Pogosta vprašanja

REGISTRACIJA NA PORTALU JAVNIH NAROČIL

+ Komu je namenjena registracija in kako se registriram?

Registracija na portalu javnih naročil je namenjena:

  1. naročnikom iz prvega odstavka 9. člena ZJN-3;
  2. poslovnim subjektom, ki morajo pri oddaji naročil upoštevati pravila javnega naročanja na podlagi 23. člena ZJN-3, zaradi česar morajo na portalu javnih naročil (v nadaljevanju: portal) oziroma v Uradnem listu EU objavljati obvestila, odločitve in pogodbe ter njihove dodatke ter
  3. izvajalcem pomožnih nabavnih dejavnosti iz 11. točke prvega odstavka 2. člena ZJN-3.

Nov uporabnik (za točke 1., 2. in 3.) prične s postopkom registracije na portalu v prijavnem oknu z izbiro možnosti »Nov uporabnik«. Po seznanitvi in potrditvi Splošnih pogojev za uporabo portala javnih naročil se odprejo polja za vnos osnovnih podatkov (ime in priimek uporabnika portala, uporabniško ime za uporabo portala, t.j. elektronski naslov uporabnika, telefon), izbiro organizacije, v imenu katere izvaja registracijo ter vnosom in potrditvijo gesla. Izvajalci pomožnih nabavnih dejavnosti (točka 3.) s potrditvijo gumba »Registracija«, postopek registracije zaključijo.

Izključno naročniki (točka 1. in 2.) postopek registracije nadaljujejo s ponovno izbiro organizacije, v imenu katere izvajajo registracijo in ustrezno dopolnitvijo podatkov o naročniku. Po uspešni oddaji elektronske vloge za registracijo uporabnika, se pri uporabniku samodejno ustvari Pooblastilo za uporabo portala javnih naročil (v nadaljevanju: Pooblastilo), ki ga podpišeta uporabnik portala in predstojnik ali z njegove strani pooblaščena oseba naročnika, naročnik pa ga nato posreduje upravljalcu na elektronski naslov, ki je naveden na Pooblastilu. Postopek registracije uporabnika naročnika je zaključen šele, ko uporabnik s strani upravljavca portala prejme elektronsko obvestilo o aktivaciji uporabniškega imena (elektronskega naslova) in gesla.

Predlagamo registracijo uporabniških imen, ki se glasijo na uporabnika (primer: ime.priimek@organizacija.si) in ne splošnih uporabniških imen (npr. info@narocnik.si, tajnistvo@narocnik.si, javna.narocila@narocnik.si, ipd.).

Pomembno opozorilo za registrirane uporabnike portala v povezavi s prenosom podatkov iz sistema e-JN:
prijava v sistem e-JN je možna le z digitalnim potrdilom oz. z uporabo elektronskega naslova, ki je naveden na certifikatu in je vezan na tega uporabnika. Za samodejen prenos podatkov (iz sistema e-JN, kjer uporabnik začne s pripravo postopka) v osnutek obrazca na portalu je pomembno, da sta elektronski naslov uporabnika v sistemu e-JN in uporabniško ime registriranega uporabnika na portalu enaka, ter vezana na isto matično številko naročnika.

V primeru, da se v sistemu e-JN in na portalu uporabljajo različni elektronski naslovi, ima uporabnik na portalu na voljo 2 možnosti, da se podatki iz e-JN samodejno prenesejo v obrazec na portalu, ki bo na voljo v seznamu obrazcev v statusu »Osnutek z napakami«, in sicer:

  • da se uporabnik za tega naročnika na portalu na novo registrira z uporabniškim imenom/ elektronskim naslovom, ki ga že uporablja za delo v sistemu e-JN;
  • da registrirano uporabniško ime na portalu skrbnik naročnika doda v eno izmed svojih aktivnih uporabniških skupin in mu dodeli pravico vnosa.

Pri vsaki posamezni prijavi na portal se registrirani uporabnik identificira z uporabniškim imenom (elektronskim naslovom) in geslom, ki sta neprenosljiva.

