Dosje javnega naročila 002684/2019
Naročnik: MESTNA OBČINA CELJE, Trg celjskih knezov 9, 3000 Celje
Storitve: DOBAVA, IMPLEMENTACIJA IN VZDRŽEVANJE INFORMACIJSKEGA SISTEMA ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM
ZJN-3: postopek naročila male vrednosti

JN002684/2019-W01 - Obvestilo o naročilu male vrednosti (NMV1), objavljeno dne 26.04.2019
JN002684/2019-K01 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 07.05.2019
JN002684/2019-K02 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 13.05.2019
JN002684/2019-K03 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 17.05.2019
JN002684/2019-ODL01 - Odločitev o oddaji oz. neoddaji naročila, objavljeno dne 14.06.2019
JN002684/2019-X01 - Obvestilo o oddaji naročila male vrednosti (NMV2), objavljeno dne 24.07.2019

    JN002684/2019-W01 Obvestilo o naročilu male vrednosti (NMV1)
   Dodatna pojasnila

Oddelek I: Javni naročnik

Naročilo male vrednosti se oddaja na: splošnem področju
I.1 Ime in naslovi
MESTNA OBČINA CELJE
Trg celjskih knezov 9
3000
SI
Celje
Slovenija
Oddelek za splošne zadeve, Katja Sentočnik
katja.sentocnik@celje.si
+386 34265874
+386 34265774

Internetni naslovi
https://moc.celje.si/

I.2 Skupno javno naročanje
I.3 Sporočanje
Objava je hkrati razpisna dokumentacija: Ne
Razpisna dokumentacija je na voljo brezplačno za neomejen in celovit neposredni dostop na:
URL: https://moc.celje.si/
ESPD: https://moc.celje.si/
Ponudbe ali prijave za sodelovanje je treba poslati elektronsko na URL: https://ejn.gov.si/ponudba/pages/aktualno/aktualno_javno_narocilo_podrobno.xhtml?zadevaId=9071
na zgoraj navedeni naslov.
I.4 Vrsta javnega naročnika
Regionalni ali lokalni organ
I.5 Glavna področja dejavnosti
Javna uprava


Oddelek II: Predmet

II.1 Obseg naročila
II.1.1 Naslov
Naslov: DOBAVA, IMPLEMENTACIJA IN VZDRŽEVANJE INFORMACIJSKEGA SISTEMA ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM
Referenčna številka dokumenta: 4303-12/2018
II.1.2 Glavna koda CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
48810000
II.1.3 Vrsta naročila
Storitve
II.1.4 Kratek opis
DOBAVA, IMPLEMENTACIJA IN VZDRŽEVANJE INFORMACIJSKEGA SISTEMA ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM IN KRMILJENJE DOKUMENTNIH PROCESOV TER MIGRACIJA PODATKOV IZ NAROČNIKOVEGA OBSTOJEČEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA V NOVI INFORMACIJSKI SISTEM
II.1.6 Informacije o sklopih
Naročilo je razdeljeno na sklope: Ne
II.2 Opis
II.2.1 Naslov
II.2.2 Dodatna(-e) koda(-e) CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
48810000
II.2.3 Kraj izvedbe
SI - SLOVENIJA
Glavna lokacija ali kraj izvedbe: MESTNA OBČINA CELJE
II.2.4 Opis javnega naročila
DOBAVA, IMPLEMENTACIJA IN VZDRŽEVANJE INFORMACIJSKEGA SISTEMA ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM IN KRMILJENJE DOKUMENTNIH PROCESOV TER MIGRACIJA PODATKOV IZ NAROČNIKOVEGA OBSTOJEČEGA DOKUMENTNEGA SISTEMA V NOVI INFORMACIJSKI SISTEM
II.2.5 Merila za izbiro ponudbe
Cena ni edino merilo za oddajo naročila in vsa merila so navedena le v razpisni dokumentaciji
II.2.7 Trajanje naročila ali okvirnega sporazuma
Trajanje v mesecih: 6
To naročilo je mogoče podaljšati: Da
Opis podaljšanj:
VIŠJA SILA, OKOLIŠČINE
II.2.12 Informacije o elektronskih katalogih
II.2.13 Informacije o sredstvih EU
Naročilo se nanaša na projekt in/ali program, ki se financira s sredstvi EU: Ne


Oddelek III: Pravne, ekonomske, finančne in tehnične informacije

III.3 Pogoji za udeležbo in pogoji ki se nanašajo na javno naročilo
VSI POGOJI SO NAVEDENI V RAZPISNI DOKUMENTACIJI IN TEHNIČNIH SPECIFIKACIJAH NAROČNIKA IN SO OBJAVLJENI NA SPLETNI STRANI NAROČNIKA: https://moc.celje.si


