Dosje javnega naročila 006368/2019
Naročnik: UNIVERZA V LJUBLJANI, BIOTEHNIŠKA FAKULTETA, Jamnikarjeva ulica 101, 1000 Ljubljana
Storitve: Sanacija finančno računovodske službe UL BF ter finančno-računovodskih procesov na UL BF
ZJN-3: postopek naročila male vrednosti
Vrednost naročila (pogodbe in dodatki z DDV): 90.280,00 EUR

JN006368/2019-W01 - Obvestilo o naročilu male vrednosti (NMV1), objavljeno dne 12.09.2019
JN006368/2019-ODL01 - Odločitev o oddaji oz. neoddaji naročila, objavljeno dne 01.10.2019
JN006368/2019-X01 - Obvestilo o oddaji naročila male vrednosti (NMV2), objavljeno dne 14.10.2019
JN006368/2019-Pog01 - Pogodba, objavljeno dne 14.10.2019
JN006368/2019-Pog02 - Pogodba, objavljeno dne 18.03.2020
Zahtevek za revizijo

    JN006368/2019-W01 Obvestilo o naročilu male vrednosti (NMV1)
   Dodatna pojasnila

Oddelek I: Javni naročnik

Naročilo male vrednosti se oddaja na: splošnem področju
I.1 Ime in naslovi
UNIVERZA V LJUBLJANI, BIOTEHNIŠKA FAKULTETA
Jamnikarjeva ulica 101
1000
SI041
Ljubljana
Slovenija
Ana Kaplan Novak
ana.kaplan.novak@bf.uni-lj.si
+386 13203038
+386 12565782

Internetni naslovi
http://www.bf.uni-lj.si

I.2 Skupno javno naročanje
I.3 Sporočanje
Objava je hkrati razpisna dokumentacija: Ne
Razpisna dokumentacija je na voljo brezplačno za neomejen in celovit neposredni dostop na:
URL: http://www.bf.uni-lj.si/dekanat/javna-narocila-bf/
ESPD: http://www.bf.uni-lj.si/dekanat/javna-narocila-bf/
Ponudbe ali prijave za sodelovanje je treba poslati elektronsko na URL: https://ejn.gov.si/ponudba/pages/aktualno/aktualno_javno_narocilo_podrobno.xhtml?zadevaId=12691
na zgoraj navedeni naslov.
I.4 Vrsta javnega naročnika
Oseba javnega prava
I.5 Glavna področja dejavnosti
Izobraževanje


Oddelek II: Predmet

II.1 Obseg naročila
II.1.1 Naslov
Naslov: Sanacija finančno računovodske službe UL BF ter finančno-računovodskih procesov na UL BF
Referenčna številka dokumenta: 402-22/2019-2
II.1.2 Glavna koda CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
79313000
II.1.3 Vrsta naročila
Storitve
II.1.4 Kratek opis
Sanacija finančno računovodske službe UL BF ter finančno-računovodskih procesov na UL BF
II.1.6 Informacije o sklopih
Naročilo je razdeljeno na sklope: Ne
II.2 Opis
II.2.1 Naslov
II.2.2 Dodatna(-e) koda(-e) CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
79210000
79220000
79400000
II.2.3 Kraj izvedbe
SI041 - Osrednjeslovenska
Glavna lokacija ali kraj izvedbe:
II.2.4 Opis javnega naročila
Sanacija finančno računovodske službe UL BF ter finančno-računovodskih procesov na UL BF
II.2.5 Merila za izbiro ponudbe
Cena ni edino merilo za oddajo naročila in vsa merila so navedena le v razpisni dokumentaciji
II.2.7 Trajanje naročila ali okvirnega sporazuma
Trajanje v mesecih: 4
To naročilo je mogoče podaljšati: Da
Opis podaljšanj:
V primeru višje sile
II.2.12 Informacije o elektronskih katalogih
II.2.13 Informacije o sredstvih EU
Naročilo se nanaša na projekt in/ali program, ki se financira s sredstvi EU: Ne