Storitve, ki so na portalu na voljo registriranim uporabnikom, so opisane v Splošnih pogojih za uporabo portala javnih naročil.

+ Komu registracija ni namenjena?

Registracija na portalu javnih naročil ni namenjena ponudnikom oz. gospodarskim subjektom, ki na podlagi javnonaročniške zakonodaje niso dolžni objavljati obvestil, odločitev o oddaji oz. neoddaji naročila in pogodb ter njihovih dodatkov.

Za pregledovanje objavljenih naročil, pogodb, izpolnjevanje ESPD obrazca in postavljanje vprašanj naročniku ter naročanje na obvestila o objavljenih odločitvah o oddaji javnega naročila registracija ni potrebna.

UPORABNIŠKE PRAVICE REGISTRIRANIH UPORABNIKOV

+ Vrste uporabniških pravic in komu so na voljo?

Za izvajanje aktivnosti so na portalu vzpostavljene naslednje pravice:

  • pravica branja (na voljo izvajalcem pomožnih nabavnih dejavnosti in naročnikom),
  • pravica vnosa (na voljo izvajalcem pomožnih nabavnih dejavnosti in naročnikom),
  • pravica oddaje (na voljo samo naročnikom),
  • pravica skrbnika naročnika (na voljo samo naročnikom).

VELJA ZA IZVAJALCE POMOŽNIH NABAVNIH DEJAVNOSTI: Uporabnik z registracijo na portalu, (po potrditvi gumba »Registracija«) pridobi pravico branja. Pravico vnosa (priprave obvestil in odgovorov na vprašanja) registrirani uporabnik pridobi šele, ko ga skrbnik naročnika doda v eno izmed svojih uporabniških skupin in uporabniku dodeli pravico vnosa.

VELJA ZA NAROČNIKE: Za pridobitev pravice oddaje mora izključno uporabnik naročnika s postopkom registracije nadaljevati. Za dokončanje postopka registracije mora uporabnik naročnika izpolniti še obrazec »Pooblastilo za uporabo portala javnih naročil« in ga posredovati upravljalcu na elektronski naslov, ki je naveden na Pooblastilu. Postopek registracije uporabnika naročnika je zaključen šele, ko uporabnik s strani upravljalca prejme elektronsko obvestilo o aktivaciji uporabniškega imena (elektronskega naslova) in gesla.

Vsakemu registriranemu uporabniku se po aktivaciji uporabniškega imena na portalu samodejno ustvari njegova uporabniška skupina.

Če uporabnik naročnika ob registraciji v Pooblastilu ne označi možnosti »Dodelitev pravice skrbnika«, ima po prejemu obvestila o aktivaciji v svoji uporabniški skupini avtomatično dodeljene tri nivoje pravic (branja, vnosa in oddaje).

Če uporabnik naročnika že ob registraciji v Pooblastilu označi možnost »Dodelitev pravice skrbnika«, ima po prejemu obvestila o aktivaciji (poleg pravic branja, vnosa in oddaje) še dodano pravico skrbnika naročnika.

Funkcionalnost portala registriranim uporabnikom omogoča tudi vključitev v eno ali več drugih uporabniških skupin, v katerih imajo lahko registrirani uporabniki med seboj različen nivo uporabniških pravic. Uporabniške skupine in pravice pri naročniku lahko ureja samo skrbnik naročnika.

Če želi registrirani uporabnik naknadno pridobiti pravico skrbnika naročnik, mora po prijavi na portal v zavihku »Nastavitve«, »Pooblastila«, kreirati novo Pooblastilo in označiti možnost »Dodelitev pravice skrbnika« in Pooblastilo posredovati upravljalcu v aktivacijo na elektronski naslov, ki je naveden na Pooblastilu.

+ Kaj pomeni, da je registrirani uporabnik hkrati tudi skrbnik naročnika?

