Vehicle scheduling tasks
d. Vehicle scheduling optimization tasks
e. Duty scheduling tasks
f. Duty scheduling optimization tasks
g. Crew rostering tasks (optimized and manual)
h. Crew management/dispatching tasks
i. Vehicle dispatching tasks
j. Reporting tasks
(9) One of the modes of operation describe in Tender Form 9 is called semi-automated with functionalities of solution suggestions in the event of conflicts can we count on some examples, use cases on what, how those suggestions are expected to work?
(10) In requirement 5.1.3 Dispatching requirements (Tender Form 9) a need to deliver use of optimisation methods and algorithms to reoptimise the work plan is described. Can we count on some more details on this functionality?
(11) Regards Requirement 5.2.8. described in Tender From 9 - can you please enlist expected reports/statistics desired for business analytics purposed?
(12) Would it be possible to mark which sections from Railway Traffic Safety Act - ZVZelP (Official Gazette of the Republic of Slovenia, No. 30/2018) are key for daily operation? Is there an official English/German translation available?
(13) Could you kindly confirm, that both of the warranties described in Tender Documentation (esp. Tender Form 5a and Tender Form 5b) can be issued by a bank in any EU Member State and officially translated by a registered sworn translator (in the EU Member State).
(14) Is it possible to received examples of export/import files to/from systems described in point 5.2.6. Tender Form 9? If yes, could you please share them with all interested parties?