Oddelek III: Pravne, ekonomske, finančne in tehnične informacije

III.3 Pogoji za udeležbo in pogoji ki se nanašajo na javno naročilo


Oddelek IV: Postopek

IV.1.3 Informacije o okvirnem sporazumu
IV.1.5 Informacije o pogajanjih
V postopek so vključena pogajanja: Ne
IV.1.6 Informacije o elektronski dražbi
IV.2.2 Rok za prejem ponudb ali prijav za sodelovanje
26.09.2019   10:00
IV.2.6 Minimalni časovni okvir, v katerem mora ponudnik zagotavljati veljavnost ponudbe
Ponudba mora biti veljavna do 30.11.2019
IV.2.7 Način odpiranja ponudb
Datum in ura: 26.09.2019   10:05


Oddelek VI: Dopolnilne informacije

VI.2 Informacije o elektronskem poteku dela
Sprejeto bo elektronsko izdajanje računov.
Uporabljeno bo elektronsko plačilo.
VI.3 Dodatne informacije
Rok za sprejemanje ponudnikovih vprašanj: 19.09.2019   12:00
VI.5 Datum pošiljanja tega obvestila
12.09.2019

O odločitvi o javnem naročilu boste obveščeni, če odločitev ni bila objavljena pred vašo prijavo.


   Dodatna pojasnila
Datum objave: 17.09.2019   09:46
VPRAŠANJE
prosim za naslednja pojasnila

1) katere računovodske programe uporabljate, kako so povezane analitične in sintetične evidence
2) koliko oseb je zaposlenih v računovodstvu, ločeno po vrsti kadra
3) glede na točko 2 - katere dela v računovodstvu opravljajo
3) približno število prejeti računov mesečno
4) približno število izdani računov mesečno

hvala za pojasnila

ODGOVOR

Spoštovani,
podajamo odgovore:
1) katere računovodske programe uporabljate, kako so povezane analitične in sintetične evidence
- VIS (Talpas d.o.o.) vodenje študentske evidence; prenos datotek v finančno računovodski program
- Edico (Anni Edico poslovna informatika d.o.o.)
- Frontman find (Špica)

2) koliko oseb je zaposlenih v računovodstvu, ločeno po vrsti kadra
- Vodja finančno-računovodske službe VII/2 /trenutno nezasedeno/
- Strokovni delavec VII/1
- Strokovni delavec VII/1
- Strokovni delavec VII/1
- Strokovni delavec VII/1
- Strokovni delavec VII/1
- Strokovni delavec VII/1
- Strokovni delavec VII/1
- Samostojni strokovni delavec VII/2
- Strokovni delavec V
- Samostojni strokovni delavec VII/2 /trenutno nezasedeno/

3) glede na točko 2 - katere dela v računovodstvu opravljajo
Vodja finančno-računovodske službe VII/2 /trenutno nezasedeno/
- načrtuje, izvaja in vodi dela v računovodstvu;
- odgovarja za zakonito, pravilno in pravočasno izvajanje del in nalog finančno-računovodske službe;
- pripravlja podatke in analize za načrtovanje dejavnosti in druge poslovne odločitve vodstva članice;
- načrtuje poslovne stroške, vire financiranja dejavnosti, likvidnosti članice, naložb ;
- analizira finančne rezultate poslovanja članice in svetuje v zvezi s potrebnimi ukrepi;
- vodstvu članice posreduje predloge in informacije v zvezi z organizacijo finančno- računovodske službe;
- skrbi za organizacijo in delitev del in nalog, tako da so vsa dela in naloge zakonito, pravočasno in pravilno izvršeni;
- obvešča vodstvo članice o predpisih in odločitvah, pomembnih za zakonito in pravilno finančno-računovodsko poslovanje, ter v primeru sklepov ali odločitev v nasprotju s predpisi in pravili stroke o tem pisno obvesti vodstvo članice;
- izdela računovodske izkaze za potrebe poslovanja članice;
- ureja zadeve s področja finančno-računovodske službe ter sodeluje s pristojnimi ustanovami in organizacijami;
- izvaja finančno načrtovanje in evidentira porabo finančnih sredstev;
- odgovarja in skrbi za izdelavo statističnih poročil v zvezi s posameznimi izplačili ter poročil, ki jih zahtevajo pristojne ustanove;
- spremlja predpise in spremembe na področjih, povezanih s finančno-računovodskim delom;
- skrbi za lastno stalno strokovno izpopolnjevanje in izpopolnjevanje službe, ki jo vodi;
- opravlja drugo delo, ki je nujno za zakonito in pravilno delovanje finančno-računovodske službe, v skladu s predpisi in navodili vodstva članice.

