Dosje javnega naročila 000428/2019
Naročnik: SLOVENSKE ŽELEZNICE, d.o.o., Kolodvorska ulica 11, 1000 Ljubljana
Storitve: Vzpostavitev sistema e-hrambe in storitve hrambe gradiva v elektronski obliki ter spremljevalne storitve
ZJN-3: Odprti postopek

JN000428/2019-B01 - Obvestilo o naročilu (EU 2 - SL), objavljeno dne 28.01.2019
JN000428/2019-K01 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 26.02.2019
JN000428/2019-ODL01 - Odločitev o oddaji oz. neoddaji naročila, objavljeno dne 31.05.2019

    JN000428/2019-B01 Obvestilo o naročilu (EU 2 - SL) 2019/S 020-043365
   Dodatna pojasnila

Oddelek I: Javni naročnik

Direktiva 2014/24/EU
I.1 Ime in naslovi
SLOVENSKE ŽELEZNICE, d.o.o.
Kolodvorska ulica 11
1000
SI
Ljubljana
Slovenija
Darko Zakrajšek
darko.zakrajsek@slo-zeleznice.si
+386 12914687
+386 12914833

Internetni naslovi
https://www.slo-zeleznice.si/

I.2 Skupno javno naročanje
I.3 Sporočanje
Razpisna dokumentacija je na voljo brezplačno za neomejen in celovit neposredni dostop na:
URL: https://www.enarocanje.si/App/Datoteke/293211/Razpisna_dokumentacija.zip

Dodatne informacije lahko dobite na zgoraj navedenem naslovu.
Ponudbe ali prijave za sodelovanje je treba poslati elektronsko na URL: https://ejn.gov.si/ponudba/pages/aktualno/aktualno_javno_narocilo_podrobno.xhtml?zadevaId=6715
I.4 Vrsta javnega naročnika
Oseba javnega prava
I.5 Glavna področja dejavnosti
Gospodarske in finančne zadeve


Oddelek II: Predmet

II.1 Obseg naročila
II.1.1 Naslov
Naslov: Vzpostavitev sistema e-hrambe in storitve hrambe gradiva v elektronski obliki ter spremljevalne storitve
II.1.2 Glavna koda CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
48810000
II.1.3 Vrsta naročila
Storitve
II.1.4 Kratek opis
Vzpostavitev sistema e-hrambe in storitve hrambe gradiva v elektronski obliki ter spremljevalne storitve
II.1.6 Informacije o sklopih
Naročilo je razdeljeno na sklope: Ne
II.2 Opis
II.2.1 Naslov
II.2.2 Dodatna(-e) koda(-e) CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
48810000
II.2.3 Kraj izvedbe
SI - SLOVENIJA
Glavna lokacija ali kraj izvedbe:
II.2.4 Opis javnega naročila
Vzpostavitev sistema e-hrambe in storitve hrambe gradiva v elektronski obliki ter spremljevalne storitve
II.2.5 Merila za izbiro ponudbe
Cena – Ponder:

II.2.6 Ocenjena vrednost
II.2.7 Trajanje naročila, okvirnega sporazuma ali dinamičnega nabavnega sistema
Trajanje v mesecih: 65
To naročilo je mogoče podaljšati: Ne
II.2.9 Informacije o omejitvah števila kandidatov, ki bodo povabljeni k sodelovanju
II.2.10 Informacije o variantah
Variante so dopustne: Ne
II.2.11 Informacije o variantah
Variante: Ne
II.2.12 Informacije o elektronskih katalogih
II.2.13 Informacije o sredstvih EU
Naročilo se nanaša na projekt in/ali program, ki se financira s sredstvi EU: Ne
II.2.14 Dodatne informacije


Oddelek III: Pravne, ekonomske, finančne in tehnične informacije

III.1 Pogoji za udeležbo
III.1.1 Ustreznost za opravljanje poklicne dejavnosti, vključno z zahtevami v zvezi z vpisom v register poklicev ali trgovski register
III.1.2 Poslovno in finančno stanje
III.1.3 Tehnična in strokovna sposobnost
III.1.5 Informacije o pridržanih naročilih
III.2 Pogoji, ki se nanašajo na javno naročilo
III.2.1 Informacije o določeni stroki
III.2.2 Pogoji za izvedbo javnega naročila