Oddelek IV: Postopek

IV.1.3 Informacije o okvirnem sporazumu
IV.1.5 Informacije o pogajanjih
V postopek so vključena pogajanja: Ne
IV.1.6 Informacije o elektronski dražbi
IV.2.2 Rok za prejem ponudb ali prijav za sodelovanje
17.05.2019   12:00
IV.2.6 Minimalni časovni okvir, v katerem mora ponudnik zagotavljati veljavnost ponudbe
Ponudba mora biti veljavna do 31.01.2020
IV.2.7 Način odpiranja ponudb
Datum in ura: 17.05.2019   12:15
Kraj: EJN

Informacije o pooblaščenih osebah in postopku odpiranja ponudb:
ELEKTRONSKO ODPIRANJE PONUDB V EJN



Oddelek VI: Dopolnilne informacije

VI.2 Informacije o elektronskem poteku dela
Sprejeto bo elektronsko izdajanje računov.
Uporabljeno bo elektronsko plačilo.
VI.3 Dodatne informacije
Rok za sprejemanje ponudnikovih vprašanj: 10.05.2019   10:00
VI.5 Datum pošiljanja tega obvestila
26.04.2019

O odločitvi o javnem naročilu boste obveščeni, če odločitev ni bila objavljena pred vašo prijavo.


   Dodatna pojasnila
Datum objave: 06.05.2019   11:16
VPRAŠANJE
Pozdravljeni, ob hitrem pregledu dokumentacije imamo naslednja vprašanja:
1. Kaj je razlog za zamenjavo dokumentnega sistema, ki je v uporabi?
2. Rok za pripravo ponudbe je izredno krtek. Upamo, da ne gre za razpis, oddan vnaprej izbranemu ponudniku? Prav tako je rok za oddajo vprašanj 10.5., kar pomeni, da bo od pridobitve zadnjih odgovorov do roka za oddajo ponudbe res malo časa. Glede na to, da so vmes še prazniki, prosimo naročnika, da podaljša rok za pripravo in oddajo ponudb (vsaj 30 dni časa), saj je projektna dokumentacija zelo obsežna, že samo priprava referenčnih potrdil in pridobitev potrditev s strani referenčnih ponudnikov proces, ki terja precej časa. Pripraviti pa je treba tudi idejni načrt, celo 4 dni pred rokom za ponudbe.
3. Migracija:
a. kakšno število zadev se bo migriralo?
b. kakšna je velikost trenutne baze?
c. kakšna je velikost obstoječe datotečne shrambe, ki se bo migrirala?
4. Kakšen je letni prirast zadev in dokumentov?
5. Koliko drugih organov poleg MOC bo uporabljalo sistem (koliko ločenih instanc bo)?
6. Začetno število uporabnikov je 130:
a. samo na MOC ali vključno z drugimi organi?
b. kolikšno je število vseh uporabnikov na vseh instancah in
c. kakšen je letni prirast uporabnikov?
7. Katere so konkretne aplikacije s katerimi se pričakuje integracija (ERP, GIS,)? Navajate »številne povezave z obstoječimi sistemi in viri podatkov pri naročniku« nikjer pa ne navedete, kateri so ti sistemi in viri. Prosimo, če jih lahko navedete, saj samo tako lahko ocenimo potreben obseg del.
8. Reference: - Najmanj ena referenca »multitenant« - koliko ločenih postavitev se predvideva?
9. Izobraževanje uporabnikov se bo izvajalo na eni lokaciji ali pri nosilcih ločenih instanc?
10. Zakaj kot referenca ne zadostuje dejstvo, da se sistem uporablja na skoraj 30% občin v Sloveniji in celi vrsti drugih javnopravnih ustanov?
11. Ali lahko kot referenco navedemo tudi občino v tujini, ki uporablja naš sistem?
12. Točka 11.1.3 Kadrovski pogoji kaj je mišljeno pod: »najvišji status pri proizvajalcu platforme za razvoj programske opreme oz. ekvivalent temu«?
13. Pogoj pri kadrih, da ima vsaj en član projektne ekipe opravljen strokovni izpit iz poslovanja z dokumentarnim gradivom:
a. Če nimamo kadra s takim izpitom, ga pa prijavimo na izobraževanje in bo izpit opravil še v l. 2019, se lahko vseeno prijavimo?
b. Ali mora biti opravljen SI iz poslovanja z dokumentarnim gradivom za organe javne uprave in organe, ki opravljajo upravne naloge na podlagi pooblastil ali za organizacije s področja gospodarstva ali je vseeno?
14. Zavarovanje za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti navajate: »Izbrani ponudnik za zavarovanje za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti predloži menično izjavo in 5 kom menic vrednost 20.000,00 eur.« Navedba je nerazumljiva se predložijo bianco menice, vsaka menica v vrednosti 20.000 EUR ali je to skupna max. vrednost petih menic?
15. V pogodbi navajate. »Vse aktivnosti vzdrževanja se izvajajo na lokaciji naročnika.«. Zakaj naročnik zavrača vzdrževanje, osveževanje in opravljanje podpore na daljavo, ki jih omogoča spletna aplikacija, če to pomeni hitrejše odzivne čase in čase odprave uporabniških ali tehničnih težav in če tak način dela utečeno teče pri velikem številu naročnikov, vsak poseg v sistemu pa se zabeleži v revizijski sledi? Predlagamo da to določilo v pogodbi umaknete.
16. V pogodbi predlagamo umik 6. člena, saj posega v kadrovsko politiko izvajalca. Izvajalec se zaveže storitev izvajati strokovno in skladno s pogodbo, na kar pa zamenjava ali dodatni kadri nimajo vpliva, saj bo odgovoren izvajalec zaposloval kadre, ki ustrezajo zahtevam poslov, ki jih opravlja. To je odgovornost izvajalca, naročnik ne more pričakovati, da ga bo izvajalec vprašal ali in koga lahko zaposli. Prav tako vsebina 6. člena v zadnjem odstavku presega razpisne pogoje. Kazni iz tega člena so nesorazmerne in nesmiselne ter pomenijo za izvajalca visoko tveganje, sploh ker gre za kadre, katerih fluktuacija je zaradi pomanjkanja na trgu dela, lahko velika in moramo izvajalci biti zelo zanimivi, da jih ohranimo.
17. Kaj se zahteva pod »Modul spletnih obrazcev«? Spletne vloge bodo občanom v kratkem času na voljo preko državnih portalov eUprava in SPOT, zato je po našem mnenju nesmiselno razvijati lasten modul, saj to po nepotrebnem draži sistem, medtem, ko bodo storitve portalov brezplačne, prav tako pa je funkcionalnost avtomatičnega prenosa vlog iz obeh državnih portalov v naš sistem že izvedena in v našem sistemu na voljo kot ena od funkcionalnosti.
18. V dokumentu MOC-DMS---Tehnine-specifikacije-navajate prilogo št. 2, Generične tehnološke zahteve. Priloge pa ni pri RD. Ali gre za GTZ in Smernice razvoja informacijskih rešitev, objavljene na portalu NIO?
Hvala za čim prejšnje odgovore.


