Dosje javnega naročila 006008/2019
Naročnik: SLOVENSKE ŽELEZNICE, d.o.o., Kolodvorska ulica 11, 1000 Ljubljana
Storitve: Vrednotenje delovnih mest, prenova plačnega sistema in priprava kadrovskega načrta v skupini SŽ
ZJN-3: Odprti postopek

JN006008/2019-B01 - Obvestilo o naročilu (EU 2 - SL), objavljeno dne 27.08.2019
JN006008/2019-K01 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 30.09.2019

    JN006008/2019-B01 Obvestilo o naročilu (EU 2 - SL) 2019/S 165-404886
   Dodatna pojasnila

Oddelek I: Javni naročnik

Direktiva 2014/24/EU
I.1 Ime in naslovi
SLOVENSKE ŽELEZNICE, d.o.o.
Kolodvorska ulica 11
1000
SI
Ljubljana
Slovenija
Slobodanka Rosić
slobodanka.rosic@slo-zeleznice.si
+386 12914439
+386 12914833

Internetni naslovi
http://www.slo-zeleznice.si

I.2 Skupno javno naročanje
I.3 Sporočanje
Razpisna dokumentacija je na voljo brezplačno za neomejen in celovit neposredni dostop na:
URL: https://www.enarocanje.si/App/Datoteke/322324/RD_-_Vrednotenje_del._mest._prenova_plačnega_sistema_in_priprava_kadrovskega_načrta.zip

Dodatne informacije lahko dobite na zgoraj navedenem naslovu.
Ponudbe ali prijave za sodelovanje je treba poslati elektronsko na URL: https://ejn.gov.si/ponudba/pages/aktualno/aktualno_javno_narocilo_podrobno.xhtml?zadevaId=12296
I.4 Vrsta javnega naročnika
Oseba javnega prava
I.5 Glavna področja dejavnosti
Železniški promet


Oddelek II: Predmet

II.1 Obseg naročila
II.1.1 Naslov
Naslov: Vrednotenje delovnih mest, prenova plačnega sistema in priprava kadrovskega načrta v skupini SŽ
II.1.2 Glavna koda CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
79631000
II.1.3 Vrsta naročila
Storitve
II.1.4 Kratek opis
Izbira ponudnika, ki bo v družbah Slovenskih železnic (v nadaljevanju: družbe SŽ) izvedel vrednotenje delovnih mest, prenovo plačnega sistema in pripravil kadrovski načrt za obdobje naslednjih 3 (treh) let.
II.1.6 Informacije o sklopih
Naročilo je razdeljeno na sklope: Ne
II.2 Opis
II.2.1 Naslov
II.2.2 Dodatna(-e) koda(-e) CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
79631000
II.2.3 Kraj izvedbe
SI - SLOVENIJA
Glavna lokacija ali kraj izvedbe:
II.2.4 Opis javnega naročila
Izbira ponudnika, ki bo v družbah Slovenskih železnic (v nadaljevanju: družbe SŽ) izvedel vrednotenje delovnih mest, prenovo plačnega sistema in pripravil kadrovski načrt za obdobje naslednjih 3 (treh) let.
II.2.5 Merila za izbiro ponudbe
Cena – Ponder:

II.2.6 Ocenjena vrednost
II.2.7 Trajanje naročila, okvirnega sporazuma ali dinamičnega nabavnega sistema
Trajanje v mesecih: 24
To naročilo je mogoče podaljšati: Ne
II.2.9 Informacije o omejitvah števila kandidatov, ki bodo povabljeni k sodelovanju
II.2.10 Informacije o variantah
Variante so dopustne: Ne
II.2.11 Informacije o variantah
Variante: Ne
II.2.12 Informacije o elektronskih katalogih
II.2.13 Informacije o sredstvih EU
Naročilo se nanaša na projekt in/ali program, ki se financira s sredstvi EU: Ne
II.2.14 Dodatne informacije


Oddelek III: Pravne, ekonomske, finančne in tehnične informacije

III.1 Pogoji za udeležbo
III.1.1 Ustreznost za opravljanje poklicne dejavnosti, vključno z zahtevami v zvezi z vpisom v register poklicev ali trgovski register
Tako kot je zapisano v razpisni dokumentaciji.
III.1.2 Poslovno in finančno stanje
Seznam in kratek opis meril za izbor:
Tako kot je zapisano v razpisni dokumentaciji.

III.1.3 Tehnična in strokovna sposobnost
Seznam in kratek opis meril za izbor:
Tako kot je zapisano v razpisni dokumentaciji.

III.1.5 Informacije o pridržanih naročilih
III.2 Pogoji, ki se nanašajo na javno naročilo
III.2.1 Informacije o določeni stroki
III.2.2 Pogoji za izvedbo javnega naročila
Tako kot je zapisano v razpisni dokumentaciji.

III.2.3 Informacije o osebju, odgovornem za izvedbo naročila


Oddelek IV: Postopek

IV.1 Opis
IV.1.1 Vrsta postopka
Odprti postopek
IV.1.3 Informacije o okvirnem sporazumu ali dinamičnem nabavnem sistemu
IV.1.4 Informacije o zmanjšanju števila rešitev ali ponudb med pogajanji ali dialogom
IV.1.5 Informacije o pogajanjih
IV.1.6 Informacije o elektronski dražbi
IV.1.8 Informacije o Sporazumu o vladnih naročilih
Naročilo ureja Sporazum o vladnih naročilih: Ne
IV.2 Upravne informacije
IV.2.1 Prejšnja objava v zvezi s tem postopkom
IV.2.2 Rok za prejem ponudb ali prijav za sodelovanje
07.10.2019   09:00
IV.2.3 Predvideni datum pošiljanja povabil k oddaji ponudbe ali sodelovanju izbranim kandidatom
IV.2.4 Jeziki, v katerih se predložijo ponudbe ali prijave za sodelovanje
Slovenščina (SL)
IV.2.6 Minimalni časovni okvir, v katerem mora ponudnik zagotavljati veljavnost ponudbe
Trajanje v mesecih: 5 (od datuma za prejem ponudb)
IV.2.7 Način odpiranja ponudb
Datum in ura: 07.10.2019   10:00