Skrbnik naročnika je oseba, ki jo za to vlogo pooblasti predstojnik ali z njegove strani pooblaščena oseba naročnika. Ima najvišji nivo pravic pri naročniku. Poleg pravice branja, vnosa in oddaje, skrbnik naročnika:

  • ima dostop do vseh objav naročnika;
  • ureja uporabniške skupine in registriranim uporabnikom dodeljuje pravice vnosa;
  • v uporabniških skupinah ureja nastavitve, dodaja nove uporabniške skupine, uporabniške skupine kopira, jih preimenuje ali deaktivira;
  • v uporabniških skupinah lahko uporabnikom dodaja pravice vnosa in upravljalca za uporabnike naročnika zaproša za dodelitev pravice oddaje (na podlagi elektronsko poslanega zahtevka pravico oddaje potrdi ali zavrne upravljalec portala in o tem obvesti skrbnika naročnika in uporabnika), skrbnik pa registriranemu uporabniku že pridobljenih pravic ne more odvzeti;
  • znotraj uporabniških skupin dodaja nove uporabnike in po potrebi uporabnike odstrani.

+ Kdo je lahko skrbnik naročnika?

Skrbnik naročnika je lahko izključno registrirani uporabnik naročnika, ki so mu na podlagi Pooblastila dodeljene dodatne pravice, za katere lahko zaprosi že takoj ob prvi registraciji ali kadarkoli kasneje na podlagi novo kreiranega Pooblastila (opis spodaj), posredovanega upravljalcu v aktivacijo.

+ Zakaj je pomembno, da ima naročnik skrbnika?

Vsak naročnik mora imeti skrbnika, da lahko za registrirane uporabnike tega konkretnega naročnika ureja profil in uporabniške skupine (npr. v primeru odsotnosti posameznega registriranega uporabnika, ipd). Skrbnik ima tudi pregled nad obrazci, ki jih imajo uporabniki naročnikov v zavihku »Obrazci«.

Primer uporabe: v primeru prenehanja delovnega razmerja enega izmed registriranih uporabnikov pri naročniku, je potrebno osebi, kateri preneha delovno razmerje, pravice (in tudi morebitne obrazce, ustvarjene v njegovi uporabniški skupini) ustrezno urediti. Pri naročniku uporabniške pravice registriranim uporabnikom ureja skrbnik naročnika.

+ Koliko skrbnikov naj ima naročnik?

Zaradi urejanja in ažuriranja podatkov ter urejanja pravic registriranih uporabnikov naročnika mora imeti vsak naročnik vsaj enega skrbnika.

V kolikor ima naročnik zgolj registrirane uporabnike, skrbnika pa (še) ne, mora za izbranega registriranega uporabnika ali novega uporabnika izpolniti Pooblastilo, označiti »Dodelitev pravice skrbnika« in posredovati Pooblastilo upravljalcu v aktivacijo.

Vsak registrirani uporabnik lahko po prijavi na portal pod zavihkom »Nastavitve«, »Skrbniki organizacije« preveri, kateri je/so skrbnik(i) naročnika.

UPORABNIŠKE SKUPINE

+ Kaj je uporabniška skupina?

Uporabniško skupino tvorijo registrirani uporabniki, ki so v posamezno uporabniško skupino uvrščeni za potrebe izvajanja (enega) posameznega postopka ali za potrebe več različnih postopkov oddaje javnega naročanja (npr. skupno javno naročanje). Skrbnik naročnika lahko registriranega uporabnika vključi v katero koli naročnikovo uporabniško skupino. Dodanim uporabnikom se z vključitvijo v uporabniško skupino samodejno dodelijo pravice branja. Skrbnik naročnika lahko registriranemu uporabniku dodeli tudi pravice vnosa, in sicer tako, da pri uporabniku pod besedilom »lahko vnaša« s klikom na »NE«, le-tega spremeni v »DA«. V uporabniške skupine lahko dodaja bodisi registrirane uporabnike svoje organizacije ali registrirane uporabnike druge organizacije (na primer uporabnike druge organizacije v primeru skupnega javnega naročila ali javnega naročila po pooblastilu ali uporabnike, ki so izvajalci pomožnih nabavnih dejavnosti).