ODGOVOR

1. Naročnik na to vprašanje ne bo odgovarjal, odločitev za nakup dokumentnega sistema je v izključni pristojnosti naročnika.
2. Naročnik spreminja rok za oddajo ponudb, ki je 24. 5. 2019 do 12. ure. Rok za vprašanja naročnik spreminja, in sicer do vključno 17. 5. 2019 do 10. ure.
3. a) trenutno jih je 43.278
b) 2,2 GB
c) 580 GB.
4. 3.500 - 4.500 zadev, cca. 35.000 40.000 dokumentov.
5. Zaenkrat bo sistem uporabljala le Mestna občina Celje. Pomembna je možnost razširitve na druge organizacije.
6. Predvideno število uporabnikov vključuje le uporabnike Mestne občine Celje.
7. Mestna občina Celje uporablja ERP SIRENA in po meri razvit GIS podjetja IGEA, ki temelji na odprtokodnih rešitvah Geoserver, Geowebcache, OpenLayers.
8. Najmanj dve.
9. Na lokaciji naročnika.
10. Javnopravne ustanove imajo lahko zelo različne potrebe in pričakovanja glede delovanja informacijskih sistemov. Iščemo ponudnika z izkušnjami v okoljih, ki so po številu uporabnikov in širini delovnih procesov primerljiva Mestni občini Celje, torej drugih mestnih občinah.
11. Zaradi odgovora pri vprašanju 10, želimo primerljivo referenco, torej v Sloveniji.
12.Če denimo uporabljate orodja proizvajalca Microsoft pričakujemo ustrezen partnerski status s tem podjetjem, s čimer zagotavljate ustrezno število ustrezno izobraženih razvojnikov.
13. Referenca mora biti v času prijave, torej delavec ponudnika storitev naj ima opravljen preizkus strokovne usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom. Za javnopravne osebe.
14. Izbrani ponudnik mora za zavarovanje za dobro izvedbo predložiti 5 kom bianco podpisanih menic (Obrazec 11). 20.000 eur je skupna vrednost zavarovanja.
15. Naročnik spreminja 4. člen pogodbe v 4. odstavku, in sicer: "Aktivnosti vzdrževanja in nadgradenj se, kadar je to mogoče, opravijo na daljavo po predhodno vzpostavljenem kanalu (VPN, RDWeb, ...). Kadar to ni mogoče se opravijo na lokaciji naročnika pri čemer naročnik ne priznava dodatnih stroškov prevoza."
16. Prvi odstavek 6. člena se spremeni, in sicer: Izvajalec mora imeti ves čas izvajanja pogodbenih storitev na voljo kadre, ki izpolnjujejo vse zahtevane pogoje iz razpisne dokumentacije, na podlagi česar je bilo izvajalcu naročilo oddano in podpisana ta pogodba.
Izvajalec je dolžan naročnika obvestiti o kadrovski spremembi za izvajanje storitev te pogodbe. Kot sprememba se štejejo morebitne spremembe kadrov, ki bi opravljali predmetne storitve pri naročniku, namesto prijavljenega kadra. Novi kadri, ki opravljajo storitve za naročnika, morajo izpolnjevati enake pogoje, kot so bili zahtevani v razpisni dokumentaciji.
V kolikor bo naročnik med izvajanjem pogodbe ugotovil, da izvajalec izvaja dela s kadri, ki niso bili prijavljeni na javno naročilo oziroma naročnika ni obvestil o spremembi, bo naročnik lahko odstopil od pogodbe v skladu s 17. členom te pogodbe in unovčil finančno zavarovanje za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti v skladu z 22. členom te pogodbe.
17. Zahteva se zmožnost sistema, da prejema vloge iz spletnih obrazcev na spletnih straneh Mestne občine Celje in nad njimi opravlja vse funkcije, ki jih opravlja nad vlogami v pisni obliki. Funkcionalnost mora delovati neodvisno od morebitnih obstoječih ali načrtovanih državnih portalov/storitev.
18. Da.