Oddelek VI: Dopolnilne informacije

VI.1 Informacije o ponovitvah naročila
Ponovitev naročila: Da


VI.2 Informacije o elektronskem poteku dela
Sprejeto bo elektronsko izdajanje računov.
Uporabljeno bo elektronsko plačilo.
VI.3 Dodatne informacije
Rok za sprejemanje ponudnikovih vprašanj: 19.09.2019   09:00
VI.4 Postopki za revizijo
VI.4.1 Organ, pristojen za revizijo
DRŽAVNA REVIZIJSKA KOMISIJA ZA REVIZIJO POSTOPKOV ODDDAJE JAVNIH NAROČIL
Slovenska cesta 54
1000
Ljubljana
Slovenija

VI.4.2 Organ, pristojen za postopek mediacije
VI.4.3 Postopek revizije
VI.4.4 Služba, pri kateri lahko dobite informacije o postopku revizije
SLOVENSKE ŽELEZNICE, d.o.o.
Kolodvorska ulica 11
1000
Ljubljana
Slovenija

VI.5 Datum pošiljanja tega obvestila
26.08.2019

O odločitvi o javnem naročilu boste obveščeni, če odločitev ni bila objavljena pred vašo prijavo.


   Dodatna pojasnila
Datum objave: 11.09.2019   09:44
VPRAŠANJE
1. Postavljamo vprašanje v povezavi s točko C tehnična in strokovna sposobnost prva in druga alineja.

Zanima nas, ali veljajo tudi osebne reference strokovnjakov. Torej poleg referenc ponudnika, tudi osebne reference strokovnjakov iz preteklih zaposlitev.


ODGOVOR
Naročnikove zahteve glede tehnične in strokovne sposobnosti gospodarskega subjekta in strokovnjakov so določene v razpisni dokumentaciji:
- Gospodarski subjekt mora imeti usposobljeno ekipo svetovalcev s področja kadrovskega menedžmenta, ki so že izvajali projekte, ki so predmet tega javnega naročila, za druge železniške družbe v Evropi.
- Gospodarski subjekt mora imenovati ekipo delovno skupino, ki bo za naročnika izvedla vse faze vse podprojekte. Skupina mora imeti vodjo, ki bo zadolžen za komuniciranje med naročnikom in imenovano ekipo. V ekipo morajo biti imenovani člani, ki imajo izkušnje in bodo dejansko delali na projektu naročnika.
V imenovani ekipi - strokovno usposobljen kader mora biti najmanj 6 (šest) članov (skupaj z vodjo), ki bodo pri naročniku dejansko izvajali dela, ki so predmet tega javnega naročila (vrednotenje delovnih mest, prenova plačnega sistema in priprava kadrovskega načrta). Od imenovanih mora imeti vodja in najmanj 2 (dva) člana ekipe izkušnje reference, s katerimi dokazujejo, da so v zadnjih 15 letih opravljali dela sodeloval pri izvedbi del, ki so enaki predmetu tega javnega naročila v vsaj eni železniški družbi / skupini ali koncernu železniških družb v Evropi, ki izvajajo prevoz potnikov ali prevoz tovora ali vzdrževanje železniške infrastrukture ali vodenje železniškega prometa in ki ima več kot 5.000 zaposlenih.

- Gospodarski subjekt mora imeti izkušnje z vrednotenjem delovnih mest, prenovo plačnega sistema in pripravo kadrovskega načrta in zaposlovati ustrezno usposobljen kader, ki ima izkušnje in je sodeloval delal na tovrstnih projektih.
Gospodarski subjekt mora navesti reference s katerimi dokazuje, da je v zadnjih 15 letih v vsaj eni železniški družbi/ skupini ali koncernu železniških družb v Evropi, ki izvajajo prevoz potnikov ali prevoz tovora ali vzdrževanje železniške infrastrukture ali vodenje železniškega prometa in ki ima več kot 5.000 zaposlenih in, že izvajal in uspešno zaključil izvedbo del, ki so enaki predmetu tega javnega naročila.




Datum objave: 26.09.2019   11:51
VPRAŠANJE
VPRAŠANJA:

1. Poglavje 9.2.5.: Med opisom aktivnosti v prvi alineji, med naštevanjem zagotovil za izvedbo implementacije navajate, da med zagotovila sodi tudi rešitev za prilagoditev informacijskega sistema. V zvezi s tem nas zanima, če pričakujete funkcionalne ali tehnične specifikacije ali morebiti samo usmeritev za spremembe obstoječe funkciolnalnosti IT Sistema, ki podpira HR.
2. Poglavje 9.2.2.: Zanima nas koliko procesov je vse skupaj v vseh družbah, do katerega nivoja se popisujejo in če že obstaja izhodiščni popis procesov.
3. Poglavje 12. Plačilni pogoji-rok plačila: Ali se računi za posamezno fazo, naročniku izdajo sproti po končani posamezni fazi?


ODGOVOR
1. Poglavje 9.2.5.: Med opisom aktivnosti v prvi alineji, med naštevanjem zagotovil za izvedbo implementacije navajate, da med zagotovila sodi tudi rešitev za prilagoditev informacijskega sistema. V zvezi s tem nas zanima, če pričakujete funkcionalne ali tehnične specifikacije ali morebiti samo usmeritev za spremembe obstoječe funkciolnalnosti IT Sistema, ki podpira HR.

