Dosje javnega naročila 008342/2019
Naročnik: Slovenski državni gozdovi, d. o. o., Rožna ulica 39, 1330 Kočevje
Storitve: Nabava, nadgradnje in vzdrževanje dokumentno arhivskega sistema
ZJN-3: postopek naročila male vrednosti
Vrednost naročila (pogodbe in dodatki z DDV): 163.627,16 EUR

JN008342/2019-W01 - Obvestilo o naročilu male vrednosti (NMV1), objavljeno dne 29.11.2019
JN008342/2019-K01 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 10.12.2019
JN008342/2019-ODL01 - Odločitev o oddaji oz. neoddaji naročila, objavljeno dne 13.02.2020
JN008342/2019-X01 - Obvestilo o oddaji naročila male vrednosti (NMV2), objavljeno dne 27.02.2020
JN008342/2019-Pog01 - Pogodba, objavljeno dne 28.02.2020
Zahtevek za revizijo

    JN008342/2019-W01 Obvestilo o naročilu male vrednosti (NMV1)
   Dodatna pojasnila

Oddelek I: Javni naročnik

Naročilo male vrednosti se oddaja na: splošnem področju
I.1 Ime in naslovi
Slovenski državni gozdovi, d. o. o.
Rožna ulica 39
1330
SI037
Kočevje
Slovenija
Darija Prudič
darija.prudic@sidg.si
+386 82007100

Internetni naslovi
http://www.sidg.si/

I.2 Skupno javno naročanje
I.3 Sporočanje
Objava je hkrati razpisna dokumentacija: Ne
Dostop do razpisne dokumentacije je omejen. Nadaljnje informacije so na voljo na:
URL: http://www.sidg.si/index.php/javna-narocila-in-razpisi/za-izvajalce/aktualna-javna-narocila
Ponudbe ali prijave za sodelovanje je treba poslati elektronsko na URL: https://ejn.gov.si/ponudba/pages/aktualno/aktualno_javno_narocilo_podrobno.xhtml?zadevaId=14569
na zgoraj navedeni naslov.
I.4 Vrsta javnega naročnika
druga oseba javnega prava
I.5 Glavna področja dejavnosti
gozdarstvo


Oddelek II: Predmet

II.1 Obseg naročila
II.1.1 Naslov
Naslov: Nabava, nadgradnje in vzdrževanje dokumentno arhivskega sistema
Referenčna številka dokumenta: DAS 2019
II.1.2 Glavna koda CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
72212311
II.1.3 Vrsta naročila
Storitve
II.1.4 Kratek opis
Nabava, nadgradnje in vzdrževanje dokumentno arhivskega sistema
II.1.6 Informacije o sklopih
Naročilo je razdeljeno na sklope: Ne
II.2 Opis
II.2.1 Naslov
II.2.2 Dodatna(-e) koda(-e) CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
72230000
II.2.3 Kraj izvedbe
SI037 - Jugovzhodna Slovenija
Glavna lokacija ali kraj izvedbe:
II.2.4 Opis javnega naročila
Nadgradnje in vzdrževanje aplikacije MERILEC
II.2.5 Merila za izbiro ponudbe
Cena ni edino merilo za oddajo naročila in vsa merila so navedena le v razpisni dokumentaciji
II.2.7 Trajanje naročila ali okvirnega sporazuma
Trajanje v mesecih: 66
To naročilo je mogoče podaljšati: Ne
II.2.12 Informacije o elektronskih katalogih
II.2.13 Informacije o sredstvih EU
Naročilo se nanaša na projekt in/ali program, ki se financira s sredstvi EU: Ne


Oddelek III: Pravne, ekonomske, finančne in tehnične informacije

III.3 Pogoji za udeležbo in pogoji ki se nanašajo na javno naročilo


Oddelek IV: Postopek

IV.1.3 Informacije o okvirnem sporazumu
IV.1.5 Informacije o pogajanjih
V postopek so vključena pogajanja: Da
IV.1.6 Informacije o elektronski dražbi
IV.2.2 Rok za prejem ponudb ali prijav za sodelovanje
20.12.2019   09:00
IV.2.6 Minimalni časovni okvir, v katerem mora ponudnik zagotavljati veljavnost ponudbe
Trajanje v mesecih: 4 (od datuma za prejem ponudb)
IV.2.7 Način odpiranja ponudb
Datum in ura: 20.12.2019   09:05


Oddelek VI: Dopolnilne informacije

VI.2 Informacije o elektronskem poteku dela
Sprejeto bo elektronsko izdajanje računov.
Uporabljeno bo elektronsko plačilo.
VI.3 Dodatne informacije
Rok za sprejemanje ponudnikovih vprašanj: 12.12.2019   08:00
VI.5 Datum pošiljanja tega obvestila
29.11.2019



   Dodatna pojasnila
Datum objave: 30.11.2019   11:08
VPRAŠANJE
Spoštovani

Na objavljen URL naslovu
URL: http://www.sidg.si/index.php/javna-narocila-in-razpisi/za-izvajalce/aktualna-javna-narocila

ni objavljene razpisne dokumentacije za aktualno objavljeni razpis.

