Dosje javnega naročila 002024/2020
Naročnik: UNIVERZA V LJUBLJANI, Kongresni trg 12, 1000 Ljubljana
Blago: Evidence delovnega časa na članicah in rektoratu Univerze v Ljubljani
ZJN-3: postopek naročila male vrednosti
Vrednost naročila (pogodbe in dodatki z DDV): 509.350,98 EUR

JN002024/2020-W01 - Obvestilo o naročilu male vrednosti (NMV1), objavljeno dne 27.03.2020
JN002024/2020-K01 - Popravek (EU 14 - SL), objavljeno dne 09.04.2020
JN002024/2020-ODL01 - Odločitev o oddaji oz. neoddaji naročila, objavljeno dne 29.04.2020
JN002024/2020-X01 - Obvestilo o oddaji naročila male vrednosti (NMV2), objavljeno dne 18.05.2020
JN002024/2020-Pog01 - Pogodba, objavljeno dne 19.05.2020
JN002024/2020-Pog02 - Pogodba, objavljeno dne 25.05.2020
Zahtevek za revizijo

    JN002024/2020-W01 Obvestilo o naročilu male vrednosti (NMV1)
   Dodatna pojasnila

Oddelek I: Javni naročnik

Naročilo male vrednosti se oddaja na: splošnem področju
I.1 Ime in naslovi
UNIVERZA V LJUBLJANI
Kongresni trg 12
1000
SI041
Ljubljana
Slovenija
Tina Truden
javna.narocila@uni-lj.si
+386 12418526

Internetni naslovi
https://www.uni-lj.si/o_univerzi_v_ljubljani/

I.2 Skupno javno naročanje
I.3 Sporočanje
Objava je hkrati razpisna dokumentacija: Ne
Razpisna dokumentacija je na voljo brezplačno za neomejen in celovit neposredni dostop na:
URL: https://www.uni-lj.si/aktualno/javna_narocila_in_razpisi/2020032713281823/
Ponudbe ali prijave za sodelovanje je treba poslati elektronsko na URL: https://ejn.gov.si/ponudba/pages/aktualno/aktualno_javno_narocilo_podrobno.xhtml?zadevaId=17212
I.4 Vrsta javnega naročnika
Oseba javnega prava
I.5 Glavna področja dejavnosti
Izobraževanje


Oddelek II: Predmet

II.1 Obseg naročila
II.1.1 Naslov
Naslov: Evidence delovnega časa na članicah in rektoratu Univerze v Ljubljani
Referenčna številka dokumenta: 402-4/2020
II.1.2 Glavna koda CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
35123200
II.1.3 Vrsta naročila
Blago
II.1.4 Kratek opis
Evidence delovnega časa na članicah in rektoratu Univerze v Ljubljani
II.1.6 Informacije o sklopih
Naročilo je razdeljeno na sklope: Ne
II.2 Opis
II.2.1 Naslov
II.2.2 Dodatna(-e) koda(-e) CPV
Glavni besednjak Dopolnilni besednjak
35123200
II.2.3 Kraj izvedbe
SI - SLOVENIJA
Glavna lokacija ali kraj izvedbe:
II.2.4 Opis javnega naročila
Evidence delovnega časa na članicah in rektoratu Univerze v Ljubljani
II.2.5 Merila za izbiro ponudbe
Cena ni edino merilo za oddajo naročila in vsa merila so navedena le v razpisni dokumentaciji
II.2.7 Trajanje naročila ali okvirnega sporazuma
Trajanje v mesecih: 48
To naročilo je mogoče podaljšati: Ne
II.2.12 Informacije o elektronskih katalogih
II.2.13 Informacije o sredstvih EU
Naročilo se nanaša na projekt in/ali program, ki se financira s sredstvi EU: Ne


Oddelek III: Pravne, ekonomske, finančne in tehnične informacije

III.3 Pogoji za udeležbo in pogoji ki se nanašajo na javno naročilo


Oddelek IV: Postopek

IV.1.3 Informacije o okvirnem sporazumu
IV.1.5 Informacije o pogajanjih
V postopek so vključena pogajanja: Ne
IV.1.6 Informacije o elektronski dražbi
IV.2.2 Rok za prejem ponudb ali prijav za sodelovanje
14.04.2020   09:00
IV.2.6 Minimalni časovni okvir, v katerem mora ponudnik zagotavljati veljavnost ponudbe
Ponudba mora biti veljavna do 01.09.2020
IV.2.7 Način odpiranja ponudb
Datum in ura: 14.04.2020   10:00