Odgovor: Naročnik pričakuje, da ponudnik ponudi usmeritev za spremembe obstoječe funkcionalnosti IT Sistema, ki podpira HR.

2. Poglavje 9.2.2.: Zanima nas koliko procesov je vse skupaj v vseh družbah, do katerega nivoja se popisujejo in če že obstaja izhodiščni popis procesov.

Odgovor: Popisi procesov po družbah obstajajo najmanj do nivoja kot ga zahteva ISO standard kakovosti. S celovitim pregledom procesov za celotno skupino SŽ ne razpolagamo, pristop vsake od družb v skupini k popisu procesov je različen, tako obstajajo tudi razlike v tem, do katerega nivoja so procesi popisani.
Obstoječa dokumentacija bo na voljo izvajalcu storitve.

3. Poglavje 12. Plačilni pogoji-rok plačila: Ali se računi za posamezno fazo, naročniku izdajo sproti po končani posamezni fazi?

Odgovor: Računi se bodo izdajali po zaključku in potrditvi vsake posamezne faze.


Datum objave: 26.09.2019   11:56
VPRAŠANJE
V primeru, da bo ponudnik uporabil strokovnjake iz hčerinske družbe znotraj skupine ali mora matična družba svojo hčerinsko družbo znotraj skupine prijaviti kot podizvajalca?

Pod točko 8 »drugi pogoji« ste navedli, da »mora ponudnik izpolniti obrazec ESPD v delu VI: Zaključek, v Podpisani dajem/o uradno soglasje ), za vse gospodarske subjekte v ponudbi«. Ponudnik ESPD obrazca v tem delu ne more izpolniti, ker mu to sistem portala javnega naročanja ne dopušča. Ponudnik se mora prijaviti kot naročnik in šele nato lahko obrazec spreminja. Vprašanje: ali lahko ponudnik posega v vsebino obrazca ESPD, ki ga je kreiral naročnik oz. ga spreminja? Ali mora tuj ponudnik predložiti katero dodatno dokazilo?

V 12. točki »Priprava ponudbe« ste navedli: »Tuji ponudniki, ki nimajo predstavnika v Republiki Sloveniji, morajo v ponudbi imenovati pooblaščenca v Republiki Sloveniji za vročanje na način, da poleg vseh ostalih dokazil predložijo tudi pisno izjavo pooblaščene osebe ponudnika, s katero potrjuje, da so seznanjeni z vsebino razpisa in s predpisi s področja razpisa, veljavnimi v Republiki Sloveniji. Ponudnik mora, vezano na izvedbo javnega naročila, spoštovati veljavne zakone in predpise Republike Slovenije in poznati veljavnosti pravnega sistema Republike Slovenije.« Ali mora pisna izjava pooblaščenega ponudnika potrjevati, da je z vsebino razpisa in predpisi s področja razpisa seznanjen ponudnik, ali je pooblaščena oseba tista, ki mora izjaviti, da je seznanjena z vsebino razpisa in področja razpisa?


ODGOVOR
V primeru, da bo ponudnik uporabil strokovnjake iz hčerinske družbe znotraj skupine ali mora matična družba svojo hčerinsko družbo znotraj skupine prijaviti kot podizvajalca?

Odgovor: V ponudbi mora biti naveden vsak gospodarski subjekt, ki bo sodeloval pri izvedbi javnega naročila, bodisi kot ponudnik, soponudnik ali kot podizvajalec. To velja tudi za hčerinsko družbo.

Pod točko 8 »drugi pogoji« ste navedli, da »mora ponudnik izpolniti obrazec ESPD v delu VI: Zaključek, v Podpisani dajem/o uradno soglasje ), za vse gospodarske subjekte v ponudbi«. Ponudnik ESPD obrazca v tem delu ne more izpolniti, ker mu to sistem portala javnega naročanja ne dopušča. Ponudnik se mora prijaviti kot naročnik in šele nato lahko obrazec spreminja. Vprašanje: ali lahko ponudnik posega v vsebino obrazca ESPD, ki ga je kreiral naročnik oz. ga spreminja? Ali mora tuj ponudnik predložiti katero dodatno dokazilo?

Odgovor: Sistem tega ne dopušča več. S tem, ko ponudnik izpolni ESPD avtomatično tudi poda soglasje. Tuji ponudnik predloži tista dokazila, ki so navedena v razpisni dokumentaciji.

V 12. točki »Priprava ponudbe« ste navedli: »Tuji ponudniki, ki nimajo predstavnika v Republiki Sloveniji, morajo v ponudbi imenovati pooblaščenca v Republiki Sloveniji za vročanje na način, da poleg vseh ostalih dokazil predložijo tudi pisno izjavo pooblaščene osebe ponudnika, s katero potrjuje, da so seznanjeni z vsebino razpisa in s predpisi s področja razpisa, veljavnimi v Republiki Sloveniji. Ponudnik mora, vezano na izvedbo javnega naročila, spoštovati veljavne zakone in predpise Republike Slovenije in poznati veljavnosti pravnega sistema Republike Slovenije.« Ali mora pisna izjava pooblaščenega ponudnika potrjevati, da je z vsebino razpisa in predpisi s področja razpisa seznanjen ponudnik, ali je pooblaščena oseba tista, ki mora izjaviti, da je seznanjena z vsebino razpisa in področja razpisa?

Odgovor: Gre za pisno izjavo ponudnika, s katero ta potrjuje, da je seznanjen z vsebino razpisa in s predpisi s področja razpisa, veljavnimi v Republiki Sloveniji.