Prosim, za čim prejšnjo objavo dokumentacije, da ne bi bilo potrebno zamikati rokov oddaje.

Hvala





ODGOVOR

Spoštovani,

Dokumentacija je objavljena na spletni strani naročnika.


Datum objave: 05.12.2019   13:14
VPRAŠANJE
Spoštovani,

pri hitrem pregledu dokumentacije smo ugotovili, da ni navedenega števila uporabnikov dokumentno arhivskega sistema. Prosimo, da navedete koliko uporabnikov bo uporabljalo omenjeni sistem.

Hvala.

ODGOVOR

Spoštovani,

okvirno število uporabnikov je od 135 (zdaj) do 170 (v obdobju 5 let).


Datum objave: 10.12.2019   14:21
VPRAŠANJE
Spoštovani,

ali mora ponujena aplikacija zadostiti vsem pogojem iz dokumenta PROCESNE IN FUNKCIONALNE ZAHTEVE- OBVEZNE.pdf, ali se dopušča možnost, da bo ponudnik posamezne omejitve programske opreme odpravil tekom poteka projekta?

Hvala.

ODGOVOR


Spoštovani,

naročnik bo objavil POPRAVEK razpisne dokumentacije ter na spletni strani objavil Obrazec: Izjava ponudnika glede izpolnjevanja obveznih funkcionalnih zahtev. Naročnik je v obrazcu navedel zahteve, ki jih mora ponujeni dokumentno arhivski sistem izpolnjevati že ob oddaji ponudbe, za nekatere zahteve pa naročnik dopušča možnost, da jih bo moral ponudnik s ponujenim dokumentno arhivskim sistemom zagotoviti najkasneje do aktivnosti usposabljanja uporabnikov in skrbnikov (T0+5) iz terminskega plana.



Datum objave: 11.12.2019   12:43
VPRAŠANJE
Spoštovani,

če prav razumemo, v primeru nastopa s podizvajalcem, zgolj izpolnjen obrazec Podatki in izjava podizvajalca, ni dovolj za nastop na projektu. V omenjenem obrazcu namreč manjka (vsaj) delež del, ki jih bo opravljal podizvajalec, ter kontaktni podatki podizvajalca. To pomeni, da mora ponudnik pripraviti dogovor s podizvajalcem, ki bo vključeval vse manjkajoče podatke iz omenjenega obrazca. Ali to drži?

Vprašanje: ali lahko naročnik pripravi obrazec za prijavo podizvajalca, ki bo vseboval vse potrebne (manjkajoče) podatke, ki se tičejo podizvajalcev ?

Hvala.

ODGOVOR
V kolikor ponudnik nastopa s podizvajalcem v obrazcu PONUDBA navede podizvajalca (ali več njih). Podizvajalec potem izpolni obrazec PODATKI IN IZJAVA PODIZVAJALCA in v kolikor le-ta zahteva neposredna plačila to navede v tej izjavi v točki II. a) kjer napiše vrednost del, ki jih bo opravil pri predmetnem javnem naročilu in za njih zahteva neposredna plačila. V kolikor bo ponudnik izbran kot najugodnejši ponudnik, bo ta naročniku predložil dogovor s podizvajalcem.



Datum objave: 11.12.2019   12:44
VPRAŠANJE
Dober dan,

79. člen ZJN-3, se nanaša na obrazec ESPD. V Navodilih DAS, je pri vključitvi podizvajalca, zahtevana predložitev izpolnjene izjave v skladu z 79. členom ZJN-3 - to razumemeo, da mora podizvajalec predložiti izpolnjen ESPD obrazec. Kako pa je z ESPD obrazcem za vodilnega ponudnika.?

Hvala za odgovor.

ODGOVOR

Obrazec Podatki in izjava podizvajalca nadomešča obrazec ESPD, ki v primerih naročil malih vrednosti ni obvezen.


Datum objave: 11.12.2019   12:45
VPRAŠANJE
Dober dan,

79. člen ZJN-3, se nanaša na obrazec ESPD. V Navodilih DAS, je pri vključitvi podizvajalca, zahtevana predložitev izpolnjene izjave v skladu z 79. členom ZJN-3 - to razumemeo, da mora podizvajalec predložiti izpolnjen ESPD obrazec. Kako pa je z ESPD obrazcem za vodilnega ponudnika.?

Hvala za odgovor.

ODGOVOR
ESPD obrazec pri ponudniku v tem naročilu nadomešča obrazec IZJAVA.