ODGOVOR
1.
Naročnik umika:
- 2. in 3. stavek člena 10.4 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6b,
- 2. stavek člena 8.4 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6c,
- 2. stavek člena 8.4 vzorca pogodbe iz Razpisnega obrazca 6d,
in v vzorec pogodbe iz Razpisnega obrazca 6b dodaja nov člen »10.5 Izvajalec v nobenem primeru ni odgovoren za nedelovanje informacijskega sistema v primeru okvare ali napake na strojni in sistemski programski opremi naročnika.«.
Naročnik v vse vzorce pogodbe in sporazum o nerazkrivanju podatkov uvaja omejeno odškodninsko odgovornost.
Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.
2.
Vsaka pogodba je samostojna in v nobenem primeru omejitve višine pogodbene kazni ni mogoče razumeti kot seštevek vseh pogodbenih kazni skupaj.
Naročnik ima pravico izvajalcu zaračunati upravičeno pogodbeno kazen takoj, ko ta nastane oziroma obdobno, in ne šele, ko ta doseže najvišjo pogodbeno vrednost.
3.
Vsak Razpisni obrazec 4: Izjava o izpolnjevanju pogojev za priznanje tehnčine sposobnosti ponudnika, ki ga ponudnik priloži v svoji ponudbi, mora biti podpisan s strani odgovorne osebe uporabnika referenčnega projekta, žigosan pa v primeru, če uporabnik referenčnega projekta posluje z žigom.
Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.
4.
Vsak Razpisni obrazec 4: Izjava o izpolnjevanju pogojev za priznanje tehnčine sposobnosti ponudnika, ki ga ponudnik priloži v svoji ponudbi, mora biti podpisan s strani odgovorne osebe uporabnika referenčnega projekta, žigosan pa v primeru, če uporabnik referenčnega projekta posluje z žigom.
Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.
5.
Število vlečnih vozil je 259.
6.
Število vlakospremnega osebja potniškega prometa (sprevodniki) je 350.
Število osebja vlečnih vozil (strojevodje) je 847.
7.
Ocene naročnika:
- opravilo »a. Delo preko geo karte« - 70 uporabnikov
- opravilo »b. Upravljanje/urejanje vlakovnih poti v voznem redu« - ni predmet razpisa, naročnik ta opravila izvaja v programskem orodju ROMAN
- opravilo »c. Razporejanje vlečnih vozil« - 70 uporabnikov
- opravilo »d. Optimizacija razporejanje vlečnih vozil« - 70 uporabnikov
- opravilo »e. Izdelava izmen« - 20 uporabnikov
- opravilo »f. Optimizacija izmen« - 20 uporabnikov
- opravilo »g. Turnusi osebja« - 20 uporabnikov
- opravilo »h. Razporejanje osebja« - 20 uporabnikov
- opravilo »i. Dispečiranje vlečnih vozil« - 70 uporabnikov
- opravilo »j. Poročanja« - 80 uporabnikov
! Navedena števila uporabnikov se nanašajo na obstoječi ročni način dela. Naročnik pa pričakuje, in to je en od ciljev v tem javnem naročilu, da se bo z uporabo ponujene platforme za planiranje to število sčasoma občutno zmanjšalo.
8.
Ocene naročnika:
- opravilo »a. Delo preko geo karte« - 14 sočasnih uporabnikov
- opravilo »b. Upravljanje/urejanje vlakovnih poti v voznem redu« - ni predmet razpisa, naročnik ta opravila izvaja v programskem orodju ROMAN
- opravilo »c. Razporejanje vlečnih vozil« - 14 sočasnih uporabnikov
- opravilo »d. Optimizacija razporejanje vlečnih vozil« - 14 sočasnih uporabnikov
- opravilo »e. Izdelava izmen« - 12 sočasnih uporabnikov
- opravilo »f. Optimizacija izmen« - 12 sočasnih uporabnikov
- opravilo »g. Turnusi osebja« - 12 sočasnih uporabnikov
- opravilo »h. Razporejanje osebja« - 12 sočasnih uporabnikov
- opravilo »i. Dispečiranje vlečnih vozil« - 14 sočasnih uporabnikov
- opravilo »j. Poročanja« - 80 uporabnikov
! Navedena števila uporabnikov se nanašajo na obstoječi ročni način dela. Naročnik pa pričakuje, in to je en od ciljev v tem javnem naročilu, da se bo z uporabo ponujene platforme za planiranje to število sčasoma občutno zmanjšalo.
9.
Naročnik na tem mestu navaja dva primera:
a.
Strojevodja sporoči bolniško odsotnost. Planer mora spremeniti obstoječi plan razporeda strojevodij, da pokrije delovno odsotnost manjkajočega strojevodje. Orodje za planiranje mora ponuditi nabor strojevodij, ki ga lahko nadomestijo, z upoštevanjem omejitev delovnega mesta strojevodje (kvalifikacije, pravila delovnega časa, ). Planer iz seznama izbere in kontaktira izbranega strojevodjo ter se dogovori za nadomeščanje.
b.
Zgodi se okvara vlečnega vozila. Potrebno je zagotoviti nadomestno vlečno vozilo. Orodje za planiranje mora ponuditi nabor razpoložljivih vlečnih vozil.
10.
Od algoritmov za optimizacijo razporeda vlečnih vozil naročnik pričakuje doseganje zastavljenega cilja, in sicer prepeljati čim več vlakov s čim manjšim številom vlečnih vozil.
Od algoritmov za optimizacijo osebja vlečnih vozil in vlakospremnega osebja naročnik pričakuje optimalno razporejanje osebja v turnuse različnih dolžin, ob upoštevanju vseh pravil (kvalifikacije osebja, pravila izmenskega dela, ).
V primeru, da v nekem planiranem delu nastane konflikt, od algoritmov za optimizacijo pričakujemo zmožnost optimiranja samo izbranega dela plana. Na primer: menjavo več strojevodij v izbranem obsegu plana z namenom rešitve konfliktne situacije pri drugemu strojevodji. Enako za sprevodnike in lokomotive.
11.
Osnovne evidence, ki jih naročnik potrebuje, so:
- poročilo vlečnega vozila in osebja (vsebuje informacije o eksploataciji vlečnih vozil),
- devni razpored dela osebja vlečnih vozil (do 16h se pripravi razpored za naslednjih 24ur),
- mesečni razpored dela osebja vlečnih vozil,
- evidenčni list dela osebja vlečnih vozil (opravljeno delo osebja vlečnih vozil, ki je osnova za obračun mesečne plače),
- evidenčni list dela vlakospremnega osebja (opravljeno delo vlakospremnega osebja, ki je osnova za obračun mesečne plače),
- grafična predstavitev turnusov vlakospremnega osebja,
- poročilo o opravljenem delu vlakospremnega osebja.
Naročnik pričakuje, da bo ponujena platforma za planiranje na podlagi razpoložljivih podatkov omogočala izdelavo dodatnih poročil za potrebe poslovne analitike (zahtevana funkcionalnost v točki 5.2.8 specifikacije predmeta naročila, Razpisni obrazec 9).
12.
Prevod Zakona o varnosti v železniškem prometu v angleški ali nemški jezik ne obstaja.
Ena od nalog projektnih skupin naročnika in izvajalca je, da se pred izvedbo posameznih pogodbenih del in storitev v fazi načrtovanja informacijskega sistema medsebojno informirata in zagotovita zahtevano skladnost s slovensko zakonodajo, tehničnimi predpisi in standardi, torej tudi z relevantnimi deli Zakona o varnosti v železniškem prometu.
13.
Da, bančne garancije so lahko izdane s strani bank, ki imajo sedež v EU v skladu z vzorci iz Razpisnega obrazca 5a in 5b. V skladu s točko 2.2 morajo biti predloženi tudi uradni prevodi bančnih garancij v slovenski jezik s strani zapriseženega stalnega sodnega prevajalca.
14.
Ena od nalog projektnih skupin naročnika in izvajalca je, da se pred izvedbo posameznih pogodbenih del in storitev v fazi načrtovanja informacijskega sistema medsebojno informirata in ugotovita, katere podatke bo ponujena platforma za planiranje potrebovala. Na tej osnovi bodo izdelani programski vmesniki za izmenjavo podatkov s ponujeno programsko platformo.