Strokovni delavec VII/1
- Finančno in administrativno vodenje in poročanje domačih in mednarodnih projektov
Strokovni delavec VII/1
- Finančno in administrativno vodenje in poročanje domačih in mednarodnih projektov,prevzem prejetih dokumentov iz E-davkov, spremljanje kartice e-davkov, vnos/zapiranje šifranta novih projektov, izstavitev zahtevkov pedagoška dejavnost, prenos datotek v UJP/podpisovanje, koordinacija z UL usmerjanje izstavitve zahtevkov,nakazil
Strokovni delavec VII/1
- Domači plačilni promet, izterjava, koordinacija prenosa podatkov VIS (referat za študente)/Edico , izpisi, pregled IOP terjatve, zapiranje saldakontov kupcev
Strokovni delavec VII/1
- Likvidatura/knjiženje prejetih računov, predračunov, dobropisov, priprava plačil, DDV, izpisi, pregled IOP, zapiranje saldakontov dobaviteljev
Strokovni delavec VII/1
- Likvidatura/knjiženje prejetih računov, predračunov, dobropisov, priprava plačil, DDV, obračun avtorskih in podjemnih pogodb, vodenje zalog, oddaja KAD podatkov plače,poročanje izplačil PN, obračun in plačila prispevkov za študente, izpisi, pregled IOP, zapiranje saldakontov dobaviteljev
Strokovni delavec VII/1
- obračun plač, prispevkov in nadomestil, izdajanje potrdil vezano na plače
Strokovni delavec VII/1
- Likvidatura/knjiženje prejetih računov, dobropisov iz tujine, mednarodni plačilni promet , poročanje Intrastat, vodenje , knjiženje izplačil po odredbah, izplačila/knjiženje štipendij Erasmus izmenjave tujim študentom, izplačila/knjiženje dnevnic tujim raziskovalcem v okviru izmenjav po projektih , izpisi, pregled IOP, zapiranje saldakontov dobaviteljev tujina, vodenje knjiženje internih prenosov, spremljanje in izvedba plačil z MC, vnos novih poslovnih partnerjev v šifrant
Samostojni strokovni delavec VII/2
- javna naročila, vodenje registra osnovnih sredstev
Strokovni delavec V
- izdaja računov, obračun potnih nalogov
Samostojni strokovni delavec VII/2 /trenutno nezasedeno/
- Finančno in administrativno vodenje in poročanje domačih in mednarodnih projektov

3) približno število prejeti računov mesečno
- 1168 računi, dobropisi domači
- 300 računi, dobropisi tujina
- 50 odredbe (vodenje, knjiženje ostalih izplačil; dnevnice gostujočim raziskovalcem, NUSZ, štipendije, povračila Študentski svet, študentom na praksi)

4) približno število izdani računov mesečno
- 320 izdani računi
- 50 izdani zahtevki
- 20 izdani predračuni
- 20 izdani avansni računi

Lep pozdrav.


Datum objave: 18.09.2019   11:43
VPRAŠANJE
Pozdravljeni.