Datum objave: 06.05.2019   11:21
VPRAŠANJE
Pozdravljeni,

zahtevana je migracija podatkov iz naročnikovega obstoječega dokumentnega sistema.

Prosimo za več informacij o tem, kot na primer:

Kateri je obstoječi dokumentni sistem?
Na kateri tehnologiji deluje obstoječi dokumentni sistem (uporabljena baza podatkov,...)?
Ali se pričakuje, da izbrani ponudnik izvede tudi izvoz podatkov iz obstoječega dokumentnega sistema ali bo za izvoz poskrbel naročnik /trenutni izvajalec?

ODGOVOR
1. Obstoječi dokumentni sistem je EPP elektronsko pisarniško poslovanje. (sicer je navedeno tudi v tehničnih specifikacijah).

2. Podatkovna baza je MS SQL, datoteke se hranijo na datotečnem sistemu.

3. Da, migracija podatkov je v celoti naloga ponudnika. Naročnik bo v sodelovanju s ponudnikom obstoječe aplikacije nudil tehnično pomoč.




Datum objave: 06.05.2019   11:22
VPRAŠANJE
Pozdravljeni,

v razpisni dokumentaciji je zahtevano Arhiviranje dokumentov pri ponudniku, certificiranemu pri Arhivu RS, ki ga ima izbranega naročnik.

Prosimo za informacijo, kdo je ta ponudnik, da lahko ocenimo predvideno delo za integracijo.

Hvala in lep pozdrav!


ODGOVOR
Trenutno ponudnik še ni izbran, ocenjujemo da se bomo povezali s Pošto Slovenije.





Datum objave: 06.05.2019   11:23
VPRAŠANJE
Spoštovani,

v Tehničnih specifikacijah je zahtevan OCR zajetega splošnega gradiva in obrazcev. V razpisni dokumentaciji nismo zasledili s tem povezanih potrebnih podatkov:
- Kakšno je predvideno število strani vseh dokumentov na mesec/leto, ki bodo predmet izvajanja OCR?
- Koliko različnih tipov obrazcev bo predmet izvajanja OCR?
- Kakšna je okvirna količina prejetih obrazcev po posameznih tipih na mesec/leto, ki bodo predmet izvajanja OCR?

Ti podatki so potrebni za upoštevanje ustrezne licence za OCR razpoznavo.



ODGOVOR


- Kakšno je predvideno število strani vseh dokumentov na mesec/leto, ki bodo predmet izvajanja OCR? Verjetno ne več kot 100.000/leto.
- Koliko različnih tipov obrazcev bo predmet izvajanja OCR? Cca. 28
- Kakšna je okvirna količina prejetih obrazcev po posameznih tipih na mesec/leto, ki bodo predmet izvajanja OCR? 8-900/leto




Datum objave: 06.05.2019   11:26
VPRAŠANJE
V zvezi z vašim javnim naročilom med drugim zahtevate tudi:-
enega (1) analitika s potrdilom o opravljenem strokovnem izpitu iz upravnega postopka (ZUP)

VPRAŠANJE: Ali boste za to zahtevo upoštevali tudi prijavljeni kader, ki je uspešno diplomiral na Fakulteti za javno upravo, smer Javna uprava in je v sklopu študija med drugimi izpiti opravil tudi izpita "Upravni postopek in upravni spor" in "Posebni upravni postopki" (poleg navedenih izpitov pa tudi relevantna druga izpita "Lokalna samouprava" in "Upravno pravo")?