Datum objave: 26.09.2019   12:04
VPRAŠANJE
Koliko delovnih mest ima družba?
Koliko vodilnih delavcev govori angleško?
Koliko razgovorov predvidevate v okviru managementa, organizacijske enote, zaposlenih?
Kaj ste mislili z zahtevo: Opravi se posnetek obremenjenosti zaposlenih v posameznih organizacijskih enotah in na posameznih delovnih mestih; in Posnetek usposobljenosti zaposlenih za izvajanje posameznih aktivnosti;?
Ali lahko pojasnite koliko (svojih) delovnih ur boste namenili za analizo procesa dela ali bo SŽ katere od teh aktivnosti opravila interno?
Ali boste aktivno sodelovali pri pripravi vrednotenja delovnih mest in prenovi plačilnega sistema ter koliko ur boste temu namenili?
Ali imate nek sistem, ki beleži delovno obremenitev zaposlenih, ali aktivnosti oz. delovno obremenitev beležijo sami?
Ali so že vnaprej določene kakšne obvezne kvalifikacije, ki jih mora posamezni delavec za svoje delovno mesto izpolnjevati oz. ali obstaja katalog delovnih mest?
Koliko delovnih mest je v SŽ in ali jih v prihodnosti nameravate krčiti? V kolikor jih imate namen krčiti, kolikšna je približna ocena krčenja?
Ali nam lahko pojasnite, kaj pomeni kratica KPDŽP?
Pod točko 5. Tehničnih zahtev ste navedli: »Izvajalec mora v okviru tega roka pripraviti oz. zagotoviti vse potrebno, da lahko naročnik izvede implementacijo novega plačnega sistema. V to sodi tudi rešitev za prilagoditev informacijskega sistema ter izobraževanje zaposlenih v Sektorju za pravne zadeve in kadre, Sektorju za finance in računovodstvo in sektorju za informatiko in nove tehnologije ter priprava ustreznih navodil za implementacijo«. Zanima nas, če lahko pojasnite, kakšno vrsto izobraževanja in prilagoditve informacijskega sistema pričakujete za »rešitev za prilagoditev informacijskega sistema ter izobraževanje zaposlenih«?
Z vidika priprave sistematizacije delovnih mest optimalen kadrovski načrt bo temeljil na trenutni obremenitvi zaposlenih. Ali se načrtujejo reorganizacije ali spremembe v operativnem modelu, ki bodo optimizirale raven delovne obremenitve? Če je odgovor pritrdilen, kakšen je vir teh reorganizacij ali organizacijskih predlog?
Ali bo optimalni kadrovski načrt odražal trenutno stanje ali prihodnje stanje SŽ kot organizacije? Če je zaželen optimalni kadrovski načrt v prihodnosti, kakšno je časovno obdobje? Ali bi moral ta kadrovski načrt upoštevati tudi upokojitve v prihodnjem obdobju?


ODGOVOR
Koliko delovnih mest ima družba?

Odgovor: V skupini SŽ je 351 delovnih mest razporejenih v 7 tarifnih razredov in ovrednotenih s količniki delovnega mesta.

Koliko vodilnih delavcev govori angleško?

Odgovor: večina vodilnih delavcev govori angleško. Zaradi lažjega razumevanja pa mora gospodarski subjekt, ki nima sedeža v Republiki Sloveniji, na svoje stroške zagotoviti prevajalca za slovenski jezik, za ves čas trajanja izvedbe storitev.

Koliko razgovorov predvidevate v okviru managementa, organizacijske enote, zaposlenih?

Odgovor: Naročnik ne more predvideti koliko razgovorov bo potrebno opraviti.

Kaj ste mislili z zahtevo: Opravi se posnetek obremenjenosti zaposlenih v posameznih organizacijskih enotah in na posameznih delovnih mestih; in Posnetek usposobljenosti zaposlenih za izvajanje posameznih aktivnosti;?

Odgovor: Naročnik pričakuje, da se opravi analiza obstoječega stanja na podlagi katerega se bodo izvajale nadaljnje aktivnosti v smeri optimizacije.

Ali lahko pojasnite koliko (svojih) delovnih ur boste namenili za analizo procesa dela ali bo SŽ katere od teh aktivnosti opravila interno?
Odgovor: Naročnik ne more predvideti koliko delovnih ur bo potrebno nameniti. Izvajalec mora biti zmožen sam zagotoviti izvedbo aktivnosti ob ustrezni podpori projektne skupine naročnika.

Ali boste aktivno sodelovali pri pripravi vrednotenja delovnih mest in prenovi plačilnega sistema ter koliko ur boste temu namenili?

Odgovor: Projektna skupina naročnika bo tvorno sodelovala pri pripravi v povezavi z dogovorjeno metodologijo. Naročnik ne more predvideti koliko delovnih ur bo potrebno nameniti.

Ali imate nek sistem, ki beleži delovno obremenitev zaposlenih, ali aktivnosti oz. delovno obremenitev beležijo sami?

Odgovor: Navedeno se spremlja na nekaterih delovnih mestih, predvsem v določenih proizvodnih službah, a pristop ni poenoten.

Ali so že vnaprej določene kakšne obvezne kvalifikacije, ki jih mora posamezni delavec za svoje delovno mesto izpolnjevati oz. ali obstaja katalog delovnih mest?