Oddelek VI: Dopolnilne informacije

VI.2 Informacije o elektronskem poteku dela
Sprejeto bo elektronsko izdajanje računov.
Uporabljeno bo elektronsko plačilo.
VI.3 Dodatne informacije
Rok za sprejemanje ponudnikovih vprašanj: 07.04.2020   09:00
VI.5 Datum pošiljanja tega obvestila
27.03.2020

O odločitvi o javnem naročilu boste obveščeni, če odločitev ni bila objavljena pred vašo prijavo.


   Dodatna pojasnila
Datum objave: 02.04.2020   14:18
VPRAŠANJE
Spoštovani,


na podlagi dejstva, da je Vlada RS dne 12.3.2020 razglasila epidemijo novega koronavirusa, se je moralo po najboljših močeh prilagoditi tudi poslovanje vseh gospodarskih subjektov v RS. Podjetja so trenutno kadrovsko podhranjena saj veliko zaposlenih dela od doma, so na čakanju na delo ali varujejo svoje najmlajše družinske člane, da bi se izognili širjenju virusa. Zato vas pozivamo, da se rok za oddajo ponudbe JN št. 402-4/2020 preloži vsaj na dan 31.5.2020 oziroma do konca trajanja izrednih razmer.

Lep pozdrav,

ODGOVOR


VPRAŠANJE
Iz koga se vi norčujete s tem razpisom?

Bolj kot beremo razpis, bolj je jasno da ste že izbrali tako ponudnika kot rešitev. Ne-glede na ceno.

Pri razpisu prosim za pojasnila:
- leta 2017 ste že objavili podoben razpis, zakaj ne nadaljujete preko že plačanega projekta?
- v razpisni dokumentaciji ni nikakršne vsebine kaj točno želite, registracija delovnega časa je namreč resen posel in bi pričakoval kaj več kot to, da napišete "kupujemo registracijo delovnega časa", hkrati pa podate nekaj tehnično zelo specifičnih zahtev, ki jih lahko 100% izpolni zgolj en ponudnik v Sloveniji.
- kako si upate v tako kriznem času objaviti tako zahteven razpis v tako kratkem času? Ker v Sloveniji ni ustreznega ponudnika (razen vam ljube Špice), s tako kratkim rokom onemogočate ponudnikom, da v tem kriznem času poiščemo ustrezno rešitev na tujem trgu. Predlagamo podaljšanje roka za vsaj 30 dni, glede na trenutne razmere.

ODGOVOR

Spoštovani.

Odgovori na posamezna vprašanja:

- leta 2017 ste že objavili podoben razpis, zakaj ne nadaljujete preko že plačanega projekta?

Če mislite na razpis št. 401-12/2016, objavljen dne 5. 10. 2016 na spletni strain UL, je bila registracija časa izrecno izločena iz njega, tako da vaša dedukcija izhaja iz zmotnih izhodišč.

- v razpisni dokumentaciji ni nikakršne vsebine kaj točno želite, registracija delovnega časa je namreč resen posel in bi pričakoval kaj več kot to, da napišete "kupujemo registracijo delovnega časa", hkrati pa podate nekaj tehnično zelo specifičnih zahtev, ki jih lahko 100% izpolni zgolj en ponudnik v Sloveniji.

Naročnik ocenjuje, da so podane potrebne tehnične in vsebinske zahteve za pripravo ponudbe. Vprašanje naj podrobneje opredeli podatke, ki jih še potrebuje potencialni ponudnik.

