Datum objave: 21.10.2021   13:12

VPRAŠANJE
Spoštovani, v pogojih za sodelovanje (Točka C) ste v poglavju Tehnična sposobnost navedli "je pri vsaj 2 referenčnih projektih metapodatkovni model integriran z informacijskim sistemom SAP" v točki 1.10 Način in rok za oddajo ponudbe pa ste zapisali, da naj se poda pojasnila o načinu izvedbe integracije tako z okolji SAP, Business Connect, IBM Maximo ter MS Office kar pomeni, da bo integracij več in ne samo z okoljem SAP. Pri tem niste navedli kdo je uvajalec okolja SAP pri vas. Le slednji namreč pozna specifike in načine dejanske integracije in metapodatkovni model, ki drugim ponudnikom ne more biti poznan, razen, če ne bi bil kakšen od ponudnikov e-hrambe preferiran, kar pa za to JN ne velja, saj si želite ekonomsko najnižjo ceno.

Obenem projekti uvedbe katerihkoli integracije (tudi e-hrambe) potekajo vedno tako, da je potrebno zagotoviti sodelovanje med obstoječimi ponudniki informacijskih sistemov ter ponudnikom e-hrambe, ki pa če je certificiran, vedno zagotavlja standarden način izmenjave, ki jo zagotovi na lastni strani vmesnika. Implementacija vmesnikov brez sodelovanja izbranega ponudnika e-hrambe in tudi obstoječih ponudnikov ni mogoča, zato je pomembno le-da ponudnik e-hrambe omogoča standardizirano izmenjavo podatkov, ki jo zna integrirati. Enako ni primerljiva z drugimi, saj so metapodatkovni modeli zelo različni.
Izvedbo integracij ponudnik e-hrambe dokazuje z že izvedenimi projekti. V kolikor bi postavilo merila za okolje SŽ potem bi morali biti vključeni referenčni projekti z vseh naštetih okolij ne samo iz okolja SAP.

Zaradi navedenega predlagamo, da:
- tehnično sposobnost spremenite in zapišete "je pri vsaj dveh referenčnih projektih metapodatkovni model integriran v ERP" ter skladno izbrišete naslednji odstavek, ki pojasnjuje kakšna SAP referenca je sploh primerna
- podate informacijo kdo je uvajalec/ponudnik posamezne omenjene (v poglavju 1.10) informacijske rešitve v Slovenskih železnicah.
Za pojasnila se vam zahvaljujemo.


ODGOVOR
Naročnik v celoti umika pogoj, da mora biti vsaj pri dveh referenčnih projektih metapodatkovni model integriran z informacijskim sistemom SAP. Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.
V okviru vzpostavitve sistema e-hrambe pa mora izbrani ponudnik v pogodbenem roku izdelati in implementirati metapodatkovni model ter ga integrirati s poslovnimi sistemi naročnika SAP ERP/HCM, Business Connect, IBM Maximo in MS Office, ki jih izbrani ponudnik že v fazi izdelave ponudbe mora poznati do te mere, da bo uspešno izvedel vsa pogodbena dela na strani sistema e-hrambe in jih tudi ovrednotil. Skladno z razpisno dokumentacijo, Razpisni obrazec 9: Vzorec pogodbe za izvedbo pogodbenih del in storitev, člen 7.5 in 7.6, bo naročnik v času izvedbe pogodbenih del izvajalcu v okviru svojih zmožnosti nudil vso strokovno pomoč, kar vključuje tudi podporo naročnikovih pogodbenih izvajalcev implementacije obstoječih informacijskih sistemov, ki bodo integrirani z vzpostavljenim sistemom e-hrambe.
Implementacijo navedenih obstoječih naročnikovih informacijskih sistemov, ki bodo integrirani z vzpostavljenim sistemom e-hrambe, so izvedli oziroma izvajajo usposobljeni izvajalci programskih platform s partnerskim statusom, implementirane so standardne rešitve programskih platform. Zato navedba poslovnih partnerjev naročnika na tem mestu ni relevantna.

Datum objave: 21.10.2021   13:12

VPRAŠANJE
V JN ni moč zaslediti zapisa o notranjih pravilih ali pisnih strokovnih navodil, ki so ena od osnov za pravno veljavnost e-gradiv oz. določitve opredelitve gradiva. Prosimo za dodatna pojasnila:

- vljudno prosimo za objavo veljavnih Pisnih strokovnih in tudi strokovno tehničnih navodil (iz katerih bodo razvidni tehnični pogoji, ki jih je potrebno upoštevati pri pripravi integracij) izdanih s strani Zgodovinskega arhiva Ljubljana za Slovenske železnice
- ali se naročilo nanaša samo na dokumentarno in ne tudi arhivsko gradivo?
- ali se JN nanaša tudi na hčerinske družbe
- katero gradivo je sestavni del tega JN. Prosimo za pojasnilo, ki je bistveno za razumevanje oblikovanja in zasnove metapodatkov in posledično načinov integracije z zalednimi sistemi.
- po javno dostopnih podatkih (Register elektronske hrambe) Slovenske železnice nimajo potrjenih notranjih pravil. Ali to drži? Ali potemtakem mišljeno, da se v e-hrambi zajema samo kopija sicer še v naprej hranjenega gradiva v izvorni papirni obliki? Ali načrtujete kakršnokoli aktivnost v zvezi z notranjimi pravili, ki ima vpliv na to JN?

ODGOVOR
Javno naročilo se nanaša na dokumentarno in arhivsko gradivo vseh družb skupine SŽ. V e-hrambi bodo zajete digitalne kopije izvornega papirnega gradiva in digitalni originali, ki se bodo do potrditve notranjih pravil še naprej hranili tudi kot kopija v papirni obliki.
Slovenske železnice še nimajo potrjenih notranjih pravil, je pa v teku projekt njihove vzpostavitve.

Datum objave: 27.10.2021   09:01

VPRAŠANJE
Spoštovani, JN potek v času jesenskih počitnic in prazničnih dni, ko je uskladitev med partnerji otežena. Vljudno prosimo za premik oddaje za 7 dni. V naprej se vam zahvaljujemo.

ODGOVOR
Novi rok za oddajo ponudbe je 15.11.2021 do 9.00 ure. Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.

Datum objave: 27.10.2021   09:02

VPRAŠANJE
Spoštovani,
prosimo za podaljšanje roka oddaje ponudb.

ODGOVOR
Novi rok za oddajo ponudbe je 15.11.2021 do 9.00 ure. Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.

Datum objave: 08.11.2021   13:53

VPRAŠANJE
V JN naročate le spremljevalne storitve dostopa preko spletnega vmesnika. Ali je za vas ustrezno, da podamo izjavo, da so tovrstne storitve sestavni del zajema in e-hrambe, ter v JN vpišemo pojasnilo, da se glede tovrstnega pojasnila neposredno obrnete na Arhiv RS, ki upravlja register e-hrambe in so mu tudi znane podrobnosti postopkov certifikacij ali moramo pridobiti tako izjavo predhodno? Morebiti predlagate kaj tretjega?

ODGOVOR
Spremljevalne storitve ali del spremljevalnih storitev je lahko vgrajenih v sistem e-hrambe oziroma so njegov sestavni del in jih ni potrebno zagotavljati preko varnih spletnih storitev. Za te spremljevalne storitve mora ponudnik v ponudbi obvezno predložiti ustrezno dokazilo Arhiva RS, da so sestavni del sistema e-hrambe. Vse ostale spremljevalne storitve, ki niso sestavni del sistema e-hrambe, pa mora izbrani ponudnik zagotoviti preko varnih spletnih storitev. Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.
V nadaljevanju tega odgovora objavljamo splošno pojasnilo, ki sicer ni neposredno vezano na to vprašanje, je pa namenjeno vsem potencialnim ponudnikom:
Naročnik namerava v oblačni e-hrambi (dokumentni in arhivski sistem v oblaku) v on-line načinu z našimi poslovnimi sistemi (brez vmesnih on-premise dokumentnih sistemov) v določenih fazah poslovnih procesov (delovnih tokih zapisov) hraniti digitalno kreirane zapise in digitalizirano papirno gradivo po našem izboru.
Naročnik bo tudi podaljšal rok za oddajo ponudbe. Novi rok za oddajo ponudbe je 22.11.2021 do 9.00 ure, odpiranje ponudb pa se bo pričelo istega dne ob 10.00 uri. Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.

Datum objave: 08.11.2021   13:54

VPRAŠANJE
Omogočamo dva nivojev storitev zajema in e-hrambe, ki so prilagojene vrsti (dokumentarno in arhivsko gradivo), temu so tudi prilagojene cene storitev. Za izračun povprečne cena na GB potrebujemo % dokumentarnega in % arhivskega gradiva v okviru celotnega zajema. Hvala.

ODGOVOR
Predmet javnega naročila je hramba gradiva v elektronski obliki po enotni ceni v GB/mesec, ki se med seboj ne loči na različne vrste. Temu ustrezno mora ponudnik oblikovati ponudbeno ceno.