Datum objave: 11.12.2019   14:21
VPRAŠANJE
Spoštovani,

Jasno opredelite:
Je zahtevana namestitev pri naročniku ali uporaba v oblaku?
Koliko uporabnikov mora biti vključeno?
Koliko je zajemnih mest na katerih je zahtevan napreden zajem?
Kakšna oprema je na zajemnih mestih?
Kakšna je količina obdelanih strani na zajemnih mestih?
Koliko je vrst dokumentacije, ki bodo vstopale čez zajemna mesta?
Kdo odgovarja za nakup strojne opreme?
Navajate: DAS mora biti integriran z ERP računovodskim podsistemom. Razložite celotno zahtevo, saj večina dokumentnih sistemov za integracijo zahteva poseg ponudnika ERP sistema, jasno opredelite kaj mora zagotoviti ponudnik dokumentnega sistema?

Lep Pozdrav


Je zahtevana namestitev pri naročniku ali uporaba v oblaku?
ODGOVOR: Tehnične specifikacije so pisane za rešitev, ki je nameščena v naročnikovem IS, vendar dopuščamo možnost (poglavje 4.3 Tehničnih specifikacij), da je DAS nameščen tudi izven naročnikovega IS (gostovanje v »oblaku«) pri čemer mora biti zagotovljen najmanj enak nivo storitve, zmogljivost in integracije z naročnikovimi zalednimi aplikacijami, kot v primeru namestitve v naročnikovem IS.

Koliko uporabnikov mora biti vključeno?
ODGOVOR: 135 170 v obdobju 5-ih let.

Koliko je zajemnih mest na katerih je zahtevan napreden zajem?
ODGOVOR: Glavna pisarna (na sedežu naročnika) napreden zajem. Zajem dokumentov v fizični obliki mora vsebovati optični zajem (skeniranje) na vsakem delovnem mestu, kjer so nameščeni ustrezni skenerji, v skladu z uporabniškimi pooblastili. Prav tako velja za e-pošto.

Kakšna oprema je na zajemnih mestih?
ODGOVOR: DAS mora podpirati opremo na delovnih mestih za naslednje tehnične zahteve optičnih čitalcev:
Skener A4 namizni:
- Ločljivost skeniranja: 600 DPI
- Hitrost skeniranja: 60 strani na minuto
- Vmesniki: USB
Skener (večnamenska barvna naprava velikosti A3):
- Ločljivost skeniranja: 600 DPI
- Hitrost skeniranja: 30 strani na minuto (enojna črno-bela ali barvna stran A4, 600 dpi), 55 strani na minuto (enojna črno-bela ali barvna stran, 300 dpi)
- Vmesniki: mrežni priključek, WiFi


Kakšna je količina obdelanih strani na zajemnih mestih?
ODGOVOR: Naročnik količino v tej fazi težko oceni, saj ne razpolaga z ustreznim IS.

Koliko je vrst dokumentacije, ki bodo vstopale čez zajemna mesta?
ODGOVOR: Težko ocenimo v tej fazi, saj naročnik ne vodi evidence o vrstah dokumentov.

Kdo odgovarja za nakup strojne opreme?
ODGOVOR: Če je mišljeno za nakup strojne strežniške opreme imamo zunanjega izvajalca, ki zagotovi zadostno število strežnikov (Tehnične karakteristike strežniške strojne opreme (CPU, RAM, diskovje) so navedene v tehničnih specifikacijah in se lahko po potrebi nadgradijo.) Ponudnik naj v svoji ponudbi opiše in predlaga ustrezno tehnološko platformo in tehnologijo rešitve.

Navajate: DAS mora biti integriran z ERP računovodskim podsistemom. Razložite celotno zahtevo, saj večina dokumentnih sistemov za integracijo zahteva poseg ponudnika ERP sistema, jasno opredelite kaj mora zagotoviti ponudnik dokumentnega sistema?
ODGOVOR: Komunikacija med ERP in DAS mora potekati preko programskega vmesnika - API.
Poglavje 5.25 Tehničnih specifikacij opisuje funkcionalne zahteve za delovanje API.






Datum objave: 11.12.2019   14:22
VPRAŠANJE
Dober dan,

zaradi ustreznega dodatnega licenciranja programske opreme za prepoznavo in ekstrahiranje metapodatkov iz optično branih dokumentov, nas zanima kakšno bo število optično zajetih dokumentov v enem letu?

Hvala.

ODGOVOR

Spoštovani,
Naročnik količino v tej fazi težko oceni, saj ne razpolaga z ustreznim IS.



Datum objave: 11.12.2019   14:27
VPRAŠANJE
Spoštovani,

V razdelku dokumenta, ki se nanaša na Zajem dokumentov, ni eksplicitno razbrati, ali se zahteva OCR - v ožjem smislu - konverzija slike v tekst, ki omogoča iskanje po polnem tekstu, ali se z OCR-om zahteva tudi funkcionalnost po samodejni ekstrakciji metapodatkov in njihovi validaciji, npr samodejna prepoznava in ekstrakcija metapodatkov pri vhodnem računu?