III.2.3 Informacije o osebju, odgovornem za izvedbo naročila


Oddelek IV: Postopek

IV.1 Opis
IV.1.1 Vrsta postopka
Odprti postopek
IV.1.3 Informacije o okvirnem sporazumu ali dinamičnem nabavnem sistemu
IV.1.4 Informacije o zmanjšanju števila rešitev ali ponudb med pogajanji ali dialogom
IV.1.5 Informacije o pogajanjih
IV.1.6 Informacije o elektronski dražbi
IV.1.8 Informacije o Sporazumu o vladnih naročilih
Naročilo ureja Sporazum o vladnih naročilih: Ne
IV.2 Upravne informacije
IV.2.1 Prejšnja objava v zvezi s tem postopkom
IV.2.2 Rok za prejem ponudb ali prijav za sodelovanje
04.03.2019   12:00
IV.2.3 Predvideni datum pošiljanja povabil k oddaji ponudbe ali sodelovanju izbranim kandidatom
IV.2.4 Jeziki, v katerih se predložijo ponudbe ali prijave za sodelovanje
Slovenščina (SL)
IV.2.6 Minimalni časovni okvir, v katerem mora ponudnik zagotavljati veljavnost ponudbe
Trajanje v mesecih: 5 (od datuma za prejem ponudb)
IV.2.7 Način odpiranja ponudb
Datum in ura: 04.03.2019   13:00


Oddelek VI: Dopolnilne informacije

VI.1 Informacije o ponovitvah naročila
Ponovitev naročila: Ne


VI.2 Informacije o elektronskem poteku dela
VI.3 Dodatne informacije
Rok za sprejemanje ponudnikovih vprašanj: 18.02.2019   12:00
VI.4 Postopki za revizijo
VI.4.1 Organ, pristojen za revizijo
DRŽAVNA REVIZIJSKA KOMISIJA ZA REVIZIJO POSTOPKOV ODDDAJE JAVNIH NAROČIL
Slovenska cesta 54
1000
Ljubljana
Slovenija

VI.4.2 Organ, pristojen za postopek mediacije
VI.4.3 Postopek revizije
VI.4.4 Služba, pri kateri lahko dobite informacije o postopku revizije
SLOVENSKE ŽELEZNICE, d.o.o.
Kolodvorska ulica 11
1000
Ljubljana
Slovenija

VI.5 Datum pošiljanja tega obvestila
24.01.2019

O odločitvi o javnem naročilu boste obveščeni, če odločitev ni bila objavljena pred vašo prijavo.


   Dodatna pojasnila
Datum objave: 06.02.2019   15:04
VPRAŠANJE
Spoštovani!

V razpisni dokumentaciji je navedeno: Izvajalec mora za naročnika izvajati storitve direktnega dostopa do sistema e-hrambe za največ 30 uporabnikov na mesec.

Na SŽ je nekaj tisoč zaposlenih. Na kakšen način bodo do elektronskih dokumentov dostopali in z njimi upravljali ostali zaposleni, ki to potrebujejo pri vsakdanjem opravljanju delovnih nalog (zajem, vpogled, distribucija po podjetju, sodelovanje na skupnih dokumentih, potrjevanje, e-podpisovanje ipd.)?

Hvala za vaš odgovor!

ODGOVOR
Iz poslovnih aplikacij naročnika, kot je navedeno v Razpisnem obrazcu 9: Specifikacija predmeta naročila, poglavje 5.1 deseta alineja, podtočka 1.



Datum objave: 13.02.2019   13:06
VPRAŠANJE
Pozdravljeni,

iz vašega odgovora z dne 6.2.2019 sklepamo, da je omenjena poslovna aplikacija SAP. Ali bo do dokumentov v e-arhivu dostopalo samo 30 od vseh SAP licenčnih uporabnikov? Kako je z ostalimi uporabniki, obstaja še kakšen IT sistem za obvladovanje tekoče dokumentacije ali le ta fizično kroži po organizaciji?