Datum objave: 08.11.2021   13:56

VPRAŠANJE
Spoštovani, načini uvajanje in delovanje sistema e-hrambe so lahko zelo različni. V kolikor ponudnik zagotavlja storitev na način, da nima dostopa do dokumentov naročnikov v spletni e-hrambi v tem primeru ne razpolaga s točnimi podatki o tem koliko je dejansko hranjenih dokumentov, potencialno pozna število ovojnic in število datotek, ki pa se v praksi znatno razlikuje od dejanskega števila dokumentov in zato predpisane reference ne more izpolniti zaradi spoštovanja najvišjih etičnih in varnostnih norm (upravljanje storitve zajema in e-hrambe brez dostopa do dokumentov naročnika). Enako referenčne izjave ni mogoče izpolniti,. v kolikor je storitev vzpostavljena za ponudnike rešitev končnim naročnikom ali v sodelovanju z njimi za pripravo celovitih rešitev, ki vključujejo zajem in e-hrambo.

Predlagamo, da se referenčna izjava dopolni in omogoči potrditev tudi s strani partnerja, ki nudi rešitve končnemu naročniku in katerih sestavni del ali del skupnih rešitev je tudi storitev zajema in e-hrambe. Zaledni programi so namreč lahko spletne rešitve, rešitve odjemalec-strežnik ali samostojne in so lahko nameščene na različne načine tako pri ponudnikih rešitev kot končnih naročnikih in v kolikor se vzpostavi sodelovanje z npr. ponudnikom ERP sistema z več kot 250 uporabnikov bi bil vaš pogoj izpolnjen, ne bi pa tega mogli formalno dokazati samo zaradi načina izvedbe storitev ne pa ustreznosti samih storitev zajema in e-hrambe.

Predlagamo naslednje dopolnitve:
Predlagamo dopolnitev prve alineje referenčne izjave. Za besedico naročnik se doda "/ali partner; pri spremljevalnih storitvah pa se nadomesti beseda z "spremljevalnih storitev spletnega dostopa do e-hrambe"
Predlagamo dodatno dopolnitev prve alineje. Za besedico naročnik se doda "/ali partner; pri spremljevalnih storitvah pa se nadomesti beseda z "spremljevalnih storitev spletnega dostopa do e-hrambe"
Predlagamo dopolnitev četrte alineje , kjer se namesto uspešno uporabljali zapiše uspešno uporabljali/nudi končnim naročnikom na trgu oziroma v uporabi/nudi končnim naročnikom
Predlagamo dopolnitev pete alineje, kjer predlagamo, da se dopiše oz. je vzpostavljena z namenom, da lahko zajema več kot 1.000.000 dokumentov (v kolikor je zajem števila dokumentov odvisen od končnega naročnika in se storitev zajema in e-hrambe izvaja na način, da ponudnik nima vpogleda v elektronske arhive končnih naročnikov). V slednjem primeru se razpisnim pogojem doda dodatna izjava ponudnika, da rešitev izvaja brez dostopa do vsebine dokumentov naročnika hranjenih v e-hrambi in da število ovojnic v storitve e-hrambe presega število 3.000.000, kar je enako seštevku števila dokumentov vseh referenc.
Zahvaljujemo se vam za razumevanje.


ODGOVOR
Referenčne zahteve so povsem sorazmerne predmetu javnega naročila.
Ponudnik je skladno z razpisno dokumentacijo lahko ponudnik, partner v skupini, ali podizvajalec, ali kombinacija.
Referenčno izjavo mora potrditi naročnik referenčnega projekta, pri katerem dokumenti nastajajo, za njihovo hrambo pa uporablja referenčni sistem e-hrambe. Naročnik referenčnega projekta ve, koliko dokumentov ima v hrambi in bo to tudi potrdil, v kolikor je izpolnjena zahteva, da ima v referenčni hrambi gradiva v elektronski obliki več kot 1.000.000 dokumentov, enako velja za 250 uporabnikov referenčnih storitev, ki ji mora imeti naročnik referenčnega projekta. In naročnik referenčnega projekta najbolje ve, ali referenčni sistem e-hrambe deluje brezhibno in se referenčne storitve uporabljajo zanesljivo in uspešno. In to bo zanesljivemu izvajalcu referenčnega projekta tudi potrdil.
Naročnik ne bo spreminjal referenčnih zahtev.

Datum objave: 08.11.2021   13:56

VPRAŠANJE
Spoštovani, imamo referenco ustrezno referenco v tujini. Prosimo, da k JN dodate obrazec, ki omogoča izpolnitev/potrditev v angleškem jeziku.Hvala.

ODGOVOR
Naročnik ne bo spreminjal razpisne dokumentacije.
Ponudba in ostala dokumentacija, ki se nanaša na ponudbo, mora biti napisana v slovenskem jeziku. V primeru, da so dokazila za izpolnjevanje pogojev v tujem jeziku, morajo biti v ponudbi predloženi tudi uradni prevodi v slovenski jezik s strani zapriseženega stalnega sodnega prevajalca. Morebitne napake v prevodu gredo izključno v breme ponudnika.

Datum objave: 08.11.2021   13:58

VPRAŠANJE
Spoštovani po podrobnem pregledu smo opazili, da naročate storitev zajema in e-hrambe in obenem tudi dokumentni sistem za upravljanje dokumentov in podatkovnih tokov. Če prav razumemo naj bi bila le e-hramba, kot storitev, s čimer ponudnikom omogočate nudenje različnih scenarijev namestitev ki bi jih ponudili. Vse te različne možnosti, bi zadostile pogojem JN, zato nas zaradi enakomerne obravnave zanima ali se šteje kot ustrezna referenca tudi tak naročnik, ki taisti formacijski sistem, ki ga uporabljamo za storitev zajema in e-hrambe, uporablja na svoji lastni informacijski infrastrukturi oz. je IS nameščen pri samem naročniku?


ODGOVOR
Predmet javnega naročila je vzpostavitev sistema e-hrambe in storitve hrambe gradiva v elektronski obliki v oblaku (cloud). Referenčni projekt oziroma sistem e-hrambe mora biti vzpostavljen v oblaku, ravno tako so storitve hrambe gradiva v elektronski obliki v oblaku. Referenčne zahteve so povsem sorazmerne predmetu javnega naročila.

Datum objave: 08.11.2021   13:58

VPRAŠANJE
Spoštovani, kakšen je okviren časovni plan želene implementacije in kolikšna so planirana sredstva?

ODGOVOR
Naročnik bo podaljšal rok za izvedbo vseh del vzpostavitve sistema e-hrambe na največ šest (6) mesecev od dneva obojestranskega podpisa pogodbe, kar je več kot dovolj časa, upoštevaje tudi morebitno dodatno poslabšanje epidemiološke slike Covid-19. Temu ustrezno se spremeni tudi veljavnost zavarovanja za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti. Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.
Po zaključku vseh del vzpostavitve sistema e-hrambe naročnik in izvajalec podpišeta zapisnik o zaključku vseh del vzpostavitve sistema e-hrambe.
Naročnik ni dolžan objaviti višine zagotovljenih sredstev za izvedbo predmetnega javnega naročila.

Datum objave: 08.11.2021   14:16

VPRAŠANJE
Vprašanje 1:
Določila razpisne dokumentacije glede predmeta javnega naročila in njegovega opisa so nejasne in mestoma kontradiktorne in ne omogočajo transparentne in enakopravne oddaje ter primerjave ponudb. Naročnik tako v točki 1.1. določa, da je predmet javnega naročila:
vzpostavitev sistema e-hrambe,
storitve hrambe gradiva v elektronski obliki,
spremljevalne storitve.

Pri tem se naročnik sklicuje, da je podrobnejši opis določen v specifikaciji predmeta naročila (Razpisni obrazec 13) te razpisne dokumentacije, vendar pa obrazec 13 predmet javnega naročila ne opredeljuje na zgoraj zapisa način, ampak določa v točki 3., da naročilo sestavljeno iz dveh vsebinskih delov:
1. Izdelava, implementacija in integracija s poslovnimi sistemi naročnika metapodatkovnega modela ter povezava modela v skladu s Pravilnikom o arhiviranju dokumentarnega in arhivskega gradiva.
2. Zagotavljanje storitev sistema e-hrambe (programska oprema kot storitev / SaaS - Software as a Service) za obdobje pet (5) let.

Vsebina obeh predmetov javnega naročila ni enaka, zato ni mogoče ugotoviti, kaj je dejanski predmet javnega naročila. Navedeno onemogoča oblikovanje ponudbene cene. Nikjer v razpisni dokumentaciji ni definirano, kaj so spremljevalne storitve, kakšna je razlika med izdelavo in vzpostavitvijo sistema e-hrambe, v kakšnem obsegu in na kakšen način se izvede integracija ter s čem se izvede (kateri deli se integrirajo). Tako oblikovan predmet javnega naročila je nezakonit in naročniku omogoča neomejeno diskrecijo v fazi izvajanja pogodbe.