V točki 3.3.2. Kadrovski pogoji je navedeno, da mora ponudnik zagotoviti tudi eno osebo z univerzitetno izobrazbo iz ekonomske ali pravne smeri.
Med merili za izbor (C3) pa je navedeno, da ponudnik dobi največ 10 točk, v primeru, da zagotovi sodelovanje univ. dipl. pravnika z opravljenim pravniškim državnim izpitom.
Ali je mogoče potrebno tudi pri merilih (C3) dodati "ali univ. dipl. ekonomist"?
Ali je relevantno zahtevati univ. dipl. pravnika z opravljenim pravniškim državnim izpitom, glede na predmet naročila?

Hala

ODGOVOR

Spoštovani,

sodelovanje najmanj ene osebe z univerzitetno izobrazbo iz ekonomske ali pravne smeri je pogoj za sodelovanje. Sodelovanje univ. dipl. pravnika z opravljenim pravniškim državnim izpitom pa je merilo, ki ponudnikom prinese dodatne točke in ponudniki ne morejo navajati iste osebe kot pogoj in kot merilo. Pri merilu C3 ponudniki ne pridobijo dodatnih točk za sodelovanje univ. dipl. ekonomista.
Naročnik je ocenil, da je glede na predmet naročila in vsebino sanacije smiselno podeliti dodatne točke ponudnikom, ki bodo zagotovili univ. dipl. pravnika z opravljenim pravniškim državnim izpitom.

Lep pozdrav.



Datum objave: 18.09.2019   13:00
VPRAŠANJE
Pozdravljeni.

Ali ponudnik zagotovi tudi izdelavo računovodskih izkazov, oz. jih izdela?

ODGOVOR

Spoštovani,

ponudnik bo sodeloval pri izdelavi računovodskih izkazov kot svetovalec.

Lep pozdrav.



Datum objave: 18.09.2019   13:52
VPRAŠANJE
Pozdravljeni,
med pregledom razpisne dokumentacije in obrazcev, smo zapazili, da predložitev potrjenega referenčnega obrazca zahtevate že v fazi oddaje ponudbe.
Glede na ZJN-3 menimo, da lahko naročnik od ponudnika zahteva predložitev potrjene reference v času od pregleda najugodnejše ponudbe do izdaje Odločitve o oddaji javnega naročila.

ODGOVOR

Spoštovani,

naročnik zahteva predložitev potrjenega referenčnega obrazca že v fazi oddaje ponudbe, ker želi čim bolj skrajšati postopek izbire izvajalca, da se sanacija lahko čim prej začne in da bo lahko izvedena v predvidenem roku. Naročnik od zahteve zato ne odstopa.

Lep pozdrav.


Datum objave: 19.09.2019   12:12
VPRAŠANJE
Spoštovani,

vljudno prosimo za odgovore na naslednja vprašanja:

1. Izvedba sanacije je predvidena le na lokacijah naročnika (stran 2 Navodil ponudnikom za izdelavo ponudbe, odslej Navodila). Na svetovanje se bo treba pripraviti (prebrati gradiva, proučiti knjižbe ipd.) ter napisati predloge notranjih predpisov in druga gradiva, poročila, sporočila prosimo za potrditev, da se tovrstne naloge lahko izvajajo v prostorih ponudnika (kot je sicer običajna praksa).
2. Zapis v Navodilih »Rok za zaključek vseh del se ne spreminja, tudi v primeru, če bi bil na voljo krajši časovni okvir« lahko bistveno vpliva na potek izvajanja aktivnosti in pred tem ustreznega načrtovanja dela in presoje potrebnega števila članov skupine. Menimo, da je izvajalcu potrebno, zaradi predvidenega obsega dela in ocene potrebnega števila sodelujočih, zagotoviti 4 mesece za dokončanje aktivnosti po razpisu. Kdaj naročnik pričakuje, da se bodo aktivnosti iz javnega razpisa začele izvajati?
3. Ali so Navodila Univerze, omenjena na straneh 5 do 9 Vmesnega poročila izplačila plač in drugih prejemkov vodstvu članice, maj 2019, že v uporabi?
4. Zakaj naročnik, glede na predmet razpisa, ki je povsem računovodsko-finančne narave, daje pomen univ. dipl. pravniku z opravljenim pravniškim državnim izpitom in zaradi tega podaja pri izboru dodatne točke?
5. Ali je v formuli pri točki 4. »Merila za izbor« napaka in bi moralo biti 80 in ne navedenih 70?