Skrbnik naročnika v zavihku »Nastavitve« - »Urejanje uporabniških skupin« pri funkcionalnosti »Dodaj skupino« ustvari novo uporabniško skupino, v katero lahko doda katerega koli registriranega uporabnika, in sicer v polje »Dodaj uporabnika«.

Vsi uporabniki, vključeni v uporabniško skupino, imajo dostop do istih informacij, njihove pravice pa se lahko razlikujejo.

Primeri možnih (a različnih) pravic uporabnikov znotraj iste uporabniške skupine:

+ Kako skrbnik naročnika ustvari (doda) novo uporabniško skupino?

Novo uporabniško skupino lahko skrbnik naročnika ustvari (doda) tako, da v zavihku »Nastavitve« izbere možnost,(ki je na voljo le skrbnikom) in sicer »Urejanje uporabniških skupin« (prikaz spodaj):

Na dnu (pod zadnjo navedeno skupino) pri polju »Dodaj skupino« vpiše poljubno ime skupine (spodaj prikaz vnosa besedila »Testna skupina«) in potrdi z gumbom »Dodaj«.

+ Kako lahko skrbnik naročnika doda v uporabniško skupino registrirane uporabnike in kakšne pravice imajo?

V seznamu uporabniških skupin skrbnik naročnika poišče ustrezno uporabniško skupino in pri polju »Dodaj uporabnika« vpiše uporabniško ime (elektronski naslov) registriranega uporabnika in potrdi z gumbom »Dodaj«.

Skrbnik naročnika lahko registriranega uporabnika vključi v katero koli naročnikovo uporabniško skupino. Dodanim uporabnikom se z vključitvijo v uporabniško skupino samodejno dodelijo pravice branja. Skrbnik naročnika lahko registriranemu uporabniku dodeli tudi pravice vnosa, in sicer tako, da pri uporabniku pod besedilom »lahko vnaša« s klikom na »NE«, le-tega spremeni v »DA«. V uporabniške skupine lahko dodaja bodisi registrirane uporabnike svoje organizacije ali registrirane uporabnike druge organizacije (na primer uporabnike druge organizacije v primeru skupnega javnega naročila ali javnega naročila po pooblastilu ali uporabnike, ki so izvajalci pomožnih nabavnih dejavnosti).

Za razliko od dodeljevanja pravice vnosa, ki jo uporabniku lahko dodeli skrbnik naročnika sam, mora za uporabnika za dodelitev (tudi) pravice oddaje upravljavcu portala posredovati elektronsko zahtevo in sicer tako, da pod besedilom »lahko oddaja« klikne na »NE« in potrdi spodaj prikazano besedilo:

O dodeljeni/zavrnjeni pravici oddaje sta skrbnik in registrirani uporabnik s strani upravljalca portala obveščena po e-pošti na elektronski naslov, naveden ob registraciji, ki je hkrati tudi uporabniško ime za uporabo portala.

Registrirane uporabnike, ki so izvajalci pomožnih nabavnih dejavnosti, lahko skrbnik naročnika doda v katerokoli uporabniško skupino, kjer se jim samodejno dodeli pravica branja, pravico vnosa pa jim dodeli skrbnik naročnika. Tako imajo omogočeno izvajanje vseh aktivnosti za naročnika iz prvega odstavka 52. člena in dodatnih informacij iz četrtega odstavka 61. člena ZJN-3, do samega pošiljanja v objavo. Obvestila in odgovore na vprašanja mora v objavo poslati naročnik, saj izvajalec pomožnih nabavnih dejavnosti, v skladu s tretjim odstavkom 66. člena ZJN-3, zanj ne sme izvajati oziroma odločati v postopku javnega naročila, zato mu pravica oddaje ne sme biti dodeljena.