Naročnik naj navedeno vprašanje upošteva kot opozorila pred vložitvijo zahtevka za revizijo.

Vprašanje 2:
Zahteva naročnika (str.47), da mora Sistem zagotoviti v okviru namestitve (brez dodatnega razvoja) integracije vsaj z naslednjimi poslovnimi sistemi, sistemi elektronske pošte ter drugimi sistemi za sodelovanje v skupinah, ki jih uporablja naročnik, je nezakonita, saj neupravičeno omejuje ponudnika, ki bi z dodatnim razvojem želel izpolniti zahtevo naročnika. Naročnik očitno preferira že izbrano rešitev in s takšno zahtevo neupravičeno omejuje vse preostale ponudnike na trgu, ki bi z dodatnim razvojem želeli izpolniti njegove zahteve glede integracije, ki so sicer zelo splošne in nedefinirane. Naročnik naj dopusti, kot je običajno za SaaS model, da ponudnik integracijo zagotovi peko WEB servisov. V kolikor naročnik spremembe ne bo dopustil in bo vztrajal pri diskriminatorni zahtevi bomo vložili zahtevek za revizijo.

Določba je tudi v nasprotju s točko 1.5, kjer naročnik predvideva, da je Rok za izvedbo vseh del vzpostavitve sistema e-hrambe največ štiri (4) mesece od dneva obojestranskega podpisa pogodbe. Očitno je edini namen določbe favoriziranje točno določenega ponudnika.

Vprašanje 3:
Naročnikova zahteva, da mora imeti ponudnik veljaven certifikat ISO 27001 za področje implementacije sistemov za obvladovanje dokumentov ter elektronsko hrambo je nepovezana s predmetom javnega naročila. V bistvu ne gre za tehnično zahtevo, ampak za pogoj za priznanje sposobnosti, ki je opredeljen v obrazcu, ki naj bi opredeljeval specifikacijo predmeta naročila. Naročnik želi z navedenim pogojem onemogočiti oddajo dopustnih ponudb vsem ponudnikom, ki takšnega pogoja ne izpolnjujejo, kljub temu, da se pogoj nanaša na način organizacije in poslovanja ponudnika ne pa na predmet javnega naročila, pri čemer naročnik tudi ne dopušča drugačnega enakovrednega načina izpolnitve. Tako oblikovan pogoj je protipraven in neupravičeno omejuje konkurenco. Naročnik naj nezakonit pogoj umakne iz razpisne dokumentacije.

Vprašanje 4:
Naročnikova zahteva, da mora imeti ponudnik veljaven certifikat ISO 9001 za področje implementacije sistemov za obvladovanje dokumentov ter elektronsko hrambo je nepovezana s predmetom javnega naročila. V bistvu ne gre za tehnično zahtevo, ampak za pogoj za priznanje sposobnosti, ki je opredeljen v obrazcu, ki naj bi opredeljeval specifikacijo predmeta naročila. Naročnik želi z navedenim pogojem onemogočiti oddajo dopustnih ponudb vsem ponudnikom, ki takšnega pogoja ne izpolnjujejo, kljub temu, da se pogoj nanaša na način organizacije in poslovanja ponudnika ne pa na predmet javnega naročila, pri čemer naročnik tudi ne dopušča drugačnega enakovrednega načina izpolnitve. Tako oblikovan pogoj je protipraven in neupravičeno omejuje konkurenco. Naročnik naj nezakonit pogoj umakne iz razpisne dokumentacije .

Vprašanje 5:
Naročnik naj pojasni, kaj je mišljeno pod zahtevo »Omogočena mora biti več organizacijska arhitektura. Administracija, pravice dostopov in podatki morajo biti ločeni glede na pravno osebo (hčerinske družbe) znotraj istega sistema e-hrambe.« Na kakšen način morajo ponudniki izpolniti navedeno zahtevo?

Vprašanje 6:
Naročnik naj pojasni, kaj je mišljeno pod zahtevo »Omogočeno mora biti nastavljanje obveščanja uporabnikov o spremembah na posameznem dokumentu ali mapi. Sistem mora omogočati možnost, da se uporabnik lahko prijavi na spremembe, ki se zgodijo v mapi ali na dokumentu. Obvestilo mora biti posredovano po e-pošti takoj ob spremembi vsebine mape ali dokumenta« Navedena zahteva se ne more nanašati na sistem e-hrambe, ampak je lahko zahteva dokumentarnega sistema, saj v sistemu e-hrambe po pravilih, kot so v veljavi v RS, spreminjanje dokumentov ni dopustno. Tako oblikovana zahteva je nezakonita in nepovezana s predmetom javnega naročila. Naročnik naj nezakonito zahtevo umakne.

Vprašanje 7:
Naročnik naj pojasni, kaj je mišljeno pod zahtevo »Omogočena mora biti anonimizacija osebnih podatkov v metapodatkih in revizijski sledi dokumenta. Anonimizacja mora biti nastavljiva, izvajati se mora samodejno po vnaprej nastavljenih pravilih«, zahteva je namreč v nasprotju s pravili e-hrambe, kot veljajo v RS in je kot takšna protipravna. Naročnik naj nezakonito zahtevo umakne.

Vprašanje 8:
Naročnik naj pojasni, kaj je mišljeno pod zahtevo »Sistem mora podpirati pregledovanje standardnih multimedijskih datotek (AVI, MP3, MP4, ) neposredno prek spletnega vmesnika.«, zahteva namreč nima podlage v veljavnih predpisih v RS in v takšni obliki tudi še ni bila implemneitrana. Naročnik naj pojasni, zakaj takšno zahtevo potrebuje pri izvajanju svoje dejavnosti, kjer takšne datoteke nastajajo in kje ima zakonsko podlago za njihovo e-hrambo.

Vprašanje 9:
Naročnik naj pojasni, kaj je mišljeno pod zahtevo »Sistem mora omogočati nastavljanja ločene sheme avtorizacij za tekočo in stalno zbirko«, saj ne gre za zahtevo, ki bi bila povezana s predmetom javnega naročila, torej e-hrambo, ampak je vezan na dokumentarni sistem in funkcionalnosti, ki jih mora ta zagotavljati. Zahteva je tako očitno nepovezana s predmetom javnega naročila in je njen edini namen omejevanje konkurence. Naročnik naj zahtevo umakne.

Vprašanje 10:
Naročnik naj pojasni, kaj je mišljeno pod zahtevo »Ponujeni sistem e-hrambe mora omogočati verzioniranje dokumentov«, saj ne gre za zahtevo, ki bi bila povezana s predmetom javnega naročila, torej e-hrambo, ampak je vezan na dokumentarni sistem in funkcionalnosti, ki jih mora ta zagotavljati. Zahteva je tako očitno nepovezana s predmetom javnega naročila in je njen edini namen omejevanje konkurence. Naročnik naj zahtevo umakne.

Vprašanje 11:
Naročnik naj pojasni, kaj je mišljeno pod zahtevo »Ponujeni sistem e-hrambe mora vsebovati strežnik za renderiranje«, saj iz razpisne dokumentacije ni razvidno, kaj je vsebina navedene zahteve in kako je povezana s predmetom javnega naročila.

Vprašanje 12:
Naročnik naj pojasni, kaj je mišljeno pod zahtevo » Ponudnik mora nuditi možnost enkripcije shranjenih dokumentov« zahteva je namreč v nasprotju s pravili e-hrambe, kot veljajo v RS in je kot takšna protipravna. Naročnik naj nezakonito zahtevo umakne.

Naročnik naj vsa zgoraj navedena vprašanja obravnava kot opozorila pred vložitvijo zahtevka za revizijo. V kolikor naročnik ne bo zagotovil poštenih in enakopravnih pogojev za oddajo ponudbe in bo z nepovezanimi in nezakonitimi zahtevami omejeval konkurenco, bomo vložili zahtevek za revizijo.