ODGOVOR


Ne, strokovni kader mora imeti opravljen strokovni izpit iz upravnega postopka v skladu z Zakonom o splošnem upravnem postopku. Strokovni izpit obsega pisni in ustni del. O opravljenem izpitu je izdano ustrezno potrdilo. Izpiti, opravljeni na fakulteti žal ne zadostujejo.

Datum objave: 06.05.2019   11:57
VPRAŠANJE
Prosimo za pojasnilo:
1. Navedeno je, da naročnik zagotovi strežniško infrastrukturo. So vključene tudi licence za sistemsko opremo ali jih mora priskrbeti izvajalec. Prosimo navedite ali gre za MS SQL ali Oracle podatkovno zbirko. Kateri je operacijski sistem nameščen na serverju?
2. Navajate 36 delovnih procesov naročnika - kaj je s tem mišljeno, saj nikjer v RD ni opredeljeno.
3. Kater je izbrani ponudnik certificiranje eHrambe?


ODGOVOR


1.
Naročnik zagotovi strojno konfiguracijo strežnikov, ki jih bo za delovanje sistema specificiral ponudnik. V kolikor je predvidena sistemska oprema proizvajalca Microsoft, lahko ustrezne licence zagotovi naročnik preko lastne pogodbe EA. V kolikor bo ponudnik predvidel sistemsko programsko opremo drugega proizvajalca, pa mora ustrezne licence zagotoviti sam.
2.
Gre za delovne procese, ki jih izvaja Mestna občina Celje in vključujejo pisno komunikacijo v papirni ali digitalni obliki. Večina jih je zajeta na spletni strani MOC pod »Upravni postopki in vloge« (https://moc.celje.si/upravni-postopki). Natančen popis procesov je predviden v analizi, ki jo predpisuje Tehnična specifikacija naročila v razdelku »Postopek in terminski načrt implementacije programske opreme«.
3.
Pošta Slovenije d.d.


Datum objave: 10.05.2019   14:07
VPRAŠANJE
1. Kot reference se bodo upoštevale izključno Mestne Občine ali tudi drugi primerljiv javnopravni subjekti, ki poslujejo po ZUP? V RD namreč ni izrecno navedeno, v odgovorih na vprašanja pa ste navedli, da zahtevate primerljive mestne občine. V kolikor se zahteva primerljiva MO, potem se kažejo indici, da je razpis omejen na oddajo ponudniku, katerega sistem že uporabljate, saj se ve, katere občine so primerljive in kateri sistem le-te trenutno uporabljajo. Poslovanje po ZUP in UUP je jasno in enotno za vse javnopravne subjekte, zato tudi poslovanje MOC ne more odstopati, kar pomeni, da le kupujete obstoječi sistem, ki podpira upravne postopke po predpisih, ki veljajo za vse, ki ste jim zavezani, samo število uporabnikov pri referenčnem naročniku nima vpliva na izvedbo JN in uporabo sistema pri vas. prosimo za omilitev zahtev pri referenčnih projektih.

2. Nekatere zahteve v RD so nejasne, pogosto pa ne utemeljujejo trdno zahtev, saj nimajo vpliva na kakovost storitve. Naročniku svetujemo, da zahteve prevetri in omili, ker niso smiselne.
3. Prav tako se nam zdi nesmiselno, da zahtevate potrditve referenc pri naročnikih, kar zakomplicira pripravo in zavleče pripravo ponudbe. Če bi zahtevali le navedbo referenčnih projektov, lahko popolnoma enako preverite pri naročnikih te reference, pogodbe lahko preverite na portalu, zadovoljstvo naročnikov pa je tudi z lahkoto preverljivo. Prosimo, da umaknete zahtevo za potrjevanje referenc pri referenčnih naročnikih, saj tekom razpisa večkrat z izjavami in v ESPD potrjujemo, da sprejemamo vse obveznosti.. Zagotovo ste preverili trg in reference potencialnih ponudnikov pred postopkom JN? vedno bolj imamo občutek, da je izvajalec že izbran.
4. Potrjevanje referenc za vsak kader pri vsakem posameznem referenčnem naročniku je nesmiselno, saj naročnikov običajno ne zanima kdo poimensko izvaja projekt, kajti pomembno je da je kakovostno izveden. Kar garantiramo s podpisom obveznosti po pogodbi in garancijo za dobro izvedbo. V pogodbe se ne navaja imensko ekipe za izvedbo, saj je to nepotrebno in nedopustno zaradi GDPR. tudi posredovanje osebnih podatkov v sklopu ponudbe je vprašljivo glede na GDPR in naše interne pravilnike. Prosimo za popravek oz. umik teh nepotrebnih zahtev.