Datum objave: 14.03.2019   14:31
VPRAŠANJE
(15) In requirement 5.1.2. words turnus is used. Is it an equivalent of cycling roster with a template matrix which can be rolled out over a longer period?

(16) Based on our experience the semi-automated modes of operation especially in the field of suggestions, demands a further development, which is customer-specific and as such (without detailed knowledge of SZ operation to be gained during early phases of project implementation) cannot be easily estimated and proposed. Offering this without knowing details of requirements will require a big amount of risk provision included in the pricing. Can it be considered to deliver these functionalities in a later stage? Besides, two other modes (e.g. manual and automated) are available from the beginning and will enable Contracting Authority to perform all planning and dispatching operation with desired level of automation and optimisation.

(17) Based on our experience, an algorithm for optimized management of crew and fleet disruptions becomes useful and usable at the end of software implementation when it is correctly used in production by well-trained users and it is properly connected with the other systems around (operating control room, maintenance, etc..) and linked to the network characteristics. Moreover, from the beginning, there will be a significant and unnecessarily big amount of risk provision included in the pricing (similar to the previous question regards semi-automated mode of operation) for an object that would be used only after the end of the project. Is it correct to understand that the tender requirements are completely fulfilled by providing immediately a tool for crew and fleet disruptions management postponing the optimization of this issue to subsequent stages of supply?

(18) In countries where a local 100% owned subsidiary exists, our group carries out projects for the software implementation, customization and training with the collaboration of subsidiary that is also the main contractor of the supply. We would like to present references for projects that are carried out in this way. Is it correct to understand that these references can be used for this tender even if the contractor was the subsidiary? It is correct to understand that since the subsidiary is 100% property of the tenderer no special authorization of subsidiary is needed? If yes what do we need to declare in the tender forms? If not what kind of documents do we need to deliver to use such a reference?


(19) Based on tender documentation and already provided clarification tenderers are expected to communicate what other software is needed to operate the subject platform. Is it correct to intend that we do not need to communicate (standard) basic client software like antivirus, operation systems, MS Office Package, etc and we need to communicate and include in pricing and scope of delivery only DB Software and Application Server Software?

(20) At this moment we have a possible time problem to deliver the requested bank warranty within tender time. Would it be possible a cash deposit on a special account instead of a bank warranty?