POMEMBNO: Pravico oddaje lahko posameznemu registriranemu uporabniku (a zgolj registriranemu uporabniku naročnika) dodeli izključno upravljalec portala.

+ Kdaj je možno določeno uporabniško skupino odstraniti (izbrisati)?

Uporabniške skupine iz seznama uporabniških skupin ni možno odstraniti / izbrisati, dokler:

  • so v tej uporabniški skupini navedeni uporabniki (pogoj za izbris je »prazna« skupina);
  • dokler je v zavihku »Obrazci« (možnost uporabe filtra »Skupine«) pod to uporabniško skupino naveden kakršenkoli obrazec, ki je bil ustvarjen v tej skupini (npr. obrazec NMV1, EU-2 SL,…) in tudi ne glede na to, v kakšnem statusu se nahaja obrazec (npr. Osnutek – Z napakami, Čaka na lektoriranje, Objavljen,…).

Vsem obrazcem iz uporabniške skupine, ki jo želi skrbnik naročnika odstraniti / izbrisati, je potrebno predhodno zamenjati uporabniško skupino (jih z uporabo gumba prenesti v drugo uporabniško skupino ).

Z gumbom »koš« (), ki se pojavi za nazivom skupine, ko v uporabniški skupini ni nobenega uporabnika, lahko izbrišemo skupino šele ob izpolnitvi obeh zgoraj navedenih pogojev, torej da je skupina brez uporabnikov in da so bili vsi obrazci iz skupine, ki je predvidena za izbris že »prestavljeni« v drugo uporabniško skupino (jim je bila zamenjana uporabniška skupina).

Izbrisane uporabniške skupine kadarkoli kasneje ni več možno aktivirati.

+ Kaj pri določeni uporabniški skupini pomeni podatek oz. ?

Vsak registriran uporabnik mora imeti izbrano privzeto skupino, ki si jo določi v zavihku »Nastavitve« - »Urejanje profila« (prikaz spodaj):

Znotraj seznama »Moje uporabniške skupine« registrirani uporabnik poišče izbrano skupino in izbiro potrdi z gumbom . Gumb se takoj samodejno spremeni v . S tem je izbrana skupina privzeta in omogočeno je kreiranje obrazcev in izpolnjevanje obvestil iz te uporabniške skupine.

Podatki o naročniku, ki so navedeni v privzeti skupini, se v celoti avtomatično prenesejo v novo kreiran obrazec.

Podatki o uporabniški skupini, ki se pri kreiranju obrazca samodejno prenesejo oz. zapišejo v obvestilu, so za vsako uporabniško skupino navedeni v zavihku »Nastavitve« - »Urejanje profila«, polju »Moje uporabniške skupine« (primer spodaj):

Priporočeno je, da so kontaktni podatki splošne narave (npr. Tajništvo službe, glavna.pisarna@narocnik.si; telefonska številka tajništva).

Deaktivirane skupine ni možno izbrati kot privzete, saj gumba nima.

+ Kaj če določena uporabniška skupina nima vnesenih podatkov o naročniku?

V primeru, da registrirani uporabnik v privzeti skupini nima vnesenih vseh podatkov o naročniku, s klikom na , manjkajoče podatke dopolni in jih shrani:

Vsi vneseni podatki se bodo samodejno prenesli v novo kreirano obvestilo v oddelek 01.

+ Kaj za registriranega uporabnika, ki ni skrbnik, pomeni odstranitev (izbris) iz katere izmed uporabniških skupin (klik na koš )?

Registriranemu uporabniku, ki je iz uporabniške skupine odstranjen (izbrisan), so v tej uporabniški skupini odvzete pravice branja, vnosa (in tudi morebitne oddaje). Izbrisani uporabnik objav (obrazcev), ki so bile izvedene iz te uporabniške skupine, v njegovem zavihku »Obrazci« ne bo več videl in iz te uporabniške skupine ne bo mogel več kreirati novih obrazcev.