ODGOVOR

1. Naročnik zahteva eno referenco, ki se nanaša na mestno občino.
2. Potencialni ponudnik ni postavil vprašanja.
3. Naročnik spreminja obrazec 7a in ne zahteva potrditve referenčnega naročnika. Ponudnik mora izpolniti oba obrazca 7 in 7a.
4. Tudi na obrazcu 10 ni potrebna potrditev referenčnega naročnika, ponudnik obrazec mora izpolniti. Ponudnik mora navesti podatke o osebah, ki bodo sodelovale pri izvedbi JN. Ime in priimek oseb ne predstavlja posega v osebne podatke.


Datum objave: 10.05.2019   14:14
VPRAŠANJE
Prosimo za ponovni premislek glede spodnjega vašega odgovora.

Namreč nekdo, ki je diplomant Fakultete za upravo, do podrobnosti spozna postopke tako v širši javni upravi kot tudi v lokalni samoupravi. V okviru študija poleg teorije opravi tudi ustrezno prakso. Dejstvo je, da tovrstni kader precej bolj poglobljeno spozna tudi ZUP in ostale posebne upravne postopke, kot pa v primeru opravljanja strokovnega izpita. Slednji je pravzaprav zahtevan za uradne osebe, zaposlene pri državnih organih, organih lokalnih skupnosti in nosilcih javnih pooblastil, kadar v upravnih zadevah, neposredno uporabljajoč predpise, odločajo o pravicah, obveznostih ali pravnih koristih posameznikov, pravnih oseb in drugih strank, ter v primerih, ko izvajalci javnih služb odločajo o pravicah ali obveznostih uporabnikov njihovih storitev.

Ponovno vas prosimo, da ugodite našemu predlogu, saj boste tako dopustili prijavo še kvalitetnejših kadrov iz zadevnega področja.




V zvezi z vašim javnim naročilom med drugim zahtevate tudi:-
enega (1) analitika s potrdilom o opravljenem strokovnem izpitu iz upravnega postopka (ZUP)

VPRAŠANJE: Ali boste za to zahtevo upoštevali tudi prijavljeni kader, ki je uspešno diplomiral na Fakulteti za javno upravo, smer Javna uprava in je v sklopu študija med drugimi izpiti opravil tudi izpita "Upravni postopek in upravni spor" in "Posebni upravni postopki" (poleg navedenih izpitov pa tudi relevantna druga izpita "Lokalna samouprava" in "Upravno pravo")?


ODGOVOR
Ne, strokovni kader mora imeti opravljen strokovni izpit iz upravnega postopka v skladu z Zakonom o splošnem upravnem postopku. Strokovni izpit obsega pisni in ustni del. O opravljenem izpitu je izdano ustrezno potrdilo. Izpiti, opravljeni na fakulteti žal ne zadostujejo.

ODGOVOR


Naročnik zahteva potrdilo o opravljenem izpitu iz upravnega postopka (ZUP).
Analitik, ki bo opravljal delo, mora poznati vsebino, roke in možnosti postopanja v upravnem postopku, saj je potrebna nastavitev večjega števila delovnih postopkov samo po ZUP-u.


Datum objave: 10.05.2019   14:17
VPRAŠANJE
Spoštovani,

na prvi sklop vprašanj ste odgovorili, vendar ne popolno zato jih ponovno pošiljamo:
1. Kaj je razlog za zamenjavo dokumentnega sistema, ki je v uporabi? Odgovorili ste, da naročnik na to vprašanje ne bo odgovarjal, odločitev za nakup dokumentnega sistema je v izključni pristojnosti naročnika. Vendar menimo, da je zaradi transparentnosti JN odgovor na vprašanje nujen.

2. Pri vprašanju glede kratkega roka ste odgovorili in podaljšali rok oddaje ponudbe, niste pa odgovorili na vprašanje " Upamo, da ne gre za razpis, oddan vnaprej izbranemu ponudniku? ", zato ponovno prosimo za pojasnilo.

3. Glede na odgovor: "Zahteva se zmožnost sistema, da prejema vloge iz spletnih obrazcev na spletnih straneh Mestne občine Celje...", ali to pomeni da že imate sistem spletnih obrazcev na spletnih straneh MOC in moramo zagotoviti ustrezno integracijo s tem sistemom, ali želite povsem samostojen modul za izdelavo spletnih obrazcev, ki ga mora imeti razvitega ponudnik?

4. Kot referenco pričakujete primerljivo MO v Sloveniji, torej vsaj ena MO, ki ima več ali enako uporabnikov, kot MOC? Malo je MO v Sloveniji, ki so po velikosti enake ali večje, zato je nabor možnih ponudnikov tukaj zelo omejen, kar se nam ne zdi vredu, saj samo število uporabnikov ne sme vplivati na delovanje sistema in izvajanje postopkov v sistemu. Ali veljajo kot referenca tudi naročniki, ki tudi poslujejo po ZUP, pa niso občina?

ODGOVOR
1.
Razlog za zamenjavo: optimizacija delovnih procesov, povečanje produktivnosti, dostopnost kjerkoli ter sodoben uporabniški vmesnik.