ODGOVOR
Vprašanje 1:
Določila razpisne dokumentacije glede predmeta javnega naročila in njegovega opisa so nejasne in mestoma kontradiktorne in ne omogočajo transparentne in enakopravne oddaje ter primerjave ponudb. Naročnik tako v točki 1.1. določa, da je predmet javnega naročila:
vzpostavitev sistema e-hrambe,
storitve hrambe gradiva v elektronski obliki,
spremljevalne storitve.
Pri tem se naročnik sklicuje, da je podrobnejši opis določen v specifikaciji predmeta naročila (Razpisni obrazec 13) te razpisne dokumentacije, vendar pa obrazec 13 predmet javnega naročila ne opredeljuje na zgoraj zapisa način, ampak določa v točki 3., da naročilo sestavljeno iz dveh vsebinskih delov:
1. Izdelava, implementacija in integracija s poslovnimi sistemi naročnika metapodatkovnega modela ter povezava modela v skladu s Pravilnikom o arhiviranju dokumentarnega in arhivskega gradiva.
2. Zagotavljanje storitev sistema e-hrambe (programska oprema kot storitev / SaaS - Software as a Service) za obdobje pet (5) let.
Vsebina obeh predmetov javnega naročila ni enaka, zato ni mogoče ugotoviti, kaj je dejanski predmet javnega naročila. Navedeno onemogoča oblikovanje ponudbene cene. Nikjer v razpisni dokumentaciji ni definirano, kaj so spremljevalne storitve, kakšna je razlika med izdelavo in vzpostavitvijo sistema e-hrambe, v kakšnem obsegu in na kakšen način se izvede integracija ter s čem se izvede (kateri deli se integrirajo). Tako oblikovan predmet javnega naročila je nezakonit in naročniku omogoča neomejeno diskrecijo v fazi izvajanja pogodbe.
Naročnik naj navedeno vprašanje upošteva kot opozorila pred vložitvijo zahtevka za revizijo.
Odgovor št. 1:
V točki 1.1. je enostavčni enostavni opis predmeta javnega naročila v treh alinejah. Predmet javnega naročila je podrobno opredeljen v Razpisnem obrazcu 13: Specifikacija predmeta naročila, ki je tudi priloga pogodbe, ki jo bo naročnik sklenil z izbranim ponudnikom.
Predmet javnega naročila je torej vzpostavitev sistema e-hrambe v oblaku in zagotavljanje storitev sistema e-hrambe v oblaku, katerih del so tudi spremljevalne storitve (programska oprema kot storitev / SaaS - Software as a Service).
Izdelava, implementacija in integracija s poslovnimi sistemi naročnika metapodatkovnega modela ter povezava modela v skladu s Pravilnikom o arhiviranju dokumentarnega in arhivskega gradiva ima enak pomen kot vzpostavitev sistema e-hrambe.
Vse spremljevalne storitve so navedene v Razpisnem obrazcu 13 v točki 5.1. V kolikor ponudnik v svoji ponudbi ponuja vse, kar je zahtevano v točki 5.1., posledično ponuja tudi vse zahtevane spremljevalne storitve.
Predmet javnega naročila je, med drugim, tudi integracija sistema e-hrambe s poslovnimi sistemi naročnika SAP ERP, SAP HCM, BusinessConnect, IBM Maximo in MS Office/Office 365. Vse navedene informacijske sisteme mora ponudnik že v fazi izdelave ponudbe poznati do te mere, da bo, v kolikor bo izbran, uspešno izvedel vsa pogodbena dela na strani sistema e-hrambe, torej tudi zahtevane integracije, in jih tudi ovrednotil, vključno z nepredvidenimi deli. Skladno z razpisno dokumentacijo, Razpisni obrazec 9: Vzorec pogodbe za izvedbo pogodbenih del in storitev, člen 7.5 in 7.6, bo naročnik v času izvedbe pogodbenih del izvajalcu v okviru svojih zmožnosti nudil vso strokovno pomoč, kar vključuje tudi podporo naročnikovih pogodbenih izvajalcev implementacije navedenih informacijskih sistemov. Implementirane so standardne rešitve programskih platform.
Naročnik potencialne ponudnike ne bo poučeval in jih seznanjal z navedenimi informacijskimi sistemi, za to je potrebno, glede na lastne izkušnje, več let učenja in uvajanja.
Vprašanje 2:
Zahteva naročnika (str.47), da mora Sistem zagotoviti v okviru namestitve (brez dodatnega razvoja) integracije vsaj z naslednjimi poslovnimi sistemi, sistemi elektronske pošte ter drugimi sistemi za sodelovanje v skupinah, ki jih uporablja naročnik, je nezakonita, saj neupravičeno omejuje ponudnika, ki bi z dodatnim razvojem želel izpolniti zahtevo naročnika. Naročnik očitno preferira že izbrano rešitev in s takšno zahtevo neupravičeno omejuje vse preostale ponudnike na trgu, ki bi z dodatnim razvojem želeli izpolniti njegove zahteve glede integracije, ki so sicer zelo splošne in nedefinirane. Naročnik naj dopusti, kot je običajno za SaaS model, da ponudnik integracijo zagotovi peko WEB servisov. V kolikor naročnik spremembe ne bo dopustil in bo vztrajal pri diskriminatorni zahtevi bomo vložili zahtevek za revizijo.
Določba je tudi v nasprotju s točko 1.5, kjer naročnik predvideva, da je Rok za izvedbo vseh del vzpostavitve sistema e-hrambe največ štiri (4) mesece od dneva obojestranskega podpisa pogodbe. Očitno je edini namen določbe favoriziranje točno določenega ponudnika.
Odgovor št. 2:
Predmet javnega naročila je že izdelana rešitev integracije, katerakoli rešitev, ki izpolnjuje naročnikove tehnične zahteve, in ne razvoj integracije. Naročnik bo v sistemu e-hrambe hranil tudi poslovno kritične dokumente, zato upravičeno zahteva že izdelano, preizkušeno in preverjeno rešitev. Ponujeni sistem mora omogočati vzpostavitev integracije s poslovnimi sistemi naročnika preko varnih spletnih storitev (Secured Web Services), SOAP in REST protokolov, ki so lahko produkt lastnega razvoja ponudnika, vendar mora produkt že biti razvit (brez dodatnega razvoja) in posledično že preizkušen.
Zahtevani rok za izvedbo vzpostavitve sistema e-hrambe je povsem sorazmeren naročnikovim zahtevam glede vzpostavitve sistema e-hrambe. Ne glede na to bo naročnik podaljšal rok za izvedbo na šest (6) mesecev, kar je več kot dovolj časa, upoštevaje tudi morebitno dodatno poslabšanje epidemiološke slike Covid-19. Temu ustrezno se spremeni tudi veljavnost zavarovanja za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti. Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.
Vprašanje 3:
Naročnikova zahteva, da mora imeti ponudnik veljaven certifikat za področje implementacije sistemov za obvladovanje dokumentov ter elektronsko hrambo je nepovezana s predmetom javnega naročila. V bistvu ne gre za tehnično zahtevo, ampak za pogoj za priznanje sposobnosti, ki je opredeljen v obrazcu, ki naj bi opredeljeval specifikacijo predmeta naročila. Naročnik želi z navedenim pogojem onemogočiti oddajo dopustnih ponudb vsem ponudnikom, ki takšnega pogoja ne izpolnjujejo, kljub temu, da se pogoj nanaša na način organizacije in poslovanja ponudnika ne pa na predmet javnega naročila, pri čemer naročnik tudi ne dopušča drugačnega enakovrednega načina izpolnitve. Tako oblikovan pogoj je protipraven in neupravičeno omejuje konkurenco. Naročnik naj nezakonit pogoj umakne iz razpisne dokumentacije.
Odgovor št. 3:
Naročnik bi v pogojih za izpolnjevanje tehnične sposobnosti lahko zahteval, da mora ponudnik v času oddaje ponudbe imeti veljavni certifikat ISO 27001. Ne bi pa smel zahtevati, da ima že v času oddaje ponudbe veljaven certifikat ISO 27001 ves čas veljavnosti pogodbe, to je šestinšestdeset (66) mesecev, upoštevaje začetek koriščenja storitev e-hrambe, kolikor bi veljala pogodba, sklenjena z izbranim ponudnikom, saj je veljavnost certifikata ISO 27001 časovno omejena in jo je potrebno obnavljati. Zato je certifikat ISO 27001 vključen v tehnične zahteve.
Ne glede na to naročnik umika drugo alinejo točke 5.1. Tehnične zahteve za ponujeni sistem e-hrambe, Razpisni obrazec 13, in jo nadomešča s spremenjeno drugo alinejo:
