Dosje javnega naročila 008143/2019
Naročnik: SPLOŠNA BOLNIŠNICA BREŽICE, Černelčeva cesta 15, 8250 Brežice
Storitve: Certificirana pretvorba (skeniranje), zajem in elektronska hramba zdravstvene dokumentacije internega oddelka in ORL ambulante SB Brežice v digitalni obliki
ZJN-3: postopek naročila male vrednosti

JN008143/2019-W01 - Obvestilo o naročilu male vrednosti (NMV1), objavljeno dne 21.11.2019
JN008143/2019-K01 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 29.11.2019
JN008143/2019-K02 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 17.12.2019
JN008143/2019-ODL01 - Odločitev o oddaji oz. neoddaji naročila, objavljeno dne 03.02.2020
JN008143/2019-X01 - Obvestilo o oddaji naročila male vrednosti (NMV2), objavljeno dne 25.02.2020
Zahtevek za revizijo

    JN008143/2019-W01 Obvestilo o naročilu male vrednosti (NMV1)
   Dodatna pojasnila

Oddelek I: Javni naročnik

Naročilo male vrednosti se oddaja na: splošnem področju
I.1 Ime in naslovi
SPLOŠNA BOLNIŠNICA BREŽICE
Černelčeva cesta 15
8250
SI
Brežice
Slovenija
Rok Škvarč
rok.skvarc@sb-brezice.si
+386 74668100
+386 74668110

Internetni naslovi
http://www.sb-brezice.si

I.2 Skupno javno naročanje
I.3 Sporočanje
Objava je hkrati razpisna dokumentacija: Ne
Razpisna dokumentacija je na voljo brezplačno za neomejen in celovit neposredni dostop na:
URL: https://www.enarocanje.si/App/Datoteke/333249/Digitalizacija.zip
Ponudbe ali prijave za sodelovanje je treba poslati elektronsko na URL: https://ejn.gov.si/ponudba/pages/aktualno/aktualno_javno_narocilo_podrobno.xhtml?zadevaId=14437
I.4 Vrsta javnega naročnika
Oseba javnega prava
I.5 Glavna področja dejavnosti
Zdravje


Oddelek II: Predmet

II.1 Obseg naročila
II.1.1 Naslov
Naslov: Certificirana pretvorba (skeniranje), zajem in elektronska hramba zdravstvene dokumentacije internega oddelka in ORL ambulante SB Brežice v digitalni obliki
Referenčna številka dokumenta: 411-6/2019
II.1.2 Glavna koda CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
79999100
II.1.3 Vrsta naročila
Storitve
II.1.4 Kratek opis
Certificirana pretvorba (skeniranje) zajem, in elektronska hramba zdravstvene dokumentacije internega oddelka in ORL ambulante, ter digitalizacija novo nastajajoče dokumentacije internega oddelka, ORL ambulante in Notranjih pravil.
II.1.6 Informacije o sklopih
Naročilo je razdeljeno na sklope: Da
Ponudbe je treba predložiti za vse sklope
II.2 Opis

Sklop 1

II.2.1 Naslov
Naslov: Certificirana pretvorba (skeniranje) zajem, in elektronska hramba zdravstvene dokumentacije internega oddelka in ORL ambulante
Številka sklopa: 1
II.2.2 Dodatna(-e) koda(-e) CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
79999100
II.2.3 Kraj izvedbe
SI - SLOVENIJA
Glavna lokacija ali kraj izvedbe: Splošna bolnišnica Brežice, Černelčeva cesta 15, 8250 Brežice
II.2.4 Opis javnega naročila
Certificirana pretvorba (skeniranje) zajem, in elektronska hramba zdravstvene dokumentacije internega oddelka in ORL ambulante, ter digitalizacija novo nastajajoče dokumentacije internega oddelka, ORL ambulante in Notranjih pravil
II.2.5 Merila za izbiro ponudbe
Cena – Ponder:

II.2.7 Trajanje naročila ali okvirnega sporazuma
Trajanje v mesecih: 60
To naročilo je mogoče podaljšati: Ne
II.2.12 Informacije o elektronskih katalogih
II.2.13 Informacije o sredstvih EU
Naročilo se nanaša na projekt in/ali program, ki se financira s sredstvi EU: Ne

Sklop 2

II.2.1 Naslov
Naslov: Digitalizacija novo nastajajoče dokumentacije internega oddelka, ORL ambulante in Notranjih pravil
Številka sklopa: 2
II.2.2 Dodatna(-e) koda(-e) CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
79999100
II.2.3 Kraj izvedbe
SI - SLOVENIJA
Glavna lokacija ali kraj izvedbe: Splošna bolnišnica Brežice, Černelčeva cesta 15, 8250 Brežice
II.2.4 Opis javnega naročila
Certificirana pretvorba (skeniranje) zajem, in elektronska hramba zdravstvene dokumentacije internega oddelka in ORL ambulante, ter digitalizacija novo nastajajoče dokumentacije internega oddelka, ORL ambulante in Notranjih pravil
II.2.5 Merila za izbiro ponudbe
Cena – Ponder:

II.2.7 Trajanje naročila ali okvirnega sporazuma
Trajanje v mesecih: 60
To naročilo je mogoče podaljšati: Ne
II.2.12 Informacije o elektronskih katalogih
II.2.13 Informacije o sredstvih EU
Naročilo se nanaša na projekt in/ali program, ki se financira s sredstvi EU: Ne


Oddelek III: Pravne, ekonomske, finančne in tehnične informacije

III.3 Pogoji za udeležbo in pogoji ki se nanašajo na javno naročilo
Navedeno v razpisni dokumentaciji.