- kako si upate v tako kriznem času objaviti tako zahteven razpis v tako kratkem času? Ker v Sloveniji ni ustreznega ponudnika (razen vam ljube Špice), s tako kratkim rokom onemogočate ponudnikom, da v tem kriznem času poiščemo ustrezno rešitev na tujem trgu. Predlagamo podaljšanje roka za vsaj 30 dni, glede na trenutne razmere"

Na UL zaradi novih potreb namesto papirnega uvajamo novo elektronsko spremljanje delovnega časa zaposlenih. Zaradi nepredvidljivih okoliščin, ki jih je prinesla pandemija COVID-19, želimo ta postopek pospešiti in se prilagoditi okoliščinam. Odlaganje roka s stališča naročnika v tem primeru ni primeren odziv na izredne razmere. Naročnik roka ne bo podaljšal.

Lepo pozdravljeni, UL



Datum objave: 03.04.2020   12:09
VPRAŠANJE
Pozdravljeni,
ker praktično sočasno objavljate razpis (002137/2020), kjer je razvidno da razpolagate z ustreznimi Oracle licencami imamo vprašanje, ali je nujno potrebno da sistem bazira na MS SYL, ali so možne alternative v obliki Oracle podatkovne baze?


ODGOVOR

Spoštovani.

Naročnik svoje odločitve o izbiri podatkovne baze ne spreminja. Objave razpisa JN002137/2020 ni povezana s tem razpisom.

Lepo pozdravljeni, UL

Datum objave: 08.04.2020   08:34
VPRAŠANJE
Ali se v sklopu razpisa pričakuje kakršna koli povezava z informacijski sistemom PIS, ki ga omenjate v razpisu?
V kolikor je odgovor da, prosimo pojasnite kakšne vrste povezava oz. integracija in v kolikšnem obsegu?


ODGOVOR

Spoštovani.

Pričakuje se, da bo ponudnikov sistem evidentiral dogodke registracij, ki jih zaposleni sprožijo na terminalu za registracijo prisotnosti, in te dogodke preko vmesnika pošiljal v SAP ERP.

Lepo pozdravljeni, UL


Datum objave: 08.04.2020   08:36
VPRAŠANJE
Prosimo za pojasnilo ali gre v razpisu za Time recording, to pomeni da v sistemu evidentiramo dogodke registracij, niso pa namenjeni za evidenco prisotnosti, ali gre za Time management, kjer evidentirane dogodke obdelujemo v evidenci prisotnosti. Znotraj Time managementa tako vodimo evidenco prisotnosti in odsotnosti. Tako, da prosimo za pojasnilo načina planiranja in evidentiranja odsotnosti, dovolilnic, odredb za nadurno delo, potnih nalogov. Prosimo tudi za pojasnilo evidentiranja in vodenja obrazca eBOL na podlagi katerega se izračunavajo vrste plačila glede na razlog zadržanja in trajanje bolniške odsotnosti. Prosimo za pojasnilo načina izračunavanja prevozov na in z dela in pripadajoče prehrane med delovnim časom, za način izračunavanja dodatkov za praznično, nedeljsko delo. Prav tako prosimo za pojasnilo izvoza izračunanih vrst plačil v plačni sistem.

Prosim za pojasnilo na kakšen način bodo uporabniki aplikacije ločeni glede na določene vloge in pravice za delo v aplikaciji.

In v kolikor, za kaj od naštetega velja odgovor da, potem prosimo za kratek opis funkcionalnosti?


ODGOVOR

Spoštovani.

Evidenca prisotnosti se bo v celoti vodila in upravljala SAP ERP.

Lepo pozdravljeni, UL


Datum objave: 08.04.2020   08:37
VPRAŠANJE
Vprašanje:
Glede na zapisano, ni jasno kdo zagotovi bazne licence. Jih zagotovi naročnik ali ponudnik?


ODGOVOR

Spoštovani.

Bazne licence zagotovi naročnik.

Lepo pozdravljeni, UL



Datum objave: 08.04.2020   08:38
VPRAŠANJE
Zapis v razpisu:

1.6. Minimalni pogoji za programsko opremo
Minimalni pogoji za programsko opremo:
- Programska oprema za podatkovno skladišče uporablja rešitev Microsoft SQL.


Vprašanje:
Glede na zapisano, ni razumljivo kaj je zahteva. Podatkovno skladišče v razpisu ni definirano oz. drugje omenjeno. Prosimo za pojasnila ali gre tukaj za integracijo ponujene rešitev s podatkovnim skladiščem ali pa le na uporabo napačne terminologije. Prosi
Poleg omenjenega ni jasno kaj pomeni "Microsoft SQL". "Microsoft SQL" ni niti SQL standard niti podatkovna baza / podatkovni strežnik. Prosimo za pojasnila.