ODGOVOR
15.
Da, vaš zapis je pravilen.
16.
Izvajalec mora v pogodbenem roku implementirati vse funkcionalnosti, navedene v specifikaciji predmeta naročila oziroma Razpisnem obrazcu 9, torej tudi polavtomatski način delovanja. V ponudbeni ceni mora biti vključena implementacija vseh funkcionalnosti, navedenih v specifikaciji predmeta naročila oziroma Razpisnem obrazcu 9, torej tudi polavtomatski način delovanja.
17.
V specifikaciji predmeta naročila oziroma Razpisnem obrazcu 9 je navedeno, da:
- se naročnik in izvajalec lahko dogovorita, da se posamezne faze izvajajo deloma vzporedno po posameznih vsebinskih sklopih,
- morata naročnik in izvajalec za vsako fazo posebej skupaj določiti potrebne projektne aktivnosti in terminski načrt,
in sicer na način, da posamezne projektne aktivnosti smiselno sledijo druga drugi. Implementacija vseh funkcionalnosti, navedenih v specifikacije predmeta naročila pa morajo biti implementirane v pogodbenem roku.
18.
Tehnično sposobnost oziroma referenco mora izkazati ponudnik ali soponudnik ali podizvajalec. Vsak gospodarski subjekt, ki sodeluje v ponudbi, mora imeti enega od treh navedenih statusov. Referenco lahko izkaže le gospodarski subjekt, ki je referenčni projekt tudi dejansko izvedel.
Naročnik dopušča, da referenčni projekt izkaže proizvajalec programske platforme in tudi njegova podružnica ali principal, ki sta v 100% lasti proizvajalca programske platforme. Tovrstno skupino gospodarskih subjektov bo naročnik razumel kot en subjekt. V okviru tega mora biti izkazano tudi izpolnjevanje strokovne sposobnosti.
Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.
19.
Da, vaša ugotovitev je pravilna, osnovna programska oprema ni predmet tega razpisa.
20.
Ne, skladno z razpisno dokumentacijo je dovoljena bančna garancija ali kavcijsko zavarovanje zavarovalnice.



Datum objave: 14.03.2019   14:32
VPRAŠANJE
1. The types of towing vehicles that you expect the software to plan also include EMUs and DMUs (e.g. SZ 312 and SZ 713)? And if so, is the planning of EMUs/DMUs related tasks independent from the remaining types of towing vehicles (i.e. diesel and eletric locomotives)? By independent we mean that the work that is planned for the EMUs/DMUs cannot be performed by any other type of towing vehicle.

2. Regarding the current way of planning the towing vehicles (e.g. locomotives) in the long-term:
2.1) Do you create and use cyclic rosters (analogously to drivers rosters) for each type of towing vehicle (e.g. SZ 363), in order to produce a base plan (e.g. week based or not) that represents a pattern that can be used for different calendar dates?
2.2) Do you create and use sequences of tasks (analogously to drivers shifts) for each type of towing vehicle (e.g. SZ 363), in order to produce small packages (e.g. day based or not) that can be used to easily plan a period of calendar dates?
2.3) Is the planning of the locomotives work done before or after the planning of the drivers work?

ODGOVOR
1.
Naročnik ločeno planira DMV/EMV in dizel/elektro vlečne lokomotive.
Ne glede na to lahko naročnik v primeru konflikta, okvara DMV/EMV, za vleko DMV/EMV uporabi dizel/elektro vlečno lokomotivo.
Ravno tako lahko v primeru resnega konflikta, dolgotrajna okvara DMV/EMV, ko ni na razpolago rezervna DMV/EMV, naročnik za vlak planira/uporabi dizel/elektro vlečno lokomotivo in klasične vagone.
2.
2.1 Da.
2.2 Da.
2.3 Najprej se izvede planiranje vlečnih vozil, nato se izvede planiranje osebja.



Datum objave: 14.03.2019   14:32
VPRAŠANJE
Among answers provided on March 6th, 2019 regarding templates of contracts, some can be identified as key in the matter which influence terms and conditions for bidders bank issuing bank guarantee (changed damage liabilities, responsibility of omission, etc.). Given advanced stage of the tender and approaching deadline (on April 1st, 2019), it may lead to risk of possible delay in the event of re-submitting/augmenting bidder's application for such financial security. Hence, we kindly ask to allow a different form of financial security such as a cash deposit on a special purpose bank account provided by the contracting authority.