Odgovor: Zahteve posameznega delovnega mesta so navedene v opisih delovnih mest, delovna mesta so navedena v sistemizaciji delovnih mest. Zahteve za osebje, ki opravlja za varnost kritične naloge (IŽD oziroma OVKN) posebej določajo še naslednji predpisi:

Zakon o varnosti v železniškem prometu (Uradni list RS, št. 30/18)
Uredba o merilih za delo v izmenah strojevodij in drugega osebja, ki opravlja za varnost kritične naloge, ter mobilnih delavcev, ki opravljajo interoperabilne storitve v železniškem sektorju (Uradni list RS, št. 30/19)
Pravilnik o strojevodjih, centrih usposabljanja, ocenjevalcih in centrih preverjanja (Uradni list RS, št. 35/19)

Predpisi v uporabi kot del sistemov varnega upravljana:
Pravilnik o strokovni usposobljenosti izvršilnih železniških delavcev (Uradni list RS, št. 44/11, 29/16, 22/17 in 30/18 ZVZelP-1)
Pravilnik o delovnih mestih izvršilnih železniških delavcev (Uradni list RS, št. 126/07, 1/08 popr. in 30/18 ZVZelP-1).

Koliko delovnih mest je v SŽ in ali jih v prihodnosti nameravate krčiti? V kolikor jih imate namen krčiti, kolikšna je približna ocena krčenja?

Odgovor: V skupini SŽ je 351 delovnih mest razporejenih v 7 tarifnih razredov in ovrednotenih s količniki delovnega mesta. Število delovnih mest nameravamo krčiti, obseg krčenja je odvisen od posameznega področja dela oziroma vrste delovnega mesta.

Ali nam lahko pojasnite, kaj pomeni kratica KPDŽP?

Odgovor: Kolektivna pogodba za dejavnost železniškega prometa.

Pod točko 5. Tehničnih zahtev ste navedli: »Izvajalec mora v okviru tega roka pripraviti oz. zagotoviti vse potrebno, da lahko naročnik izvede implementacijo novega plačnega sistema. V to sodi tudi rešitev za prilagoditev informacijskega sistema ter izobraževanje zaposlenih v Sektorju za pravne zadeve in kadre, Sektorju za finance in računovodstvo in sektorju za informatiko in nove tehnologije ter priprava ustreznih navodil za implementacijo«. Zanima nas, če lahko pojasnite, kakšno vrsto izobraževanja in prilagoditve informacijskega sistema pričakujete za »rešitev za prilagoditev informacijskega sistema ter izobraževanje zaposlenih«?

Odgovor: izvajalec mora predlagati ustrezne prilagoditve ter usposobiti zaposlene za implementacijo sprememb. Poudarek bo med drugim na usposobitvi vodstvenega kadra v povezavi z izvajanjem horizontalnega in vertikalnega napredovanja, postavljanja ciljev, ocenjevanja delovne uspešnosti idr., upoštevajoč sprejete spremembe.

Z vidika priprave sistematizacije delovnih mest optimalen kadrovski načrt bo temeljil na trenutni obremenitvi zaposlenih. Ali se načrtujejo reorganizacije ali spremembe v operativnem modelu, ki bodo optimizirale raven delovne obremenitve? Če je odgovor pritrdilen, kakšen je vir teh reorganizacij ali organizacijskih predlog?

Odgovor: Večje spremembe operativnega modela in reorganizacija niso v načrtu.

Ali bo optimalni kadrovski načrt odražal trenutno stanje ali prihodnje stanje SŽ kot organizacije? Če je zaželen optimalni kadrovski načrt v prihodnosti, kakšno je časovno obdobje? Ali bi moral ta kadrovski načrt upoštevati tudi upokojitve v prihodnjem obdobju?

Odgovor: Optimalni kadrovski načrt mora biti pripravljen za prihodnja 3 leta ob upoštevanju upokojitev, obremenjenosti posameznih organizacijskih enot in družb SŽ, obremenjenosti zaposlenih na posameznih delovnih mestih ter upoštevaje pogoje dela ter upoštevaje zakonodajo s tega področja (Zakon o varnosti v železniškem prometu-ZVZel-1 in Zakon o delovnih razmerjih - ZDR-1).




Datum objave: 26.09.2019   12:41
VPRAŠANJE
Ali lahko naročnik podrobneje pojasni, kakšna je raven podrobnosti popisa delovnih procesov?

Ali pri naročniku v tem trenutku že obstaja kakšen seznam delovnih procesov in če je odgovor pritrdilen, ali lahko ponudnik pridobi primere (ali vzorec) trenutnega popisa delovnih procesov?

Kako se porazdelijo odgovornosti med zaposlenimi? Kako naročnik trenutno spremlja učinkovitost delovnih procesov (prepoznavanje vrzeli, prekrivanja, podvajanja, ozka grla)?

Kako naročnik spremlja delovanje obstoječih delovnih mest?

Ponudnik postavlja vprašanje glede projektov, ki so že bili opravljeni na področju delovnega procesa in analize dejavnosti. Ali so bili v preteklosti (in kdaj) izvedeni podobni projekti? Če je odgovor pritrdilen, kakšne vrste projektov se izvajajo oz. so se izvajali? Kdaj je bila zadnja posodobitev projekta? Ponudnika zanima, če lahko od naročnika pridobi kratek povzetek vsakega projekta (1-2 odstavka, ki mu pomaga razumeti vrste dela / projekte, ki so bili opravljeni v preteklosti).


ODGOVOR
Ali lahko naročnik podrobneje pojasni, kakšna je raven podrobnosti popisa delovnih procesov?

Odgovor:
V preteklih letih, nazadnje leta 2015, je bil izdelan popis procesov s predlogom optimizacije na matični družbi, SŽ, d.o.o. in sicer gre za popis procesov v oddelkih:
- Služba za pravne zadeve in kadre (67 zaposlenih),
- Nabava (22 zaposlenih),
- Služba za upravljanje nepremičnin (23 zaposlenih),
- Informatika (61 zaposlenih),
- Notranji nadzor, kakovost in okolje (17 zaposlenih),
- Finance, računovodstvo, kontroling (131 zaposlenih) in
- Sekretariat (21 zaposlenih),
kar predstavlja več kot polovico procesov na družbi (342 od 458 zaposlenih). Manjkajo še služba za marketing (16 zaposlenih), mednarodne odnose (5 zaposlenih), investicije (8 zaposlenih), izobraževalni center (20 zaposlenih), notranja revizija (6 zaposlenih) in skladnost poslovanja ter obvladovanja tveganj (2 zaposlena), služba za splošne zadeve (56 zaposlenih) ter poslovodstvo.