Oddelek IV: Postopek

IV.1.3 Informacije o okvirnem sporazumu
IV.1.5 Informacije o pogajanjih
V postopek so vključena pogajanja: Ne
IV.1.6 Informacije o elektronski dražbi
IV.2.2 Rok za prejem ponudb ali prijav za sodelovanje
10.12.2019   09:00
IV.2.6 Minimalni časovni okvir, v katerem mora ponudnik zagotavljati veljavnost ponudbe
Ponudba mora biti veljavna do 08.04.2020
IV.2.7 Način odpiranja ponudb
Datum in ura: 10.12.2019   09:01
Kraj: eJN


Oddelek VI: Dopolnilne informacije

VI.2 Informacije o elektronskem poteku dela
Sprejeto bo elektronsko izdajanje računov.
Uporabljeno bo elektronsko plačilo.
VI.3 Dodatne informacije
Rok za sprejemanje ponudnikovih vprašanj: 02.12.2019   12:00
VI.5 Datum pošiljanja tega obvestila
21.11.2019

O odločitvi o javnem naročilu boste obveščeni, če odločitev ni bila objavljena pred vašo prijavo.


   Dodatna pojasnila
Datum objave: 28.11.2019   10:56
VPRAŠANJE
Spoštovani,

za pripravo oddaje javnega naročila, predvsem potrebe zbiranja številnih potrjenih referenc, pridobitve finančnih zavarovanj in priprave konkretne ponudbe bi prosili za podaljšanje roka za vsaj 14 dni.

Hvala za razumevanje.

ODGOVOR

Glede na prispela vprašanja, bo naročnik podaljšal rok za oddajo ponudb in posledično tudi rok za vprašanja.


Datum objave: 09.12.2019   13:07
VPRAŠANJE
Spoštovani,
v predmetnem JN ni povsem jasno po čem naročnik povprašuje. V sklopu 1, točka 5 naročnik naroča zajem v lasten certificiran dokumentni sistem, v točkah 4. in 6 pa naroča e-hrambo za 60. mesecev s spletnim dostopom.
Naročnik tudi ne navaja kateri dokumentni sistem uporablja in za katere sklope je le-ta certificiran.
V JN naročnik ni priložil kakršnekoli tehnične specifikacije za zajem dokumentacije v lasten sistem, čeprav je v 22.točki razpisne dokumentacije tehnična specifikacija omenjena v okviru pojasnil dopustnosti ponudbe, kar pomeni izločilne kriterije.

Zaradi izostanka tehnične dokumentacije vljudno prosimo za dodatna pojasnila in sicer:
- Kateri certificiran lastni dokumentni sistem naročnik uporablja (navedite način namestitve in uporabe iz katerega bo razvidno kako je potrebno izvesti integracijo za zajem, namen in obseg trenutne uporabe pri naročniku, iz katerega bo razvidno kakšna gradiva naj bi se digitalizirala, saj popis ni priložen, verzijo informacijskega sistema, ponudnika ter številko certifikata Arhiva RS).
- Ali je dokumentni sistem pri naročniku integriran s poslovnimi, z zdravstvenimi informacijskimi ali laboratorijskimi sistemi? Katerimi?
- Ali je lasten dokumentni sistem nameščen na lokaciji naročnika? Za kakšen čas ima naročnik zagotovljeno vzdrževanje oziroma ali se naročnik zaveda, da v kolikor nima zagotovljenega vzdrževanja v tem primeru izvajalec po tem JN ne nosi nobene odgovornosti v zvezi s tem.
- Na kakšen tehnološki način naj se izvede zajem v lasten dokumentni sistem in kateri metapodatki ali drugi podatki naj se zajemajo ob digitalizaciji (v kolikor gre za zajem še kakšnih drugih metapodatkov poleg navedenih v JN)
- Kako naj bo lasten dokumentni sistem integriran v sistem e-hrambe ter katere funkcionalnost naj prevzame sistem e-hrambe poleg zajema in e-hrambe?
- Ali je zamišljen spletni dostop do e-hrambe povsem nepovezan z zdravstvenimi in laboratorijskimi informacijskimi sistemi in dokumentnim sistemom pri naročniku. V kolikor ni nam ni jasno kako si predstavljate povezavo med zdravstvenimi podatki in dokumenti, ki se ustvarjajo sproti in temi, ki jih boste digitalizirali (sklop 2). V JN namreč ni predviden zajem številke obravnave ali sklopa obravnav, v kolikor pacient v postopku zdravljenja vključuje več zaporednih obravnav. Zaključek obravnava oz. postopek zdravljenja je tudi po pojasnilih pristojnih arhivov časovni dogodek na katerega se veže rok hrambe in celovitost gradiva za posameznega pacienta.
- Prosimo za podrobno vsebinsko pojasnilo kako ste si zamislili varovanje osnovnih temeljev dolgoročne hrambe (t.i. DUCAT), ki jih naj zagotovimo v okviru ponudbe JN sklop 2 ter na kakšen način boste zagotovili izbris osebnih podatkov (iz fizične in eoblike ter IS), ki bi jih bilo potrebno izbrisati ob uničenju dokumentacije.

Hvala za odgovore


ODGOVOR
1. Naročnik že razpolaga tudi s certificirano rešitvijo e-hrambe mSef, ker bo zaradi digitalizacije po tem JN prišlo do povečanja porabe prostora in do povečanja števila uporabnikov, naročnik hkrati naroča tudi za to potrebno e-hrambo.

2. Naročnik uporablja certificiran dokumentni sistem mDocs.
Prenos podatkov iz programske rešitve za zajem se mora vršiti z uporabo spletnih servisov dokumentnega sistema (SOAP). Katero gradivo se digitalizira, je navedeno v razpisni dokumentaciji (internega oddelka in ORL ambulante). Naročnik tukaj želi poudariti, da sama programska oprema za zajem ne sme biti vezana na gradivo, ki se skenira in s tem postati omejena.