ODGOVOR
Do dokumentov v e-hrambi bodo dostopali vsi SAP uporabniki in sicer preko poslovnega sistema SAP. Na isti način bodo uporabniki dostopali do dokumentarnega gradiva tudi iz drugih poslovnih sistemov, torej več tisoč uporabnikov. Integracije niso del tega razpisa, mora pa rešitev e-hrambe omogočati integracijo z drugimi sistemi. Omejitev 30 uporabnikov velja le v primeru direktnega dostopa, torej preko portala, ki ga nudi ponudnik v okviru rešitve e-hramba.



Datum objave: 22.02.2019   12:59
VPRAŠANJE

1. V razpisnem obrazcu 4 (reference) mora naročnik storitve e-hrambe imeti več kot 500 neposrednih ali posrednih uporabnikov storitve. V kolikor gre za neposredne uporabnike storitev e-hrambe, ki je ranga nekaj več kot 1 MIO dokumentov, je 500 uporabnikov ogromno. V primeru posrednih uporabnikov, pa se neglede na njihovo število s sistemom e-hrambe preko spletnih servisov povezuje le informacijski sistem naročnika (običajno z enim uporabniškim računom), zato je število posrednih uporabnikov v tem primeru irelevantno in ne dokazuje tehnološke sposobnosti ponudnika storitve e-hrambe oz. njegovega sistema. V tem primeru je bolj smiselno, če se ponudnik storitve e-hrambe izkaže s številom zahtevkov, ki jih njegov sistem e-hrambe lahko pri uporabi spletnih storitev obdela v roku ene (1) sekunde. Prav tako naročnik v razpisnem obrazcu predračun zahteva le ceno za neposredni (direktni) dostop do storitve e-hrambe in to le za 30 uporabnikov. Na podlagi navedenega naročnika pozivamo, da referenco omeji zgolj na število neposrednih uporabnikov storitve e-hrambe.

2. Naročnik v razpisu specificira »spremljevalne storitve« kot storitve direktnega dostopa do sistema e-hrambe in za to zahteva certifikacijo. Zagotavljanje dostopa do storitve e-hrambe spada neposredno pod storitve zajema in e-hrambe (glej ETZ-II. del, poglavje 3.4) in ne pod spremljevalne storitve. Spremljevalne storitve po ZVDAGA so storitve odbiranja, pretvorbe, urejanja, uničevanja in zagotavljanja varnih prostorov. Arhiv RS je v ETZ specificiral naslednje spremljevalne storitve:
a. zajem dokumentarnega gradiva v digitalni obliki,
b. pretvorba dokumentarnega gradiva iz fizične v digitalno obliko,
c. pretvorba dokumentarnega gradiva iz digitalne v obliko za dolgoročno hrambo,
d. urejanje ali odbiranje dokumentarnega gradiva v digitalni obliki,
e. uničevanje dokumentarnega gradiva v digitalni obliki,
f. zagotavljanje varnih prostorov za hrambo gradiva v digitalni obliki,
g. druge storitve, ki kakor koli posegajo v celovitost, varnost ali avtentičnost dokumentarnega gradiva.


ODGOVOR
1.
Navedeno je 500 uporabnikov in ne 500 uporabniških računov. Če uporabniki dostopajo preko poslovnih aplikacij, se lahko ta poslovna aplikacija na sistem za e-hrambo povezuje le z enim računom. Ni zahtevano, da je računov za povezavo 500 ali več, temveč, da je uporabnikov poslovnih aplikacij, ki se povezujejo na sistem e-hrambe, 500 ali več.
2.
Spremljevalne storitve so navedene v ZVDAGA. Po ZVDAGA storitve direktnega dostopa do sistema e-hrambe niso spremljevalne storitve. To je v celoti upoštevano v razpisni dokumentaciji.
Je pa v točki »1.14. Merilo za ocenjevanje ponudb« povabila k oddaji ponudbe v postavki »C« pomotoma zapisan tekst »Vrednost spremljevalnih storitev (direktni dostop v sistem e-hrambe do shranjenega gradiva), «, ki bi moral biti pravilno zapisan »Vrednost direktnega dostopa v sistem e-hrambe do shranjenega gradiva, «.
V nadaljevanju postavke »C« je jasno in nedvoumno razvidno, da je merilo za vrednotenje ponudb, opredeljeno v tej postavki, »vrednost direktnega dostopa v sistem e-hrambe do shranjenega gradiva«.