S celovitim in enovitim popisom delovnih procesov v skupini SŽ ne razpolagamo, ampak ima vsaka družba procese popisane kot jih zahteva dokumentacija za ISO standard (Poslovnik kakovosti).

Na odvisni družbi SŽ - Infrastruktura, d.o.o., ki je vzdrževalec in upravljalec javne železniške infrastrukture so vsi procesi natančno popisani.
SŽ - ŽGP Ljubljana d.d.: procesi so popisani kot zahteva ISO standard kakovosti.
SŽ - Potniški promet, d.o.o.: popisani so vsi procesi, s tem, da je nivo popisa do nivoja delovnega mesta, vendar gre za ločene dokumente.
SŽ - Tovorni promet, d.o.o.: ima narejen popis ključnih procesov, ki jih izvajajo organizacijske enote znotraj družbe (v Poslovniku kakovosti) in sicer do nivoja, kje so navedene aktivnosti podprocesov (Poslovnik o delovanju družb), niso pa posamezne aktivnosti definirane do nivoja izvajalcev oziroma delovnega mesta. Informacije o aktivnostih, ki jih izvajajo zaposleni pa so razvidne iz drugih pravilnikov in navodil, ki urejajo delo oziroma iz opisnih listov kadrovske službe.
SŽ - ŽIP, d.o.o.: za proizvodne in storitvene dejavnosti so v celoti popisani procesi na čiščenju ( ISO standard) ter na varovanju ( zakonske zahteve). Ostali procesi se izvajajo v skladu z internimi navodili, obvestili, protokoli ipd. Procesi so tako na različne načine opisani organizacijsko in izvedbeno.
SŽ - VIT, d.o.o.: ima v poslovniku kakovosti in pravilnikih, ki se nanašajo na posamezna področja, popisane in opisane glavne procese. V glavnem gre za popis vhodov, elementov in izhodov posameznega procesa.Procesi posameznih področij niso obdelani po enotni metodologiji.
FERSPED, d.o.o.: ima popisane temeljne logistične procese.

Vsa obstoječa dokumentacija vezana na popis delovnih procesov bo dana na razpolago izbranemu ponudniku. Opozoriti pa je potrebno, da razpolagamo s popisi dejanskih procesov, za katere pa verjamemo, da imajo v določeni meri še prostor za izboljšave in optimiranje.

Ali pri naročniku v tem trenutku že obstaja kakšen seznam delovnih procesov in če je odgovor pritrdilen, ali lahko ponudnik pridobi primere (ali vzorec) trenutnega popisa delovnih procesov?

Odgovor: Celovit pregled vseh delovnih procesov sicer ne obstaja za celotno skupino, obstajajo pa ločeni popisi po vsaki družbi. Naročnik bo objavil en vzorec popisa delovnega procesa »Izvajanje organizacijskih pravil priprava gradiv«

Kako se porazdelijo odgovornosti med zaposlenimi? Kako naročnik trenutno spremlja učinkovitost delovnih procesov (prepoznavanje vrzeli, prekrivanja, podvajanja, ozka grla)?

Odgovor: Odvisno od delovnega mesta, pristop ni poenoten.

Kako naročnik spremlja delovanje obstoječih delovnih mest?

Odgovor: Naročnik nima vzpostavljenega sistema spremljanja delovanja obstoječih delovnih mest

Ponudnik postavlja vprašanje glede projektov, ki so že bili opravljeni na področju delovnega procesa in analize dejavnosti. Ali so bili v preteklosti (in kdaj) izvedeni podobni projekti? Če je odgovor pritrdilen, kakšne vrste projektov se izvajajo oz. so se izvajali? Kdaj je bila zadnja posodobitev projekta? Ponudnika zanima, če lahko od naročnika pridobi kratek povzetek vsakega projekta (1-2 odstavka, ki mu pomaga razumeti vrste dela / projekte, ki so bili opravljeni v preteklosti).

Odgovor:
V preteklosti so se že izvajali projekti popisovanja delovnih procesov in optimizacije le teh. Zadnji projekt popisa delovnih procesov je bil izveden za družbo SŽ, d.o.o. v letu 2015. Leta 2017 smo začeli s projektom »prenove poslovnih procesov« na družbah SŽ, d.o.o, SŽ - Tovorni promet,d.o.o. SŽ-Potniški promet,d.o.o., SŽ - VIT, d.o.o. in SŽ - Infrastruktura, d.o.o. Pri tem projektu sicer ni šlo za popis posameznih procesov ampak bolj za optimizacijo delovnih procesov, na katerih smo po izvedeni ABC analizi (Activity Based Costing Analysis) ugotovili, da jih ne izvajamo učinkovito in da jih je nujno optimirati.

Tako smo si zadali naloge:
SŽ, d.o.o.:
- centralizacije vseh pisarniških delavcev na lokaciji Ljubljane, da se zmanjša število lokacij in s tem olajša delo zmanjšuje se število lokacij, kjer so locirani pisarniški delavci v Ljubljani z 8 na 3.