ODGOVOR

Spoštovani.

Zahteva je, da rešitev deluje na podatkovni bazi Microsoft SQL Server. Zagotovil jo bo naročnik.

Lepo pozdravljeni, UL


Datum objave: 08.04.2020   08:39
VPRAŠANJE
Vprašanje se nanaša na odstavek 2a) točke 1.4. (Zahteve naročnika) razpisne dokumentacije. V razpisu je omenjena varna povezava preko TLS na SQL strežnik. Prosimo za pojasnilo za kateri TLS standard gre, TLS 1.1., TLS, 1.2, TLS 1.3?

ODGOVOR

Spoštovani.

Naročnik ocenjuje, da so podane potrebne tehnične in vsebinske zahteve za pripravo ponudbe. TLS vključuje možnost katerekoli verzije standarda TLS ali več njih, ki ste jih našteli.

Lepo pozdravljeni, UL


Datum objave: 08.04.2020   08:40
VPRAŠANJE
Vprašanje oz. zahteva se nanaša na 1.5. točko (Certifikati) drugega poglavja razpisne doku-mentacije in sicer:
Pozivamo vas, da se iz razpisne dokumentacije umakne prvi odstavek 1.5. točke (Certifikati), saj je zahteva diskriminatorna in omejuje konkurenčnost ponudnikov ter je v nasprotju z načeli Zakona o javnem naročanju (ZJN-3), ki so opredeljena v členih od 3. do 8. prej navedenega zakona. Ponudniki že vrsto let svoje sisteme in ponujene rešitve uspešno integrirajo s SAP ERP, kar je seveda enostavno dokazljivo preko referenc naročnikov pri katerih so ponudniki že namestili svoje rešitve in le-te uspešno delujejo.

Predlagamo, da se v razpisno dokumentacijo doda odstavek:
Ponudnikov sistem oz. vmesnik mora omogočati integracijo s sistemom SAP ERP, kar ponu-dnik izkaže s podpisano in potrjeno referenco naročnika pri katerem je ponudnik le-to uspešno namestil ter deluje brezhibno.


ODGOVOR

Spoštovani.

Zahteva se uraden certifikat izdan s strani proizvajalca SAP ERP programske opreme, ker lahko le proizvajalec SAP programske opreme ERP s podelitvijo certifikata potrdi vsebinsko in varnostno ustreznost ponudnikove programske opreme oziroma vmesnika, ki se povezuje s programom SAP ERP. Vaša argumentacija je zavajajoča, saj se z referenčnimi projekti izkaže zmožnost, ne pa pravilnost ali brezhibnost povezovanja.

Lepo pozdravljeni, UL


Datum objave: 08.04.2020   08:42
VPRAŠANJE
Pozdravljeni.

Prosim vas za dodatno pojasnilo glede časa odprave napake in sicer nas zanima ali je predlagano sprejemljivo:
»Z reševanjem težave opreme pričnemo v 4 urah po prijavi napake in težavo po potrebi eskaliramo v razvoj v 8 urah po prijavi napake. Reševanje težave se rešuje z najvišjo prioriteto, da se zagotovi najkrajši možni čas odprave napake. Delovanje ponujene opreme je odvisno tudi od delovanja infrastrukture Univerze V Ljubljani.«

Lp.


ODGOVOR

Spoštovani.

Da, je sprejemljivo.

Lepo pozdravljeni, UL


Datum objave: 08.04.2020   14:45
VPRAŠANJE
Glede na situacijo z epidemijo virusa COVID-19 in glede na to, da precej podjetij opravlja delo od doma oziroma so na čakanju je posledično težje pridobiti oziroma pridobitev podpisanih dokumente traja dlje časa zato predlagamo, da v kolikor ponudnik ne uspe pridobiti podpisanih in požigosanih referenčnih potrdil s strani podjetij oziroma organizacij pravočasno lahko le ta dostavi naknadno.
Hvala za odgovor.
Lp.


ODGOVOR

Spoštovani.