Ponudnik mora biti v času trajanja pogodbe neprekinjeno vpisan v Register ponudnikov opreme in storitev elektronske hrambe (REH), ki je dostopen na spletni strani Arhiva RS, in imeti veljavno registracijo za certificirano strojno opremo, programsko opremo, podporo celotnemu postopku upravljanja ter storitev zajema, hrambe in spremljevalne storitve.
Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.
Vprašanje 4:
Naročnikova zahteva, da mora imeti ponudnik veljaven certifikat ISO 9001 za področje implementacije sistemov za obvladovanje dokumentov ter elektronsko hrambo je nepovezana s predmetom javnega naročila. V bistvu ne gre za tehnično zahtevo, ampak za pogoj za priznanje sposobnosti, ki je opredeljen v obrazcu, ki naj bi opredeljeval specifikacijo predmeta naročila. Naročnik želi z navedenim pogojem onemogočiti oddajo dopustnih ponudb vsem ponudnikom, ki takšnega pogoja ne izpolnjujejo, kljub temu, da se pogoj nanaša na način organizacije in poslovanja ponudnika ne pa na predmet javnega naročila, pri čemer naročnik tudi ne dopušča drugačnega enakovrednega načina izpolnitve. Tako oblikovan pogoj je protipraven in neupravičeno omejuje konkurenco. Naročnik naj nezakonit pogoj umakne iz razpisne dokumentacije.
Odgovor št. 4:
Naročnik bi v pogojih za izpolnjevanje tehnične sposobnosti lahko zahteval, da mora ponudnik v času oddaje ponudbe imeti veljavni certifikat ISO 9001. Ne bi pa smel zahtevati, da ima že v času oddaje ponudbe veljaven certifikat ISO 9001 ves čas veljavnosti pogodbe, to je šestinšestdeset (66) mesecev, upoštevaje začetek koriščenja storitev e-hrambe, kolikor bi veljala pogodba, sklenjena z izbranim ponudnikom, saj je veljavnost certifikata ISO 9001 časovno omejena in jo je potrebno obnavljati. Zato je certifikat ISO 9001 vključen v tehnične zahteve.
Ne glede na to naročnik umika tretjo alinejo točke 5.1. Tehnične zahteve za ponujeni sistem e-hrambe, Razpisni obrazec 13, in jo nadomešča s spremenjeno tretjo alinejo:
Ponudnik mora biti v času trajanja pogodbe neprekinjeno vpisan v Register ponudnikov opreme in storitev elektronske hrambe (REH), ki je dostopen na spletni strani Arhiva RS, in imeti veljavno registracijo za certificirano strojno opremo, programsko opremo, podporo celotnemu postopku upravljanja ter storitev zajema, hrambe in spremljevalne storitve.
Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.
Vprašanje 5:
Naročnik naj pojasni, kaj je mišljeno pod zahtevo »Omogočena mora biti več organizacijska arhitektura. Administracija, pravice dostopov in podatki morajo biti ločeni glede na pravno osebo (hčerinske družbe) znotraj istega sistema e-hrambe.« Na kakšen način morajo ponudniki izpolniti navedeno zahtevo?
Odgovor št. 5:
To pomeni, da mora biti nameščen en centralni sistem e-hrambe, ki mora omogočati administracijo z enotnega administrativnega vmesnika za vse hčerinske družbe, v katerem je mogoče vzpostaviti povezavo na več različnih aktivnih domen, ki so upravljane s strani posamezne hčerinske družbe in ne nujno tudi povezane med seboj. Z oblačno e-hrambo bodo naši informacijski poslovni sistemi komunicirali neposredno, brez vmesnega on-premise dokumentnega sistema.
Vprašanje 6:
Naročnik naj pojasni, kaj je mišljeno pod zahtevo »Omogočeno mora biti nastavljanje obveščanja uporabnikov o spremembah na posameznem dokumentu ali mapi. Sistem mora omogočati možnost, da se uporabnik lahko prijavi na spremembe, ki se zgodijo v mapi ali na dokumentu. Obvestilo mora biti posredovano po e-pošti takoj ob spremembi vsebine mape ali dokumenta« Navedena zahteva se ne more nanašati na sistem e-hrambe, ampak je lahko zahteva dokumentarnega sistema, saj v sistemu e-hrambe po pravilih, kot so v veljavi v RS, spreminjanje dokumentov ni dopustno. Tako oblikovana zahteva je nezakonita in nepovezana s predmetom javnega naročila. Naročnik naj nezakonito zahtevo umakne.
Odgovor št. 6:
Predmet javnega naročila je hramba gradiva v elektronski obliki, z dokumentnim in arhivskim sistemom v oblaku.
Vprašanje 7:
Naročnik naj pojasni, kaj je mišljeno pod zahtevo »Omogočena mora biti anonimizacija osebnih podatkov v metapodatkih in revizijski sledi dokumenta. Anonimizacja mora biti nastavljiva, izvajati se mora samodejno po vnaprej nastavljenih pravilih«, zahteva je namreč v nasprotju s pravili e-hrambe, kot veljajo v RS in je kot takšna protipravna. Naročnik naj nezakonito zahtevo umakne.
Odgovor št. 7:
Predmet javnega naročila je hramba gradiva v elektronski obliki, z dokumentnim in arhivskim sistemom v oblaku.
Vprašanje 8:
Naročnik naj pojasni, kaj je mišljeno pod zahtevo »Sistem mora podpirati pregledovanje standardnih multimedijskih datotek (AVI, MP3, MP4, ) neposredno prek spletnega vmesnika.«, zahteva namreč nima podlage v veljavnih predpisih v RS in v takšni obliki tudi še ni bila implemneitrana. Naročnik naj pojasni, zakaj takšno zahtevo potrebuje pri izvajanju svoje dejavnosti, kjer takšne datoteke nastajajo in kje ima zakonsko podlago za njihovo e-hrambo.
Odgovor št. 8:
Predmet javnega naročila je hramba gradiva v elektronski obliki, z dokumentnim in arhivskim sistemom v oblaku.
Vprašanje 9:
Naročnik naj pojasni, kaj je mišljeno pod zahtevo »Sistem mora omogočati nastavljanja ločene sheme avtorizacij za tekočo in stalno zbirko«, saj ne gre za zahtevo, ki bi bila povezana s predmetom javnega naročila, torej e-hrambo, ampak je vezan na dokumentarni sistem in funkcionalnosti, ki jih mora ta zagotavljati. Zahteva je tako očitno nepovezana s predmetom javnega naročila in je njen edini namen omejevanje konkurence. Naročnik naj zahtevo umakne.
Odgovor št. 9:
Predmet javnega naročila je hramba gradiva v elektronski obliki, z dokumentnim in arhivskim sistemom v oblaku.
Vprašanje 10:
Naročnik naj pojasni, kaj je mišljeno pod zahtevo »Ponujeni sistem e-hrambe mora omogočati verzioniranje dokumentov«, saj ne gre za zahtevo, ki bi bila povezana s predmetom javnega naročila, torej e-hrambo, ampak je vezan na dokumentarni sistem in funkcionalnosti, ki jih mora ta zagotavljati. Zahteva je tako očitno nepovezana s predmetom javnega naročila in je njen edini namen omejevanje konkurence. Naročnik naj zahtevo umakne.
Odgovor št. 10:
Predmet javnega naročila je hramba gradiva v elektronski obliki, z dokumentnim in arhivskim sistemom v oblaku.
Vprašanje 11:
Naročnik naj pojasni, kaj je mišljeno pod zahtevo »Ponujeni sistem e-hrambe mora vsebovati strežnik za renderiranje«, saj iz razpisne dokumentacije ni razvidno, kaj je vsebina navedene zahteve in kako je povezana s predmetom javnega naročila.
Odgovor št. 11:
Predmet javnega naročila določi naročnik. Zahteva naročnika je, da mora ponujeni sistem e-hrambe vsebovati strežnik za renderiranje. Renderiranje je ena od spremljevalnih storitev. Naročnik upravičeno pričakuje, da potencialni ponudniki poznajo funkcionalnosti renderiranja in način delovanja preko strežnika.
Vprašanje 12:
Naročnik naj pojasni, kaj je mišljeno pod zahtevo » Ponudnik mora nuditi možnost enkripcije shranjenih dokumentov« zahteva je namreč v nasprotju s pravili e-hrambe, kot veljajo v RS in je kot takšna protipravna. Naročnik naj nezakonito zahtevo umakne.
Naročnik naj vsa zgoraj navedena vprašanja obravnava kot opozorila pred vložitvijo zahtevka za revizijo. V kolikor naročnik ne bo zagotovil poštenih in enakopravnih pogojev za oddajo ponudbe in bo z nepovezanimi in nezakonitimi zahtevami omejeval konkurenco, bomo vložili zahtevek za revizijo.
Odgovor št. 12:
Predmet javnega naročila je hramba gradiva v elektronski obliki, z dokumentnim in arhivskim sistemom v oblaku.