Najlepša hvala in lep pozdrav.

ODGOVOR

Spoštovani,

1. naročnik je v dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročila navedel minimalno število ur prisotnosti izvajalcev na UL BF. Dodatnega časa, ki ga bo izvajalec porabil za vse našteto, naročnik ne opredeljuje in je odvisen od ponudnika. Takšne naloge izvajalec lahko izvaja v svojih prostorih.
2. Naročnik pričakuje, da se bodo dela pričela izvajati takoj po podpisu pogodbe, naročnik pa hkrati stremi k temu, da postopek javnega naročila zaključi v najkrajšem možnem času. Kljub navedbi v dokumentaciji rok za izvedbo ne bo krajši od treh mesecev.
3. Navodila Univerze v Ljubljani še niso v uporabi.
4. Naročnik meni, da je univ. dipl. pravnik z opravljenim pravniškim državnim izpitom pomemben za kakovostno pripravo gradiv, zlasti pravilnikov.
5. Da, v formuli je napaka, hvala za opozorilo.

Lep pozdrav.


Datum objave: 20.09.2019   10:08
VPRAŠANJE
Spoštovani,

prosimo za dodatno pojasnilo, glede na spodnje vprašanje in odgovor. Navajate namreč, da "ponudniki ne morejo navajati iste osebe kot pogoj in kot merilo". Takšne prepovedi sicer iz razpisa neposredno ne razberemo. Razumemo torej pravilno, da na primer osebe iz pravne stroke, ki ima slučajno tudi naziv univ. dipl. pravnik in opravljen pravniški državni izpit, ne moremo upoštevati kot pogoj in tudi kot merilo po katerem bi ponudnik prejel dodatne točke?

Ali je torej minimalno število sanacijske skupine 5, po kateri (vsaj teoretično), lahko ponudnik dobi največje število točk iz meril C2 in C3 (in pred tem izpolnjuje vse pogoje)?

Ali to torej pomeni, da v sanacijski skupini, ki šteje 5 oseb, sta dva iz pravne stroke? Zakaj takšna potreba, glede na predmet razpisa?

Kakšna je predvidena vloga univ. dip. pravnika s dražvnim pravniški razpisov? Kakšna opravila bi glede na pričakovanja naročnika naj opravljal glede na razpis?

Hvala in lep pozdrav.

Datum objave: 18.09.2019 11:43
VPRAŠANJE
Pozdravljeni.

V točki 3.3.2. Kadrovski pogoji je navedeno, da mora ponudnik zagotoviti tudi eno osebo z univerzitetno izobrazbo iz ekonomske ali pravne smeri.
Med merili za izbor (C3) pa je navedeno, da ponudnik dobi največ 10 točk, v primeru, da zagotovi sodelovanje univ. dipl. pravnika z opravljenim pravniškim državnim izpitom.
Ali je mogoče potrebno tudi pri merilih (C3) dodati "ali univ. dipl. ekonomist"?
Ali je relevantno zahtevati univ. dipl. pravnika z opravljenim pravniškim državnim izpitom, glede na predmet naročila?

Hala

ODGOVOR

Spoštovani,

sodelovanje najmanj ene osebe z univerzitetno izobrazbo iz ekonomske ali pravne smeri je pogoj za sodelovanje. Sodelovanje univ. dipl. pravnika z opravljenim pravniškim državnim izpitom pa je merilo, ki ponudnikom prinese dodatne točke in ponudniki ne morejo navajati iste osebe kot pogoj in kot merilo. Pri merilu C3 ponudniki ne pridobijo dodatnih točk za sodelovanje univ. dipl. ekonomista.
Naročnik je ocenil, da je glede na predmet naročila in vsebino sanacije smiselno podeliti dodatne točke ponudnikom, ki bodo zagotovili univ. dipl. pravnika z opravljenim pravniškim državnim izpitom.