2.
Rok je bil podaljšan zaradi prazničnih dni. Vsi ponudniki, ki izpolnjujejo pogoje imajo enake možnosti.

3.
Nimamo, vsekakor možnost integracije ali že izdelanega.

4.
Primerljivo občino, ne po velikosti, temveč število uporabnikov.





Datum objave: 10.05.2019   14:19
VPRAŠANJE
Spoštovani,

vezano na naročilo DOBAVA, IMPLEMENTACIJA IN VZDRŽEVANJE INFORMACIJSKEGA SISTEMA ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM vas prosimo za odgovore na naslednja vprašanja:
1. V razpisni dokumentaciji imate v točki 11.1.2 Tehnični pogoji za sodelovanje oziroma sposobnost navedeno, da mora imeti ponudnik najmanj dve referenci, iz katerih izhajajo dokazljive izkušnje z vzpostavitvijo informacijskih sistemov za upravljanje z dokumentarnim gradivom in krmiljenje dokumentnih procesov v organu lokalne samouprave, od tega najmanj ena v primerljivem okolju (število uporabnikov enako ali večje kot je v Mestni občini Celje).
Zanima nas, katere organizacije oz. inštitucije štejejo kot organ lokalne samouprave, za katere poizvedujete po referenci za vzpostavitev informacijskih sistemov za upravljanje z dokumentarnim gradivom in krmiljenje dokumentnih procesov?
Ali šteje referenca za katero izmed organizacij, ki deluje v okviru lokalne samouprave, npr. komunala, zdravstveni dom, šola ipd.?

2. V rubriki 13.4. DRUGA DOLOČILA ZA PRIPRAVO PONUDBE imate tako v točki 13.4.1 SKUPNA PONUDBA kot v točki 13.4.2 PONUDBA S PODIZVAJALCI navedeno, da mora vsak ponudnik oz. podizvajalec enako kot ponudnik izpolnjevati pogoje pod točkami 11.1.1 do 11.1.4.
Zanima nas, zakaj se v primeru ponudbe s podizvajalci pogoji pod točkami 11.1.1. do 11.1.4. ne seštevajo, kot je to običajna praksa? V obstoječem besedilu, ko morajo tako ponudnik kot podizvajalci izpolnjevati vse zahtevane pogoje, ne vidimo smisla priprave skupne ponudbe oz. ponudbe s podizvajalci.


ODGOVOR

1.
Štejejo samo reference primerljivih občin.

2.
Podizvajalec mora enako kot ponudnik izpolnjevati pogoje iz točke 11. 1. 1 razloge za izključitev. V kolikor bo posamezni podizvajalec izvajal več kot 30 % del predmetnega javnega naročila, mora ta podizvajalec v celoti izpolnjevati tehnični pogoj iz točke 11.1.2 (tehnični pogoj oz. sposobnost).


Datum objave: 10.05.2019   14:20
VPRAŠANJE
Kdaj bo objavljena korigirana razpisna dokumentacija, vključno s popravki v pogodbi, ki ste jih navedli v odgovorih?

ODGOVOR

Popravek razpisne dokumentacije, obrazcev in pogodbe bo objavljen v ponedeljek, 13. maja na spletni strani naročnika:
https://moc.celje.si


Datum objave: 10.05.2019   14:25
VPRAŠANJE
Obrazec 2 (Ponudbena cena) se ne ujema z zahtevo, da ponudnik odda ponudbo za implementacijo in 5 let vzdrževanja). Ali boste obrazec popravili ali navedite točno, kaj se pričakuje v sklopu ponudbene cene:
- ali implementacija, z migracijo,... + 1 leto vzdrževanja ali 5 let vzdrževanja?

ODGOVOR

Naročnik zahteva vzdrževanje informacijskega sistema za obdobje 5 let po poteku garancijskega roka.
Na obrazcu 2, Ponudbena cena pa naročnik pričakuje, da ponudnik vpiše ceno za 1 leto, torej 12 mesecev vzdrževanja, ki bo fiksna za petletno obdobje.



Datum objave: 13.05.2019   15:24
VPRAŠANJE
Postavljanje vprašanj preko Portala javnih naročil vsaj 3 dni ni bilo mogoče. Prosimo za sorazmerno podaljšanje roka za oddajo vprašanj.

ODGOVOR
Rok za oddajo vprašanj je 17. 5. 2019 do 10. ure. Naročnik roka za oddajo vprašanj ne bo spreminjal.