Datum objave: 08.11.2021   14:17

VPRAŠANJE
1. Naročnik naj objavi opis poslovnih sistemov, ki jih uporablja, še posebej SAP ERP, SAP HCM, Business Connect in IBM Maximo, saj brez njihovega opisa delovanja pri naročniku ni mogoče izpolniti zahtev razpisne dokumentacije, kjer se od ponudnika zahteva opis integracije z navedenimi sistemi naročnika.

2. Naročnik naj opredeli objektivno in pregledno vnaprej merila za ocenjevanje ponudb, saj iz razpisne dokumentacije ni razvidno kako bo ocenjeval ponudbe, glede na posamezna merila in njihovo soodvisnost. Tako oblikovana merila so arbitrarna in ne omogočajo poštene in transparentne ocene prispelih ponudb, zato jih naj naročnik ustrezno dopolni.

3. Ali bo naročnik kot ustrezne štel tudi rešitve e-hrambe iz drugih držav EU, ki še nimajo s strani Arhiva RS certificiranih storitev hrambe gradiva v elektronski obliki, bodo pa navedeno pridobile v roku 4 mesecev od podpisa pogodbe?


ODGOVOR
1.
Naročnik uporablja oziroma so pri naročniku implementirane standardne rešitve navedenih programskih platform. Navedeni sistemi delujejo, kot jih je določil proizvajalec teh programskih platform, iz tega sledi, da se tudi dokumenti v teh sistemih kreirajo na način, kot jih je določil proizvajalec teh programskih platform. Ponudniki morajo navedene informacijske sisteme poznati, da lahko izdelajo predmet javnega naročila. Naročnik potencialne ponudnike ne bo poučeval in jih seznanjal z navedenimi informacijskimi sistemi, za to je potrebno, glede na lastne izkušnje, več let učenja in uvajanja.
2.
Merila so natančno določena v razpisni dokumentaciji v točki 1.14. Merilo za ocenjevanje. Ravno tako način izračuna ekonomsko najugodnejše ponudbe, določene na podlagi najnižje cene, to je celotne ponudbene vrednosti. Izračun je za vse ponudnike enak. Vsi ponudniki morajo ponuditi enak predmet javnega naročila, predračun je za vse ponudnike enak. Vsak ponudnik mora ponuditi tri vrednosti: vzpostavitev sistema e-hrambe, vrednost enega GB/mesec storitve e-hrambe in vrednost enega direktnega dostopa oziroma uporabnika/mesec v sistem e-hrambe. Ocenjena količina meril B in C je enaka za vse ponudnike. S tem je v celoti zagotovljena enakopravna obravnava ponudnikov glede na merila.
3.
Ne.

Datum objave: 08.11.2021   14:20

VPRAŠANJE
1) Navajate naslednji zahtevi:
"Ponudnik mora imeti veljaven certifikat ISO 27001 za področje implementacije sistemov za obvladovanje dokumentov ter elektronsko hrambo za čas trajanja pogodbe." in
"Ponudnik mora imeti veljaven certifikat ISO 9001 za področje implementacije sistemov za obvladovanje dokumentov ter elektronsko hrambo za čas trajanja pogodbe."

Ali zahtevate tudi priložitev dokumentov kot dokazilo? V razpisni dokumentaciji ta zahteva ni navedena. Ocenjujemo, da je to dokumentacija, ki bi jo bilo potrebno priložiti kot dokazilo.

2) Navedli ste pogoj, točka 5.1, str. 47: Ponudnik mora naročniku zagotoviti testno in produkcijsko okolje.

Za koliko časa naj bo na voljo testno okolje? Ali bo v testnem okolju potrebno prav tako integrirati z testnimi okolji ostalih IT sistemov (SAP ERP, SAP HCM, BusinessConnect, IBM Maximo in MS Office/Office 365)?

3) Navedli ste pogoj, točka 5.1, str. 47: Sistem mora zagotoviti v okviru namestitve (brez dodatnega razvoja) integracije vsaj z naslednjimi poslovnimi sistemi, sistemi elektronske pošte ter drugimi sistemi za sodelovanje v skupinah, ki jih uporablja naročnik: SAP ERP, SAP HCM, BusinessConnect, IBM Maximo in MS Office/Office 365 in izdelati (načrt in implementacija) metapodatkovni model za 50 tipov dokumentarnega gradiva (zapisov), ki jih določi naročnik.

Ali zgornja zahteva v oklepaju (brez dodatnega razvoja) pomeni, da se lahko uporabi samo varne spletne soritve (Secured Web Services), SOAP in REST protokoli, ki jih tretji sistemi (SAP ERP, SAP HCM, BusinessConnect, IBM Maximo in MS Office/Office 365) imajo oziroma jih boste kot naročnik zagotovili?

4) Navedli ste pogoj, točka 5.1, str. 47: »Omogočena mora biti več organizacijska arhitektura. Administracija, pravice dostopov in podatki morajo biti ločeni glede na pravno osebo (hčerinske družbe) znotraj istega sistema e-hrambe.«

Ali to pomeni, da mora biti nameščen samo en centralni sistem (en namestitev) e-hrambe, ki mora omogočati administracijo z enotnega administrativnega vmesnika za vse hčerinske družbe v katerem je mogoče:
- vzpostaviti povezavo na več različnih aktivnih domen, ki so upravljane s strani posamezne hčerinske družbe in ne nujno tudi povezane med seboj,
- vzpostaviti povezavo na več različnih tipov podatkovnih baz (npr. MySQL, MS SQL, Oracle) sočasno,
- omogočiti shranjevanje podatkov za vsako posamezno hčerinsko družbo v ločene podatkovne baze, ki se lahko med seboj razlikujejo po tipu baze in glede na lokacijo strežnika,
- omogočiti shranjevanje datotek za vsako posamezno hčerinsko družbo v ločene diskovne kapacitete (ločeno glede na pravno osebo)?

5) Navedli ste pogoj, točka 5.1, str. 47: »Omogočen mora biti masovni uvoz zapisov s pripadajočimi dokumenti in takojšen prikaz v e-hrambi. Podprta naj bo možnost vzporednega uvoza zapisov s pripadajočimi dokumenti.«
Razumemo, da mora funkcionalnost podpirati masovni uvoz podatkov, ki se lahko sočasno izvaja iz večih virov hkrati.

Ali lahko definirate maksimalno število dokumentov, ki morajo biti uvoženi v določenem časovnem obdobju (ura, dan)?

6) Navedli ste pogoj, točka 5.1, stran 49: »Ponujeni sistem e-hrambe mora omogočati dinamično nadgradljiv metapodatkovni model, ki je povezan s klasifikacijskim načrtom SŽ.«

Prosimo, če to zahtevo bolj natančno pojasnite. Dinamično nagradljiv metapodatkovni sistem glede na kaj?

7) Navedli ste pogoj, točka 5.1, stran 49: »Ponujeni sistem e-hrambe mora omogočati nadgradnjo dokumentov z optičnim prepoznavanjem znakov (»OCR«) ob vnosu v sistem e-hrambe, ali pa naknadno.«

Ali mora biti funkcionalnost finančno že ovrednotena v sklopu ponudbe? V kolikor da, prosim definirajte koliko dokumentov (enota: stran) pričakujete, da bo potrebno prepoznati znotraj obračunske enote mesec.

Katere jezike, pisave oz. znake pričakujete, da bo potrebno prepoznavati?

7) Navedli ste pogoj, točka 5.1, stran 49: »Ponujeni sistem e-hrambe mora omogočati pretvorbo dokumentov v PDF/A format.«

Ali mora biti funkcionalnost finančno že ovrednotena v sklopu ponudbe? V kolikor da, prosim definirajte koliko dokumentov (enota: stran) pričakujete, da bo potrebno pretvarjati znotraj obračunske enote mesec.

8) Navedli ste pogoj, točka 5.1, stran 49: »Ponudnik mora, v primeru prekinitve oz. izteka pogodbe, urediti izvoz vseh dokumentov in metapodatkov primeren za uvoz v sistem drugega s strani Arhiva RS certificiranega ponudnika e-hrambe.«

Eno osnovnih načel ZVDAGA-A je, da mora ponudnik zagotoviti izvoz podatkov v berljivi obliki, vendar ne vključuje storitve prilagoditve izvoza v obliko, ki bi jo potencialno zahteval drugi ponudnik. To je sicer možno, vendar bi potencialno znali nastati ob tem dodatni stroški pri pripravi oblike izvoza. Predvidevamo, da bi ob morebitni taki situaciji, ko prednastavljeni izvoz ne bi bil ustrezen, uskladili ločeno ponudbo in definirali morebitno dodatno nastale stroške s prilagoditvijo za uvoz v sistem drugega s strani Arhiva RS certificiranega ponudnika e-hrambe.«

9) Med »5.1. Tehničnimi zahtevami za ponujeni sistem e-hrambe« je večkrat navedno »Ponujeni sistem e-hrambe mora omogočati« ali »Ponujeni sistem e-hrambe mora podpirati...«.

Prosim definirajte ali so to zahteve znotraj razpisa (in se morajo finančno ovrednotiti), ali so to le dodatne funkcionalnosti, ki jih mora e-hramba podpirati in niso del vsebine predmeta razpisa oz. jih trenutno še ne potrebujete oz. jih ne boste implementirali.

10) V zadnjih odgovorih na vprašanja potencialnega ponudnika ste navedli:
»Naročnik v celoti umika pogoj, da mora biti vsaj pri dveh referenčnih projektih metapodatkovni model integriran z informacijskim sistemom SAP. Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.«

Sprašujemo vas, zakaj ste v celoti umaknili pogoj iz referenc.
Ali to pomeni, da potencialni ponudnik ne potrebuje dokazati morebitne usposobljenosti izvedbe tovrstne integracije, ne glede na vrsto ERP-a?