Skrbnik lahko kadarkoli ponovno vpiše registriranega uporabnika v uporabniško skupino in mu doda pravico vnosa oz. zanj zaprosi upravljalca za dodelitev (tudi) pravice oddaje.

+ Kako se aktivno skupino spremeni v neaktivno in kdo to stori?

Zgolj skrbnik naročnika lahko aktivno uporabniško skupino spremeni v neaktivno (in obratno). Neaktivnost uporabniške skupine pomeni, da je iz te (neaktivne) skupine onemogočeno ustvariti kakršen koli obrazec (obvestilo). Pomembno je, da skrbniki naročnika (iz aktivne) v neaktivne skupine spremenijo zgolj tiste uporabniške skupine, kjer naročnik ne pričakuje več akcij iz teh obvestil (npr. šele po izvedbi postopka oz. objavah vseh obvestil, odločitev, pogodb, sprememb pogodb v času trajanja ipd.).

Skrbnik naročnika aktivnost skupine spremeni tako, da pri možnosti »aktivnost skupine: DA« s klikom na »DA«, le-tega spremeni v »NE«. Naziv uporabniške skupine se po spremembi (iz aktivne v neaktivno) zaradi boljše preglednosti skupin, obarva rdeče.

+ Ali je možno neaktivno skupino ponovno aktivirati?

Da, neaktivno skupino je možno kadarkoli ponovno aktivirati tako, da pri »aktivnost skupine: NE« s klikom na »NE«, le-tega skrbnik naročnika spremeni v »DA«. Naziv uporabniške skupine se po spremembi (iz neaktivne v aktivno) iz rdeče obarva (nazaj) v črno in ponovno je možno iz te uporabniške skupine kreirati obrazce.

Opis primera:
V: V postopku javnega naročila smo znotraj uporabniške skupine »Skupina Prehrana« že objavili obrazca EU-2 SL in EU-3 SL. Zaradi spremembe želimo uporabniško skupino preimenovati v »Skupina Ekološka živila«. Uporabniki znotraj skupine bi ostali še naprej isti. Kako (samo) sprememba naziva skupine vpliva na že izvedene in bodoče objave obvestil?
O: V tem primeru se bo spremenil samo naziv skupine na vseh obrazcih, ki so bili objavljeni ali kreirani iz te skupine – to je vidno zgolj na notranjem delu portala, v samem obvestilu oziroma obrazcu pa ni navedeno.

+ Zakaj naročnik, ki je pooblaščen za (priložnostno) skupno javno naročanje, naročnike, vključene v skupno javno naročanje poziva k posredovanju uporabniških imen?

V skladu s tretjim odstavkom 58. člena ZJN-3 in desetim odstavkom 25. člena ZJNPOV morajo tako vsi naročniki, ki so vključeni v skupno javno naročanje, kot naročnik, ki je pooblaščen za izvedbo postopka oddaje javnega naročila, v objavo poslati obvestilo o oddaji naročila, ki se nanaša na izvajanje okvirnega sporazuma, za:

  • posamezno javno naročilo, oddano na podlagi okvirnega sporazuma, ali
  • posamezna javna naročila, oddana na podlagi okvirnega sporazuma v določenem četrtletju.

Da lahko posamezni naročnik pošlje v objavo obvestilo o oddaji naročila, ki se nanaša na izvajanje okvirnega sporazuma, mora skrbnik naročnika pri izvajalcu skupnega javnega naročila, ki je objavil obvestilo o oddaji naročila, ki vključuje sklenitev okvirnega sporazuma, uporabnike posameznih naročnikov uvrstiti v uporabniško skupino, ki jo predhodno oblikuje v ta namen. V uporabniške skupine so lahko v ta namen pri pooblaščenem naročniku dodani izključno registrirani uporabniki portala z namenom, da se jim omogoči objavljanje transparentnosti glede izvajanja okvirnih sporazumov.

Navodila za objave obvestil o oddaji naročila o izvajanju okvirnih sporazumov si lahko ogledate tukaj.