3. Ne.

4. Jamstva za izvedbo storitev, ki se zahtevajo po tem JN, pa so navedena v točki 12.
Dokumentni sistem je v oblaku.
Za obstoječo digitalizirano dokumentacijo ima naročnik ustrezno pogodbeno zagotovljeno vzdrževanje.

5. Programska oprema za zajem mora omogočati uporabo spletnih servisov (SOAP) preko katerih lahko uporablja šifrante dokumentnega sistema (partnerji, vrsta dokumenta, klasifikacijski načrt, signirni načrt,...) in prav tako posreduje PDF/A datoteko s pripadajočimi metapodatki v dokumentni sistem in/ali e-hrambo. Omogočati mora tudi zajem podatkov iz vsebine (OCR).

6. Dokumentni sistem z uporabo spletnih servisov (SOAP) odlaga podatke v e-hrambo. E-hramba mora imeti samo funcionalnosti certificirane e-hrambe.

7. Praviloma uporabniki dostopajo do e-arhiva preko dokumentnega sistema, vendar mora e-hramba nekaterim uporabnikom omogočati tudi direktni dostop.

8. Naročnik že razpolaga s certificirano rešitvijo e-hrambe mSef.





Datum objave: 09.12.2019   13:08
VPRAŠANJE
Predvidevamo, da gre v navodilih (točki 7 in 18) za pomanjkljivost JN in sicer, da se poleg skeniranih dokumentov s podpisom dovoljuje tudi oddaja izvorno e-podpisane dokumentacije?

Prosimo za pojasnilo kolikšna sredstva je naročnik planiral za projekt in kakšna je predvidena dinamika za sklop 2.

Ali je naročnik izvedel predhoden konkurenčni dialog? JN je v večih delih nejasen oz. napisan kot, da bilo ponudnikom stanje pri naročniku znano. To dejstvo potrjuje tudi zelo kratka roka za oddajo vprašanj in oddajo ponudb.

Za zagotovitev poštene obravnave vseh ponudnikov prosimo za podaljšanje roka, da bo mogoče postaviti tudi morebitna dodatna vprašanja glede na odgovore naročnika in pridobiti celovit uvid v stanje in pričakovanja tudi brez predhodnega sodelovanja z naročnikom.

ODGOVOR

1. Naročnik ne razume, kje v razpisni dokumentaciji je ponudnik zasledil izvorno elektronsko gradivo.

2. Naročnik tega podatka ni upravičen posredovati potencialnim ponudnikom.
V primeru, da se bo naročnik odločil, da v bodoče ne bo več iskal ponudnika za digitalizacijo na trgu, ampak bo le to izvajal tekoče sam, se bo sklop 2 pričel pripravljati takoj po oddaji naročila. Naročnik se bo odločil na osnovi prejetih ponudb in stroškov za sklop 2. Zajem bo moral biti v produkciji najkasneje, ko bo ponudnik poskeniral predvideno obstoječo dokumentacijo, v roku, ki je zahtevan v JN.

3. Glede na izkušnje naročnika, so roki dovolj dolgi za vse ponudnike, ki imajo z zahtevanimi storitvami izkušnje. Gre namreč za digitalizacijo obstoječe papirne dokumentacije, ki jo glede na zahteve razpisa in zakona, mora izvesti ponudnik certificiran s strani Arhiva RS. Vsem potencialnim ponudnikom je bil omogočen ogled dokumentacije, ki je predmet digitalizacije. Je pa naročnik kljub vsemu podaljšal rok.

Datum objave: 09.12.2019   14:05
VPRAŠANJE
Določene zahteve za tehnično in strokovno usposobljenost (32.3) po našem mnenju niso primerne, saj ne zagotovijo doseganja meril, ki predstavljajo izvajanje storitev v primerljivih situacijah. Sama izvedba skeniranja je namreč samo ena izmed aktivnosti v celotnem sklopu. Prav tako je vprašljiva oddaja papirne dokumentacije, saj postopki uničevanja niso podrobno pojasnjeni, zaradi česar obstaja velika možnost, da naročnik teh storitev sploh ne bo koristil.

Predlagamo naslednje korekcije (dodano zapisano omejeno z navednicami)

- Ponudnik je uspešno izvedel digitalizacijo (skeniranja) "", odbiranje in uničevanje dokumentov v sodelovanju s pristojnim arhivom"".zdravstvene dokumentacije
- ponudnik je nudil zajem in hrambo zdravstvene dokumentacije skladno s pravili ZVDAGA "" in na osnovi potrjenih notranjih pravil naročnika "", vsaj dvema
- Ponudnik je v zadnjih treh letih izvedel "" ter potrditev notranjih pravil "" vsaj dvema (2) naročnikoma s področja zdravstva

- v 32.3 ločiti je potrebno zahteve za sklop 1 in sklop 2, saj je možna samo delna oddaja JN

- zahtevi 5 in 6 izločiti in omejiti samo za ponudbo uničevanja in hrambe na oddaljeni lokaciji, ki naj bo v JN finančno ocenjena, a zapisana kot opcijska dopolnilna aktivnost "" v kolikor pride do oddaje JN za uničevanje ter hrambo papirne dokumentacije na lokacijo izvajalca "" .
Velja namreč, da se bo naročnik za izvedbo teh aktivnosti odločil šele po izvedbi storitev odbiranja, zato potencialno obstaja možnost, da do prenosa dokumentacije sploh ne bo prišlo


ODGOVOR
Naročnik bo razpisno dokumentacijo, v delu, ki se nanaša na sklop 2.



Datum objave: 09.12.2019   14:09
VPRAŠANJE
Spoštovani, pri pregledu javnega naročila se nam poraja kar nekaj vprašanj oziroma dvomov o njegovi smiselnosti.