ODGOVOR
1) Navajate naslednji zahtevi:
"Ponudnik mora imeti veljaven certifikat ISO 27001 za področje implementacije sistemov za obvladovanje dokumentov ter elektronsko hrambo za čas trajanja pogodbe." in
"Ponudnik mora imeti veljaven certifikat ISO 9001 za področje implementacije sistemov za obvladovanje dokumentov ter elektronsko hrambo za čas trajanja pogodbe."
Ali zahtevate tudi priložitev dokumentov kot dokazilo? V razpisni dokumentaciji ta zahteva ni navedena. Ocenjujemo, da je to dokumentacija, ki bi jo bilo potrebno priložiti kot dokazilo.
Odgovor št. 1:
Naročnik umika drugo alinejo točke 5.1. Tehnične zahteve za ponujeni sistem e-hrambe, Razpisni obrazec 13, in jo nadomešča s spremenjeno drugo alinejo:
Ponudnik mora biti v času trajanja pogodbe neprekinjeno vpisan v Register ponudnikov opreme in storitev elektronske hrambe (REH), ki je dostopen na spletni strani Arhiva RS, in imeti veljavno registracijo za certificirano strojno opremo, programsko opremo, podporo celotnemu postopku upravljanja ter storitev zajema, hrambe in spremljevalne storitve.
Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.
Naročnik umika tretjo alinejo točke 5.1. Tehnične zahteve za ponujeni sistem e-hrambe, Razpisni obrazec 13, in jo nadomešča s spremenjeno tretjo alinejo:
Ponudnik mora biti v času trajanja pogodbe neprekinjeno vpisan v Register ponudnikov opreme in storitev elektronske hrambe (REH), ki je dostopen na spletni strani Arhiva RS, in imeti veljavno registracijo za certificirano strojno opremo, programsko opremo, podporo celotnemu postopku upravljanja ter storitev zajema, hrambe in spremljevalne storitve.
Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.
2) Navedli ste pogoj, točka 5.1, str. 47: Ponudnik mora naročniku zagotoviti testno in produkcijsko okolje.
Za koliko časa naj bo na voljo testno okolje? Ali bo v testnem okolju potrebno prav tako integrirati z testnimi okolji ostalih IT sistemov (SAP ERP, SAP HCM, BusinessConnect, IBM Maximo in MS Office/Office 365)?
Odgovor št. 2:
Izbrani ponudnik oziroma izvajalec mora naročniku zagotoviti testno in produkcijsko okolje za celotni čas trajanja pogodbe.
Da, integracija z navedenimi informacijskimi sistemi naročnika mora biti izvedena tudi v testnem okolju.
3) Navedli ste pogoj, točka 5.1, str. 47: Sistem mora zagotoviti v okviru namestitve (brez dodatnega razvoja) integracije vsaj z naslednjimi poslovnimi sistemi, sistemi elektronske pošte ter drugimi sistemi za sodelovanje v skupinah, ki jih uporablja naročnik: SAP ERP, SAP HCM, BusinessConnect, IBM Maximo in MS Office/Office 365 in izdelati (načrt in implementacija) metapodatkovni model za 50 tipov dokumentarnega gradiva (zapisov), ki jih določi naročnik.
Ali zgornja zahteva v oklepaju (brez dodatnega razvoja) pomeni, da se lahko uporabi samo varne spletne soritve (Secured Web Services), SOAP in REST protokoli, ki jih tretji sistemi (SAP ERP, SAP HCM, BusinessConnect, IBM Maximo in MS Office/Office 365) imajo oziroma jih boste kot naročnik zagotovili?
Odgovor št. 3:
Ponujeni sistem mora omogočati vzpostavitev integracije s poslovnimi sistemi naročnika preko varnih spletnih storitev (Secured Web Services), SOAP in REST protokolov, ki so lahko produkt lastnega razvoja ponudnika, vendar mora produkt že biti razvit (brez dodatnega razvoja) in posledično že preizkušen. So del tehničnih zahtev oziroma predmeta javnega naročila in jih zagotovi izbrani ponudnik oziroma izvajalec.
4) Navedli ste pogoj, točka 5.1, str. 47: »Omogočena mora biti več organizacijska arhitektura. Administracija, pravice dostopov in podatki morajo biti ločeni glede na pravno osebo (hčerinske družbe) znotraj istega sistema e-hrambe.«
Ali to pomeni, da mora biti nameščen samo en centralni sistem (en namestitev) e-hrambe, ki mora omogočati administracijo z enotnega administrativnega vmesnika za vse hčerinske družbe v katerem je mogoče:
- vzpostaviti povezavo na več različnih aktivnih domen, ki so upravljane s strani posamezne hčerinske družbe in ne nujno tudi povezane med seboj,
- vzpostaviti povezavo na več različnih tipov podatkovnih baz (npr. MySQL, MS SQL, Oracle) sočasno,
- omogočiti shranjevanje podatkov za vsako posamezno hčerinsko družbo v ločene podatkovne baze, ki se lahko med seboj razlikujejo po tipu baze in glede na lokacijo strežnika,
- omogočiti shranjevanje datotek za vsako posamezno hčerinsko družbo v ločene diskovne kapacitete (ločeno glede na pravno osebo)?
Odgovor št. 4:
To pomeni, da mora biti nameščen en centralni sistem e-hrambe, ki mora omogočati administracijo z enotnega administrativnega vmesnika za vse hčerinske družbe, v katerem je mogoče vzpostaviti povezavo na več različnih aktivnih domen, ki so upravljane s strani posamezne hčerinske družbe in ne nujno tudi povezane med seboj. Z oblačno e-hrambo bodo naši informacijski poslovni sistemi komunicirali neposredno, brez vmesnega on-premise dokumentnega sistema.
5) Navedli ste pogoj, točka 5.1, str. 47: »Omogočen mora biti masovni uvoz zapisov s pripadajočimi dokumenti in takojšen prikaz v e-hrambi. Podprta naj bo možnost vzporednega uvoza zapisov s pripadajočimi dokumenti.«
Razumemo, da mora funkcionalnost podpirati masovni uvoz podatkov, ki se lahko sočasno izvaja iz večih virov hkrati.
Odgovor št. 5:
Da.
Ali lahko definirate maksimalno število dokumentov, ki morajo biti uvoženi v določenem časovnem obdobju (ura, dan)?
Ne. Naročnik ne more definirati maksimalnega števila dokumentov v določenem časovnem obdobju. Naročnik postopno prehaja na brezpapirno poslovanje, zanesljivo lahko naročnik pove le, da bo se bo masovni zajem dokumentov s časom povečeval.
6) Navedli ste pogoj, točka 5.1, stran 49: »Ponujeni sistem e-hrambe mora omogočati dinamično nadgradljiv metapodatkovni model, ki je povezan s klasifikacijskim načrtom SŽ.«
Prosimo, če to zahtevo bolj natančno pojasnite. Dinamično nagradljiv metapodatkovni sistem glede na kaj?
Odgovor št. 6:
Naročnik zahteva, da glede na svoje potrebe, ki se s časom razvijajo in spreminjajo in jih ne more v celoti vnaprej predvideti, sistem e-hrambe omogoča poljubno prilagodljivo metapodatkovno shemo, ki jo bo lahko prilagajal tudi z lastnim kadrom.
7) Navedli ste pogoj, točka 5.1, stran 49: »Ponujeni sistem e-hrambe mora omogočati nadgradnjo dokumentov z optičnim prepoznavanjem znakov (»OCR«) ob vnosu v sistem e-hrambe, ali pa naknadno.«
Ali mora biti funkcionalnost finančno že ovrednotena v sklopu ponudbe? V kolikor da, prosim definirajte koliko dokumentov (enota: stran) pričakujete, da bo potrebno prepoznati znotraj obračunske enote mesec.
Katere jezike, pisave oz. znake pričakujete, da bo potrebno prepoznavati?
Odgovor št. 7:
Da, funkcionalnost OCR mora biti finančno ovrednotena že v ponudbi oziroma predračunu.
Neomejena uporaba te funkcionalnosti mora biti vključena v ceni enega GB/mesec storitve e-hrambe. Naročnik ne more definirati, koliko dokumentov bo potrebno prepoznati znotraj obračunske enote enega GB/mesec, saj postopno prehaja na brezpapirno poslovanje, zanesljivo lahko naročnik pove le, da bo se bo število s časom povečevalo.
Glede jezikov, pisav oziroma znakov, poleg slovenščine še vse najbolj pogosto uporabljene jezike (angleščina, nemščina, španščina, ruščina in ostale). Sistem mora omogočati naknadno dodajanje poljubnega jezika brez dodatnih stroškov za naročnika.
7) Navedli ste pogoj, točka 5.1, stran 49: »Ponujeni sistem e-hrambe mora omogočati pretvorbo dokumentov v PDF/A format.«
Ali mora biti funkcionalnost finančno že ovrednotena v sklopu ponudbe? V kolikor da, prosim definirajte koliko dokumentov (enota: stran) pričakujete, da bo potrebno pretvarjati znotraj obračunske enote mesec.
Odgovor št. 7:
Da, funkcionalnost pretvorbe dokumentov v PDF/A format mora biti finančno ovrednotena že v ponudbi oziroma predračunu.
Neomejena uporaba te funkcionalnosti mora biti vključena v ceni enega GB/mesec storitve e-hrambe. Naročnik ne more definirati, koliko dokumentov bo potrebno pretvoriti znotraj obračunske enote enega GB/mesec, saj postopno prehaja na brezpapirno poslovanje, zanesljivo lahko naročnik pove le, da bo se bo število s časom povečevalo.
8) Navedli ste pogoj, točka 5.1, stran 49: »Ponudnik mora, v primeru prekinitve oz. izteka pogodbe, urediti izvoz vseh dokumentov in metapodatkov primeren za uvoz v sistem drugega s strani Arhiva RS certificiranega ponudnika e-hrambe.«
Eno osnovnih načel ZVDAGA-A je, da mora ponudnik zagotoviti izvoz podatkov v berljivi obliki, vendar ne vključuje storitve prilagoditve izvoza v obliko, ki bi jo potencialno zahteval drugi ponudnik. To je sicer možno, vendar bi potencialno znali nastati ob tem dodatni stroški pri pripravi oblike izvoza. Predvidevamo, da bi ob morebitni taki situaciji, ko prednastavljeni izvoz ne bi bil ustrezen, uskladili ločeno ponudbo in definirali morebitno dodatno nastale stroške s prilagoditvijo za uvoz v sistem drugega s strani Arhiva RS certificiranega ponudnika e-hrambe.«
Odgovor št. 8:
Prenos podatkov k drugemu certificiranemu ponudniku mora biti urejen brez dodatnih stroškov za naročnika.
9) Med »5.1. Tehničnimi zahtevami za ponujeni sistem e-hrambe« je večkrat navedno »Ponujeni sistem e-hrambe mora omogočati« ali »Ponujeni sistem e-hrambe mora podpirati...«.
Prosim definirajte ali so to zahteve znotraj razpisa (in se morajo finančno ovrednotiti), ali so to le dodatne funkcionalnosti, ki jih mora e-hramba podpirati in niso del vsebine predmeta razpisa oz. jih trenutno še ne potrebujete oz. jih ne boste implementirali.
Odgovor št. 9:
Omogočati ali podpirati pomeni, da je to del tehničnih zahtev naročnika, ki morajo biti implementirane v okviru vzpostavitve sistema e-hrambe. Ponudnik mora že v ponudbi ovrednotiti kompletni predmet javnega naročila, naročnik ne bo izbranemu ponudniku oziroma izvajalcu priznal in ne plačal nobenih kasnejših zahtevkov za podražitev.
10) V zadnjih odgovorih na vprašanja potencialnega ponudnika ste navedli:
»Naročnik v celoti umika pogoj, da mora biti vsaj pri dveh referenčnih projektih metapodatkovni model integriran z informacijskim sistemom SAP. Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.«
Sprašujemo vas, zakaj ste v celoti umaknili pogoj iz referenc.
Ali to pomeni, da potencialni ponudnik ne potrebuje dokazati morebitne usposobljenosti izvedbe tovrstne integracije, ne glede na vrsto ERP-a?
Odgovor št. 10:
Ne glede na to, da je je naročnik v celoti umaknil pogoj, da mora biti vsaj pri dveh referenčnih projektih metapodatkovni model integriran z informacijskim sistemom SAP, mora ponudnik v okviru tehničnih zahtev oziroma specifikacije predmeta naročila v svoji ponudbi obvezno predložiti ustrezno tehnično dokumentacijo z opisom vseh zahtevanih integracij, torej ne le integracije z informacijskim sistemom SAP.