SŽ - Tovorni promet, d.o.o.:
- optimiranje proizvodnih procesov skupaj z zmanjševanjem velikosti ekip in zmanjševanjem števila lokacij opravljanja storitev posameznih vagonskih pošiljk določene lokacije se ukinjajo, zmanjšuje se število potrebnih delovnih ekip za opravljanje dela, zmanjšuje se velikost ekip v okviru kot to dopušča kolektivna pogodba in Zakonom o varnosti v železniškem prometu
- izločitev / odprodaja dejavnosti malih vagonskih pošiljk
- modernizacija voznega parka in posledično temu sprememba timov pri delu z novimi voznimi sredstvi, saj je za vožnjo nove lokomotive lahko potrebna manjša posadka
- povečevanje obsega dejavnosti s prevzemi in nakupi družb, strateškimi povezavami, itd. Vsem tem spremembam se bodo morali prilagajati tudi delovni procesi, trenutno potekajo aktivnosti glede vstopa strateškega partnerja.

SŽ - Potniški promet, d.o.o.:
- posodobitev voznega parka
- digitalizacija (kartomati, radio povezave med premikači in strojevodjem bodo spremenile proces premika, itd.)
- ponujanje celovitih storitev prevoza potnikom »od vrat do vrat« (možnost integracije novih storitev kot npr. car sharing, itd)

SŽ-VIT, d.o.o.:
- izvajanje ukrepov za optimiranje razpoložljivega časa strojevodij in vlakospremnega osebja informacijska podpora razporejanju delavcev (to aktivnost trenutno delamo ročno na papirju) verjamemo, da bo prinesla učinke tako glede potrebnega števila zaposlenih, ki to nalogo opravljajo kot tudi števila potrebnih strojevodij in vlakospremnega osebja, saj bomo to osebje lahko hitreje in učinkoviteje razporejali na delovne naloge.
- optimiranje timov vzdrževanja

SŽ - Infrastruktura,d.o.o.
- zmanjševanje števila lokacij vzdrževanja na terenu, posledično manjše število potrebnih vodij ekip

Vsi ti ukrepi oz. aktivnosti imajo vpliv na število zaposlenih in pa zahtevane kompetence in znanja zaposlenih. Preko teh ukrepov sproti optimiramo delovne procese in zmanjšujemo število potrebnih delavcev za izvedbo le teh. Ta projekt je v teku, je pa v določeni meri vezan na vzpostavitev informacijske podpore posameznim procesom, zato je tudi zaključek vezan na implementacijo IT podpore.








Datum objave: 26.09.2019   12:46
VPRAŠANJE
Pozdravljeni,
mednarodno podjetje bi se želelo prijaviti na vaš razpis in ima težave pri dobivanju dokazil glede nekaznovanosti, ki ste jih zahtevali v okviru predložitvi ponudbe, ker so člani poslovodstva državljani različnih držav (držav članic EU in tretjih držav, med drugim tudi iz ZDA).

Podjetje zanima, ali mora ponudnik za grške dokumente zagotoviti apostile? Ali bo naročnik štel predložena dokazila za ustrezna, če so datirana na junij 2019?

Če naročnik dokazila iz junija 2019 šteje za neustrezna in zahteva da morajo biti nova dokazila apostilirana, ponudnik zaproša za podaljšanje roka za prejem ponudb za najmanj 14 dni, saj v tako kratkem roku ni mogoče dobiti zahtevanih dokazil.

Lep pozdrav!


ODGOVOR
Pozdravljeni,
mednarodno podjetje bi se želelo prijaviti na vaš razpis in ima težave pri dobivanju dokazil glede nekaznovanosti, ki ste jih zahtevali v okviru predložitvi ponudbe, ker so člani poslovodstva državljani različnih držav (držav članic EU in tretjih držav, med drugim tudi iz ZDA).

Odgovor: Gospodarski subjekti (ponudniki, partnerji v skupini, podizvajalci), ki nimajo sedeža v Republiki Sloveniji, v ponudbi predložijo izpis iz ustreznega registra, kakršen je sodni register, če tega registra ni, pa enakovreden dokument, ki ga izda pristojni sodni ali upravni organ v drugi državi članici ali matični državi ali državi, v kateri ima sedež gospodarski subjekt, in iz katerega je razvidno, da ne obstajajo zgoraj navedeni razlogi za izključitev.
Če država članica ali tretja država dokumentov in potrdil ne izdaja ali če ti ne zajemajo vseh primerov iz prvega odstavka 75. člena ZJN-3, jih je mogoče nadomestiti z zapriseženo izjavo, če ta v državi članici ali tretji državi ni predvidena, pa z izjavo določene osebe, dano pred pristojnim sodnim ali upravnim organom, notarjem ali pred pristojno organizacijo v matični državi te osebe ali v državi, v kateri ima sedež ponudnik (partner v skupini, podizvajalec).

Podjetje zanima, ali mora ponudnik za grške dokumente zagotoviti apostile? Ali bo naročnik štel predložena dokazila za ustrezna, če so datirana na junij 2019?

Odgovor: Dokazila morajo izkazovati stanje na dan, kot je to zapisano pri vsakem pogoju posebej. Izdati jih mora pristojni sodni ali upravni organ. Če država članica ali tretja država dokumentov in potrdil ne izdaja ali če ti ne zajemajo vseh primerov iz prvega odstavka 75. člena ZJN-3, jih je mogoče nadomestiti z zapriseženo izjavo, če ta v državi članici ali tretji državi ni predvidena, pa z izjavo določene osebe, dano pred pristojnim sodnim ali upravnim organom, notarjem ali pred pristojno organizacijo v matični državi te osebe ali v državi, v kateri ima sedež ponudnik (partner v skupini, podizvajalec).

Če naročnik dokazila iz junija 2019 šteje za neustrezna in zahteva da morajo biti nova dokazila apostilirana, ponudnik zaproša za podaljšanje roka za prejem ponudb za najmanj 14 dni, saj v tako kratkem roku ni mogoče dobiti zahtevanih dokazil.