Namen javnega naročila:
Iz JN je razumeti, da vaša bolnišnica nima nobenega namena ustvarjati izvorne digitalne dokumentacije in te tudi ne bo elektronsko podpisovala, temveč bo v naslednjih letih vedno zgolj skenirala fizične izvode dokumentov.

Postavlja se vprašanje, ali je naročnik sploh preveril stanje na trgu in dobre prakse s tega področja, saj s tem JN v primerjavi z obstoječimi rešitvami in že dolgo časa uveljavljeno prakso na področju elektronske hrambe dokumentov naroča izjemno zastarelo in bistveno dražjo storitev. Postopek ustvarjanja digitalnih kopij (skenov) fizične dokumentacije je ne le izjemno zamuden in zahteven, ampak tudi neprimerno dražji od hrambe izvorno nastalega gradiva.
Za primer: namesto da bi elektronsko podpisali dokument ob njegovem nastanku v vašem informacijskem sistemu in ga samodejno poslali v elektronsko hrambo, boste zdaj dokument najprej natisnili, nato fizično podpisali, nato pa skenirali in ga odložili zunaj informacijskega sistema, v katerem je nastal.

Poleg tega iskanje in povezava med digitaliziranim in sprotnim gradivom v informacijskih sistemih zahtevata ogromne napore pri pravilnem zajemu vsega gradiva z označevanjem obravnav in drugih identifikatorjev. Obenem vsaka napaka pomeni potencialno seznanitev z napačnimi osebnimi podatki, v kolikor bi se v procesu digitalizacije povezalo dokumente z obravnavami drugega pacienta.

Zaradi standardov stroke in napredka na področju elektronskega poslovanja predlagamo ustanovi celovit razmislek v zvezi z javnim naročilom, ki je zasnovano na zares zastarelih, neučinkovitih, zelo nepraktičnih in izjemno dragih postopkih.

Izvedbena vprašanja:
1) V metapodatkih ni številke obravnave, ki je osnovi podatek za urejanje zdravstvene dokumentacije. V kateri fazi ga bo naročnik dodal na dokumente?

2) Ali imate sprejet klasifikacijski načrt in kje je objavljen?

3) Ali se v okviru JN predvideva digitalizacija diagnostičnih posnetkov in RTG posnetkov?



ODGOVOR
Naročnik že razpolaga s certificiranimi rešitvami. V tehnični specifikaciji je natančno opredeljeno, kaj je predmet JN in v skladu z zahtevami iz tehničnih pogojev je tudi vsa razpisna dokumentacija.
Naročnik bo razpisno dokumentacijo, ki se nanaša na sklop 2 spremenil.

1. V fazi zajema z OCR tehnologijo, tako kot številko popisa, ker sta obe v tiskani obliki na nalepkah na medicinski dokumentaciji.
2. Načrt je sprejet s strani pristojnega ministrstva in je tudi javno objavljen na spletu.
3. Ne.







Datum objave: 09.12.2019   14:16
VPRAŠANJE
Spoštovani,

Naprošamo vas za posredovanje dodatnih informacij v skladu z vašim javnim sporočilom:
Kaj predstavlja en logičen dokument, ko govorimo o zajemu dokumentacije?
Koliko je logičnih dokumentov, za katere je zahtevan zajem metapodatkov?
Kaj pomeni strokovna pomoč pri ločevanju gradiva, ob predpostavki da imate klasifikacijski načrt?
Navajate uvoz podatkov v vaš lastni dokumentni sistem; navedite kateri sistem uporabljate, ter format v katerem je uvoz mogoč.
Ko zahtevate dostop do e-arhiva navajate dostop preko varne spletne povezave, prosim za razlago ali gre za dostop imenskih uporabnikov in koliko je teh uporabnikov?
Ali je predvidena povezave e-arhiva z vašim internim dokumentnim sistemom v želji po zagotovitvi dostopov?
Pri vzpostavitvi zajemnega mesta zahtevate priklop, inštalacijo in testiranje skenerjev za namene prenosa v dokumentni sistem; kateri?
Ali bo šla dokumentacija le v vaš interni dokumentni sistem ali jo boste vlagali tudi v e-arhiv?
Če bo vstopala tudi v e-arhiv; kakšni so prirasti dokumentacije?

Zahtevate notranja pravila, ki pokrivajo zajemni mesti; navedite:
Katere dokumente imate že sprejete; pravilniki akti?
Ali gre za prilagoditev notranjih pravil, ali novo izdelavo?

Zahtevate reference, kjer je zajeta primerljiva količina gradiva; zdravstvene dokumentacije; ali se upošteva referenca, ki dokazuje zajem gradiva z občutljivimi podatki; primerljivih količin, formatov, tehničnih zahtev, vendar iz drugega sektorja?
Zahtevate reference, kjer je zajeta elektronska hramba zdravstvene dokumentacije; ali se upošteva referenca, ki dokazuje hrambo gradiva z občutljivimi podatki; primerljivih količin, vendar iz drugega sektorja?

Za odgovore se vam vnaprej zahvaljujemo.

ODGOVOR
1. Vez in zdravstveni karton.
2. Vezov je po oceni 24.000, kartonov pa 40.000.
3. Svetovanje glede na postopke digitalizacije, ki jih bo predlagal ponudnik in ki jih bosta dogovorila naročnik in ponudnik pred izvedbo, ter morebitna dodatna pomoč pri odbiranju arhivskega gradiva v fazi digitalizacije.
4. Naročnik uporablja dokumentni sistem mDocs. Za uvoz podatkov mora ponudnik pripraviti ustrezno XML datoteko z metapodatki in pripadajočo PDF/A datoteko.
5. Predvideno število uporabnikov je 15. Praviloma uporabniki dostopajo do obstoječega e-arhiva preko dokumentnega sistema.
6. DA. Dokumentni sistem in e-hramba sta že povezana
7. Naročnik bo v delu, ki se nanaša na sklop 2 spremenil razpisno dokumentacijo
8. Ne, naročnik želi reference iz zdravstvenega področja, saj je za kvalitetno izvedbo pomembno poznavanje specifične zdravstvene dokumentacije.
9. Naročnik bo upošteval referenco ki dokazuje hrambo gradiva z občutljivimi podatki; primerljivih količin, vendar iz drugega sektorja (obrazec št. 13), ob izpolnjevanju reference za digitalizacijo zdr. dokumetncije (obrazec št. 12). Naročnik bo v tem delu spremenil oz. dopolnil razpisno dokumentacijo.