Datum objave: 17.05.2019   13:58
VPRAŠANJE
Razpisna dokumentacija kot je pripravljena ne omogoča priprave in oddaje dopustne ponudbe, prav tako pa ne omogoča enakopravne primerjave ponudnikov v fazi ocenjevanja ponudb iz naslednjih razlogov:
a) vsebina razpisne dokumentacije npr. določa pod točko 11.1.3 nedefinirane pojme »primerljivega informacijskega sistema«, najvišji status pri proizvajalcu platforme, »multitenant« informacijski sistem, etc.. Ker naročnik nedvoumno ni opredelil pomena navedenih pojmov ni mogoče pripraviti in oddati dopustne ponudbe.
b) opredelitev referenčnega pogoja s krajevno in personalno diskriminacijo na mestne občine v Republiki Sloveniji je nezakonito in predstavlja kršitev temeljnih načel prava EU, predvsem pa načela prostega pretoka storitev. Prav nobenega opravičljivega razloga ni za tako ozko opredelitev, razen preferiranja znanega ponudnika, kar pa je protipravno ravnanje. Slovenski upravni postopek se namreč bistveno ne razlikuje od nemškega ali avstrijskega, tako da ponudnik (izvajalec), ki ima referenco za podobne sisteme v drugih državah, gotovo je sposoben tudi tako posebnemu naročniku kot je MOC zagotoviti delujoč sistem.
c) Zahteva razpisne dokumentacije: V primeru, da skupina ponudnikov predloži skupno ponudbo, mora vsak ponudnik izpolnjevati vse pogoje, določene v točkah 11.1.1 do 11. 1.4. Vsi ponudniki v skupni ponudbi morajo podati dokumente, ki se nanašajo na dokazovanje navedenih pogojev, posamično. Dejansko onemogoča oddajo partnerske ponudbe, saj je namen partnerskih ponudb ravno v združevanju resursov, kar pa citirana določba onemogoča.
d) Zahteva razpisne dokumentacije: Podizvajalec mora enako kot ponudnik izpolnjevati pogoje pod točkami 11.1.1 do 11.1.4 teh navodil Dejansko onemogoča oddajo ponudbe s podizvajalci, saj je namen ponudb s podizvajalci ravno v združevanju resursov, kar pa citirana določba onemogoča.
e) Vsebine in namena določbe razpisne dokumentacije: Vzorec neposredne pogodbe bo ob podpisu s strani posameznega naročnika smiselno prilagojen oziroma dopolnjen zaradi morebitne narave internih pravilnikov posameznih naročnikov, morebitnega sofinanciranja iz sredstev Evropske Unije, ipd. Ni mogoče ugotoviti pomena in posledic za ponudnika.
f) določba razpisne dokumentacije: Naročnik mora anonimizirane idejne načrte prejeti najkasneje 96 ur (4 dni) prej, kot je določen rok za predložitev ponudb. Ne omogoča enoznačne opredelitve pravočasnosti oddaje idejnega načrta, kar je bistven element ponudbe. Prav tako ni razvidno, zakaj ga ni mogoče oddati preko elektronskega sistema in tako zagotoviti dejansko anonimnost ponudnikov.

V kolikor naročnik navedenih nezakonitosti ne bo odpravil bomo o tem obvestili pristojne državne organe.

ODGOVOR
a)primerljiv informacijski sistem informacijski sistem za upravljanje z dokumentarnim gradivom in krmiljenje dokumentnih procesov
najvišji status pri proizvajalcu platforme naročnik je na to vprašanje že odgovoril, 6.5. ob 11:16: Če denimo uporabljate orodja proizvajalca Microsoft pričakujemo ustrezen partnerski statuss tem podjetjem, s čimer zagotavljate ustrezno število ustrezno izobraženih razvojnikov.
»multitenant« informacijski sistem informacijski sistem, ki je nameščen na strežniku in z eno namestitvijo streže več neodvisnih poslovnih subjektov, vsakega z lastnimi in ločenimi podatki, uporabniki, pravicami, revizijskimi sledmi, (https://en.wikipedia.org/wiki/Multitenancy)
b)Naročnik zahteva referenco občine z najmanj tolikšnim ali višjim številom uporabnikov kot Mestna občina Celje.
c) V primeru skupne ponudbe morajo vsi ponudniki izpolnjevati pogoje iz točke 11. 1. 1 in 11. 1. 4. Ostali pogoji pa v skladu s skupno ponudbo.
d)Naročnik je na to vprašanje že odgovoril (10.5. ob 14:19
Podizvajalec mora enako kot ponudnik izpolnjevati pogoje iz točke 11. 1. 1 razloge za izključitev. V kolikor bo posamezni podizvajalec izvajal več kot 30 % del predmetnega javnega naročila, mora ta podizvajalec v celoti izpolnjevati tehnični pogoj iz točke 11.1.2 (tehnični pogoj oz. sposobnost).
e)Naročnik vztraja pri pogodbenem določilu.
f)Ponudnik z lastnim varnim elektronskim predalom lahko posreduje anonimizirani idejni načrt tudi v varen elektronski predal Mestne občine, ki je zkvloge@vep.si ponudnika EIUS d.o.o..