Datum objave: 08.11.2021   14:21

VPRAŠANJE
Spoštovani, ali velja, da se za napovedno nerazpoložljivost za katero mora izvajalec pridobiti soglasje naročnika, šteje napovedana nerazpoložljivost v času delovnega časa od ponedeljka do petka, med 05 zjutraj in 18 uro zvečer? Za manjše prekinitve (zaradi nadgradnje strežnikov ipd), ki so predvidene v času med 18 uro zvečer in 05 uro zjutraj, pa je dovolj, da se obvesti naročnika 24 ur pred nerazpoložljivostjo?
Za odgovor se vam zahvaljujemo.

ODGOVOR
Storitve v ponujenem sistemu e-hrambe morajo biti dostopne ves čas (24/7), posledično se v enakem času ugotavlja razpoložljivost sistema e-hrambe zaradi planiranih prekinitev.
Naročnik dovoljuje, da izbrani ponudnik oziroma izvajalec manjše planirane prekinitve (npr. nadgradnje strežnikov, ipd.) naročniku napove vsaj 24 ur pred nerazpoložljivostjo. Ne glede na to je presoja, ali je določena prekinitev manjša prekinitev, v izključni pristojnosti naročnika. Objavljen bo popravek razpisne dokumentacije.

Datum objave: 08.11.2021   14:21

VPRAŠANJE
Spoštovani, ob podrobni analizi JN ni jasen razlog in namen naročnika zakaj je namen in obseg naročila v pogojih za sodelovanje širši kot je dejansko naročilo. Naj navedemo nekaj primerov.
Storitev e-hrambe naj bi zagotavljala (in bila certificirana) za celotno upravljanje dokumentov, imela tudi funkcionalnost OCR, bila integrirana z naročnikovimi sistemi, ki so našteti, ter omogočala spremljavalno storitve dostopa preko spletnega vmesnika ipd...Pri tem,da v JN in obračunskih enotah ni navedeno nič kar bi nakazovalo na prej omenjeno v zvezi s celovitim upravljanjem podatkovnih tokov ter pomembnimi spremljevalnimi storitvami kot so digitalizacija oz. zajem, odbiranje, izločanje,unievanje, pri čemer je naročnik obenem med obveznimi integracijami navedel dva obstoječa informacijska sistema oz. njegova modula, ki sta pri Arhivu RS že certificirana za upravljanje dokumentov. Predvidevamo,da naročnik ne bo opustil njihove uporabe, če pa, da poda pojasnila v zvezi s tem.

Predlagamo naslednje korekcije JN
- naročnik umakne vse zahteve vezane na celovito upravljanje dokumentov, pretvorbo in OCR,saj dejansko naroča samo sistem za zajem in e-hrambo v elektronski obliki kot storitev in ne pri sebi nameščen IS za zajem in upravjanje, ker s temi IS že razpolaga. Vsi taki pogoji bi bili namreč potencialno diskriminatorni, razen če je to dejanska želja, v tem primeru pa mora naročnik JN spremeniti in podati zahtevo za naročilo dokumentnega sistema, storitve pretvorbe in OCR in le-to v predvidenih finančnih kalkulacijah predvideti. V kolikor naročnik razmišlja o tem potem gre za nedopustno delitev JN.
- naročnik izloči referenčno izjavo, saj ni jasno kateri informacijski sistemi ali storitve sploh zadoščajo (zaradi nejasnosti je to nerazumljivo) oz. smo ponudniki (tudi zaradi sprotnega neodgovarjanja naročnika na postavljeno vprašanj) v neeakovrednem položaju. Že sama zahteva za certificiranost je namreč tako visoka, da jo lahko izpolni samo nekaj ponudnikov v Sloveniji, naročnik pa lahko njihov status samostojno preveri v javnem registru elektronske hrambe.Ker je ponudnikov malo, vsak od njih hrani št. dokumentov, ki presega skupne zahteve naročnika.Obenem referenčna izjava tudi izključuje možnost predložitve reference iz tujine.
- naročnik umakne zahteve za spremljevalne storitve, saj spletni vmesnik ni spremljevalna storitev ter samoumevna funkcionalnost spletne storitve e-hrambe

ODGOVOR
Predmet javnega naročila določi naročnik.
Naročnik bo po vzpostavitvi sistema e-hrambe, vsaj v začetku, še vedno uporabljal vse informacijske sisteme, ki so predmet integracije z sistemom e-hrambe. Cilj naročnika je, da bodo po vzpostavitvi sistema e-hrambe za certificirani dokumentni sistem in upravljanje dokumentov vsi ti informacijski sistemi uporabljali skupno oblačno e-hrambo, ki bo vzpostavljena v okviru tega javnega naročila, kljub temu, da morda imajo že lastno certificirano rešitev za upravljanje dokumentov (npr. BC).

Datum objave: 08.11.2021   14:21

VPRAŠANJE
V odgovoru dne 21.10.2021 ste navedli "Slovenske železnice še nimajo potrjenih notranjih pravil, je pa v teku projekt njihove vzpostavitve." Ker je projekt priprave notranjih pravil vedno v povezavi z dejanskim izvajanjem storitve zajema in e-hrambe, v tem JN pa za to niso predvidena sredstva niti kakršnakoli aktivnost v zvezi s tem prosimo za pojasnilo ali gre za delitev storitev na več JN ali je bilo to področje po pomoti pozabljeno in ponudniki opredelimo tudi sredstva za ta namen, ki so potrebna za implementacijo notranjih pravil. Prosimo za pojasnilo.

ODGOVOR
Naročnik vsekakor ni pozabil na vzpostavitev notranjih pravil. Kot zapisano, projekt njihove vzpostavitve je že v teku. Iz tega razloga notranja pravila niso del tega javnega naročila.
Do uvedbe notranjih pravil bo naročnik v e-hrambi hranili digitalne kopije izvornega papirnega gradiva, ki ga še ne bomo uničevali in digitalne originale, ki se bodo do potrditve notranjih pravil še naprej hranili tudi kot kopija v papirni obliki.