Datum objave: 22.02.2019   12:59
VPRAŠANJE
Spoštovani,

Tehnična dokumentacija zahteva mesečno minimalno razpoložljivost 99,7 mesečno 24/7.

V vzorcu pogodbe člen 10.1. navaja: Naročnik je za nedoseganje 100% razpoložljivosti sistema e-hrambe upravičen do pogodbeni kazni.

Res je da so pogodbene kazni v nadaljevanju predvidene za razpoložljivost pod 99,7 ampak vas prosim za potrditev, saj je člen 10.1. napisan nelogično.

Hvala in Lep Pozdrav.

ODGOVOR
Naročnik je upravičen do pogodbene kazni v primerih nedoseganja razpoložljivosti sistema e-hrambe v primerih, ki so navedeni v točkah 10.2 in 10.3 vzorca pogodbe.
Skladno s točko 10.2 vzorca pogodbe naročnik izvajalcu ne bo zaračunal pogodbeni kazni, če bo mesečna razpoložljivost sistema e-hrambe zaradi izpadov višja od 99,7%. Če pa bo mesečna razpoložljivost sistema e-hrambe zaradi izpadov nižja ali enaka 99,7%, pa naročnik izvajalcu bo zaračunal pogodbeno kazen.
Skladno s točko 10.3 vzorca pogodbe naročnik izvajalcu ne bo zaračunal pogodbeni kazni, če bo mesečna razpoložljivost sistema e-hrambe zaradi planiranih prekinitev višja od 99,7%. Če pa bo mesečna razpoložljivost sistema e-hrambe zaradi planiranih prekinitev nižja ali enaka 99,7%, pa naročnik izvajalcu bo zaračunal pogodbeno kazen.



Datum objave: 22.02.2019   13:00
VPRAŠANJE
Pozdravljeni, prosimo vas, da nam odgovorite na naslednja vprašanja:

1.V točkah 1.14. v A., 5.1 (ponujeni sistem e-hrambe mora omogočati dinamično nadgradljiv metapodatkovni model, ki je povezan s klasifikacijskim načrtom SŽ) in v 5.2 (splošne zahteve) omenjate metapodatkovni model, ki je vezan na klasifikacijski načrt.
Kaj pričakujete pod terminom dinamični? Ali se pričakuje, da se v obdobju najema lahko spremeni večkrat tudi klasifikacijski načrt?

2. V poglavju »Tehnična sposobnost« so navedeni pogoji za reference (1.000.000 dokumentov, vsaj 500 uporabnikov...).
Ker je v slovenskem prostoru omejen nabor velikih podjetij, ki imajo 500 ali več zaposlenih in so vstopili v področje brezpapirnega poslovanja v obliki najema storitve, vas prosimo, če lahko premislite o nižanju števila uporabnikov, ki imajo direkten ali posreden dostop do rešitve e-hrambe.

3. V sklopu razpisne dokumentacije je večkrat omenjena zahteva uporabe vmesnika SAP Archive link. Glede na to, da je tovrstni vmesnik praviloma certificiran s strani podjetja SAP, nas zanima ali predložitev veljavnega certifikata šteje kot zadosten dokaz postavljeni zahtevi?

4. V razpisni dokumentaciji ni nikjer eksplicitno omenjena zahteva po SLA (Service Level Agreement) med naročnikom in ponudnikom. Ali lahko navedete minimalne odzivne čase ter zahtevan režim, ki je pričakovan? Ali mora biti nivo storitve (SLA) upoštevan v ponudbeni ceni?
5. Omenjate, da potrebujete 30 imenskih licenc za uporabnike za direktni dostop do e-hrambe. Ali bodo ti uporabniki za čas trajanja pogodbe poimensko vedno enaki, ali moramo omogočiti, spreminjanje uporabnikov tekom pogodbe (zontraj istega razpoložljivega fonda 30 licenc)?
6. Ali se bo v e-hrambi hranilo tudi gradivo z oznako A - arhivsko?
7. V točki 5.1. so navedene tehnične zahteve za sistem e-hrambe. Ali pravilno razumemo, da so vse točke v alinejah obvezne in se smatra neizpolnjevanje vseh pogojev komulativno kot kriterij za izločitev?
Na kakšen način planira naročnik formalno preveriti skladnost ponudnika z razpisnimi pogoji (poleg morebitnega ogleda na lokaciji ponudnika)?