Datum objave: 09.12.2019   14:20
VPRAŠANJE
Spoštovani, pri pregledu vašega javnega naročila smo ugotovili, da si pod pojmom digitalizacija dejansko predstavljate skeniranje fizičnih izvodov dokumentov! Pa menda ne boste v 21. stoletju vsak dokument tiskali (stroški? čas? okolje?) in ga nato skenirali, ko pa ga lahko že ob nastanku shranite v obliki, primerni za dolgoročno hrambo?! Naročniku svetujemo, da temeljito premisli, kaj počne z davkoplačevalskim denarjem, saj je javno naročilo absolutno nesmiselno in predstavlja hudo kršitev več temeljnih načel zakona o javnem naročanju, konkretno gospodarnost, učinkovitost in uspešnost!

ODGOVOR
Primarni predmet javnega naročila naročnika je digitalizacija obstoječe medicinske dokumentacije, ki jo ima naročnik v fizični obliki. V razpisni dokumentaciji so jasno postavljene zahteve razpisa, bo pa naročnik v delu, ki se nanaša na sklop 2 spremenil razpisno dokumentacijo.



Datum objave: 09.12.2019   14:21
VPRAŠANJE
Pozdravljeni. Vašega javnega naročila nikakor ne moremo razumeti. Fizične dokumente boste opremili z metapodatki in jih nato skenirane uvozili v DMS v obliki PDF-jev? Kako boste iskali po tej dokumentaciji? Zdravniki bodo samo brskali po PDF-jih tako kot zdaj brskajo po kartonih.

Vašo "rešitev" si predstavljamo zgolj tako, da boste naredili od vašega jedrnega sistema ločen digitalen arhiv zdravstvene dokumentacije pacientov, kar je že samo po sebi povsem nesmiselno, saj gre za podvajanje sistemov. Do te dokumentacije boste sicer dostopali po elektronski poti, ampak s tem da ne boste mogli izkoristiti nobene od prednosti digitaliziranega gradiva. Še huje je, da z 2. sklopom JN to nameravate vzpostaviti za vašo prakso tudi za naprej, kar je približno 5 korakov nazaj od trenutne tehnologije in primerov dobre prakse. Dejansko že obstajajo rešitve, tudi v zdravstvu, ki so svetlobna leta naprej od vaše naročene rešitve v vseh pogledih - tehničnem, praktičnem in tudi varnostnem, saj boste z vašim ročnim skeniranjem občutljivih osebnih podatkov pacientov s strani zunanjega izvajalca hodili po zelo tankem ledu.

Naročniku svetujemo, da nemudoma prekliče JN in si pri oblikovanju naslednjega, primernejšega realnem stanju s področja elektronske hrambe priskrbi pomoč dejansko usposobljenih strokovnjakov.

ODGOVOR
Naročnik že razpolaga s certificiranim dokumentnim sistemom in elektronsko hrambo.
Naročnik bo razpisno dokumentacijo v delu, ki se nanaša na skop 2 spremenil.



Datum objave: 09.12.2019   14:31
VPRAŠANJE
Pozdravljeni,

Vaša bolnišnica spada med ustvarjalce arhivskega gradiva in je dolžna izvajati postopke skladno z ZVDAGA in ZAGOPP. Iz razpisa ni razvidno:
- Iz katerega obdobja izhaja gradivo, ki bi se digitaliziralo.

- Ali vaša bolnišnica uporablja notranja pravila in ali so ta notranja pravila potrjena pri Arhivu RS? Kako bo vaša bolnišnica poskrbela za obnavljanje teh obstoječih notranjih pravil, ki jih uporabljate za uporabo lastnega dokumentnega sistema in zajem gradiva v njem? Ali se želi, da se ta obstoječa notranja pravila v sklopu 2 razširiti tudi za uporabo e-hrambe?

- Ali se zavedate, da v kolikor ne uporabljate notranjih pravil ter jih dokazljivo izvajate in preverjate ne izpolnjujete zahtev glede dolgoročne elektronske hrambe ne glede, če bi ta opravila prenesli na zunanjega ponudnika?

- Ali ima vaša bolnišnica sprejet klasifikacijski načrt? Prosimo za posredovanje popisa klasifikacijskih znakov z roki hrambe in predvideno količino vseh gradiv posameznega klasifikacijskega razreda, katerih digitalizacija se predvideva v sklopu 1.

- Ali je povpraševanje po tem JN usklajeno z določili ZAGOPP?

- Ali je vaši bolnišnici pristojni arhiv izdal Pisna strokovna navodila oz. krajše Navodila za odbiranje glede na sprejet klasifikacijski načrt, ki je del vaših notranjih pravil? V predhodnem popisu označite tudi katera gradiva so označena kot arhivsko gradivo in kolikšen je rok hrambe le-teh.

- Ali je ustanova izvedla postopke odbiranja in izročanja arhivskega gradiva oziroma je pridobila dovoljenje arhiva za pretvorbo izvornega formata arhivskega gradiva (iz papirne v elektronsko obliko)? V nasprotnem primeru noben od izvajalcev ne sme samostojno izvesti uničevanja gradiva temveč se mora to izvesti šele po predhodnih aktivnostih, ki jih naročnik izvede tudi v sodelovanju s pristojnim arhivom ter jih tudi dokumentira. Vprašanje je postavljeno predvsem zaradi tega, da ne bi prišli do situacije kot bi se naročalo nedopustne storitve zaradi katerih bi bili lahko ogrožen pridobljen certifikat za spremljevalne storitve.