Lep pozdrav.


ODGOVOR

Vaše vprašanje: prosimo za dodatno pojasnilo, glede na spodnje vprašanje in odgovor. Navajate namreč, da "ponudniki ne morejo navajati iste osebe kot pogoj in kot merilo". Takšne prepovedi sicer iz razpisa neposredno ne razberemo. Razumemo torej pravilno, da na primer osebe iz pravne stroke, ki ima slučajno tudi naziv univ. dipl. pravnik in opravljen pravniški državni izpit, ne moremo upoštevati kot pogoj in tudi kot merilo po katerem bi ponudnik prejel dodatne točke?

ODGOVOR: V kolikor boste nominirali v okviru kadrovskega pogoja pravnika s pravosodnim izpitom vam ta ne bo prinesel dodatnih točk v okviru merila. V kolikor pa boste poleg pravnika, ki ste ga nominirali v skupino za izkazovanje obveznega kadrovskega pogoja, priglasili še enega pravnika s PDI, pa boste za slednjega prejeli dodatne točke po merilu.

Vaše vprašanje: Ali je torej minimalno število sanacijske skupine 5, po kateri (vsaj teoretično), lahko ponudnik dobi največje število točk iz meril C2 in C3 (in pred tem izpolnjuje vse pogoje)?

ODGOVOR: Ne, minimalno število sanacijske skupine so trije kadri:

Ponudnik mora zagotoviti najmanj 3 osebe za izvedbo sanacije, pri čemer mora biti:
ena oseba z izkušnjami iz računovodstva in knjiženja;
ena oseba z opravljenim izpitom za revizorja (pooblaščeni revizor ali aktivni preizkušeni notranji revizor) ter
ena oseba z univerzitetno izobrazbo iz ekonomske ali pravne smeri (najmanj 7 stopnja).
Od katerih mora biti en imenovan kot vodja projekta z najmanj 15 let delovnih izkušenj na področju računovodenja in financ ali revizije (vključno z notranjo revizijo), knjigovodja pa najmanj 5 let delovnih izkušenj na področju računovodenja in financ. Vsi ostali sodelujoči morajo imeti najmanj 5 let delovnih izkušenj na delovnih mestih, ki zahtevajo najmanj visokošolsko izobrazbo.

Dodatni kadri 3 dodatno število sodelujočih + 1 pravnik o opravljenih PDI pa prinašajo točke po merilu in niso obvezni za priznanje sposobnosti, pač pa se točkujejo po merilu za izbor.

Vaše vprašanje: Ali to torej pomeni, da v sanacijski skupini, ki šteje 5 oseb, sta dva iz pravne stroke? Zakaj takšna potreba, glede na predmet razpisa?

ODGOVOR: Naročnik kot pogoj ni zahteval pravnika, pač pa je dopustil kader, ki ima bodisi ekonomsko, bodisi pravno izobrazbo (v okviru pogoja PDI ni potreben). V kolikor pa nominira dodatnega pravnika (v primeru, da je kot pogoj že nominiral pravnika) ali prvič v okviru pravnika s PDI, pa prejme točke po merilu. Naročnik ocenjuje, da bi sodelovanje pravnika PDI pripomoglo k bolj kakovostni izvedbi storitev (med drugim priprava pravilnikov).

Vaše vprašanje: Kakšna je predvidena vloga univ. dip. pravnika s dražvnim pravniški razpisov? Kakšna opravila bi glede na pričakovanja naročnika naj opravljal glede na razpis?

ODGOVOR: Naročnik je odgovoril v okviru prejšnjega odgovora.

Lep pozdrav.