Glede na nastale okoliščine lahko ponudniki predložijo bodisi potrdilo, ki je podpisano z digitalnim kvalificiranim potrdilom referenčnega naročnika, bodisi izpolnjen, a nepodpisan obrazec potrdila, pri čemer si naročnik pridržuje pravico, da podpisana potrdila od ponudnikov zahteva naknadno v fazi preverjanja ponudb.

Lepo pozdravljeni, UL



Datum objave: 08.04.2020   19:52
VPRAŠANJE
Zahvaljujemo se za vaš odgovor, spodaj podajamo ponovno vprašanje oz. zahtevo glede na vaš odgovor:
Na UL zaradi novih potreb namesto papirnega uvajamo novo elektronsko spremljanje delovnega časa zaposlenih. Zaradi nepredvidljivih okoliščin, ki jih je prinesla pandemija COVID-19, želimo ta postopek pospešiti in se prilagoditi okoliščinam. Odlaganje roka s stališča naročnika v tem primeru ni primeren odziv na izredne razmere. Naročnik roka ne bo podaljšal.

Žal je vaš odgovor nesprejemljiv, pavšalen in ne prepričljiv. Kot ste zapisali so vas nepredvidljive okoliščine pandemije COVID-19 pripeljale, do odločitve, da se postopek izpelje čimprej, saj je nujno potreben, da se vaše delo prilagodi trenutnim razmeram. Na podlagi prej zapisanega bi izpostavili 1.9. točko (Roki dobave oz. terminski plan) drugega poglavja razpisne dokumentacije, ta točka določa, da se vse dobave in storitve zaključi najkasneje v roku 4 let od podpisa pogodbe, terminski plan pa bo dogovorjen v 30 dneh od podpisa pogodbe. Trenutne izredne razmere zaradi COVID-19 je Vlada RS razglasila do dne 31.5.2020. Če na kratko povzamemo vaše roke in želje, trenutno določen datum za oddajo ponudbe je dne 14.4.2020, potem je rok 10. dni za pravno varstvo ponudnikov za vložitev zahtevka za revizijo, ki jih glede na način priprave dokumentacije lahko pričakujete, nato imate 8 dni za odgovor, nato lahko sledijo še postopki pred Državno revizijsko komisijo, ki se lahko vlečejo kar precej časa in tega si ne želite vi, kot naročnik, kot tudi ne ponudniki, se pravi, da je jasno, da se dela po tem javnem naročilu ne bodo pričela pred pričetkom jeseni oz. zime hkrati pa je pogodbeni rok izvedbe določen za obdobje 4. let, seveda pa takrat verjetno ne bo več izrednih razmer in skrbi zaradi COVID-19.

Na podlagi prej zapisanega je jasno, da so vaši razlogi, da se rok za oddajo ponudb ne podaljša nesprejemljivi in neprepričljivi, zato vas ponovno pozivamo, da o naši zahtevi o prestavitvi roka za oddajo ponudbe temeljito premislite in podate pozitiven odgovor ter rok za oddajo ponudbe preložite na dan 31.5.2020 oz. do zaključka izrednih razmer.


ODGOVOR

Spoštovani.

Rok za prejem ponudb je 21. 4. 2020 do 9:00 ure.
Javno odpiranje ponudb bo izvedeno preko sistema e-JN dne 21. 4. 2020 ob 10:00 uri.
S tem naročnik upošteva zakonske omejitve v zvezi z določanjem rokov v postopkih javnega naročanja: Niti zakonodajalec niti vlada niste predvidela, da bi razglasitev epidemije imela vpliv na tek rokov za oddajo ponudb. Naročnik meni, da je čas 3 tednov od dneva objave naročila primeren čas za pripravo ponudbe. Naročnik tudi poudarja, da je glede na dane okoliščine poskušal zbiranje dokazil v zvezi z izpolnjevanjem pogoje v za sodelovanje čimbolj poenostaviti, v ta namen je tudi že dovolil, da ponudniki referenčna potrdila predložijo bodisi podpisana s kvalificiranim digitalnim potrdilom referenčnega naročnika, bodisi predložijo nepodpisana potrdila in bo naročnik vsa potrdila preverjal naknadno.

Lepo pozdravljeni, UL