Odgovor: Dokazila morajo izkazovati stanje na dan, kot je to zapisano pri vsakem pogoju posebej. Izdati jih mora pristojni sodni ali upravni organ. Če država članica ali tretja država dokumentov in potrdil ne izdaja ali če ti ne zajemajo vseh primerov iz prvega odstavka 75. člena ZJN-3, jih je mogoče nadomestiti z zapriseženo izjavo, če ta v državi članici ali tretji državi ni predvidena, pa z izjavo določene osebe, dano pred pristojnim sodnim ali upravnim organom, notarjem ali pred pristojno organizacijo v matični državi te osebe ali v državi, v kateri ima sedež ponudnik (partner v skupini, podizvajalec).

Naročnik bo podaljšal rok za predložitev in odpiranje ponudb ter rok za postavitev vprašanj. Objavljen bo popravek.





Datum objave: 08.10.2019   14:55
VPRAŠANJE
Pod C. točko Tehnična in kadrovska sposobnost Poglavja 6.2 pogoji za sodelovanje, ste med dokazili, ki jih je ponudnik dolžan predložiti med drugim navedli: »Kopija obrazca potrdila za vsakega zaposlenega, s katero ponudnik dokazuje, da so vsi navedeni člani ekipe, ki bodo za naročnika izvajali dela zaposleni po pogodbi o zaposlitvi in so prijavljeni v vsa obvezna socialna zavarovanja v državi, v kateri ima ponudnik sedež.«

Vprašanje: Ponudnik je mednarodno podjetje, katerega kadri izhajajo iz različnih držav članic EU, ki M-1 obrazca ZZZS, s katerim se lahko dokazuje, da so zaposleni prijavljeni v vsa obvezna socialna zavarovanja, ne poznajo in ga zato ne morejo predložiti. Ponudnika zanima, ali lahko navedeno dokazilo nadomesti zaprisežena izjava ponudnika pred notarjem, da je član ekipe pri njih zaposlen in prijavljen za vsa obvezna socialna zavarovanja v državi, v kateri ima ponudnik sedež. V primeru dvoma, lahko ponudnik tudi hkrati predloži izjavo vsakega člana ekipe, ki bo sodeloval na projektu, in sicer da je zaposlen pri ponudniku in prijavljen v vsa obvezna socialna zavarovanja. Ponudnik ima glede na tuje zaposlene težave s pridobivanjem pogodb o zaposlitvi (kot dokaz o zaposlenosti) zaradi uredbe GDPR - ali zadostuje kopija prve in zadnje strani pogodbe o zaposlitvi kot dokazilo?



ODGOVOR
Naročnik zahteva predložitev potrdila, ki ga izdaja država, v kateri ima gospodarski subjekt sedež in iz katerega mora biti razvidno, da je imenovani član ekipe zaposlen po pogodbi o zaposlitvi in prijavljen v obvezna socialna zavarovanja, v skladu s predpisi te države.



Datum objave: 08.10.2019   14:55
VPRAŠANJE
V delu "6.2 C: Tehnična in strokovna sposobnost razpisne dokumentacije" je kot način dokazovanja referenc navedeno, da mora ponudnik poleg obrazca št. 3 predložiti tudi Izjavo potrdilo reference gospodarskega subjekta. Ponudnika zanima, ali je dovolj, da gospodarski subjekt referenco potrdi s tem, da napiše e-mail, v katerem podaja izjavo, in ponudnik ta e-mail predloži kot potrdilo?


ODGOVOR
V razpisnem obrazcu št. 3 je zapisano: »Ponudnik izkazuje resničnost navedb in kakovost izvedenih projektov z naslednjim dokazilom: Ponudnik mora priložiti potrjene reference na lastnem obrazcu: Izjava potrdilo reference.« Pomeni, da ponudnik sestavi lastno izjavo potrdilo reference, dano pod kazensko in materialno odgovornostjo, da je izvedel projekte, ki so predmet tega javnega naročila. Ta mora biti potrjena in podpisana s strani naročnika izvedenega projekta (druge železniške družbe v Evropi).



Datum objave: 09.10.2019   08:20
VPRAŠANJE
Vprašanje:

Spoštovani,

Zaradi praznikov in birokratskih zapletov procesa pridobivanja in apostiliranja potrdil o nekaznovanosti s strani Ruskih oblasti, vas prosimo za podaljšanje roka za oddajo ponudbe do 20. novembra. V kolikor roka ni mogoče podaljšati, nas zanima, če je možno s ponudbo do 28.10 poslati notarsko overjeno izjavo o nekaznovanosti poslovnega subjekta, naknadno (ob pridobitvi) pa še certifikate o nekaznovanosti fizičnih oseb.


ODGOVOR
Rok za oddajo ponudb ostaja nespremenjen.
Gospodarski subjekti (ponudniki, partnerji v skupini, podizvajalci), ki nimajo sedeža v Republiki Sloveniji, v ponudbi predložijo izpis iz ustreznega registra, kakršen je sodni register, če tega registra ni, pa enakovreden dokument, ki ga izda pristojni sodni ali upravni organ v drugi državi članici ali matični državi ali državi, v kateri ima sedež gospodarski subjekt, in iz katerega je razvidno, da ne obstajajo zgoraj navedeni razlogi za izključitev.
Če država članica ali tretja država dokumentov in potrdil ne izdaja ali če ti ne zajemajo vseh primerov iz prvega odstavka 75. člena ZJN-3, jih je mogoče nadomestiti z zapriseženo izjavo, če ta v državi članici ali tretji državi ni predvidena, pa z izjavo določene osebe, dano pred pristojnim sodnim ali upravnim organom, notarjem ali pred pristojno organizacijo v matični državi te osebe ali v državi, v kateri ima sedež ponudnik (partner v skupini, podizvajalec).