8. Ali mora sistem omogočiti masovni uvoz zapisov s pripadajočimi dokumenti. Ali drugače, ali mora e-hramba podpirati možnost sočasnega uvažanja dokumentov iz večih sistemov (t.i..Multithreading)?
9. Ali se lahko upošteva tudi reference naročnika, ki namesto 1.000.000 dokumentov hrani 1.000.000 transakcij (brez objekta, oz. slike dokumenta)?

S spoštovanjem in lep pozdrav,


ODGOVOR
1.
Metapodatkovni model določa, pod kateri klasifikacijski znak bo na osnovi metapodatkov uvrščen dokument. Omogočati mora, da ga skrbnik naročnika lahko dopolnjuje oziroma spreminja. Vsaka sprememba metapodatkovnega modela velja le za gradivo, ki bo predmet hrambe po uveljavitvi spremembe.
Naročnik ne predvideva pogostih sprememb klasifikacijskega načrta.
2.
Naročnik minimalnega števila gradiva v elektronski obliki v referenčni hrambi ne bo znižal, zniža pa se minimalno število uporabnikov in sicer vsaj 250.
Naročnik bo podaljšal rok za oddajo ponudbe do 11.3.2019.
Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.
3.
Ponudnikom v ponudbi ni potrebno priložiti veljavnega SAP Archive Link certifikata.
4.
Zahtevani nivo storitev e-hrambe (Service level) je definiran v »Razpisnem obrazcu 9: Specifikacija predmeta naročila« in sicer v poglavju »5.1 Tehnične zahteve za ponujeni sistem e-hrambe«. V izogib morebitnim nejasnostim naročnik na tem mestu ponovno navaja zahtevani nivo storitev, določen v razpisni dokumentaciji:
- Storitve v ponujenem sistemu e-hrambe morajo biti dostopne ves čas (24/7).
- Razpoložljivost sistema e-hrambe zaradi izpadov mora biti višja ali enaka 99,7 % merjeno na mesečnem
nivoju.
- Razpoložljivost sistema e-hrambe zaradi planiranih prekinitev mora biti višja ali enaka 99 % merjeno na
mesečnem nivoju.
V ponudbeni ceni mora biti vključeno vse, kar je zahtevano v »Razpisnem obrazcu 9: Specifikacija predmeta naročila«.
5.
Vsi zaposleni iz seznama uporabnikov storitev sistema e-hrambe (uporabniki storitev sistema e-hrambe so navedeni v točki 2.2 »Razpisnega obrazca 9: Specifikacija predmeta naročila«) lahko potencialno dostopajo do sistema e-hrambe.
Seznam uporabnikov storitve direktnega dostopa do sistema e-hrambe, se lahko na osnovi pisnega zahtevka naročnika spremeni. Za vse uporabnike storitve direktnega dostopa do sistema e-hrambe, ki so kadarkoli bili koristnik te storitve, mora biti zagotovljena revizijska sled zgodovine dogodkov v sistemu e-hrambe.
6.
Da.
7.
Da, vse tehnične zahteve (točke v vseh alinejah) iz »Razpisnega obrazca 9: Specifikacija predmeta naročila« so za ponudnika obvezne in jih ponudba mora vključevati. Neizpolnjevanje vseh zahtev bo imelo za posledico izločitev ponudbe iz nadaljnjega postopka javnega naročila.
Naročnik bo izpolnjevanje razpisnih zahtev preveril:
- s popolnim pregledom v ponudbi priložene tehnične dokumentacije,
- pregledom ponudnikovih zmogljivosti na lokaciji ponudnika,
- referenčne projekte pri naročnikih referenčnih projektov.
8.
Da, ker bo v sistem e-hrambe integriranih več različnih informacijskih sistemov, ki lahko vzporedno oziroma istočasno izvajajo uvoz v sistem e-hrambe.
9.
Ne.