Hvala za odgovor.

ODGOVOR

Želeno je v čim večji meri samodejno prepoznavanje in izpolnjevanje metapodatkov pri digitalizaciji tiskanih dokumentov.
Zahteva iz obrazca: Izjava ponudnika glede izpolnjevanja obveznih funkcionalnih zahtev:
5.3-1.4 Pri optičnem zajemu omogočati prepoznavanje metapodatkov (obvezna)



Datum objave: 12.12.2019   15:27
VPRAŠANJE
Pozdravljeni!

1. V prilogi št.1 vzorca pogodbe omenjate, da imamo ponudniki možnost izpolniti različne rubrike, med drugimi strojna, sistemka in infrastrukturna oprema. Zakaj je to omenjeno, glede na to, da je predmet naročila programska oprema?
2. Ali je potrebno vzorec pogodbe v celot izpolniti?

ODGOVOR

1. Sistemska, strojna in druga infrastrukturna oprema je oprema na kateri bo programska rešitev IS DAS instalirana. Te podatke bo izpolnil izbrani ponudnik.
2. Vzorec pogodbe se le parafira na vsaki strani, zadnja stran pa se podpiše in žigosa.


Datum objave: 12.12.2019   15:44
VPRAŠANJE
Pozdravljeni!


1. Na Datum objave: 11.12.2019 14:22, ste v odgovoru napisali, da ne poznate število strani, ki naj bi se skenirale z ustrezno programsko opremo. Ali lahko vsaj ocenite količino: npr 1.000.000 -2.000.000 ali od 100.000-500.000 strani?
2. Omenjate tudi napredno prepoznavo z dokumentov. To pomeni, da mora sistem samodejno omogočati prepoznavo metapodatkov z dokumentov?
3. Ali mora biti programska oprema za napredno skeniranje tudi certificirana pri Arhivu RS?
4. Ali je zahtevana brezšivna integracija napredne programske opreme za skeniranje z DAS?
5. Na kakšen način je možna integracija z ERP sistemom? ima na voljo spletne service ali kako drugače?
6. v točki 4.6.4 tehničnih specifikacij zahtevate, da mora biti vmesnik na strani DAS potrjen s strani proizvajalca PIS-SiDG. Kako naj ponudniki to zagotovimo pred oddajo ponudbe oz. ali je to mišljeno kot zahteva ob vzpostavitvi povezav? kaj točno naj bi omenjena integracija v praksi pomenila?



ODGOVOR

1. Naročnik trenutno nima implementirane IS rešitve, zato težko oceni količino strani.

2. Želeno je v čim večji meri samodejno prepoznavanje in izpolnjevanje metapodatkov pri digitalizaciji tiskanih dokumentov.
Zahteva iz obrazca: Izjava ponudnika glede izpolnjevanja obveznih funkcionalnih zahtev:
5.3-1.4 Pri optičnem zajemu omogočati prepoznavanje metapodatkov (obvezna)

3. Certifikat Arhiva RS se zahteva za hrambo gradiva tipa C (Programski produkt glede na nivo uporabe: aplikacijska programska oprema, Funkcionalni tip programskega produkta: podpora celotnemu postopku upravljanja gradiva v digitalni obliki (arhivsko in dokumentarno gradivo). V tej zahtevi je zajet odgovor na vprašanje, da mora biti tudi programska oprema za napredno skeniranje tudi certificirana pri Arhivu RS.

4. Zahteva je podana v točki 5.2-16 Obrazca Izjava ponudnika glede izpolnjevanja obveznih funkcionalnih zahtev ( funkcionalnost skeniranja integrirana v DAS, uporabnik pa mora imeti možnost skeniranja dokumentov brez zapuščanja aplikacije)

5. DAS rešitev mora vsebovati tudi programski vmesnik - API, ki omogoča integracije in komunikacijo oziroma izmenjavo podatkov z drugimi IS. Takšen API mora temeljiti na tehnologiji spletnih storitev ali REST storitev, ki morajo podpirati SSL oz. TLS protokole. Možna je tudi izmenjava na podatkovnem nivoju v okviru shranjenih procedur na nivoju podatkovnega strežnika Microsoft SQL Server.

6. DAS rešitev mora podpirati programski vmesnik - API, ki omogoča integracije in komunikacijo oz. izmenjavo podatkov z drugimi IS in sicer na način, kot je opisano v funkcionalnih zahtevah poglavja 5.25 Tehničnih specifikacij. Ponudniki bodo lahko to zahtevo zagotovili ob vzpostavitvi povezav T0+3 iz terminskega plana.