ODGOVOR
Vsa zahtevana zavarovanja mora ponudnik predložiti v obliki bančne garancije ali kavcijskega zavarovanja zavarovalnice, kot zahtevano v razpisni dokumentaciji.



Datum objave: 14.03.2019   14:33
VPRAŠANJE
Regarding the draft contracts, so Tender forms 6a, 6b, 6c, 6d: Large corporations. have much greater mass of liability than small and medium-sized enterprises. For example, a large corporations can pay liability sums in the tree-digit million EUR range in the event of liability, whereby a small and medium-sized enterprise is already insolvent here. Since large corporations have a worse cost structure than small and medium-sized enterprises, the existing liability liquidity of the large corporations and the resulting additional risk calculation due to unlimited liability lead to a distortion of competition. A small and medium-sized enterprise certainly takes the risk of going bankrupt. It hopes that the client will not claim damages for slight negligence due the importance of the software for the course of business.

The order volume to be awarded is very low in relation to the required unlimited liability. The limitation of the product liability as e. g. with Microsoft products does not apply here, since the trade covers more than only one product delivery. Is it possible to limit liability for slight negligence to twice the order value per year or EUR 2 million per year? The higher value counts.



2. Regarding Tender form 9: In the requirements integration with four existing components is stipulated, i.e. IDISSR, IBM Maximo, SAP HCR and Roman. Beside the productive instances, can the purchaser provide test instances of each of the four components, so the test instance of the planning software can be operated with interfaces to the test instances of the existing components?

ODGOVOR
1.
Naročnik v vse vzorce pogodbe in sporazum o nerazkrivanju podatkov uvaja omejeno odškodninsko odgovornost, kot sledi:
a) vzorec pogodbe iz Razisnega obrazca 6a: 2-kratnik celotne pogodbene vrednosti brez DDV,
b) vzorec pogodbe iz Razisnega obrazca 6b: 2-kratnik celotne pogodbene vrednosti brez DDV,
c) vzorec pogodbe iz Razisnega obrazca 6c: 2-kratnik celotne pogodbene vrednosti brez DDV,
d) vzorec pogodbe iz Razisnega obrazca 6d: 2-kratnik celotne pogodbene vrednosti brez DDV,
e) vzorec sporazuma o narazkrivanju podatkov iz Razpisnega obrazca 7: enako kot velja za točko a).
Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.
2.
Naročnik razpolaga s testnim okoljem vseh zunanjih sistemov.



Datum objave: 14.03.2019   14:33
VPRAŠANJE
In the light of the latest questions and answers, we sincerely ask the Contracting Authority to extend the deadline of the submission by at least one calendar week in order to prepare a high-quality proposal meeting your requirements.

ODGOVOR
Naročnik ne bo podaljšal roka za oddajo ponudbe.



Datum objave: 14.03.2019   14:33
VPRAŠANJE
The contracts (forms 6a, 6b, 6c and 6d) to be signed with the chosen tenderer will be only in Slovenian or there will be two versions: one in Slovenian and the other one in English (with a certified translation)?

ODGOVOR
Naročnik bo z izbranim ponudnikom sklenil 4 pogodbe in sporazum o nerazkrivanju podatkov izkljlučno v slovenskem jeziku.



Datum objave: 14.03.2019   14:35
VPRAŠANJE
Are we right to assume that The Bidder is meant to be the body of the economic operator, together with joint venture members and subcontractors?

ODGOVOR
Vaša ugotovitev je pravilna. Ponudnik je gospodarski subjekt, ki lahko v ponudbi nastopa samostojno ali skupaj v konzorciju ponudnikov (joint venture) in/ali podizvajalci.



Datum objave: 14.03.2019   14:35
VPRAŠANJE
Are we right to assume that The Bidder is meant to be the body of the economic operator, together with the joint venture members and subcontractors?

ODGOVOR
Vaša ugotovitev je pravilna. Ponudnik je gospodarski subjekt, ki lahko v ponudbi nastopa samostojno ali skupaj v konzorciju ponudnikov (joint venture) in/ali podizvajalci.