Glede na povpraševanje v JN namreč obstaja verjetnost, da naročnik ni v celoti seznanjen z obveznostmi po ZVDAGA in ni izvedel vseh potrebnih postopkov, saj je iz besedil JN možno tudi razumeti, da naročnik meni, da s prenosom izvajanja aktivnosti na zunanjega izvajalca prenese tudi odgovornost za hrambo in spremljevalne storitve, kar pa ne drži. Zunanji izvajalec samo izvede aktivnosti, naročnik pa mora zagotoviti vse predhodne vsebinske predpriprave in uskladitve s pristojnimi arhivi ter je odgovoren za vsebinsko celovitost ter namen zbiranja osebnih podatkov.

Obenem je potrebno zaradi sprotnih aktivnostmi v postopku zdravljenja pacientov zagotoviti izbris osebnih podatkov ne glede na oblike in sicer skladno z določili ZVOP ter usmeritvami urada IP. Imenovan DPO pri ponudniku na to nima nobenega vpliva, v postopkih mora aktivno sodelovati DPO naročnika. Zaradi tega nas zanima ali je DPO v ustanovi imenovan in ali gre za interen ali zunanjih kader.

Zaradi vsega navedenega naročniku predlagamo, da JN celovito dopolni skladno z zahtevami zakonodaje, da bi se JN nedvoumno razumelo in ne bi obstajala možnost razumevanja, da se povprašuje po aktivnostih na način, ki se po veljavni zakonodaji lahko celo kaznuje ali pripelje k nekontroliranemu uničenju arhivskega gradiva.


ODGOVOR
Postopki glede notranjih pravil so določeni s strani Arhiva RS. Naročnik bo razpisno dokumentacijo v delu, ki se nanaša na sklop 2 spremenil.
Razpisne zahteve so širše kot pa sama elektronska hramba, saj zahteva tudi certificiran zajem in pretvorbo. Naročnik bo razpisno dokumentacijo v delu, ki se nanaša na sklop 2 spremenil.
Načrt je sprejet s strani pristojnega ministrstva in je tudi javno objavljen na spletu.
Naročnik se zaveda, da se arhivsko gradivo ne uničuje. Aktivnosti glede odbiranja so usklajene s pristojni arhivom. Arhivsko gradivo je bilo v večini primerov že odbrano.
Bolnišnica najema storitve certificiranega DPO po potrebi, pogoj v razpisni dokumentaciji pa je jamstvo, da ponudnik v zadostni meri pozna problematiko varstva osebnih podatkov, ki je za obravnavano gradivo potrebna.
Naročnik je mnenja, da so zahteve v razpisni dokumentaciji zakonsko ustrezne in smiselne.

Naročnik bo razpisno dokumentacijo v delu, ki se nanaša na sklop 2 spremenil.




Datum objave: 12.12.2019   20:34
VPRAŠANJE
Določene zahteve za usposobljenost (sposobnost opravljanja poklicne dejavnosti 32.2) presegajo zakonodajne okvire oziroma usmeritve regulatorjev, s čimer se v JN poskuša uveljaviti pogoje, ki lahko pomenijo nedopustno omejevanje konkurence

c) ponudnik mora biti ponudnik strojne ali programske opreme za zajem in pretvorbo pri Arhivu RS. Zahteva naj se v celoti umakne, saj dejstvo kdo je ponudnik strojne opreme za zajem in pretvorbo pri Arhivu RS nima nobene povezave s tem kdo bo ponudnik po tem JN

e imenovanje DPO ni povezano z nobenim certifikatom, ampak usposobljenostjo. Ne obstaja certifikat, ki bi ga podeljeval ali priznal urad IP. Dikcija »s podeljenim certifikatom« naj se umakne. Urad informacijski pooblaščenec je v letu 2018 izdal celo opozorilo v zvezi s takimi zahtevami (https://www.ip-rs.si/novice/opozorilo-glede-ponudb-razlicnih-usposabljanj-za-dpo-1075/)

f , g in h - V okviru podelitve in obnove certifikatov za storitev zajema in e-hrambe ter spremljevalnih storitev (b) in c)) se izvaja preverjanje usposobljenosti zaposlenih pri ponudniku s strani neodvisnih revizorjev pod nadzorom Arhiva RS, obenem postopki presoje in izpolnjevanja enotnih tehnoloških zahtev temeljijo na kombinaciji večih standardov in povzemajo tako metodologije pristopa k izvajanju storitev, upravljanja storitev kot izpolnjevanja varnostnih politik, o čemer naj naročnik povpraša za mnenje Arhiv RS. Slednja ustanova (ki je pristojna za izdajanja certifikatov glede spremljevalnih storitev, zajema in dolgoročne hrambe) namreč v primeru doseganja drugih standardov (npr. ISO) delno prizna izpolnjevanje obveznosti za doseganje zahtev v okviru certifikacijskih postopkov. In ne obratno!

Naročniku predlagamo v presojo, da zapisane omejitve umakne, saj so po našem mnenju nedopustne z vidika poštene obravnave vseh potencialnih izvajalcev ter pomenijo diskreditirajo veljavnih certifikatov, ki jih podeljuje Arhiv RS. Omenjeni certifikati namreč celostno obravnavajo problematiko in so zato najtežje dosegljivi, kar se kaže v majhnem številu tovrstnih ponudnikov na trgu. Vsak dodatno omejevanje pomeni omejevanje konkurence in vzpostavljanje meril, ki na samo kvaliteto opravljene storitve nimajo nobenega vpliva.


ODGOVOR
Zaradi umika sklopa 2 je naročnik pri spremembi razpisne dokumentacije umaknil tudi pogoj c) pod točko 32.2.

Z odločitvijo naročnika, da se sklop 2 umakne iz razpisa je umaknjen tudi pogoj, da mora biti ponudnik, ponudnik certificirane strojne in programske opreme certificirane pri arhivu RS. Še vedno pa ostaja pogoj da mora ponudnik biti certificiran pri Arhivu RS za spremljevalne storitve.

Naročnik ocenjuje da je zaradi varstva posebnih vrst osebnih podatkov pomembno, da je zaposlena oseba pri ponudniku opravila usposabljanje na področju varstva osebnih podatkov pri neodvisni izobraževalni ustanovi, v trajanju vsaj 5 dni. Dokazilo je potrdilo o opravljenem usposabljanju ali certifikat.

Naročnik je za predmet naročila po zakonodaji zavezan k izboru ponudnika, ki je certificiran pri Arhivu RS za spremljevalne storitve.
Glede na predmet naročila je s strani naročnika podana tudi zahteva po standardih ISO, ki naročniku zagotavljajo večjo kvaliteto in varnost pri izvedbi predmeta naročila, varovanja osebnih in poslovnih podatkov. Zato naročnik ocenjuje, da mora imeti ponudnik vzpostavljen in vzdrževan sistem upravljanja informacijske varnosti (ISO/IEC 27001 ali enakovreden) in sistem vodenja kakovosti (ISO 9001 ali enakovreden), ki je potrjen s strani neodvisne institucije.



Datum objave: 12.12.2019   20:38
VPRAŠANJE
Naročnik v odgovoru z dne 9.12.2019 13:07 navaja "Naročnik uporablja certificiran dokumentni sistem mDocs."

1) Po javno dostopnih evidencah http://reh.ars.gov.si/index.php?page=webInterface&idDefinition=2 (Register elektronske hrambe) omenjeni informacijski sistem ni certificiran! To je neposredna kršitev določil ZVDAGA, ki pri naročniku očitno traja že dolgo časa in jo želi nadaljevati! Naročnik v tak informacijski sistem NE SME zajemati in hraniti dokumentov in ne dosega pravne veljavnosti tudi že obstoječega gradiva, saj je glede na odgovore razvidno, da nima sprejetih notranjih pravil. Tako gradivo naročnik ali pogodbenik tudi ne sme uničevati, zato se naročilo po tem JN ne sme izvršiti!

Kot zapisano gre za več nesprejemljivih, s predpisi neskladnih dejanj za katere je zagrožena tudi finančna kazen!

2) Naročnik v zvezi z uporabo dokumentnega sistema navaja razllčne besedne zveze, s čimer povsem onemogoča razumevanje kakšno je dejansko stanje pri naročniku. Glede na javne podatke iz ERARja plačuje za storitve obstoječem ponudniku dokumentnega sistema v enakih zneskih (kar kaže na najem in ne, da gre za lasten informacijski sistem, kar marsikaj postavi v povsem drugačno perspektivo in ni skladno z določili ter pojasnili zapisov v tem JN). Z odgovori naročnik ustvarja situacijo, da ne prestavi dejanskega stanja ter z odgovori zavaja, kar je izrecno nedovoljeno.

3) Naročnik v sklopu 1 naroča storitev e-hrambe pri istem ponudniku v odgovorih pa pojasnjuje, da gre za dokup dodatnih licenc in prostora kar je povsem drugačna situacija, ki izgleda kot, da naročnik s tem JN želi urediti trenutno nezakonito stanje ter nadgradnjo obstoječega sistema. To pa ni predmet tega JN.

4) Prosimo za pojasnilo v okviru katerega JN ali postopka po ZJN je v preteklosti izvedel nakup ali najem dokumentnega sistem ter e-hrambe.

5) Prosimo tudi za pojasnilo zakaj naročnik dlje časa krši določila ZJN (mesečna plačila v 36 mesecih presegajo zakonsko določen prag že za evidenčna naročila).

6) Naročnik je zelo na kratko odgovoril z NE na vprašanje ali je dokumentni sistem integriran s kakršnimkoli drugim informacijskim sistemom pri naročniku. Prosimo navedite kako boste zagotovili DOSTOPNOST in CELOVITOST dokumentov obravnave posameznemu zdravniku. V kolikor zdravnik nima celovitega vpogleda v trenutne in pretekle obravnave (projekt pomeni prehod v edokumentacijo) gre za neposredno kršitev temeljnih določil ETZ. Zato mora naročnik še vedno hraniti vso papirno gradivo pomembno za poslovanje pri sebi in naj za preostalo raje izvede predajo pristojnemu arhivu, kar bo tudi bistveno bolj ekonomično.

7) Naročnik mora skladno z izvedbo uničenja poskrbeti tudi z izbris osebnih podatkov v vseh IS sistemih. Iz odgovorov je razvidno, da naročnik o tem ni razmišljal, kar pomeni kršitev ZVOP in GDPR, saj bi naročnik prekomerno hranil osebne podatke in ne bi zagotovil izbrisa po tem ko nima več pravne osnove za njihovo hrambo in obdelavo. Prav tako v JN ni nobenih opredelitev glede obdelave, ki se zgodi s prenosom aktivnosti in hrambe na ponudnika.

8) Naročnik ne glede n vprašanje in določila JN ni predložil tehnične dokumentacije. S tem dokumentacija JN ni ustrezna ter popolna glede na določil v tem JN in tudi ne omogoča prijavo drugim ponudnikom kot samo obstoječemu. Naročnik s temi dejanji izvaja nedovoljene aktivnosti oviranja konkurence.

9) Naročnik v odgovoru z dne 9.12. (14:09) na vprašane o klasifikacijskem načrtu v točki 2. navaja "Načrt je sprejet s strani pristojnega ministrstva in je tudi javno objavljen na spletu". Naročnik verjetno misli na EKN Ministrstva za zdravje. Naročnik z odgovorom izkazuje popolno nerazumevanje zakonodaje in lastnih obveznosti skladno z ZVDAGA.

Naročnik mora glede na ZVDAGA in ETZ sprejeti lasten klasifikacijski načrt pri čemer za osnovo lahko uporabi EKN. Obenem mora poskrbeti tudi, da je klasifikacijski načrt usklajen z Okvirjem klasifikacijskih znakov iz leta 2018, saj EKN z njim ni usklajen. Iz odgovorov je razvidno, da opisanega naročnik ni izvedel in da je to dodaten dokaz, da je že trenutno stanje nazakonito in mora naročnik s njim takoj prenehati!

10) Naročnik za izvedbo posla zahteve certifikate, ki niso predpisani v ZVDAGA za izvajanje storitev zajema, ehrambe in spremljevalnih storitev. Naročnik nima pravne osnove za prekomerne zahteve, saj nimajo pravne podlage in so nezakonite.

Naročniku svetujemo, da JN nemudoma v CELOTI prekliče in najprej uredi trenutno stanje skladno z veljavnimi predpisi. Tako z ZVDAGA, ZVOP, GDPR, ZJN ter ZAGOPP.

ODGOVOR
Naročnik razpolaga s certifikatom ponudnika dokumentnega sistema, za vpis v javnih registrih pa je zadolžen Arhiv RS.
Naročnik razpolaga z najetim certificiranim dokumentnim sistemom.
Ker gre tudi za digitalizacijo gradiva oddelka za katerega dokumentacija še ni v e-hrambi, se bo obstoječa hramba povečala, prav tako se bo povečalo število uporabnikov.
Naročnik uporablja dokumentni sistem in e-hrambo od leta 2009.
Naročnik uporablja rešitev, ki je skladna s trenutno veljavno nacionalno zakonodajo in GDPR.
Naročnik ne razume katero tehnično dokumentacijo naročnik ni predložil. Naročnik meni, da za izdelavo ponudbe ni potrebe po dodatni tehnični dokumentaciji z opisom XML strukture.
Naročnik uporablja nespremenjen EKN v skladu z navodili za uporabo z dne 18.04.2017 Ministrstva za zdravje.
Glede na predmet naročila je s strani naročnika podana tudi zahteva po standardih ISO, ki naročniku zagotavljajo večjo kvaliteto in varnost pri izvedbi predmeta naročila, varovanja osebnih in poslovnih podatkov. Zato naročnik ocenjuje, da mora imeti ponudnik vzpostavljen in vzdrževan sistem upravljanja informacijske varnosti (ISO/IEC 27001 ali enakovreden) in sistem vodenja kakovosti (ISO 9001 ali enakovreden), ki je potrjen s strani neodvisne institucije.





Datum objave: 13.12.2019   11:10
VPRAŠANJE
Spoštovani,

Glede na razpisno dokumentacijo in odgovorjena vprašanja je jasno razvidno, da je sam razpis namenjen že obstoječemu ponudniku, ki ima dostop do vseh podatkov o obsegu gradiva.

Glede na zahteve po integracijah z že obstoječim delom je jasno razvidno da naročnik pripravil razpis v katerem je mogoča le prijava Mikrografije, saj so vsi ostali ponudniki omejeni. Ni mogoče izvesti logične "push & pull" integracije brez posredovanja že obstoječega ponudnika, ki je obenem že ponudnik obstoječe rešitve mDoc & mSef.

Če se naročnik želi držati zakona o JN, ki opredeljuje, da mora le ta postopati kot dober gospodar in zagotoviti enake pogoje za vse ponudnike naj ponovno pripravi razpisno dokumentacijo, ki konkurence ne omejuje.

Razpis krši:
1. načelo gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti saj z omejevanjem konkurence na zagotavlja gospodarne in učinkovite porabe javnih sredstev
2. načelo omejevanja konkurence med ponudniki
3. načelo transparentnosti: le že prisotni ponudnik ima vse informacije o količinah, ki niso del razpisne dokumentacije

Predlagamo, da javno naročilo razveljavite, razdelite v smiselne sklope:
1. zajem dokumentacije (le zajem gradiva, kjer se specificira zajem na stran in posredovanje v formatu v katerem ga boste lahko prenesli v lastne sisteme)
2. Uvedba dokumentnega sistema in elektronska hramba, ter zajemna mesta
3. priprava notranjih pravil (uvedba notranjih pravil glede na podatke o internih dokumentih in pravilnikih in že izbrani elektronski hrambi)


ODGOVOR
Naročnik je vsem zainteresiranim ponudnikom omogočil ogled gradiva, ki je predmet javnega naročila in s tem omogočil da se vsi ponudniki seznanijo s predmetom JN.
Vsi ponudniki morajo izvesti digitalizacijo po zahtevah JN in pripraviti podatke v obliki primerni (XML) za uvoz v obstoječi dokumentni sistem. V kolikor ponudnik smatra, da je za ustrezno delovanje sistema potrebna integracija obstoječega sistema, ki ga uporablja naročnik s ponudnikovim, mora vsekakor zagotoviti integracijo, ki mora biti vključena v ceno.
Naročnik je vsem zainteresiranim ponudnikom omogočil ogled predmeta JN, prav tako so s strani naročnika ocenjene količine podane v razpisni dokumentaciji.
V točki 25.1 razpisne dokumentacije je naročnik navedel, da je potreben uvoz digitliziranih vsebin z metapodatki v obstoječi dokumentni sistem naročnika. Zato naročnik ne vidi potrebe po razpisu za nov dokumentni sistem.
Sklop 2 je naročnik umaknil iz predmetnega JN.